Ewidencja wizyt w Studio VSS.net opiera się na dwóch rejestrach: historii wjazdów i wyjazdów pojazdów oraz księdze gości dla osób wchodzących bez pojazdu. Księga gości zapisuje wejście i wyjście z godziną, wydaje przepustkę, liczy czas przebywania i pokazuje listę osób obecnych na terenie zakładu.
Po wjeździe ciężarówki zaczyna się zwykle ruch osobowy związany z jedną dostawą. Razem z kierowcą pojawiają się przedstawiciele kontrahenta odbierający dokumenty oraz ekipy serwisowe, a każdą z tych osób trzeba odnotować niezależnie od tego, czy wizyta wiąże się z awizacją dostawy. Papierowa książka wejść zapisuje takie zdarzenia, ale nie odpowiada na pytania zadawane po fakcie: kto był w zakładzie w zeszłym miesiącu albo kto został na terenie po zakończeniu zmiany.
Poniżej opisujemy rejestry ruchu, zawartość wpisu, powiązanie z kontrahentem, wyszukiwanie oraz zakres danych osobowych. Przebieg wizyty osoby spoza zakładu, od formularza wejścia po zamknięcie wizyty, opisuje strona awizacja gości i pracowników firm zewnętrznych.
Rejestracja wejścia i wydanie przepustki
Rejestracja wejścia i wydanie przepustkiSystem prowadzi dwa rejestry, które uzupełniają się w ewidencji wizyt. Pojazdy rejestruje kamera LPR lub kiosk, a zezwolenie na wjazd zatwierdza ochrona, natomiast osoby bez pojazdu rejestruje księga gości.
| Rejestr | Kogo dotyczy | Skąd pochodzi wpis | Gdzie go znaleźć |
|---|---|---|---|
| Historia wjazdów i wyjazdów | Pojazdy i ich kierowcy | Odczyt kamery LPR lub kiosk, a następnie zezwolenie na wjazd wydane przez ochronę | Moduł LPR i historia awizacji |
| Księga gości | Osoby wchodzące bez pojazdu: goście oraz pracownicy firm zewnętrznych, w tym serwisanci | Formularz Wejście i wydanie przepustki przez ochronę | Menu Księga gości roli Brama i ochrona oraz sekcja Informacje |
Pracownik ochrony otwiera formularz z pozycji Wejście w menu bocznym, wybiera kontrahenta z podpowiedzią po wpisaniu co najmniej dwóch znaków i potwierdza cel wizyty. Przycisk Przepustka generuje wpis z godziną wejścia i numerem przepustki. Dla gości powiązanych z dostawą dane transportu podciągają się z formularza awizacji dostawy, więc ochrona nie przepisuje ich po raz drugi. Samodzielną odprawę kierowcy bez operatora umożliwia kiosk samoobsługowy dla kierowców.
Wejście na teren zakładu - formularz rejestracji VSS.net
Rejestrację wejścia pieszego otwiera sekcja Wejście w menu bocznym. Formularz zawiera rodzaj zdarzenia, kontrahenta z podpowiedzią po wpisaniu dwóch znaków, nazwę firmy, imię i nazwisko, telefon, dokument tożsamości oraz pole Do kogo i w jakiej sprawie. Przycisk Przepustka generuje przepustkę pieszą, a wpis trafia do księgi gości.
| Kolumna księgi gości | Skąd pochodzi wartość |
|---|---|
| Imię i nazwisko | Formularz wejścia, wpisane przez ochronę na podstawie rozmowy z gościem |
| Firma | Kartoteka kontrahentów albo wpis ręczny dla firm spoza kartoteki |
| Cel wizyty i osoba odwiedzana | Pole Do kogo i w jakiej sprawie w formularzu wejścia |
| Godzina wejścia i wyjścia | System, w chwili wydania przepustki i zamknięcia wizyty |
| Numer przepustki | Wydruk przepustki z formularza wejścia |
| Operator bramy | Login pracownika ochrony, który zapisał wpis |
Zakres zbieranych danych i czas ich przechowywania wynikają z przyjętej polityki bezpieczeństwa; zasady te porządkuje awizacja dostaw a RODO. Obowiązek ograniczenia danych do celu rejestracji i wskazania okresu przechowywania wynika z rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).
Rejestracja wyjścia i kontrola czasu przebywania
Rejestracja wyjścia i kontrola czasu przebywaniaWpis w księdze gości nie kończy się na wejściu. Przy opuszczaniu terenu ochrona zamyka wizytę, a system oblicza czas przebywania z różnicy godziny wejścia i wyjścia. Godzina wyjścia uzupełnia się automatycznie albo ręcznie, a po zamknięciu wizyty można wydrukować potwierdzenie wyjścia lub powiadomić osobę odwiedzaną.
