Przyjęcie zapisuje się po potwierdzeniu ilości w ERP i pokazuje siedem wyników kontroli

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Kontrola ilości w ERP przed zapisem przyjęcia ma w opisywanym wdrożeniu zwykły powód: biuro przyjęło już część dostawy ręcznie w ERP, a magazynier otwiera dokument z pełną ilością z awizacji. Bez sprawdzenia ten sam towar zostałby przyjęty dwa razy, raz ręcznie i raz z magazynu.

Ta strona opisuje formularz dokumentu przyjęcia w firmie kupującej towar u dostawców: co magazynier widzi przy każdej pozycji, zanim kliknie ZAPISZ. Dalszy los zapisanego dokumentu opisuje strona o wysyłce przyjęcia do ERP bez czekania, a sytuację, w której nie wiadomo, czy ERP przyjął dokument, strona o stanie nierozstrzygniętym po wysłaniu.

Ilość zapisana lokalnie nie wystarcza, bo przyjęcie mogło powstać poza magazynem

Formularz otwiera się z listy awizacji oczekujących na dokument przyjęcia, czyli awizacji po zwolnieniu rampy albo po wyjeździe pojazdu. Każda pozycja awizacji staje się wierszem dokumentu, a magazynier może poprawić jej ilość. Siatka pokazuje liczby z zamówienia (Zamówiono i Przyjęto), liczby pomocnicze (Do realizacji i W ERP zostało) oraz kolumnę Kontrola ERP z wynikiem dla pozycji.

Kolumna Do realizacji pochodzi z danych systemu: ilość zamówiona dla zamówienia i towaru minus dokumenty przyjęcia już wystawione w tym systemie. Gdy wpisana ilość jest większa, liczba robi się czerwona i pogrubiona. To wskazówka, a nie aktualny stan zamówienia: o zapisie decyduje kontrola w ERP, bo przyjęcie mogło powstać poza tym systemem.

Na dokumencie działa też blokada lokalna. Gdy ilość jest większa niż na zamówieniu, pojawia się okno z indeksem i nazwą pozycji oraz dwiema liczbami: ilością na zamówieniu i ilością na dokumencie. To sprawdzenie porównuje wpis z całą ilością linii zamówienia, a nie z pozostałą. Nie odpytuje ERP i działa przed kontrolą w ERP, o ile do pozycji dopasowano linię zamówienia.

Z ustaleń na etapie wymagań wynikało, że do jednego zamówienia może być wiele dostaw, więc suma na samym dokumencie niczego nie rozstrzyga. Inny sposób liczenia, po stronie awizacji, opisuje strona o ilości pozostałej do dostawy, a rozkład puli dokumentów na pozycje zapytaniem T-SQL pokazuje artykuł o bilansie pozycji zamówienia w T-SQL.

Formularz pyta ERP w trzech momentach, zawsze tuż przed zapisem

Kontrola jest wywoływana automatycznie po otwarciu formularza, po kliknięciu przycisku Sprawdź w ERP i zawsze tuż przed zapisem. Przed każdym wywołaniem ekran przykrywa nakładka z kółkiem i krótkim opisem tego, co jest sprawdzane. Ilość pochodzi z odczytu w chwili wywołania, a nie z importu cyklicznego.

Ilość pozostała na pozycji zamówienia to ilość pozycji pomniejszona o cztery składniki:

• przyjęcia już zarejestrowane w ERP
• dokumenty z tego systemu czekające w kolejce
• dokumenty z tego systemu już utworzone
• pozostałe dokumenty przyjęcia tego towaru w ERP, rozkładane po kolei na pozycje tego towaru

Po otwarciu formularza kontrola liczy ilości z awizacji, a nie te, które magazynier dopiero wpisze. Pierwszy wynik pojawia się więc, zanim ktokolwiek cokolwiek zmieni.

