Wiadomości e-mail i SMS z poziomu programu to komunikaty, które w Studio VSS.net wysyła operator lub system: ręczny e-mail do kontrahenta, SMS przywołujący pojazd, raport cykliczny i alarm o awarii bramki SMS. Każda wysyłka przechodzi przez szablon i zapisuje się w historii dokumentu awizacji.
Dyspozytor nie musi przełączać się do zewnętrznego klienta poczty ani telefonu: wiadomość powstaje w rekordzie awizacji, z adresem pobranym z kartoteki i treścią z szablonu. Zdarzenia, które wysyłają się same, zestawia strona o powiadomieniach i komunikacji. Ten artykuł opisuje to, co wysyła się z poziomu programu: wysyłkę ręczną, przywołanie pojazdów, raporty i alarmy.
Automatyzacja komunikacji i alarmy systemowe
Automatyzacja komunikacji i alarmy systemoweSystem VSS.net łączy cztery mechanizmy komunikacji, które zastępują ręczne monitorowanie placu i skrzynki pocztowej:
- Przywołanie automatyczne - SMS w języku wybranym przez kierowcę po zwolnieniu stanowiska.
- Przywołanie ręczne - wezwanie wybranego pojazdu poza ustaloną kolejnością, na przykład przy pilnej dostawie.
- Raporty e-mail - zestawienia z załącznikiem wysyłane według harmonogramu.
- Alarmy - informacja dla uprawnionego użytkownika o awarii bramki SMS lub braku odpowiedzi systemu zewnętrznego.
Macierz wysyłek z programu
Macierz wysyłek z programuTabela porządkuje wysyłki według zdarzenia, odbiorcy, kanału i treści, a w pierwszej kolumnie wskazuje, kto je uruchamia. Treść wynika z szablonu zapisanego w kartotece, więc administrator zmienia ją bez udziału producenta.
| Zdarzenie i inicjator | Odbiorca | Kanał | Treść komunikatu |
|---|---|---|---|
| Wezwanie pod stanowisko (system) | kierowca | SMS w języku z awizacji | numer doku lub rampy z szablonu |
| Przywołanie ręczne poza kolejnością (dyspozytor) | wybrany kierowca | SMS | numer stanowiska i prośba o natychmiastowe podstawienie |
| Zwolnienie doku (system po zamknięciu obsługi) | kolejny kierowca na parkingu | SMS | wezwanie pod zwolnione stanowisko |
| Brak danych transportowych (operator logistyki) | przewoźnik | e-mail z rekordu awizacji | prośba o uzupełnienie danych pojazdu i kierowcy |
| Raport cykliczny (harmonogram) | wskazani użytkownicy | e-mail z załącznikiem PDF lub plikiem arkusza | zestawienie wybrane w konfiguracji raportu |
| Awaria bramki SMS (monitoring) | uprawniony użytkownik | wybrany kanał alarmowy, na przykład e-mail lub Microsoft Teams | informacja o braku odpowiedzi po przekroczeniu progu czasu |
Wysyłka ręczna działa z listy awizacji i z rekordu pojedynczej awizacji. Operator wybiera polecenie Wyślij e-mail, system podstawia adres z kartoteki kontrahenta i szablon, a po wysłaniu zapisuje wiadomość w historii dokumentu. Ten ślad pozwala wykazać, kiedy przewoźnik dostał prośbę o uzupełnienie danych.
Wysyłanie e-mail do kontrahenta z poziomu awizacji - brakujące dane transportu VSS.net
Polecenie Wyślij e-mail w systemie Studio VSS.net pozwala operatorowi logistyki wysłać wiadomość bezpośrednio z poziomu rekordu awizacji. Formularz zawiera pola Od, Adresat (uzupełniany z kartoteki kontrahenta), DW (opcjonalne) i Temat, a edytor z paskiem formatowania umożliwia redakcję treści. Przykładowy szablon prosi kontrahenta demonstracyjnego o uzupełnienie danych pojazdu i kierowcy. Wysłanie wiadomości zapisuje się w historii dokumentu awizacji.
