Kiosk samoobsługowy to stanowisko, na którym kierowca samodzielnie melduje przyjazd, potwierdza awizację i otrzymuje instrukcje podstawienia pod rampę. Odciąża ochronę i recepcję oraz przyspiesza obsługę na placu.
System Studio VSS.net może zostać wyposażony w dodatkowe stanowiska do samoobsługi, które umożliwiają kierowcom samodzielną obsługę istotnych procesów logistycznych. Dzięki temu rozwiązaniu kierowcy mogą potwierdzić swój przyjazd w wybranym przez siebie języku, na przykład angielskim czy niemieckim. Ponadto, system umożliwia wykonanie wszelkich niezbędnych czynności, takich jak potwierdzenie znajomości regulaminów BHP, zgody RODO, oświadczenia dodatkowe (np. deklaracja trzeźwości), oraz zapoznanie się z mapką poruszania się po obiekcie.
Jak samoobsługa zmienia przebieg odprawy na bramie
Stanowisko samoobsługowe przenosi odprawę kierowcy z okienka portierni na terminal dotykowy przy bramie. Pracownik ochrony zajmuje się wtedy wyłącznie sytuacjami nietypowymi, a rutynowe wjazdy przebiegają bez jego udziału.
Kiosk montowany jest w obudowie odpornej na warunki zewnętrzne, z ekranem czytelnym w pełnym słońcu, drukarką przepustek oraz czytnikiem kodów. W zależności od obiektu stanowisko ustawia się przed szlabanem, w śluzie wjazdowej albo w holu budynku administracyjnego. Zasilanie i połączenie z siecią doprowadza się do jednego punktu, a konfiguracja bramy, listy języków i zestawu dokumentów odbywa się zdalnie z panelu administracyjnego Studio VSS.net.
Wielojęzyczna obsługa kierowców
Kierowca wybiera język na pierwszym ekranie kiosku. Dostępne są polski, angielski, niemiecki, ukraiński i rosyjski, a listę można rozszerzyć o kolejne wersje językowe. Tłumaczeniu podlegają nie tylko etykiety przycisków, ale też treść regulaminów i oświadczeń, więc kierowca akceptuje dokument w zrozumiałym dla siebie języku.
Prosty przebieg odprawy
Ekran startowy zawiera jedno pole i jeden przycisk potwierdzenia, dzięki czemu kierowca nie musi uczyć się obsługi urządzenia. Kolejne kroki wyświetlane są pojedynczo, z krótkim opisem i ikoną, a błędnie wpisany numer można poprawić bez rozpoczynania odprawy od początku.
Kompleksowa obsługa procesów
Na jednym stanowisku kierowca potwierdza przyjazd, akceptuje regulamin BHP przy pierwszym wjeździe, wyraża zgody wymagane przez RODO oraz składa oświadczenia dodatkowe, na przykład deklarację trzeźwości. Kiosk wyświetla również mapkę poruszania się po obiekcie z zaznaczoną trasą do wskazanej rampy.
Zaawansowane technologie identyfikacji
Identyfikacja kierowcy może opierać się na kodzie QR z przepustki, numerze rejestracyjnym pojazdu, skanie dokumentu odczytanym przez OCR lub - w obiektach o podwyższonych wymaganiach - na rejestracji biometrycznej z rozpoznawaniem twarzy. Po zakończeniu odprawy stanowisko drukuje przepustkę wjazdową z kodem QR.
Obsługa sytuacji nietypowych
Nie każdy przyjazd da się obsłużyć w standardowej ścieżce. Kiedy kiosk nie odnajdzie awizacji, wyświetla instrukcję zgłoszenia się do ochrony i jednocześnie wysyła powiadomienie na stanowisko pracownika bramy wraz z wprowadzonym numerem rejestracyjnym. Pracownik może wtedy dopisać transport ręcznie, przypisać go do wolnego okna czasowego albo odmówić wjazdu, a decyzja zostaje odnotowana w rejestrze wraz z powodem.
