Okna czasowe - rezerwacja slotów na rampach w Studio VSS.net

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Godzinę przyjazdu często ustala się w wiadomościach e-mail i telefonach, a plan trzyma arkusz znany jednej osobie, więc rampa dowiaduje się o dostawie dopiero wtedy, gdy pojazd staje przy bramie. Studio VSS.net przenosi to ustalenie do kalendarza, w którym każdy transport ma rampę i przedział godzinowy, a zajęty slot znika z oferty dla kolejnych przewoźników. Pojęcie awizacji wyjaśnia strona co to jest awizacja; tu opisujemy część dotyczącą okien.

System YMS (Yard Management System) VSS.net porządkuje ruch pojazdów na terenie zakładu, a rezerwacja okien czasowych jest jego punktem wyjścia. Od niej zależą kolejka na bramie oraz przydział ramp, a z zapisanych czasów powstają raporty punktualności. Poniższa tabela wskazuje strony, które rozwijają poszczególne wątki.

Jak działa rezerwacja okna czasowego

Rezerwację zakłada przewoźnik, a w jego imieniu może to zrobić pracownik działu logistyki. W portalu wybiera magazyn i datę, a potem wolny slot z siatki godzin, po czym uzupełnia dane transportu: numer rejestracyjny auta i naczepy oraz dane kierowcy. Podaje też rodzaj operacji i liczbę palet. Zakres widoczny dla kontrahenta opisuje strona o roli kontrahenta w systemie.

Po zatwierdzeniu system blokuje slot i wysyła potwierdzenie z numerem awizacji i kodem QR na podany adres e-mail oraz numer telefonu. Kierowca potwierdza przybycie kodem QR albo w kiosku samoobsługowym, a kamera LPR może rozpoznać pojazd automatycznie. Każde z tych zdarzeń zapisuje się jako status wizyty z godziną i autorem; przebieg po stronie kierowcy opisuje strona o awizacji kierowcy.

Pełną tabelę kodów zawiera strona o statusach w programie awizacyjnym, a przebieg wizyty od bramy po wyjazd opisują awizacje transportu.

Zmiana terminu nie wymaga telefonów. Przewoźnik zgłasza opóźnienie w portalu, dyspozytor przesuwa awizację na najbliższy wolny slot, a system informuje strony o nowej godzinie. Anulowanie zwalnia okno do puli, a każda zmiana zostaje w historii z autorem. Tolerancję na spóźnienie i skutki niestawienia się ustala obiekt; wzór zapisów znajduje się w regulaminie dostaw i awizacji, praktykę opisuje strona o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców, a przyjazdy bez rezerwacji omawia strona o dostawach nieawizowanych.

Kontrahent widzi w portalu tylko magazyny przypisane do jego konta, a wybór magazynu otwiera kalendarz okien czasowych właśnie tego obiektu. Kalendarz ma cztery układy: Agenda, Dzień, Tydzień i Oś czasu - dzień, które porównuje strona o oknach czasowych on-line. Okna dotyczą zarówno przyjęć, jak i wysyłek, a rodzaj operacji decyduje o rampie i długości okna.

Studio VSS.net

Okna czasowe dostawcy - widok agenda kalendarza

Widok Agenda kalendarza okien czasowych w portalu Dostawcy i Odbiorcy. Zakres: 18-25 Maj 2026. Tabelaryczna lista z kolumnami: Data, Czas, Wydarzenie. Wtorek 19 Maj 2026 - awizacje w slotach co 60 minut: 09:30-10:30, 10:30-11:30, 11:30-12:30, 12:30-13:30, 13:30-14:30, 14:30-15:30, 15:30-16:30, 16:30-17:30, 17:30-18:30, 18:30-19:30, 19:30-20:30, 20:30-21:30. Środa 20 Maj 2026 - awizacje od 06:30. Każdy event wyświetlany jako ikona ciężarówki z niebieskim kwadratem. Widok przydatny do planowania z wyprzedzeniem - chronologiczna lista terminów.

