Księga gości w Studio VSS.net - kontrola wejść i wyjść na terenie zakładu

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Rejestracja wejścia i wydanie przepustki

Wjazd ciężarówki na teren zakładu to często dopiero początek ruchu osobowego związanego z jedną dostawą. Razem z kierowcą czekającym na rozładunek pojawiają się przedstawiciele kontrahenta odbierający dokumenty, serwisanci obsługujący instalacje czy audytorzy jakości. Każda z tych osób powinna zostać odnotowana w rejestrze wejść, niezależnie od tego, czy jej wizyta wiąże się bezpośrednio z awizacją dostawy.

Pracownik ochrony na portierni wyszukuje osobę po nazwisku, nazwie firmy lub numerze awizacji, potwierdza cel wizyty i wybiera strefę dostępu, do której gość jest uprawniony. System generuje wpis z godziną wejścia i numerem przepustki; dla gości powiązanych z dostawą dane pojazdu, przewoźnika i numeru zamówienia podciągają się automatycznie z formularza awizacji dostawy, więc ochrona nie przepisuje ich ręcznie po raz drugi. Samodzielną rejestrację kierowcy bez udziału operatora umożliwia kiosk samoobsługowy dla kierowców.

Zakres danych zbieranych podczas rejestracji, czas ich przechowywania oraz krąg osób uprawnionych do wglądu w księgę gości wynikają z przyjętej polityki bezpieczeństwa; zasady te porządkuje awizacja dostaw a RODO. Obowiązek ograniczenia zakresu zbieranych informacji do celu rejestracji oraz wskazania okresu ich przechowywania wynika wprost z rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).

Studio VSS.net

Para przycisków akcji w formularzu Studio VSS.net

Każdy formularz w systemie kończy się parą wyraźnie odróżnionych kolorem przycisków - jeden anuluje operację, drugi ją zatwierdza i zapisuje zmianę statusu. Ten sam wzorzec interfejsu wykorzystuje moduł księgi gości: przycisk wydania przepustki potwierdza wejście, a przycisk zamknięcia wizyty rejestruje wyjście z terenu zakładu.

Rejestracja wyjścia i kontrola czasu przebywania

Wpis w księdze gości nie kończy się na wejściu. W momencie opuszczania terenu zakładu ochrona lub sam gość - jeśli korzysta z kiosku samoobsługowego - zamyka wizytę, a system automatycznie oblicza czas przebywania na podstawie różnicy między godziną wejścia i wyjścia.

Czas przebywania gościa ma znaczenie praktyczne wykraczające poza samą ewidencję. Dla kierowców oczekujących na rozładunek wskaźnik ten zasila te same mechanizmy analityczne, które opisuje strona o wskaźnikach KPI systemu awizacji, pozwalając porównać planowany i rzeczywisty czas obsługi przy rampie. Dla gości biznesowych i serwisantów długi czas przebywania bez zamkniętej wizyty jest sygnałem dla ochrony, że warto zweryfikować, czy osoba faktycznie opuściła teren obiektu.

Jeżeli gość nie zgłosi wyjścia samodzielnie, portiernia widzi go na liście osób aktualnie obecnych na terenie zakładu i może skontaktować się z nim lub z osobą odpowiedzialną za przyjęcie, zanim wizyta zostanie formalnie zamknięta w rejestrze.

Powiązanie gościa z kontrahentem

Pojedynczy wpis w księdze gości rzadko istnieje w oderwaniu od szerszego kontekstu biznesowego. Kierowca reprezentuje przewoźnika, przedstawiciel handlowy - kontrahenta, a serwisant - firmę zewnętrzną obsługującą wyposażenie zakładu. Studio VSS.net powiązuje każdy wpis z kartoteką firmy, dzięki czemu historia wizyt danego kontrahenta jest dostępna w jednym miejscu, niezależnie od tego, ile różnych osób odwiedziło zakład w jego imieniu.

• Kartoteka kontrahenta - lista wszystkich osób uprawnionych do reprezentowania danej firmy podczas wizyt, z aktualnym statusem uprawnień.
• Historia wizyt firmy - zestawienie wszystkich wejść powiązanych z danym kontrahentem, niezależnie od tego, który konkretnie pracownik się zgłosił.
• Powiązanie z awizacją - automatyczne uzupełnienie danych transportu i zamówienia, gdy gość jest jednocześnie kierowcą realizującym zaplanowaną dostawę.

Ten sam mechanizm przypisania ról i uprawnień do kontrahenta wykorzystuje portal przewoźnika i kierowcy, w którym firma transportowa zarządza dostępem swoich kierowców do rezerwacji okien czasowych.