Szablony e-mail do wysyłki ręcznej
Szablony e-mail do wysyłki ręcznejFormularz Wyślij e-mail podstawia szablon z kartoteki, a operator poprawia treść w edytorze przed wysłaniem. Szablony e-mail prowadzi się w sekcji Skorowidze, a każdy ma kod, wersję językową, tytuł i treść. Poniższa tabela pokazuje szablony ze środowiska demonstracyjnego; w obiekcie administrator tworzy własne.
| Kod szablonu | Tytuł | Zastosowanie |
|---|---|---|
| MAW_1 | Informacja dotycząca awizacji zamówienia | informacja o awizacji powiązanej z numerem zamówienia |
| MAW_2 | Wiadomość informacyjna | ogólna wiadomość do kontrahenta lub przewoźnika |
| MAW_3 | Anulowanie awizacji | informacja o anulowaniu awizacji |
| MAW_4 | Brak danych transportowych | prośba o uzupełnienie danych pojazdu i kierowcy |
| VSSDEFAULT | System VSS.net / dokument awizacji | wiadomość z numerem dokumentu awizacji oraz dniem i godziną okna |
Szablony mają wersje językowe, więc ta sama wiadomość może wyjść do kontrahenta zagranicznego w jego języku. Pola dynamiczne w treści system uzupełnia danymi wybranej awizacji, dlatego operator nie przepisuje numerów ręcznie.
Wielojęzyczna komunikacja SMS z kierowcami
Wielojęzyczna komunikacja SMS z kierowcamiWiadomość SMS idzie na numer telefonu kierowcy z formularza awizacji i w wersji językowej zapisanej w tej samej awizacji. Każda wersja to osobny szablon, więc brzmienie komunikatu o rampie lub dokumentach ustala obiekt, a system nie tłumaczy treści automatycznie. Kierowca z innego kraju dostaje instrukcję w swoim języku, co ogranicza telefony do portierni.
Wysyłka przechodzi przez bramkę SMS skonfigurowaną dla obiektu, a jej stan monitoruje alarm opisany niżej. Zasady wyboru języka, kiosk w pięciu wersjach językowych i komunikaty przy bramie omawia artykuł o tym, jak system umożliwia wielojęzyczną komunikację z dostawcami i kierowcami; to samo dotyczy instrukcji operacyjnych wysyłanych na telefon.
Numer telefonu i imię kierowcy to dane osobowe, dlatego szablony powiadomień oraz historia wysyłek podlegają rozporządzeniu 2016/679 (RODO). W praktyce oznacza to ograniczenie zakresu danych w treści wiadomości do niezbędnego minimum i ustalenie okresu przechowywania logów komunikacji; szczegóły opisuje strona o RODO w awizacji dostaw.
Przywołanie pojazdów SMS-em - automatyczne i ręczne
Przywołanie automatyczne zastępuje ręczne wzywanie kierowcy z parkingu. Gdy magazyn zamyka obsługę na doku, system wysyła SMS do kolejnego kierowcy, a numer stanowiska w treści pochodzi wprost z modułu zarządzania dokami i rampami. Kierowca dostaje więc informację zgodną z bieżącym obłożeniem obiektu.
W sytuacjach wyjątkowych dyspozytor przywołuje wybrany pojazd ręcznie, poza kolejnością. Zdarzenie zapisuje się z godziną i autorem, więc później widać, kto i kiedy zmienił kolejność. Poniższa tabela pokazuje cztery typowe sytuacje na placu.