Siedem wyników kontroli pojawia się w kolumnie przy każdej pozycji

Wynik OK jest zielony i pogrubiony, a każdy inny czerwony i pogrubiony. Pełny komunikat siedzi w podpowiedzi komórki. Pozycja jeszcze niesprawdzona ma szary napis „do sprawdzenia”. Pozycja z ilością zero albo pustą dostaje OK, o ile nie zatrzymało jej wcześniejsze sprawdzenie.

Kontrola sprawdza pozycję w ustalonej kolejności. Najpierw odpada błąd danych i brak odpowiedzi ERP, potem zamówienie zamknięte i brak pozycji w ERP, następnie ilość zero i pozycja przyjęta w całości, a na końcu przekroczenie. Dopiero po tych sprawdzeniach pozycja dostaje OK. W komunikacie o przekroczeniu wpisana liczba oznacza sumę ilości wpisanych na tę samą pozycję zamówienia we wszystkich wierszach dokumentu, więc rozbicie ilości na dwa wiersze nie omija kontroli.

Jeśli magazynier zmieni towar na pozycji względem awizacji, pozycja dostaje Błąd danych z wyjaśnieniem, że takiej pozycji nie da się powiązać z pozycją zamówienia w ERP. Zostają dwie drogi: przywrócić towar z awizacji albo przyjąć podmieniony towar osobnym dokumentem.

Linia stanu nad listą mówi, czy zapis się powiedzie

Nad listą pozycji stoi jedna linia stanu kontroli. Ma cztery postaci:

• zielone „Kontrola w ERP: wszystkie pozycje OK”
• czerwone „Kontrola w ERP: pozycje do poprawy: N” z szarym dopiskiem o szczegółach w kolumnie Kontrola ERP
• czerwone „Kontrola w ERP nie odpowiedziała - zapis będzie wymagał potwierdzenia”
• szare ostrzeżenie, że lista pozycji się zmieniła, z poleceniem kliknięcia Sprawdź w ERP albo zapisu, który uruchomi kontrolę automatycznie

Wynik inny niż OK zatrzymuje zapis

Gdy kontrola odpowie, zapis dochodzi do skutku tylko wtedy, gdy każda pozycja ma wynik OK. Przycisk ZAPISZ jest zablokowany od chwili kliknięcia. Przy wyniku innym niż OK pojawia się okno z informacją, że kontrola w ERP nie pozwala zapisać dokumentu, i z prośbą o poprawę pozycji albo usunięcie ich z dokumentu.

Każda pozycja na liście okna ma cztery elementy: indeks, nazwę, komunikat w kolorze czerwonym i szarą linię z dokumentami w ERP. Magazynier widzi od razu, że wpisano pięćdziesiąt sztuk, a w ERP zostało czterdzieści, i wie, które dokumenty tę różnicę zbudowały.

Zapis dokumentu przyjęcia dochodzi do skutku tylko wtedy, gdy każda pozycja ma wynik OK, a brak odpowiedzi kontroli wymaga świadomego potwierdzenia magazyniera.

Gdy ERP nie odpowie, zapis wymaga potwierdzenia, ale serwer sprawdzi jeszcze raz

Brak odpowiedzi kontroli nie zatrzymuje pracy magazynu. Zapis nie jest blokowany, ale wymaga potwierdzenia: okno informuje, że nie udało się potwierdzić w ERP, ile zostało do realizacji na zamówieniu, i że serwer sprawdzi ilości jeszcze raz przy wysyłce oraz zatrzyma dokument, jeśli w ERP nie ma już tej ilości. Odpowiedzi to TAK i NIE, a zamknięcie okna równa się NIE.

Jeżeli lokalnie wpisana ilość przekracza liczbę z kolumny Do realizacji, okno dodaje jeszcze jedno ostrzeżenie. Podaje w nim cztery liczby: zamówiono, przyjęto, zostało do realizacji i wpisano. Pyta też, czy zapisać dokument mimo konieczności korekty zamówienia.