Podobnie obsługiwane są pojazdy przyjeżdżające przed wyznaczonym oknem czasowym lub po jego upływie. System sprawdza dopuszczalną tolerancję ustaloną dla obiektu i albo dopuszcza odprawę, albo kieruje pojazd na parking buforowy z informacją o przewidywanej godzinie wezwania. Reguły tolerancji definiuje się osobno dla dostaw i odbiorów, ponieważ w wielu magazynach wcześniejszy przyjazd na rozładunek jest dopuszczalny, a na załadunek już nie.
Dla transportów wymagających dodatkowej kontroli, na przykład przewozów towarów niebezpiecznych albo ładunków w temperaturze kontrolowanej, kiosk wyświetla listę dokumentów do okazania i kieruje kierowcę na stanowisko ochrony. Ścieżkę taką przypisuje się do rodzaju transportu w konfiguracji obiektu, dzięki czemu personel bramy nie musi pamiętać wyjątków dla poszczególnych kontrahentów.
Studio VSS.net oferuje zaawansowany system samoobsługi dla branży logistycznej. SoftwareStudio nieustannie rozwija swoje rozwiązania, aby sprostać wymaganiom nowoczesnych centrów dystrybucyjnych. Wdrożenie systemu samoobsługi prowadzi do znaczącego przyspieszenia procesów awizacji i obsługi kierowców. Jednocześnie redukuje się obciążenie personelu magazynowego i minimalizuje ryzyko błędów. Samoobsługa staje się istotnym elementem w dążeniu do pełnej automatyzacji i optymalizacji procesów logistycznych.
VSS.net kiosk dla kierowców - samoobsługowa brama wjazdowa
Ekran kiosku samoobsługowego dla kierowców przy bramie wjazdowej systemu Studio VSS.net. Nagłówek wskazuje "Brama wjazdowa nr: 1". Formularz zawiera pojedyncze pole w sekcji "Dane ewidencyjne" z opisem: "Numer telefonu, numer auta lub zeskanuj kod QR z przepustki" oraz przycisk strzałki potwierdzający wprowadzenie. W prawym górnym rogu widoczne flagi pięciu języków: PL, EN, DE, UA oraz RU, co umożliwia obsługę kierowców zagranicznych bez pomocy ochrony.
Jak kiosk samoobsługowy w Studio VSS.net usprawnia odprawę kierowców
Jak kiosk samoobsługowy w Studio VSS.net usprawnia odprawę kierowcówKiosk samoobsługowy staje się niezbędnym narzędziem w nowoczesnej logistyce
Kiosk samoobsługowy przejmuje czynności wykonywane dotąd przez pracownika ochrony lub recepcji: identyfikację pojazdu, potwierdzenie awizacji i wydanie przepustki. Kierowca obsługuje się sam, a personel bramy zajmuje się wyłącznie sytuacjami wyjątkowymi - transportami nieawizowanymi, ładunkami niebezpiecznymi czy pojazdami bez ważnego uprawnienia wjazdu. Stanowisko pracuje przez całą dobę, więc odprawa poza godzinami pracy biura nie wymaga dodatkowej obsady.
Interfejs dotykowy prowadzi kierowcę przez kolejne ekrany dużymi przyciskami, czytelnymi także w rękawicach i przy silnym świetle. Wybór języka następuje na pierwszym ekranie, a identyfikacja odbywa się przez zeskanowanie kodu QR z wiadomości SMS, wpisanie numeru rejestracyjnego albo numeru telefonu podanego przy rezerwacji. Po odnalezieniu awizacji system wyświetla dane transportu do potwierdzenia i przechodzi do wydruku dokumentów.
Skrócenie odprawy przekłada się bezpośrednio na czas postoju pojazdu. Zamiast kolejki do okienka portierni kierowca korzysta z wolnego stanowiska, a wynik odprawy trafia natychmiast do kalendarza awizacji, więc magazyn wie o przyjeździe w tej samej chwili. Liczbę stanowisk dobiera się do natężenia ruchu na bramie - w dużych obiektach ustawia się osobne kioski dla wjazdów i wyjazdów.
