Jedna dostawa, kilka zamówień: pozycje z różnych zamówień i osobny dokument przyjęcia na każde

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Dostawca wiezie jedną dostawą towar z dwóch zamówień i nie chce zakładać dwóch awizacji, bo na bramie stanie jeden pojazd. Kilka zamówień w jednej awizacji rozwiązuje ten problem już w formularzu: numer zamówienia jest kolumną w tabeli pozycji, więc jedna awizacja może mieć pozycje z różnych zamówień.

Ta strona opisuje ekran od strony dostawcy i logistyka: co się wybiera, co zostaje przy pozycji i co dzieje się z tymi pozycjami przy przyjęciu. Ilość dostępną do awizowania liczy bilans pozycji zamówienia z trzech stanów, a sprawdzenie ilości przy zapisie dokumentu opisuje strona o kontroli ilości w ERP.

Dostawa z kilku zamówień zaczyna się od jednej awizacji

Formularz awizacji ma cztery sekcje: Awizo, Strefa zamówień, Strefa transportu i Podsumowanie. Pozycje z zamówień dopisuje się w drugiej z nich. Siedem pól idzie w stałej kolejności: numer zamówienia, pozycja zamówienia, ilość, rodzaj jednostki logistycznej, liczba jednostek, numer partii dostawcy i uwagi do pozycji. Pole z liczbą jednostek pojawia się dla rodzajów transportu, które je przewidują. Samo zakładanie awizacji opisuje strona o dopisaniu awizacji, a kolejne kroki strona o zakładaniu awizacji transportu.

Przycisk Dodaj pozycję dopisuje pozycję do tabeli pod formularzem i pokazuje podpowiedź „Dopisano pozycję!”. Ikona usunięcia przy pozycji otwiera okno z pytaniem o potwierdzenie. Tabela ma siedem kolumn: numer zamówienia, indeks z nazwą, ilość, rodzaj i liczbę jednostek, numer partii, uwagi oraz planowaną datę.

Kolumna z numerem zamówienia sprawia, że jedna awizacja może mieć pozycje z kilku zamówień. Po dodaniu pozycji wybór zamówienia zostaje, a czyszczą się pola pozycji, ilości, jednostki i partii. Pozycję z innego zamówienia tego samego dostawcy dopisuje się więc po wybraniu innego zamówienia z listy.

Strefa zamówień prowadzi od numeru zamówienia do pozycji

Lista numerów zamówień podpowiada zamówienia kontrahenta awizacji, które mają jeszcze pozycje z ilością do awizowania. Wpisany fragment numeru zawęża listę. W formularzu logistyki kontrahenta wybiera się wcześniej w sekcji Awizo, a w formularzu dostawcy wynika on z konta, o czym mówi strona o roli kontrahenta w awizacjach.

Po wyborze zamówienia lista pozycji pokazuje jego pozycje: pogrubiony indeks, a pod nim nazwę z dopiskiem o ilości pozostałej. Na liście są tylko pozycje z dodatnią pozostałością i z aktywną kartoteką artykułu (kartoteki opisuje strona o kartotekach w Studio VSS.net), więc nie każda pozycja zamówienia trafia do wyboru. Pole Ilość przyjmuje liczby od 1 do 99 999 999 i nie jest związane z pozostałością, a co z tego wynika dla nadwyżki, opisuje strona o bilansie pozycji zamówienia.

Jednostka logistyczna i partia zostają przy pozycji

Jedna pozycja ma jeden rodzaj jednostki logistycznej, jedną liczbę jednostek i jeden numer partii dostawcy do pięćdziesięciu znaków. Towar jadący na różnych jednostkach dopisuje się jako kilka pozycji z różnymi rodzajami jednostek. W dokumencie przyjęcia numer partii jedzie do ERP jako cecha pozycji.

W opisywanym wdrożeniu jedna rola, logistyka, może dopisać pozycję bez rodzaju i liczby jednostek. Pozostałe role, w tym dostawca, muszą je podać: system pokazuje prośbę o rodzaj jednostki logistycznej i komunikat, że liczba jednostek ma być większa od zera. Zapis awizacji wymaga co najmniej jednej pozycji i tego, żeby przynajmniej jedna pozycja miała wpis o jednostkach, a bez pozycji formularz prosi o ich podanie.

Termin podpowiada zamówienie, ale dostawca może go zmienić

Po wyborze zamówienia kalendarz ustawia się na termin zapisany przy zamówieniu, o ile mieści się w dozwolonym zakresie kalendarza formularza. Kalendarz obejmuje najbliższe trzydzieści dni, a ten sam termin widać w tabeli jako planowaną datę. Użytkownik może wybrać inny dzień.