Okna czasowe w relacji ze spedytorem i przewoźnikiem

Oprogramowanie VSS.net wyznacza ramy czasowe załadunku i rozładunku już wtedy, gdy zlecenie transportowe trafia do spedytora. Dane o asortymencie, ilościach, oczekiwanych terminach i przewoźniku znajdują się w jednej bazie, więc harmonogram magazynu można układać pod faktyczną przepustowość obiektu.

Spedytor może wskazać konkretny wolny termin podstawienia samochodu albo zostawić wybór kontrahentowi lub jego przewoźnikowi. W drugim wariancie obowiązek podania danych awizacyjnych przechodzi na stronę, która zna szczegóły transportu, i może je aktualizować aż do przyjazdu pojazdu pod bramę.

Rezerwacja odbywa się online, więc harmonogram jest dostępny z dowolnego miejsca w przeglądarce, a kierowca i ochrona mogą korzystać z aplikacji na Androida, którą opisuje strona aplikacja okna czasowe. Całość działa jako system YMS: okna czasowe współpracują z bramą, kioskiem, wagami i parkingiem, a dane o każdym zdarzeniu trafiają do wspólnej historii.

Reguły rezerwacji okien czasowych

Okna czasowe konfiguruje się w Studio VSS.net osobno dla każdego magazynu i każdej rampy. Administrator określa godziny pracy obiektu, długość podstawowego slotu, liczbę stanowisk czynnych w danym przedziale oraz dni wyłączone z obsługi, na przykład święta lub termin inwentaryzacji. Poniższa tabela zbiera reguły, z którymi spotyka się przewoźnik przy rezerwacji.

Czas obsługi wyliczany z liczby palet ma jedno ograniczenie: zaniżona liczba palet w zgłoszeniu skraca okno poniżej rzeczywistej potrzeby, dlatego dyspozytor weryfikuje ją przy rozładunku. Własne wartości policzy kalkulator okna czasowego i liczby ramp, a przydział konkretnej rampy opisuje strona o zarządzaniu dokami i rampami.

Reguły nie są ustawiane raz na zawsze. Po pierwszych tygodniach pracy raport czasu obsługi rampy pokazuje, gdzie założone okna rozminęły się z rzeczywistością, a administrator koryguje wtedy czas stały albo okno przypisane do towaru. Wyjątki, na przykład dostawy o nietypowym ładunku, dyspozytor nadal koryguje ręcznie w kalendarzu, a każda zmiana trafia do historii z autorem i godziną.

Studio VSS.net

Okna czasowe dostawcy - widok dzienny kalendarza

Widok dzienny kalendarza okien czasowych w portalu Dostawcy i Odbiorcy (moduł Okna czasowe). Data: 19 Maj 2026 (Wtorek). Widok kolumnowy z jedną kolumną (dzień). Zajęte sloty (niebieskie bloki z ikoną ciężarówki) od 08:00 do 17:00+ bez przerw - intensywne obciążenie dnia. Czerwona linia pozioma wskazuje bieżący czas (ok. 08:30). Legenda u dołu: kolor niebieski oznacza magazyn demonstracyjny.

Dane potrzebne do uruchomienia okien czasowych

Konfiguracja okien jest jednym z etapów wdrożenia, a jej jakość zależy od danych, które obiekt przygotuje przed uruchomieniem. Cały proces trwa od 4 do 8 tygodni, z czego na konfigurację przypada 1-2 tygodnie; pełny harmonogram opisuje strona o wdrożeniu systemu awizacji. Poniższa lista danych skraca ten etap.

Stałych dostawców, którzy przyjeżdżają w tych samych dniach, nie trzeba rezerwować za każdym razem: system może tworzyć awizacje cykliczne, także dla kilku magazynów, co opisuje strona o awizacjach cyklicznych dla wielu magazynów. Wymianę danych z systemem ERP i WMS opisuje strona o integracjach ze Studio VSS.net.

Błędy przy rezerwacji okien czasowych

Zatory pod rampami zaczynają się zwykle od pomyłki w zgłoszeniu, a nie od samego transportu. Tabela zestawia najczęstsze błędy z mechanizmem, który ogranicza ich skutki.