Dlaczego kierowcy cenią samodzielną rejestrację w systemie awizacyjnym
Samodzielna rejestracja usuwa najczęstszą przyczynę frustracji kierowców, czyli oczekiwanie na pracownika portierni zajętego inną sprawą. Kiosk obsługuje jednocześnie tylu kierowców, ile jest stanowisk, a kolejność odprawy wynika z faktycznej kolejności przyjazdów. Wybór języka - polskiego, angielskiego, niemieckiego, ukraińskiego lub rosyjskiego - eliminuje potrzebę tłumaczenia poleceń przez ochronę.
Na kiosku kierowca potwierdza znajomość zasad BHP obowiązujących na terenie zakładu, akceptuje klauzulę informacyjną RODO oraz składa wymagane oświadczenia. Treść regulaminów i oświadczeń konfiguruje się osobno dla każdego obiektu, a system zapisuje datę, godzinę i wersję dokumentu zaakceptowanego przez konkretnego kierowcę. Obowiązek poinformowania osoby, której dane dotyczą, o celu i podstawie ich przetwarzania wynika z rozporządzenia 2016/679 (RODO), dlatego kiosk przechowuje treść klauzuli obowiązującą w dniu wizyty, a nie tylko sam fakt jej akceptacji.
Po zakończeniu odprawy kiosk drukuje przepustkę z kodem QR, numerem rampy i mapką dojazdu. Kod QR służy później do potwierdzenia rozpoczęcia oraz zakończenia rozładunku, a także do odprawy wyjazdowej, dzięki czemu kierowca nie musi wracać do biura logistyki po dokumenty.
Powiadomienie SMS z kodem awizacji wysyłane jest już przy rezerwacji okna czasowego, więc kierowca ma je w telefonie przed dojazdem na miejsce. Komplet zdarzeń - wjazd, podstawienie pod rampę, zakończenie obsługi i wyjazd - zapisuje elektroniczna ewidencja wizyt, z której korzystają zarówno ochrona, jak i dział logistyki przy rozliczaniu przewoźników.
Integracja kiosku z innymi funkcjami Studio VSS.net podnosi efektywność magazynów
Kiosk nie działa w izolacji - korzysta z tej samej bazy awizacji, co portal przewoźnika i kalendarz okien czasowych. Rezerwacja złożona przez spedytora kilka dni wcześniej jest widoczna na stanowisku od razu po wpisaniu numeru rejestracyjnego, a potwierdzenie przyjazdu zmienia status awizacji w kalendarzu magazynu.
Na bramie kiosk współpracuje z kamerami rozpoznającymi tablice rejestracyjne. Moduł rozpoznawania tablic rejestracyjnych (LPR) odczytuje numer pojazdu jeszcze przed podjazdem do stanowiska i podpowiada właściwą awizację, więc kierowca zwykle potwierdza wyłącznie wyświetlone dane. Bieżący obraz odprawy - kolejka pojazdów, przydział ramp i statusy transportów - dostępny jest dla ochrony w module Gate Assistant. Przebieg całego procesu opisuje osobny materiał o tym, czym jest awizacja kierowcy w systemie Studio VSS.net.
Dane z kiosku zasilają raporty operacyjne: średni czas odprawy, liczbę odpraw w poszczególnych godzinach, udział wjazdów nieawizowanych oraz listę transportów obsłużonych poza wyznaczonym oknem czasowym. Zestawienia te pokazują, w których godzinach brakuje przepustowości na bramie i czy problem dotyczy całego obiektu, czy pojedynczego wjazdu.
Redukcja obsady portierni jest najczęściej wskazywanym efektem wdrożenia, ale równie istotne pozostaje odciążenie personelu od pracy papierowej. Oświadczenia i regulaminy przechowywane są cyfrowo, bez segregatorów i skanowania, a odnalezienie dokumentu konkretnego kierowcy zajmuje kilka sekund.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dzięki samoobsługowym stacjom
Kiosk wymusza potwierdzenie znajomości regulaminu BHP przed wydaniem przepustki - bez akceptacji odprawa nie przechodzi do kolejnego kroku. Zapis akceptacji zawiera identyfikator kierowcy, datę oraz wersję dokumentu, co pozwala wykazać spełnienie obowiązku podczas kontroli lub audytu wewnętrznego.