Księga gości - rejestracja wyjścia VSS.net
Ekran rejestracji wyjścia pokazuje dane wizyty: imię i nazwisko gościa, firmę, godzinę wejścia oraz pole godziny wyjścia, uzupełniane automatycznie lub ręcznie przez operatora bramy. Po potwierdzeniu wpis w księdze zostaje zamknięty, a czas przebywania na terenie zakładu zapisuje się w rejestrze.
Czas przebywania ma znaczenie wykraczające poza samą ewidencję. Dla kierowców oczekujących na rozładunek wskaźnik zasila te same mechanizmy, które opisuje strona o wskaźnikach KPI systemu awizacji, i pozwala porównać planowany czas obsługi z faktycznym. Dla gości biznesowych i serwisantów długi pobyt bez zamkniętej wizyty jest sygnałem dla ochrony, żeby sprawdzić, czy osoba opuściła teren.
Powiązanie gościa z kontrahentem
Powiązanie gościa z kontrahentemPojedynczy wpis w księdze rzadko istnieje w oderwaniu od kontekstu biznesowego. Kierowca reprezentuje przewoźnika, przedstawiciel handlowy kontrahenta, a serwisant firmę zewnętrzną obsługującą wyposażenie zakładu. Studio VSS.net wiąże każdy wpis z kartoteką firmy, więc historia wizyt kontrahenta jest dostępna w jednym miejscu.
| Element | Zakres | Zastosowanie |
|---|---|---|
| Kartoteka kontrahenta | Osoby uprawnione do reprezentowania firmy podczas wizyt, z aktualnym statusem uprawnień | Wybór firmy w formularzu bez ręcznego przepisywania |
| Historia wizyt firmy | Wszystkie wejścia powiązane z kontrahentem, niezależnie od tego, która osoba się zgłosiła | Ocena, kto z firmy bywa na terenie zakładu |
| Powiązanie z awizacją | Dane transportu i zamówienia, gdy gość jest jednocześnie kierowcą zaplanowanej dostawy | Brak ponownego wpisywania danych przez ochronę |
Ten sam mechanizm przypisania ról i uprawnień do kontrahenta wykorzystuje portal przewoźnika i kierowcy, w którym firma transportowa zarządza dostępem swoich kierowców do rezerwacji okien czasowych.
Historia wizyt z ostatnich 30 dni
Historia wizyt z ostatnich 30 dniDomyślny widok księgi gości prezentuje wizyty z ostatnich 30 dni, a zakres dat można rozszerzyć do dowolnego okresu potrzebnego przy kontroli albo rozliczeniu z kontrahentem. Każdy wiersz zawiera datę i godzinę wejścia, dane osoby i firmy, cel wizyty, numer przepustki oraz, po zamknięciu wizyty, godzinę wyjścia i czas przebywania.
Księga gości - rejestr osób na terenie zakładu VSS.net
Ekran Księga gości w sekcji Informacje pokazuje elektroniczny rejestr osób wchodzących na teren obiektu w trybie gościnnym. Kolumny to imię i nazwisko, firma, cel wizyty, osoba odwiedzana, godzina wejścia, godzina wyjścia, numer przepustki i operator bramy. Widok służy do kontroli przebywania gości i weryfikacji czasu wizyty.
Zestawienie pełni rolę zbliżoną do rejestru zdarzeń z zarządzania dokami i rampami: każda zmiana, w tym wejście lub wyjście osoby, zapisuje się z datą i tożsamością osoby przyjmującej gościa. Pozwala to odtworzyć przebieg dnia na portierni bez papierowych notatek.
Wyszukiwanie po nazwisku lub firmie
Wyszukiwanie po nazwisku lub firmieGdy trzeba ustalić, czy dana osoba przebywa na terenie zakładu albo kiedy odwiedziła go po raz ostatni, przeglądanie długiej listy byłoby stratą czasu. Filtr nad kolumną z nazwiskiem lub nazwą firmy zawęża listę do pasujących rekordów, wpisanych nawet częściowo, podobnie jak w wyszukiwaniu transportu po nazwisku kierowcy w module awizacji.
Wyszukiwanie po firmie ma dodatkową wartość przy weryfikacji uprawnień: pracownik ochrony widzi wszystkie osoby zgłoszone przez danego kontrahenta w wybranym okresie, co ułatwia potwierdzenie, że nieznany gość reprezentuje firmę, z którą zakład współpracuje. Typowe sytuacje zbiera tabela.