| Sytuacja | Mechanizm w systemie | Kto działa |
|---|---|---|
| Parking buforowy przed bramą | po zamknięciu obsługi na doku system wysyła SMS do kolejnego kierowcy z numerem zwolnionego stanowiska | system |
| Dostawa pilna dla produkcji | dyspozytor przywołuje wybrany pojazd poza kolejnością, a zdarzenie zapisuje się z godziną i autorem | dyspozytor |
| Dok wyłączony na czas serwisu | stanowisko znika z kalendarza, więc przywołanie dotyczy wyłącznie doków dostępnych | administrator |
| Kierowca z innego kraju | SMS wychodzi w wersji językowej zapisanej w awizacji | system |
Automatyczne raporty logistyczne e-mail
Automatyczne raporty logistyczne e-mailRaporty trafiają na skrzynki użytkowników bez wchodzenia do programu. System generuje zestawienie jako załącznik PDF lub plik arkusza (Excel albo CSV), co ułatwia dalszą analizę w arkuszu kalkulacyjnym. Zakres danych obejmuje statystyki czasu obsługi pojazdów, liczbę awizacji, terminowość kierowców i zgodność awizacji ze stanem faktycznym, na przykład z liczbą palet.
Harmonogram wysyłki i listę odbiorców ustawia administrator, dzięki czemu każdy pracownik dostaje wskaźniki z własnego obszaru odpowiedzialności. Menedżer otrzymuje zestawienie bez ręcznego eksportu, a wąskie gardła, takie jak długie oczekiwanie pod bramą, widać w kolejnych wydaniach raportu. Pełny katalog zestawień opisuje strona o raportach w programie awizacyjnym, a samą wysyłkę e-mailem uzupełnia wiedza z artykułu o powiadomieniach i komunikacji.
Jeden interfejs dla wszystkich kanałów
Jeden interfejs dla wszystkich kanałówWiadomości do przewoźnika oraz SMS-y do kierowcy obsługuje jeden zestaw szablonów w kartotekach, więc dyspozytor nie przełącza się między narzędziami. Wyzwalaczem wysyłki są zdefiniowane w systemie statusy awizacji, dlatego ta sama zmiana etapu obsługi uruchamia komunikat do kierowcy i widoczny status dla magazynu.
Wysyłkę ręczną widzi użytkownik, któremu administrator nadał do niej uprawnienie. Podział uprawnień według ról (dział logistyki i transportu, magazyn, portiernia, kontrahent, przewoźnik i kierowca) opisuje strona o rolach programowych.
Wysyłka powiadomienia e-mail do przewoźnika z poziomu kartoteki VSS.net
Panel wysyłki e-mail w systemie Studio VSS.net umożliwia bezpośrednie powiadamianie przewoźnika o zaplanowanej awizacji bez opuszczania aplikacji. Formularz zawiera pola: Od, Adresat (wypełniony automatycznie adresem z kartoteki), DW, Temat oraz rozbudowany edytor tekstu z paskiem formatowania. Widoczna treść wiadomości zawiera informacje o pomyślnym zaplanowaniu dostawy i szczegóły awizacji. Funkcja eliminuje konieczność przełączania się do zewnętrznego klienta poczty i przyspiesza komunikację z partnerami transportowymi.
Alarmy o awarii bramki SMS i interfejsów
Alarmy o awarii bramki SMS i interfejsówSystem pilnuje własnych kanałów komunikacji. Alarm uruchamia się, gdy bramka SMS lub system zewnętrzny nie odpowiada dłużej, niż wynosi próg czasu ustawiony przez administratora. Alarm trafia do uprawnionego użytkownika jako e-mail lub wiadomość w Microsoft Teams, a można go skierować także SMS-em.
- Brak odpowiedzi bramki SMS po przekroczeniu progu czasu.
- Brak odpowiedzi systemu zewnętrznego po stronie interfejsu wymiany danych.
- Błąd interfejsu wymiany danych z systemem ERP.
- Błąd interfejsu wymiany danych z systemem WMS.
Zdarzenie alarmowe zapisuje się w historii, więc później da się ustalić, kiedy łączność zniknęła i kto na nią zareagował. Zasady wymiany danych z ERP i WMS opisuje artykuł o integracjach ze Studio VSS.net, w tym przypadku z punktu widzenia monitorowania interfejsów.