Ile zostało do dostarczenia, czyli jak awizacja pilnuje zamówienia pozycja po pozycji

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Dostawca otwiera formularz nowej awizacji, wybiera zamówienie i na liście pozycji widzi nazwę z indeksem oraz liczbę w nawiasie. Ta liczba mówi, ile sztuk z danej pozycji nikt jeszcze nie zaawizował. Gdy dostawca dopisze do tworzonej awizacji sześćdziesiąt sztuk ze stu, liczba spada do czterdziestu, choć sama awizacja nie została jeszcze zapisana.

Ta strona opisuje, skąd bierze się ta liczba, kiedy pozycja znika z listy i kiedy na nią wraca. Zakład produkcyjny, w którym działa ten mechanizm, kupuje materiał z atestami, a awizacje powstają z pozycji zamówienia. Ogólne zasady awizacji dla zakładu produkcyjnego opisuje strona o awizacji dostaw dla zakładu produkcyjnego.

Awizacja zaczyna się od pozycji zamówienia, a nie od wolnego tekstu

W opisywanym wdrożeniu zamówienia zakupowe są zapisane w systemie awizacji pozycja po pozycji. Każdy wiersz niesie numer zamówienia z numerem dostawy oraz kod pozycji, czyli indeks asortymentu. Dochodzą do tego ilość zamówiona i kontrahent.

Pozycja awizacji jest osobnym zapisem, powiązanym z awizacją i z pozycją zamówienia. Przechowuje ilość jako liczbę całkowitą oraz numer wytopu i numer atestu, po 50 znaków każdy. Jedna awizacja dotyczy jednego zamówienia: po dopisaniu pierwszej pozycji pole Nr zamówienia jest zablokowane, a po usunięciu wszystkich pozycji znów aktywne.

Numer zamówienia trafia do nagłówka awizacji i jest kolumną w zestawieniach awizacji. Przy zapisie edytowanej awizacji system uzupełnia go w nagłówku, jeśli był pusty.

Dostawca wybiera zamówienie, a dopiero potem pozycję

Formularz prowadzi do zamówienia w ustalonej kolejności. W formularzu logistyki najpierw wybiera się kontrahenta, a po nim pole Nr zamówienia. W formularzu dostawcy nie ma pola kontrahenta, bo kontrahent wynika z konta, więc praca zaczyna się od numeru zamówienia. Lista pozycji wypełnia się dopiero po wyborze zamówienia. Dostawca widzi przy tym wyłącznie zamówienia swojego kontrahenta i nie wybiera go ręcznie.

Lista w polu Nr zamówienia podpowiada tylko zamówienia wskazanego kontrahenta, które zostały zaimportowane i są aktualne. Muszą to być zamówienia, w których co najmniej jedna pozycja nie jest jeszcze w całości pokryta awizacjami. Wpisany fragment numeru zawęża listę, a lista zwraca najwyżej 200 podpowiedzi. Etykieta ma postać „Nr zlecenia zakupu: numer Nr dostawy: numer”.

Zamówienie pojawia się na tej liście dopiero wtedy, gdy co najmniej jedna jego pozycja z ilością do zaawizowania ma kartotekę asortymentu, a kontrahent ma kartotekę w systemie. Pozycja bez kartoteki asortymentu nie pojawia się też na liście Pozycja zamówienia. Skąd zamówienia biorą się w systemie, opisuje strona o imporcie zamówień zakupowych.

Po wyborze zamówienia lista Pozycja zamówienia pokazuje etykiety w postaci „nazwa indeks (liczba)”. Liczba w nawiasie to ilość pozostała do dostawy. Na liście są tylko pozycje z dodatnią ilością pozostałą, najwyżej 50 podpowiedzi, a wpisany tekst szuka we fragmencie etykiety.

Ilość pozostała jest liczona przy każdym odczycie, a nie zapisana w polu

Ilość pozostała nie jest zapisana w żadnym polu. System liczy ją przy każdym odczycie: ilość zamówiona minus suma ilości tej pozycji ze wszystkich awizacji, z pominięciem pozycji usuniętych. Tę samą formułę stosują lista Pozycja zamówienia i podgląd znacznika Pełna dostawa. Używa jej także procedura masowego dopisania pozycji. Lista Nr zamówienia porównuje ilość zamówioną z sumą już zaawizowanych.

Ilość pozostała do dostawy nie jest nigdzie zapisana, tylko liczona przy każdym odczycie z zamówienia i z nieusuniętych pozycji awizacji.

