ROI z wdrożenia systemu awizacji - jak obliczyć zwrot z inwestycji

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Każda inwestycja w oprogramowanie dla magazynu musi bronić się liczbami, a osoby odpowiedzialne za budżet oczekują odpowiedzi, ile na tym zaoszczędzą. Ogólne zapewnienia o poprawie płynności procesów jej nie dają. Rzetelny rachunek opiera się na danych z własnego obiektu: liczbie pojazdów, czasach odprawy, stawkach i kosztach przestojów.

Poniżej znajdziesz model ze wzorami, źródłami danych w raportach systemu oraz kalkulator, w którym wszystkie pola są puste. Założenia o tym, o ile krócej lub rzadziej coś się dzieje po wdrożeniu, przyjmujesz sam, na podstawie pomiaru przed uruchomieniem. Cennik systemu zestawia strona ile kosztuje system awizacji.

Cztery obszary oszczędności i źródła danych

Efekt systemu awizacji dostaw ujawnia się w czterech obszarach codziennej pracy magazynu. Dla każdego trzeba zmierzyć stan przed wdrożeniem, a po wdrożeniu porównać go z danymi z raportów. Tabela zestawia obszary z mechanizmem w systemie i źródłem danych.

Mechanizmy są konkretne. Kiosk samoobsługowy przejmuje od ochrony wpisy zgłoszenia, a rezerwacja okien czasowych rozkłada przyjazdy w ciągu dnia. Błędy w dostawach ogranicza integracja z ERP i WMS, bo magazyn dostaje informację o ładunku z wyprzedzeniem. Koszt przestoju liczy się zwykle jako stawka godzinowa razy liczba pojazdów razy dni robocze, o ile umowa z przewoźnikiem przewiduje takie opłaty.

Studio VSS.net

Raport średniego czasu obsługi przyjęcia

Raport średniego czasu obsługi przyjęcia pokazuje, ile realnie trwa odprawa transportu. To podstawa pomiaru efektu wdrożenia - porównania czasu przed i po automatyzacji procesu awizacji.

Wzory modelu i kalkulator z własnymi założeniami

Każdy obszar liczy się osobno według wzoru, a sumę pomniejsza się o koszt systemu. Liczby, które wpisujesz w polach, są Twoimi założeniami: nie wynikają z naszych wdrożeń i nie należy ich traktować jako obietnicy efektu. Dobrze jest policzyć dwa warianty, ostrożny i zakładany, i porównać wyniki.

Studio VSS.net

Wskaźniki KPI sekcji awizacji

Pulpit KPI zbiera dane o terminowości przewoźników oraz o czasach obsługi. Te wartości zasilają kalkulację ROI i pozwalają monitorować efekt wdrożenia w kolejnych miesiącach, a także zasilają scoring i ranking Top 10 kontrahentów, który porządkuje te same dane pod kątem negocjacji z dostawcami.

Ukryte koszty funkcjonowania bez systemu awizacyjnego

Poza kosztami, które łatwo ująć w tabeli, istnieją koszty trudniejsze do zmierzenia. Nie mają osobnego pola w kalkulatorze, ale warto je opisać w uzasadnieniu inwestycji. Noty obciążeniowe sieci handlowych i dowody terminowości wysyłek opisuje strona o awizacji dostaw FMCG.

Studio VSS.net

Kalendarz awizacji - widok oś czasu

Widok osi czasu pokazuje równomierne rozłożenie transportów w ciągu doby. To właśnie ono ogranicza spiętrzenia pracy pod koniec zmian, a tym samym nadgodziny ujęte w kalkulacji ROI.

Metodyka liczenia ROI w pięciu etapach

Rachunek wymaga uporządkowanego podejścia, a nie jednorazowego oszacowania. Punktem odniesienia dla doboru mierników bywa model referencyjny SCOR opracowany przez ASCM, który grupuje wskaźniki łańcucha dostaw według atrybutów, między innymi niezawodności i kosztów. Dzięki temu efekt wdrożenia można porównać z danymi branżowymi.

Dane bazowe zbiera się na placu przez dwa pełne tygodnie, tak aby każdy dzień tygodnia wystąpił dwa razy, a pomiar objął także dostawy nieawizowane. Godziny zapisywane przez ochronę i magazyn powinny pochodzić z jednego źródła czasu. Arkusz pomiarowy i sposób liczenia mediany opisuje strona o czasie obrotu pojazdu. Bez pomiaru przed wdrożeniem brakuje punktu odniesienia, więc założenia w kalkulatorze są zgadywaniem, a nie rachunkiem.

Model warto aktualizować po 3 i po 12 miesiącach od uruchomienia produkcyjnego, porównując założenia z raportami z systemu. Rozbieżności między planem a wynikiem wskazują obszary wymagające dodatkowej konfiguracji, na przykład innego podziału okien czasowych w godzinach szczytu.

Profile obiektów a wagi w modelu

Model oszczędności różni się w zależności od profilu obiektu. Tabela pokazuje, które wiersze rachunku ważą najwięcej w trzech typowych profilach i jakie funkcje systemu je adresują. Zestawienie jest opisem mechanizmów, a nie prognozą wyniku.

Oszczędności rosną wraz ze skalą ruchu pojazdów, bo wzory są proporcjonalne do liczby obsłużonych transportów. Dla zakładów produkcyjnych istotne są także zasady opisane na stronie o awizacji dostaw dla produkcji, a dla operatorów logistycznych - strona o awizacji dla operatorów 3PL.

Hosting w chmurze a serwer klienta w rachunku kosztów

Miejsce uruchomienia aplikacji zmienia strukturę kosztów, a więc i rachunek ROI. System można uruchomić w chmurze SoftwareStudio albo na serwerze klienta, a aplikacja jest ta sama. Kwoty opłat i licencji podaje wyłącznie cennik, a wymagania infrastruktury - strona o wymaganiach technicznych systemu awizacji.

Przy hostingu w chmurze środowisko i jego utrzymanie są po stronie dostawcy, więc w rachunku nie ma nakładu na infrastrukturę. Przy serwerze klienta rachunek powinien objąć sprzęt oraz pracę działu IT, bo te pozycje zmniejszają oszczędność netto. Wybór bywa uzasadniony polityką bezpieczeństwa danych, a nie samym kosztem.

Monitorowanie ROI po wdrożeniu

Obliczenie ROI przed wdrożeniem to punkt wyjścia. Efekt potwierdza dopiero comiesięczny przegląd wskaźników po uruchomieniu, który pozwala wykazać zarządowi rzeczywisty wynik i szybko reagować na odchylenia od planu.

Raporty Studio VSS.net eksportują dane do arkuszy kalkulacyjnych i do PDF, co ułatwia przygotowanie cyklicznych zestawień dla zarządu. Wskaźniki operacyjne warto zestawiać z KPI systemu awizacji, aby monitoring obejmował efekt finansowy i jakość obsługi przewoźników; gotowe zestawienia opisuje strona o raportach w programie awizacyjnym.

ROI nie jest wartością stałą: zmienia się wraz z wolumenem transportów i sezonowością. Porównywanie kolejnych okresów rozliczeniowych odróżnia trwałą poprawę od chwilowych wahań, na przykład z okresu urlopowego. Dział finansowy dostaje wtedy powtarzalny obraz opłacalności, a nie jednorazowy raport pod decyzję zakupową.

Przed startem warto wiedzieć, jak przygotować magazyn do wdrożenia. Porównanie z prowadzeniem awizacji w arkuszu zawiera strona o szablonie harmonogramu dostaw w Excelu, a dobór dostawcy ułatwia wzór zapytania ofertowego z macierzą wymagań.