Kontrola powtarza się na serwerze przy wysyłce, bo między otwarciem formularza a zapisem ktoś mógł wystawić przyjęcie w ERP. Dokument, który jej nie przejdzie, nie jest wysyłany: zostaje anulowany w systemie, a pozycje wracają na listę awizacji. Ekran pokazuje tabelę o pięciu kolumnach (zamówienie, numer linii, wpisana ilość, ilość pozostała, wynik) i informację, że dokument nie trafił do ERP. Tak samo kończy się sytuacja, w której ERP nie odpowie także serwerowi.

Serwer może więc zatrzymać dokument także po tym, jak magazynier potwierdził zapis mimo braku odpowiedzi. Kolejkę, do której trafia dokument po przejściu kontroli, pilnuje osobny monitor kolejki ERP bez harmonogramu.

Dwie liczby „ile zostało” i okno szczegółów pozycji

Ważniejsza z dwóch liczb jest W ERP zostało, bo uwzględnia przyjęcia wystawione poza tym systemem.

Przycisk Szczegóły pozycji albo dwukrotne kliknięcie pozycji otwiera okno z bilansem. Bilans zaczyna się od ilości zamówionej w ERP. Odejmuje się od niej przyjęcia zarejestrowane dokumentami przyjęcia i nasze dokumenty w kolejce lub nierozstrzygnięte, a potem pozostałe dokumenty przypisane do pozycji. Wynik to liczba z kolumny W ERP zostało. Poniżej każda tabela dokumentów kończy się wierszem sumy.

Okno wyjaśnia, że pozostałe dokumenty to część puli towaru rozkładanej po kolei na pozycje zamówienia z tym towarem. Gdy przyjęcia i dokumenty razem przekraczają ilość zamówioną, ten składnik jest obcięty, a zostaje zero.

Jeden poranek magazyniera: pięćdziesiąt sztuk w awizacji, czterdzieści w ERP

Przykład z danymi fikcyjnymi. Magazynier otwiera dokument przyjęcia z Awizacji 26-2001 od Dostawcy Testowego. Po chwili nakładki przy Artykule A z Zamówienia 26-1001 pojawia się wynik Za dużo: w awizacji było pięćdziesiąt sztuk, a w ERP zostało czterdzieści, bo biuro przyjęło wcześniej część dostawy ręcznie.

Magazynier zmienia ilość na czterdzieści i klika Sprawdź w ERP. Linia stanu robi się zielona, a obie pozycje mają wynik OK, więc zapisuje dokument; tuż przed zapisem kontrola wykona się jeszcze raz. Gdyby ERP nie odpowiedziało, program zapytałby, czy zapisać dokument mimo to.

Gdzie kontrola się kończy

Kontrola nie jest gwarancją, że dokument powstanie w ERP: po zapisie serwer może go jeszcze zatrzymać, a dokument w kolejce czeka na wynik. Połączenie awizacji z ERP opisują też strony o integracjach awizacji z programami ERP oraz o łączeniu systemu awizacji z ERP.

Dokument przyjęcia powstaje osobno dla każdego zamówienia z awizacji, co wyjaśnia strona o kilku zamówieniach w jednej awizacji. Po stronie awizacji ilość pozostałą liczy bilans pozycji zamówienia.

Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem podobnej kontroli

• Czy w Twojej firmie towar bywa przyjmowany w ERP ręcznie, zanim magazyn wystawi własny dokument przyjęcia?
• Kto ma prawo zdecydować o zapisie dokumentu, gdy ERP chwilowo nie odpowiada?
• Czy zamówienia mają kilka linii tego samego towaru i czy przyjęcia muszą być przypisywane do konkretnej linii?
• W którym momencie magazynier powinien dowiedzieć się o przekroczeniu: przy otwarciu dokumentu czy dopiero przy zapisie?