Pozycja zapisuje się do bazy w chwili kliknięcia DODAJ DO AWIZACJI, a nagłówek awizacji dopiero po ZAPISZ. Lista jest odświeżana po dopisaniu i po usunięciu pozycji, a także po każdej zmianie ilości w tabeli, więc liczba w nawiasie jest aktualna na bieżąco. Znacznik Pełna dostawa, który dopisuje całą ilość pozostałą jednym kliknięciem, opisuje strona o pełnej dostawie i poprawkach w tabeli.

Pozycja znika z listy, gdy jest w całości pokryta, i wraca, gdy ilość się zwalnia

Pozycja pokryta w całości znika z listy Pozycja zamówienia. Tabela pokazuje pięć stanów jednej pozycji na sto sztuk (przykład) i to, co widać wtedy na liście.

Usunięcie pozycji z tabeli, po pytaniu „Czy na pewno chcesz usunąć pozycje ?”, oznacza ją jako usuniętą, a pozycja zamówienia wraca na listę z odpowiednio większą ilością. Anulowanie awizacji oznacza jako usunięte wszystkie jej pozycje, więc cała awizowana ilość wraca do puli zamówienia. Awizacja nie jest kasowana, tylko zmienia status. Szczegóły opisuje strona o anulowaniu awizacji.

Jeden dzień dostawcy: dwie awizacje na sto sztuk i anulowanie jednej z nich

Przykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy awizuje dostawę do zamówienia ZAK-26-0042, w którym pozycja ITEM-0001 ma ilość 100. Po wybraniu zamówienia lista pokazuje „Pozycja testowa ITEM-0001 (100)”. Dostawca dopisuje 60 sztuk do tworzonej awizacji, a po dopisaniu lista pokazuje już (40), choć awizacja nie została jeszcze zapisana.

Drugą awizację na 40 sztuk dopisuje tego samego dnia i pozycja znika z listy. Gdy logistyka anuluje drugą awizację, pozycja wraca z liczbą (40), bo pozostało liczy się od nowa z nieusuniętych pozycji. Nikt nie poprawia tej liczby ręcznie, bo nigdzie jej nie zapisano.

System liczy ilości awizowane, a nie przyjęte na magazynie

System liczy ilości awizowane, a nie fizycznie przyjęte. Według ustaleń zakresu opisywanego wdrożenia porównania z przyjęciem na magazynie nie ma. Liczba w nawiasie mówi więc, ile można jeszcze zaawizować, a nie ile towaru leży na magazynie.

Ilość wpisana ponad pozostałą nie jest blokowana: formularz tylko ostrzega, a powody takiej decyzji wyjaśnia strona o dostawie większej niż zamówienie. Ograniczenie liczby sztuk na cały dzień to osobna reguła, którą opisuje artykuł o dziennym limicie sztuk w awizacjach dostaw.

Zaawizowane pozycje dostawca widzi w osobnym zestawieniu

Dostawca ma w menu zestawienie Zamówienia zaawizowane, zawężone do jego kontrahenta. Zestawienie zaczyna się od numeru awizacji i indeksu. Dalej idą asortyment i ilość, a na końcu atest i wytop razem z numerem referencyjnym pozycji zamówienia.

Podział na funkcje, które widzą takie zestawienia, opisuje artykuł o jednym portalu awizacji i rolach z własną kolejką.

Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem podobnej awizacji

• Czy ilość pozostała ma wynikać z awizacji, czy z faktycznych przyjęć na magazynie i kto odpowiada za ewentualną rozbieżność między nimi?
• Czy formuła ma być zapisana w jednym miejscu, czy użyta w kilku zapytaniach, i jak sprawdzić, że wszystkie dają ten sam wynik?
• Co ma się stać z ilością, gdy awizacja zostanie anulowana albo jej pozycja usunięta?
• Czy jedna awizacja może obejmować kilka zamówień i jak wpłynie to na zestawienia oraz na kontrolę ilości?

W innym opisywanym wdrożeniu awizacja może obejmować kilka zamówień: opisuje to strona o kilku zamówieniach w jednej awizacji, a inny sposób liczenia ilości pozostałej strona o bilansie pozycji zamówienia.

Gdzie ta strona leży w serii o portalu awizacji

Dwa rysunki poniżej pokazują drogę dostawy przez portal i podział serii na witryny. Numery przy etapach to kolejne strony serii, a osiem pierwszych opisano na tej witrynie.