Wiadomość mail i SMS z poziomu programu

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Automatyzacja komunikacji i alarmy systemowe

System VSS.net oferuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji, które znacząco usprawniają zarządzanie flotą i procesami awizacyjnymi. Dzięki automatycznemu przywołaniu pojazdów oraz systemowi alarmów, administratorzy mogą błyskawicznie reagować na problemy techniczne i optymalizować przepływ dostaw. Te funkcje eliminują konieczność ręcznego monitorowania każdego elementu systemu, zwiększając efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.

• Automatyczne przywołanie pojazdu przez SMS wysyłany w języku wybranym przez kierowcę, co eliminuje bariery komunikacyjne w międzynarodowych zespołach transportowych
• Ręczne przywołanie natychmiastowe umożliwiające priorytetowe wezwanie pojazdu poza ustaloną kolejnością w sytuacjach awaryjnych
• Wysyłka raportów e-mail z załącznikami zawierającymi szczegółowe zestawienia, statystyki oraz dokumentację transportową
• System alarmów powiadamiających przez mail, SMS lub Microsoft Teams o problemach z bramką SMS lub brakiem odpowiedzi systemów zewnętrznych
• Konfigurowalne progi czasowe dla alarmów informujących uprawnionego użytkownika o braku komunikacji z interfejsami zewnętrznymi
• Wielokanałowa dystrybucja wiadomości umożliwiająca równoczesne wysyłanie SMS do wielu kierowców z poziomu jednego interfejsu

Studio VSS.net

Wysyłka powiadomienia e-mail do przewoźnika z poziomu kartoteki VSS.net

Panel wysyłki e-mail w systemie Studio VSS.net umożliwia bezpośrednie powiadamianie przewoźnika o zaplanowanej awizacji bez opuszczania aplikacji. Formularz zawiera pola: Od, Adresat (wypełniony automatycznie adresem z kartoteki), DW, Temat oraz rozbudowany edytor tekstu z paskiem formatowania. Widoczna treść wiadomości zawiera informacje o pomyślnym zaplanowaniu dostawy i szczegóły awizacji. Funkcja eliminuje konieczność przełączania się do zewnętrznego klienta poczty i przyspiesza komunikację z partnerami transportowymi.

Wielojęzyczna komunikacja SMS z kierowcami

Automatyzacja powiadomień mobilnych w preferowanym języku przewoźnika eliminuje błędy operacyjne i przyspiesza obsługę logistyczną na terenie zakładu.

Wdrażany przez nas system Studio VSS.net oferuje nowoczesną komunikację poprzez wysyłanie powiadomień SMS oraz e-mail, co pozwala na natychmiastowe informowanie o zmianach w harmonogramie lub numerze przydzielonej rampy. Dzięki integracji z profesjonalnymi bramkami, takimi jak SMS API czy SMS Planet, nasi partnerzy mogą otrzymywać instrukcje operacyjne bezpośrednio na telefon, co jest szczególnie istotne w dynamicznym środowisku magazynowym. Statystyki pokazują, że wiadomości tekstowe cechują się wyjątkową skutecznością, a większość z nich jest odczytywana w zaledwie kilka minut od otrzymania.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji pozwala nam udostępniać komunikację w dowolnym języku, dzięki czemu kierowcy z różnych krajów otrzymują zrozumiałe komunikaty o przywołaniu pojazdu pod dok czy wymaganej dokumentacji. Rozwiązania takie jak automatyczne tłumaczenie z wykorzystaniem AI całkowicie usuwają bariery komunikacyjne, co przekłada się na płynny przepływ informacji bez ryzyka kosztownych nieporozumień. Możliwość masowej wysyłki do wielu odbiorców jednocześnie oraz personalizacja komunikatów sprawiają, że zarządzanie ruchem na placu staje się procesem niemal bezobsługowym.

System automatycznie wysyła komunikaty SMS w języku wybranym przez kierowcę, eliminując bariery językowe i zapewniając 100% zrozumiałość poleceń operacyjnych.

Automatyczne przywołanie pojazdów i eliminacja opóźnień w awizacji

System automatycznie powiadamia kierowców przez SMS o przydzieleniu rampy, eliminując czas oczekiwania na ręczne wezwanie i skracając cykl załadunku nawet o 50%. W sytuacjach krytycznych dyspozytor może natychmiastowo przywołać wybrany pojazd poza kolejnością, zapewniając ciągłość produkcji i dostaw priorytetowych.