Oświadczenia dodatkowe, takie jak deklaracja trzeźwości czy zgoda na kontrolę pojazdu, obsługiwane są w tym samym schemacie. Zakres i częstotliwość ich zbierania konfiguruje administrator - część dokumentów wystarczy potwierdzić przy pierwszym wjeździe, inne przy każdej wizycie. Harmonogram wjazdów porządkują natomiast okna czasowe rezerwowane przez przewoźnika, zanim pojazd wyruszy w trasę.
Po odprawie kierowca otrzymuje mapkę obiektu z zaznaczoną trasą przejazdu do wskazanej rampy oraz strefami, w których obowiązuje ograniczenie ruchu. Ogranicza to błądzenie po placu i liczbę manewrów w miejscach o słabej widoczności.
Rejestracja czasów wjazdu i wyjazdu daje obiektywną podstawę do rozliczania SLA z przewoźnikami. Zamiast szacunków dostępne są znaczniki czasu zapisane przez system, wspólne dla obu stron umowy, co skraca uzgodnienia dotyczące przestojów i opłat dodatkowych.
Przyszłość logistyki z samoobsługowymi rozwiązaniami w Studio VSS.net
Kierunek rozwoju stanowisk samoobsługowych wyznacza dziś łączenie ich z aplikacją mobilną kierowcy. Część odprawy - akceptacja regulaminów, uzupełnienie danych naczepy, potwierdzenie planowanej godziny przyjazdu - może zostać wykonana jeszcze w drodze, a przy bramie pozostaje samo pobranie przepustki.
Drugim elementem jest wykorzystanie danych z czujników na rampach oraz z monitoringu placu do wskazywania wolnego stanowiska. Kierowca otrzymuje wtedy numer rampy w chwili, gdy dok faktycznie się zwalnia, co ogranicza kolejkowanie pojazdów pod magazynem. Rolę nadrzędną pełni w tym układzie system YMS odpowiadający za ruch na całym terenie zakładu.
Obsługa wielu lokalizacji w jednej instalacji pozwala utrzymać ten sam przebieg odprawy w każdym oddziale, przy zachowaniu odrębnych regulaminów, kalendarzy i uprawnień. Dla przewoźnika obsługującego kilka zakładów tego samego klienta oznacza to jednakowy sposób postępowania na każdej bramie.
Wdrożenie kiosku jest zwykle pierwszym krokiem do pełnej cyfryzacji obsługi bramy. Kolejne to automatyczne sterowanie szlabanem, integracja z wagą samochodową oraz przekazywanie statusów wprost do systemu magazynowego, dzięki czemu przyjęcie towaru rozpoczyna się bez dodatkowego zgłoszenia.
Ścieżka kierowcy przy kiosku samoobsługowym - krok po kroku
Kiosk samoobsługowy Studio VSS.net pozwala kierowcy odprawić się bez angażowania ochrony. Proces prowadzi kierowcę ekran po ekranie, w wybranym języku.
| Krok | Co robi kierowca |
|---|---|
| 1. Identyfikacja | Podaje numer rejestracyjny lub kod awizacji (QR/SMS) |
| 2. Potwierdzenie awizacji | System wyświetla dane transportu i okno czasowe do potwierdzenia |
| 3. Dane uzupełniające | W razie potrzeby uzupełnia kierowcę, naczepę, dokumenty |
| 4. Wydruk przepustki | Kiosk drukuje przepustkę z kodem QR i numerem celu |
| 5. Skierowanie | Kierowca otrzymuje informację, na którą bramę/rampę ma podjechać |
Wielojęzyczność i integracja
Wielojęzyczność i integracjaKiosk obsługuje wielu kierowców w różnych językach, a po odprawie przekazuje dane bezpośrednio do systemu awizacji i, opcjonalnie, do sterowania bramą. Dzięki temu skraca kolejki na portierni i odciąża ochronę.
Zasady przetwarzania danych kierowcy opisuje wpis awizacja dostaw a RODO, co skraca rozmowy z działem prawnym.