| Sytuacja | Co pokazuje system | Postępowanie |
|---|---|---|
| Gość nie zgłosił wyjścia | Wizyta pozostaje otwarta, a osoba jest na liście obecnych | Portiernia kontaktuje się z gościem lub osobą przyjmującą, zanim zamknie wizytę |
| Kierowca wchodzi do biura z dokumentami | Wejście rejestruje się w formularzu wejścia pieszego, a wizytę pojazdu prowadzi awizacja | Obie wizyty tej samej firmy łączą się w kartotece kontrahenta |
| Nieznany gość twierdzi, że reprezentuje kontrahenta | Filtr po firmie pokazuje osoby zgłoszone przez nią w wybranym okresie | Ochrona potwierdza wizytę u osoby odwiedzanej |
| Niedostępny system | Wpisy powstają z opóźnieniem, a lista obecnych jest nieaktualna | Obiekt stosuje procedurę zapasową i uzupełnia księgę po przywróceniu systemu |
Zakres danych osobowych i RODO w ewidencji wizyt
Zakres danych osobowych i RODO w ewidencji wizytKsięga gości przetwarza dane osobowe, więc obiekt jako administrator danych określa cel zapisu i okres przechowywania. Zasada minimalizacji z art. 5 RODO oznacza, że pole trzeba wypełniać tylko wtedy, gdy cel rejestracji tego wymaga, a obowiązek informacyjny z art. 13 wobec gościa spełnia obiekt, na przykład wywieszoną klauzulą przy portierni. System dostarcza rejestr i ślad audytowy, ale nie zastępuje polityki ochrony danych obiektu. Tabela zestawia dane z księgi z celem ich zapisu.
| Dane w księdze | Cel zapisu | Uwaga dla administratora |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko oraz firma | Ustalenie, kto przebywa na terenie zakładu | Zakres zgodny z celem rejestracji |
| Telefon | Kontakt z gościem lub osobą przyjmującą | Pole wpisywane tylko wtedy, gdy kontakt jest potrzebny |
| Numer dokumentu tożsamości | Weryfikacja tożsamości przy wejściu | Administrator ocenia, czy cel uzasadnia zapis numeru i jak długo go przechowywać |
| Cel wizyty i osoba odwiedzana | Powiązanie wizyty z pracownikiem zakładu | Treść ogranicza się do informacji potrzebnych ochronie |
| Godziny wejścia i wyjścia | Liczenie czasu przebywania i lista obecnych | Okres przechowywania ustala administrator |
| Login operatora bramy | Wskazanie osoby, która zapisała wpis | Dane pracownika w śladzie audytowym |
Zastosowanie w audytach bezpieczeństwa i ewakuacji
Zastosowanie w audytach bezpieczeństwa i ewakuacjiW obiektach objętych obowiązkową ochroną na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia zasady wejść i ewidencji osób wynikają z planu ochrony oraz polityki bezpieczeństwa obiektu. Księga gości dostarcza rejestr, który można przeszukać, a wymagania określa administrator. Podczas audytu lub kontroli zewnętrznej system pokazuje listę osób obecnych na terenie zakładu w wybranym momencie, bez przeglądania papierowych rejestrów.
W sytuacji ewakuacji ten sam rejestr służy doraźnie: lista osób z otwartą wizytą, czyli takich, które zarejestrowały wejście, ale nie zamknęły wyjścia, staje się listą obecności w punkcie zbiórki. Osoba koordynująca ewakuację ustala, ile osób spoza załogi powinno być na terenie obiektu i w której strefie ostatnio się zameldowały. Dane z księgi uzupełniają rejestr pojazdów prowadzony przez rozpoznawanie numerów rejestracyjnych w technologii LPR oraz kontrolę na bramie wjazdowej i wyjazdowej, dając pełny obraz ruchu osobowego i towarowego.
Księga gości zamiast papierowej książki wejść
Księga gości zamiast papierowej książki wejśćKsięga gości zamienia papierową książkę wejść w przeszukiwalny rejestr ruchu osobowego. Tabela pokazuje różnicę w czterech obszarach pracy portierni.
| Obszar | Papierowa książka wejść | Księga gości Studio VSS.net |
|---|---|---|
| Rejestracja wejścia | Ręczny wpis długopisem, ryzyko nieczytelnych danych | Wybór firmy z kartoteki i wydanie przepustki z formularza |
| Wyszukiwanie wpisu | Przeglądanie kolejnych stron zeszytu | Filtr po nazwisku lub firmie zawęża listę do pasujących rekordów |
| Historia wizyt | Rozproszona po wielu zeszytach | Jeden rejestr z filtrem zakresu dat |
| Audyt i ewakuacja | Ręczne liczenie obecnych osób na podstawie wpisów | Lista osób z otwartą wizytą dostępna w systemie |
Szerszy kontekst kontroli ruchu na terenie zakładu opisuje strona o zarządzaniu placem manewrowym (YMS). Praktyczny przebieg wizyty, od formularza wejścia pieszego po zamknięcie wizyty w kiosku, przedstawia strona o awizacji gości i pracowników firm zewnętrznych, a potwierdzanie zasad bezpieczeństwa strona o BHP na placu logistycznym. Wymagania kontroli dostępu w obiektach farmaceutycznych omawia strona o awizacji dostaw farmaceutycznych.