Z ustaleń na etapie wymagań wynikało, że zamówienie w ERP ma wstępną datę dostawy, którą dostawca może nadpisać. Z tych samych ustaleń pochodzą dwa wymagania dotyczące ilości: do jednego zamówienia może być wiele awizacji, a w awizacji może być więcej sztuk niż w zamówieniu. Zgodnie z tym formularz awizacji nie blokuje wpisu większego niż pozostałość.

Przy przyjęciu każde zamówienie dostaje własny dokument

Jedna awizacja może zawierać pozycje z wielu zamówień, ale dokument przyjęcia powstaje osobno dla każdego zamówienia.

Formularz dokumentu przyjęcia otwiera się z zestawienia awizacji oczekujących na dokument. Przy zapisie pozycje są grupowane według zamówienia, każda grupa tworzy osobny dokument z własnym numerem, a dokumenty są wysyłane do ERP po kolei. Szczegóły wysyłki pokazuje strona o wysyłce przyjęcia do ERP przez kolejkę.

Po udanym zapisie awizacja jest oznaczana jako obsłużona dokumentem przyjęcia i znika z listy awizacji oczekujących na dokument. Dzieje się tak od razu, gdy ma jedno zamówienie albo gdy wszystkie jej pozycje zostały wykorzystane. Przy kilku zamówieniach i pozostałych pozycjach formularz pyta, czy wygenerowano już wszystkie dokumenty przyjęcia. Odpowiedź TAK oznacza awizację i zamyka okno, NIE zamyka okno bez oznaczania awizacji, a zamknięcie okna równa się NIE.

Przy przyjęciu pozycję można dopisać tylko do jednego z zamówień awizacji

Formularz dokumentu przyjęcia ma własną sekcję Strefa zamówień z polami numeru zamówienia, pozycji zamówienia, ilości, numeru partii, daty ważności i uwag do pozycji. Dopisana tu pozycja trafia do awizacji i podlega tym samym kontrolom co pozycje przyniesione z awizacji. Panel dopisywania pracuje na zamówieniach tej awizacji: przy jednym zamówieniu jego numer jest polem tylko do odczytu, a przy kilku formularz pokazuje informację „Awizacja obejmuje kilka zamówień” z listą i zdaniem, że pozycję można dopisać tylko do jednego z nich.

Gdy zamówienie nie ma już pozycji pozostałych do awizowania, panel jest wyłączony z czerwonym komunikatem, a przycisk Dodaj pozycję jest nieaktywny. Pole ilości dostaje po wyborze pozycji wartość pozostałą, a pod nim widać liczbę pozostałą do zawizowania. Gdy wpisano więcej, pojawia się czerwone ostrzeżenie, które samo niczego nie blokuje, bo kontrole przy zapisie dokumentu opisuje strona o kontroli ilości w ERP przed zapisem.

Jeden dzień dostawcy i magazyniera: trzy artykuły z dwóch zamówień

Przykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy wiezie jedną dostawą towar z dwóch zamówień. W Awizacji 26-2001 wybiera Zamówienie 26-1001 i dopisuje Artykuł A (dwadzieścia sztuk, jedna jednostka logistyczna rodzaju 1, partia P-01), potem wybiera Zamówienie 26-1002 i dopisuje Artykuł B (dziesięć sztuk, jednostka rodzaju 2). Tabela pokazuje oba numery zamówień, a kalendarz podpowiada termin zapisany przy zamówieniu.

W dniu przyjęcia magazynier widzi, że przyjechał jeszcze Artykuł C z Zamówienia 26-1001, więc dopisuje go w sekcji Strefa zamówień formularza przyjęcia. Po zapisie system tworzy dwa dokumenty przyjęcia, jeden dla zamówienia 26-1001 i jeden dla 26-1002, i wysyła je po kolei.

Czego ten opis nie obejmuje

Termin ważności zostaje w systemie awizacji i nie trafia do ERP. Nie każdy dokument musi dotrzeć do ERP, a kontrola ilości przy zapisie dokumentu nie jest nieomylna. Dokument powstaje na numer zamówienia, a nie na kolejną dostawę do tego samego numeru. Współpracę awizacji z ERP opisuje strona o integracjach awizacji z programami ERP, a związek zamówienia z awizacją strona o zamówieniu a awizacji dostawy.

Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem podobnej awizacji

• Czy w Twojej firmie jedna dostawa często obejmuje towar z kilku zamówień tego samego dostawcy?
• Kto decyduje, że pozycje z różnych zamówień jadą jedną awizacją, a kto potem przyjmuje je w magazynie?
• Czy dokument przyjęcia w ERP ma powstawać osobno dla każdego zamówienia, czy zbiorczo dla całej dostawy?
• Jak dostawca podaje dziś rodzaj jednostki logistycznej i numer partii przy każdej pozycji?