Zastosowanie w Centrum Dystrybucyjnym

• Automatyczne przywołanie 15 pojazdów dziennie z parkingu odległego o 200m od ramp załadunkowych
• Redukcja czasu oczekiwania kierowców z 25 do 8 minut dzięki precyzyjnym powiadomieniom SMS
• Eliminacja kolejek przed bramą poprzez sterowanie ruchem na podstawie dostępności ramp
• Możliwość obsługi 30% więcej pojazdów w godzinach szczytu bez rozbudowy infrastruktury

Zastosowanie w Produkcji Just-in-Time

• Priorytetowe przywołanie dostawców komponentów krytycznych w ciągu 90 sekund od zgłoszenia braku materiału
• Automatyczna synchronizacja z systemem MES zapobiegająca przestojom linii produkcyjnej
• Powiadomienia wielojęzyczne dla dostawców z różnych krajów europejskich
• Śledzenie statusu pojazdu od przywołania do opuszczenia terenu zakładu

Zastosowanie w Logistyce Cross-Dockowej

• Koordynacja przywołania pojazdu rozładunkowego i załadunkowego na sąsiednie rampy w tym samym czasie
• Minimalizacja czasu przechowywania towaru w strefie buforowej do poniżej 30 minut
• Automatyczne przywołanie transportu docelowego gdy 80% towaru jest już rozładowane z pojazdu źródłowego
• Generowanie raportów efektywności pokazujących średni czas od wezwania do rozpoczęcia operacji

Zastosowanie w Zarządzaniu Flotą Spedycyjną

• Integracja z systemami GPS pozwalająca na przywołanie pojazdu gdy znajduje się w promieniu 2km od magazynu
• Automatyczne powiadomienia o opóźnieniach w poprzednich punktach z propozycją nowego slotu czasowego
• Priorytetyzacja pojazdów z towarem wrażliwym czasowo lub temperaturowo
• Dwukierunkowa komunikacja umożliwiająca kierowcy zgłoszenie problemu bezpośrednio przez odpowiedź SMS

Studio VSS.net

Wysyłanie e-mail do kontrahenta z poziomu awizacji - brakujące dane transportu VSS.net

Funkcja Wyślij e-mail w systemie Studio VSS.net pozwala operatorowi logistyki wysłać wiadomość bezpośrednio z poziomu rekordu awizacji. Formularz zawiera pola: Od (mailing@programdemo.pl), Adresat (biuro@x-tt.pl - uzupełniony z kartoteki kontrahenta), DW (opcjonalne) i Temat ("Brak danych transportowych"). Edytor wiadomości z paskiem formatowania umożliwia redakcję treści. Przykładowy szablon informuje X-Trade Transport o brakujących danych awizacji FC3D8 i wymienia wymagane informacje: numer rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, numer telefonu kierowcy. Wysłanie wiadomości jest automatycznie rejestrowane w historii dokumentu awizacji.

Automatyczne raporty logistyczne e-mail

Usprawniamy proces podejmowania decyzji poprzez cykliczne przesyłanie zestawień danych bezpośrednio na skrzynki pocztowe użytkowników.

Dostarczamy zaawansowane mechanizmy, które pozwalają na generowanie plików w formatach PDF, Excel oraz CSV, co znacząco ułatwia dalszą analizę w arkuszach kalkulacyjnych. Funkcjonalność ta obejmuje szeroki zakres danych, od statystyk dotyczących czasu obsługi pojazdów, po szczegółowe zestawienia liczby awizacji i wydajności poszczególnych kierowców. Dzięki raportom w Studio VSS.net kadra zarządzająca zyskuje wgląd w operacje w czasie rzeczywistym, co pozwala na błyskawiczną identyfikację wąskich gardeł bez konieczności ręcznego przeszukiwania bazy danych.

Konfiguracja harmonogramu wysyłki umożliwia precyzyjne określenie, czy dany odbiorca ma otrzymywać informacje w trybie dziennym, tygodniowym czy miesięcznym. Możemy dowolnie definiować grupy odbiorców oraz personalizować zawartość dokumentów, aby każdy pracownik otrzymywał wyłącznie te wskaźniki, które są istotne dla jego obszaru odpowiedzialności. Wykorzystując powiadomienia i nowoczesną komunikację, budujemy system, który samodzielnie pilnuje terminowości i poprawności przepływu informacji w całej organizacji. Skonfiguruj automatyczne raporty i zacznij oszczędzać czas, eliminując powtarzalne czynności związane z eksportem danych.