Historia wizyt z ostatnich 30 dni

Domyślny widok księgi gości prezentuje wszystkie wizyty zarejestrowane w ciągu ostatnich 30 dni, z możliwością rozszerzenia zakresu dat do dowolnego okresu potrzebnego przy kontroli lub rozliczeniu z kontrahentem. Każdy wiersz zawiera datę i godzinę wejścia, dane osoby i firmy, cel wizyty, numer przepustki oraz - jeśli wizyta została już zamknięta - godzinę wyjścia i wyliczony czas przebywania.

Zestawienie historyczne pełni rolę zbliżoną do rejestru zdarzeń opisanego na stronie o zarządzaniu dokami i rampami - każda zmiana statusu, w tym przypadku wejście lub wyjście osoby, zostaje zapisana z dokładną datą i tożsamością osoby przyjmującej gościa, co pozwala odtworzyć pełny przebieg dnia na portierni bez konieczności przeglądania papierowych notatek.

Studio VSS.net

Chronologiczny rejestr zdarzeń z filtrem dat - Studio VSS.net

Każdy rejestr historyczny w systemie - niezależnie od tego, czy dotyczy zdarzeń logistycznych, czy wejść na teren zakładu - domyślnie zawęża widok do najnowszego okresu i pozwala rozszerzyć zakres dat jednym filtrem w nagłówku kolumny. Zapisana data i osoba odpowiedzialna towarzyszą każdemu wierszowi.

Wyszukiwanie po nazwisku lub firmie

Gdy trzeba szybko ustalić, czy dana osoba przebywa na terenie zakładu albo kiedy odwiedziła go po raz ostatni, przeglądanie długiej listy wpisów byłoby stratą czasu. Filtr nad kolumną z nazwiskiem lub nazwą firmy zawęża listę do pasujących rekordów, wpisanych choćby częściowo - podobnie jak w wyszukiwaniu transportu po nazwisku kierowcy w module awizacji.

Wyszukiwanie po firmie ma dodatkową wartość przy weryfikacji uprawnień: pracownik ochrony widzi od razu wszystkie osoby zgłoszone przez danego kontrahenta w wybranym okresie, co ułatwia potwierdzenie, że nieznany wcześniej gość rzeczywiście reprezentuje firmę, z którą zakład współpracuje.

Studio VSS.net

Wyszukiwanie po nazwisku w rejestrze Studio VSS.net

Pole filtra umieszczone bezpośrednio nad kolumną z nazwiskiem pozwala wpisać fragment szukanej frazy i natychmiast zawęzić listę do pasujących rekordów. Ta sama mechanika filtrowania działa w księdze gości przy wyszukiwaniu po nazwisku odwiedzającego lub nazwie reprezentowanej firmy.

Zastosowanie w audytach bezpieczeństwa i ewakuacji

Wybrane obiekty przemysłowe i logistyczne podlegają wymogowi ewidencjonowania ruchu osobowego na terenie chronionym, wynikającemu z ustawy o ochronie osób i mienia. Podczas audytu bezpieczeństwa lub kontroli zewnętrznej księga gości dostarcza kompletnej, przeszukiwalnej listy osób obecnych na terenie zakładu w dowolnie wybranym momencie, bez konieczności ręcznego przeglądania papierowych rejestrów z portierni.

W sytuacji ewakuacji ten sam rejestr zyskuje inne, doraźne zastosowanie: lista osób z otwartą wizytą - czyli takich, które zarejestrowały wejście, ale nie zamknęły jeszcze wyjścia - staje się listą obecności w punkcie zbiórki. Osoba koordynująca ewakuację może w kilka sekund ustalić, ile osób spoza załogi powinno znajdować się na terenie obiektu i w jakiej strefie ostatnio się zameldowały.

Dane z księgi gości uzupełniają też rejestr ruchu pojazdów prowadzony przez rozpoznawanie numerów rejestracyjnych w technologii LPR oraz kontrolę realizowaną na bramie wjazdowej i wyjazdowej, tworząc razem pełny obraz ruchu osobowego i towarowego na terenie zakładu.

Podsumowanie księgi gości w Studio VSS.net

Księga gości zamienia papierową książkę wejść w przeszukiwalny, zawsze aktualny rejestr ruchu osobowego. Poniższe zestawienie pokazuje różnicę w czterech obszarach codziennej pracy portierni.

Dzięki powiązaniu wpisów z awizacją dostawy i kartoteką kontrahenta oraz możliwości błyskawicznego wyszukania dowolnej osoby, księga gości podnosi poziom bezpieczeństwa obiektu i skraca czas odprawy na portierni. Szerszy kontekst kontroli ruchu na terenie zakładu opisuje strona o zarządzaniu placem manewrowym (YMS).