Wysyłanie maili z oprogramowania awizacyjnego. Program awizacje VSS.net umożliwia wysyłanie wiadomości mail, a także wiadomości tekstowych SMS. Proces awizacji dostaw, to nic innego jak pośredniczenie w przesyłaniu informacji między różnymi podmiotami, które są zaangażowane w proces transportu.
Awizacja dostaw stanowi istotny element w przedsiębiorstwach logistycznych, handlowych, produkcyjnych oraz wielu innych. Komunikacja SMS-owa i e-mailowa jest niezbędna w procesie awizacji dostaw. Pozwala ona na szybką i łatwą wymianę informacji między wszystkimi zaangażowanymi podmiotami, co skutkuje szybszym i sprawniejszym realizowaniem zamówień.
Komunikacja SMS-owa i e-mailowa pozwala na szybką wymianę informacji między kontrahentami, przewoźnikami i kierowcami. Dzięki temu możliwe jest zarządzanie zasobami, monitorowanie i zarządzanie dostawami, jak również śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym.
Powiadomienia e-mail do kontrahenta i przewoźnika
Wysyłanie powiadomień e-mail do kontrahenta i przewoźnika może być przydatne w wielu sytuacjach, takich jak np.:
Potwierdzenie złożenia zamówienia
Wysłanie powiadomienia e-mail do kontrahenta, które potwierdza złożenie zamówienia, jest kluczowym krokiem w procesie zamówień. Taki e-mail informuje kontrahenta o tym, że jego zamówienie zostało pomyślnie zarejestrowane i zaakceptowane przez system. Powiadomienie to powinno zawierać szczegóły dotyczące zamówienia, takie jak numer zamówienia, data złożenia, szczegóły dotyczące produktów lub usług oraz przewidywany termin realizacji. Tego rodzaju komunikacja zapewnia przejrzystość procesu oraz buduje zaufanie między stronami, a także stanowi punkt wyjścia do dalszej komunikacji w przypadku ewentualnych pytań lub wątpliwości dotyczących zamówienia.
Informacja o zmianie terminu dostawy
Jeżeli termin dostawy ulegnie zmianie, ważne jest, aby niezwłocznie powiadomić przewoźnika o tej zmianie. Wysłanie e-maila do przewoźnika z informacją o nowym terminie dostawy umożliwia szybkie dostosowanie planu transportu oraz aktualizację harmonogramu dostaw. Powiadomienie powinno zawierać szczegóły dotyczące zmienionego terminu, numer zamówienia, oraz wszelkie dodatkowe informacje, które mogą wpłynąć na realizację dostawy. Takie działanie pomaga w utrzymaniu płynności operacyjnej oraz minimalizuje ryzyko zakłóceń w procesie logistycznym.
Informacja o opóźnieniu dostawy
W przypadku opóźnienia dostawy, kluczowe jest szybkie poinformowanie kontrahenta o zaistniałej sytuacji. Wysłanie powiadomienia e-mail do kontrahenta z informacją o opóźnieniu dostawy pozwala na dostosowanie jego planów i ewentualne wprowadzenie zmian w harmonogramie operacyjnym. E-mail powinien zawierać przyczynę opóźnienia, nową przewidywaną datę dostawy oraz wszelkie dodatkowe informacje, które mogą pomóc kontrahentowi w zarządzaniu jego oczekiwaniami. Przejrzystość w komunikacji jest kluczowa dla utrzymania dobrych relacji i zaufania w procesie dostaw.
Potwierdzenie odbioru towaru
Po dostarczeniu towaru, wysłanie powiadomienia e-mail do kontrahenta z potwierdzeniem odbioru towaru jest istotnym krokiem w zamknięciu transakcji. E-mail ten powinien zawierać informacje o dacie i godzinie odbioru, numerze zamówienia oraz wszelkie uwagi dotyczące stanu towaru przy jego odbiorze. Potwierdzenie to umożliwia zweryfikowanie, czy towar został dostarczony zgodnie z umową oraz czy nie wystąpiły żadne problemy podczas dostawy. Dokumentowanie odbioru jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia transakcji i może stanowić podstawę do ewentualnych reklamacji lub zwrotów.
Wysyłanie powiadomień do kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej jest skutecznym sposobem na komunikację. Następuje to przez informowanie ich o planowanych, albo też zrealizowanych wydarzeniach związanych z awizowanym transportem.
Wysyłana wiadomość mailowa – jest to możliwe po odpowiednim skonfigurowaniu konta poczty elektronicznej za pomocą którego rozsyła się wiadomości. Przed wysłaniem wiadomości wyświetla się formularz. W nim osoba korzystająca z tej funkcji może nadać. Albo też zmienić tytuł wiadomości e-mail, wybrać adresatów oraz wprowadzić lub zmodyfikować treść wiadomości.
Wymienione modyfikacje związane są z możliwością automatycznego uzupełnienia wiadomości mail zgodnie przypisanym schematem. W wersji bazowej systemu, a także jednocześnie demo wysyłanie wiadomości mail możliwe jest z poziomu kartoteki kontrahentów oraz przewoźników.
Okno z którego wysyłane są wiadomości mail składa się z pól:
- od – w polu umieszczony jest adres mail odpowieadający zalogowanemu użytkownikowi;
- Adresat – w przypadku wersji demo pobierany z odpowiedniej kolumny zaznaczonego rekordu w kartotece kontrahenta/przewoźnika;
- DW – wyświetla listę adresów do wiadomości których można wysłać wiadomość;
- Tytuł – pole tytułu można uzupełniać przez użytkownika lub automatycznie zgodnie z szablonem;
- Wiadomość – edytor treści wiadomości w którym wpisywana jest treść. Można ją wprowadzić automatycznie przez schemat, który można modyfikować (na powyższej grafice wprowadzony schemat zawiera treść „Dzień dobry” ).