Pomyłkom zapobiegają krótki formularz i weryfikacja danych przed zatwierdzeniem. Personel ma wtedy czas na przygotowanie strefy odstawczej i dokumentów, a kierowca nie traci minut na wyjaśnienia przy szlabanie.

Powiadomienia dla kierowcy i przewoźnika

Komunikaty wychodzą z systemu automatycznie, jako SMS lub e-mail, a kanał i treść ustala się dla każdego kontrahenta osobno. System korzysta z bramki SMS i własnego serwera pocztowego, więc potwierdzenie rezerwacji i informacja o zmianie dochodzą bez udziału dyspozytora.

Pełny wykaz zdarzeń opisuje strona o powiadomieniach SMS i e-mail, a sposób wysyłki z poziomu programu strona o wiadomościach e-mail i SMS.

Rezerwacje zagranicznych przewoźników

Język komunikacji z kierowcą jest polem awizacji, więc potwierdzenie rezerwacji i wezwanie pod rampę wychodzą w języku wybranym dla danego kierowcy. Kiosk samoobsługowy działa w pięciu wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej, ukraińskiej i rosyjskiej, a kierowca wybiera język na pierwszym ekranie.

Przewoźnik bez znajomości polskiego potwierdza przybycie bez pośrednika, a magazyn nie musi tłumaczyć ustaleń przy szlabanie. Zasady opisuje strona o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami i kierowcami.

Edycja okien po zmianach w dostawach

Kalendarz pokazuje obłożenie na bieżąco, więc służy nie tylko do analizy historii, ale też do zarządzania zadaniami z danego dnia. Dyspozytor edytuje okna transportów przychodzących i wychodzących, na przykład po opóźnieniu przewoźnika, przesuwając blok na osi czasu; prawo do dodawania, usuwania, przesuwania i rozciągania okien wynika z ustawień kalendarza i uprawnień użytkownika. Sam widok opisuje strona o kalendarzu awizacji.

Koszt postoju powstaje wtedy, gdy pojazd czeka dłużej, niż założono, a spór o winę zależy od dowodu. System zapisuje godziny statusów od 20 do 60, więc z historii wynika, ile trwało oczekiwanie i obsługa. Zasady rozliczania opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników, a własny rachunek umożliwia model z założeniami użytkownika w stronie o ROI systemu awizacji.

Studio VSS.net

Okna czasowe dostawcy - widok oś czasu

Widok Oś czasu - Dzień w kalendarzu okien czasowych portalu Dostawcy i Odbiorcy. Data: 19 Maj 2026. Pozioma oś czasu z godzinami 07:00-14:00+ na górze. Awizacje wyświetlane jako niebieskie bloki poziome z ikoną ciężarówki, rozciągnięte proporcjonalnie do czasu trwania okna. Widoczne 6 bloków w godzinach 09:00-14:00 (jeden wiersz = jeden magazyn/rampa). Poziomy pasek przewijania na dole umożliwia przewijanie osi czasu.

Okna czasowe w zakładzie produkcyjnym

System awizacji rejestruje każdą wizytę na terenie zakładu, mierzy czas trwania operacji i koordynuje dostęp do doków oraz ramp, a także do wag przemysłowych. Okno czasowe jest tu przedziałem zarezerwowanym przez obsługę magazynu na rozładunek lub załadunek konkretnej dostawy.

W zakładzie z dużym natężeniem dostaw i odbiorów brak koordynacji kończy się zatorem na placu. Pełna ewidencja zdarzeń pozwala sprawdzić punktualność przewoźników i czas obsługi każdego transportu, a dostawy do linii produkcyjnych omawia strona o awizacji dostaw dla produkcji.

Aplikacja www zamiast zeszytu na portierni

Aplikacja www do awizacji zastępuje ręczne wpisywanie pojazdów i kierowców w zeszytach ochrony. Uprawnieni pracownicy mają dostęp do aktualnych harmonogramów i mogą edytować godziny załadunku i rozładunku. Zakres dostępnych terminów też można zmieniać, a ochrona widzi listę spodziewanych pojazdów bez przepisywania. Wizyty gości i pracowników opisuje strona o awizacji gości i pracowników.