System automatycznie generuje i wysyła szczegółowe raporty e-mailem z załącznikami, dostarczając istotne dane operacyjne bez konieczności ręcznego eksportu.

Jeden interfejs dla wszystkich kanałów

Centralne zarządzanie komunikacją eliminuje chaos związany z przełączaniem się między różnymi narzędziami do obsługi SMS, e-mail i alarmów. Dzięki jednemu intuicyjnemu panelowi zyskujesz pełną kontrolę nad wszystkimi kanałami komunikacji z flotą, co przekłada się na szybsze reakcje i lepszą koordynację działań.

Zarządzanie awaryjne

• Automatyczne wysyłanie alarmów SMS do kierowców i zespołu serwisowego w przypadku awarii pojazdu
• Natychmiastowe powiadomienia e-mail do dyspozytorów o przekroczeniu progów temperatury w transporcie chłodniczym
• Centralna historia wszystkich zgłoszeń awaryjnych z możliwością filtrowania i analizy przyczyn
• Szablony komunikatów dla różnych typów awarii z automatycznym przypisaniem odpowiednich specjalistów

Koordynacja operacyjna

• Wysyłka zleceń transportowych bezpośrednio z systemu TMS do kierowców za pomocą SMS lub e-mail
• Automatyczne powiadomienia o zmianach w harmonogramie dostaw integrowane z danymi z WMS
• Dwustronna komunikacja pozwalająca kierowcom na potwierdzanie odbioru zleceń i zgłaszanie problemów
• Dashboard z bieżącym statusem dostarczenia wszystkich komunikatów operacyjnych

Zarządzanie serwisem

• Automatyczne przypomnienia e-mail o zbliżających się przeglądach i terminach ubezpieczeń
• Alerty SMS o kodach błędów diagnostycznych odczytanych z magistrali CAN pojazdu
• Szablony powiadomień dla zespołów serwisowych z pełną historią napraw danego pojazdu
• Integracja z systemem ERP do automatycznego zamawiania części zamiennych

Raportowanie i analiza

• Pełna ewidencja wszystkich komunikatów z możliwością eksportu do analizy w narzędziach BI
• Monitoring skuteczności dostarczenia wiadomości z podziałem na kanały i typy komunikatów
• Analiza czasu reakcji zespołów na różne typy alertów i powiadomień
• Konfigurowalne dashboardy przedstawiające istotne wskaźniki komunikacji flotowej

Wielokanałowy system alarmów i powiadomień

Gwarantujemy błyskawiczny przepływ informacji o incydentach technicznych poprzez integrację wielu kanałów komunikacji.

Nasze rozwiązanie pozwala na natychmiastowe wykrywanie problemów, takich jak brak odpowiedzi systemów zewnętrznych, błędy interfejsów czy awarie bramek SMS. System Studio VSS.net oferuje nowoczesną komunikację, która obejmuje wysyłkę powiadomień SMS, wiadomości e-mail oraz alertów systemowych, co pozwala na skuteczne monitorowanie statusów w czasie rzeczywistym. Dzięki możliwości konfiguracji własnych adresów oraz współpracy z wieloma operatorami, użytkownicy mogą ustawić precyzyjne reguły alarmowania, które aktywują się po przekroczeniu określonych progów czasowych, na przykład w przypadku opóźnienia w procesie załadunku.

Wielokanałowość sprawia, że każda informacja o nieprawidłowościach trafia do odpowiednich osób w łańcuchu odpowiedzialności, niezależnie od ich aktualnego miejsca pobytu. Oprogramowanie VSS.net nie tylko przesyła alerty, ale również prowadzi pełną ewidencję zdarzeń i logi, co umożliwia późniejszą analizę przyczyn wystąpienia problemu oraz mierzenie czasów reakcji. Ustaw własne reguły alarmowania i zyskaj pewność, że system automatycznie powiadomi Twoją kadrę o każdym zagrożeniu dla płynności operacyjnej, zanim wpłynie ono negatywnie na harmonogram pracy magazynu.

Wielokanałowe alarmy (Mail, SMS, Teams) z konfigurowalnym progiem czasowym informują uprawnionych użytkowników o każdym problemie systemowym, zanim wpłynie on na procesy operacyjne.