Kliknięcie na przycisk wyślij, powoduje rozesłanie wiadomości do wszystkich podanych osób.
Wiadomość – Wysyłanie SMS z oprogramowania awizacyjnego
Wysyłanie powiadomień SMS do kierowcy i przewoźnika może być przydatne w wielu sytuacjach, takich jak np.:
Potwierdzenie załadunku lub rozładunku towaru
Wysłanie powiadomienia SMS do kierowcy, które potwierdza zakończenie załadunku lub rozładunku towaru, jest kluczowym elementem procesu logistycznego. Taki SMS powinien zawierać informacje o godzinie i miejscu załadunku lub rozładunku, numerze zamówienia oraz statusie operacji. Powiadomienie to umożliwia szybkie zweryfikowanie, czy operacja została przeprowadzona pomyślnie oraz czy wszelkie towary zostały prawidłowo załadowane lub rozładowane. Sprawna komunikacja poprzez SMS pomaga w utrzymaniu efektywności operacji logistycznych i minimalizuje ryzyko pomyłek lub opóźnień.
Informacja o zmianie trasy lub planu podróży
Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany trasy lub planu podróży, ważne jest natychmiastowe poinformowanie kierowcy za pomocą powiadomienia SMS. Tego typu wiadomość powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące nowego planu podróży, w tym zmienione trasy, punkty kontrolne oraz ewentualne nowe terminy dostaw. Szybka aktualizacja umożliwia kierowcy dostosowanie swoich planów i unikanie potencjalnych opóźnień. Regularne i precyzyjne powiadamianie kierowców o zmianach jest kluczowe dla efektywnego zarządzania logistyką i utrzymania płynności operacji transportowych.
Potwierdzenie odbioru towaru
Wysłanie powiadomienia SMS do przewoźnika z potwierdzeniem odbioru towaru jest istotnym krokiem w zamknięciu transakcji. Tego rodzaju wiadomość powinna zawierać informacje o dacie i miejscu odbioru, numerze zamówienia oraz stanie towaru w momencie odbioru. Takie potwierdzenie pozwala na weryfikację, czy towar został dostarczony w odpowiednim stanie oraz zgodnie z umową. Dokumentowanie odbioru towaru w formie SMS-u jest szybkim i efektywnym sposobem na zakończenie transakcji oraz minimalizowanie ryzyka nieporozumień i reklamacji.
Informacja o opóźnieniu dostawy
W przypadku opóźnienia dostawy, kluczowe jest natychmiastowe poinformowanie przewoźnika za pomocą powiadomienia SMS. Wiadomość ta powinna zawierać szczegóły dotyczące nowego przewidywanego czasu dostawy oraz przyczyny opóźnienia. Taka komunikacja pozwala przewoźnikowi na szybkie dostosowanie planów transportowych oraz informowanie swoich klientów o zmianach w harmonogramie dostaw. Efektywne zarządzanie informacjami o opóźnieniach jest niezbędne dla utrzymania wysokiej jakości obsługi klienta oraz sprawnego przebiegu procesów logistycznych.
Oprogramowanie awizacyjne autorstwa SoftwareStudio umożliwia wysyłanie wiadomości SMS z poziomu programu. Podobnie jak poprzednio użycie odpowiedniego polecenia powoduje otwarcie okna poprzez które wysyłana jest wiadomość SMS. Okno SMS składa się z dwóch pól:
- Do – pole w którym zawarty jest numer na który wysłana jest wiadomość;
- Treść wiadomości SMS.
Istnieje możliwość, by tak jak w przypadku adresata wiadomości mail, pole do uzupełniało się automatycznie z odpowiedniej kolumny w kartotece. Tak samo treść może się uzupełniać automatycznie i mimo wszystko wciąż podlegać edycji.
Personalizacja treści wiadomości
Program VSS.net umożliwia personalizację treści wiadomości, co oznacza, że można dostosować ją do potrzeb i preferencji odbiorcy. Można na przykład włączyć imię i nazwisko odbiorcy w treść wiadomości, co zwiększa jej personalizację i sprawia, że odbiorca czuje się bardziej doceniony. Można również dostosować treść wiadomości do konkretnych potrzeb odbiorcy, na przykład poprzez umieszczenie w niej informacji o promocjach, ofertach specjalnych czy nowych produktach.
Wysyłanie wiadomości mail i SMS z poziomu programu VSS.net jest bardzo proste i intuicyjne. Wystarczy wybrać odpowiednią opcję w menu programu, wprowadzić treść wiadomości oraz adresy odbiorców, a następnie wysłać wiadomość. Program umożliwia również planowanie wysyłki wiadomości na konkretną godzinę lub dzień, co pozwala na lepsze dostosowanie kampanii do potrzeb odbiorców.
Wysyłanie wiadomości mail i SMS z poziomu programu VSS.net to nie tylko wygodne, ale również bardzo efektywne rozwiązanie dla firm, które chcą dotrzeć do swoich klientów w szybki i skuteczny sposób. Dzięki temu narzędziu można dostosować treść wiadomości do potrzeb odbiorcy, co zwiększa szanse na zainteresowanie go i skłonienie do podjęcia pożądanej akcji. Program VSS.net umożliwia również planowanie wysyłki wiadomości na konkretną godzinę lub dzień, co pozwala na lepsze dostosowanie kampanii do potrzeb odbiorców.