Jedna platforma pozwala sterować ruchem i planować wizyty w wielu magazynach jednocześnie, co ma znaczenie dla operatorów logistycznych i zakładów produkcyjnych z kilkoma lokalizacjami. Całą platformę do awizacji obsługuje jedna baza danych, więc rezerwacja kontrahenta jest od razu widoczna dla magazyniera i ochrony.

Przeniesienie awizowania na kontrahentów

Największy efekt organizacyjny daje przekazanie tworzenia awizacji kontrahentom i przewoźnikom. Dział logistyki przestaje wpisywać terminy, a dane są aktualniejsze, bo wprowadza je strona znająca transport. System wylicza przewidywany czas załadunku lub rozładunku według reguł biznesowych i na tej podstawie blokuje dostępne okna. Dwie wizyty nie nakładają się na tę samą rampę.

Konfiguracja obejmuje lokalizacje oraz uprawnienia użytkowników w strukturach wielooddziałowych. Kolory oznaczeń w kalendarzu są konfigurowalne, co utrzymuje czytelność przy wielu dostawcach, a obsadę zmian można planować na podstawie potwierdzonych terminów.

Istotne korzyści z optymalizacji dostaw do magazynu

Personel zna godziny przyjazdów z wyprzedzeniem, a ruch na placu wynika z kolejki wyznaczonej przez system, nie z kolejności zgłoszeń na bramie. Efekty widać w czterech obszarach, które opisujemy osobno.

Przepustowość doków

Personel zna godziny przyjazdów, więc przygotowuje przestrzeń składową i sprzęt przed podstawieniem pojazdu, co ułatwia sam rozładunek. Mniejsza niepewność harmonogramu pozwala lepiej wykorzystać zmianę, a rozkład obłożenia ramp widać w kalendarzu awizacji w podziale na dni i tygodnie.

Czas kierowców i biura

Kierowca przyjeżdża na przypisaną godzinę i nie czeka na wolne stanowisko. Pracownicy administracyjni przestają przepisywać dane z wiadomości e-mail i zeszytów ochrony, bo zgłoszenie wprowadza sam przewoźnik. Weryfikacja na bramie sprowadza się do odczytu kodu QR lub tablicy rejestracyjnej, a system od razu wskazuje właściwą rampę.

Zatory na placu manewrowym

Okna czasowe rozkładają transporty w ciągu dnia, więc pojazdy nie kumulują się w porannym szczycie. Mniejsza kolejka przed bramą poprawia bezpieczeństwo ruchu na terenie zakładu i ułatwia obsługę transportów pilnych, dla których w harmonogramie można zostawić rezerwę wolnych slotów. Zasady bezpieczeństwa na placu opisuje strona o BHP na placu logistycznym.

Okna czasowe a wskaźnik OTIF

Efekt rezerwacji okien daje się zmierzyć wskaźnikiem OTIF (On Time In Full), czyli odsetkiem dostaw zrealizowanych jednocześnie w terminie i w pełnej kompletności. W modelu referencyjnym SCOR opracowanym przez ASCM odpowiada mu metryka niezawodności Perfect Order Fulfillment, liczona jako udział zamówień spełniających jednocześnie wymagania co do terminu, ilości, dokumentacji i stanu towaru.

Bez harmonogramu opartego na oknach czasowych magazyn nie ma obiektywnej podstawy do rozliczenia terminowości, bo godzina przyjazdu opiera się na deklaracji kierowcy. System rejestruje rzeczywisty czas wjazdu i obsługi, przez co terminowość staje się mierzalna. Sposób liczenia opisuje materiał o wskaźnikach KPI systemu awizacji.

Wymagania wobec okien zależą od profilu obiektu. Tabela zestawia typowe obiekty z tym, co zmienia się w ustawieniach okien, i wskazuje strony branżowe, które opisują każdy przypadek osobno.

Przy kilku dostawach dziennie wystarczy arkusz, a jego wzór opisuje strona o harmonogramie dostaw w Excelu. Kontrolę kolizji terminów i zapis czasów obsługi zapewnia dopiero system. Różnice między czterema klasami systemów wyjaśnia strona porównanie YMS, WMS, TMS i DMS.