Status awizacji w ERP: trzy statusy i jedna reguła zamknięcia pozycji w ERP

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Jedna pozycja zamówienia bywa pokryta kilkoma awizacjami, a każda z nich ma własny przebieg: zapis, potwierdzenie, wjazd, wyjazd. Status awizacji w ERP musi więc odpowiedzieć na pytanie, kiedy pozycja zamówienia przestaje być otwarta. Opisywane wdrożenie odpowiada na nie regułą: pozycja zostaje otwarta, dopóki czeka na nią inna awizacja.

Ta strona opisuje dwa równoległe cykle, cykl awizacji i cykl pozycji zamówienia, z punktu widzenia logistyka i zakupów. Pokazuje, jaki status pozycji widzi ERP po każdym kroku awizacji i dlaczego status nie idzie przy każdej zmianie. Ilość, od której zależy zamknięcie, opisuje strona o bilansie pozycji zamówienia.

Awizacja i pozycja zamówienia mają osobne cykle

Awizacja przechodzi w obiegu cztery stany: wstępna, potwierdzona, na terenie i zakończona. W menu odpowiadają im pozycje Awizacje wstępne, Awizacje potwierdzone, Magazyn i Awizacje zakończone. Anulowanie jest osobną czynnością i ma przycisk Anuluj na liście awizacji wstępnych.

Każde przejście ma osobny ekran z jednym przyciskiem. Ekran otwiera się przyciskiem z listy: na liście wstępnych jest to Potwierdź awizacje, na liście potwierdzonych Zezwolenie na wjazd, a na liście dostaw na terenie Przyjmij dostawę. Na ekranie Potwierdzenie przybycia transportu stoi przycisk Potwierdzam transport, na ekranie Wjazd na teren zakładu przycisk Zezwalam na wjazd, a na ekranie Wyjazd z zakładu przycisk Wyjazd. Przycisk wjazdu jest dostępny tylko przy wolnym miejscu lub rampie, a przy braku ekran pokazuje komunikat o braku wolnych miejsc.

Każda zmiana statusu zostawia wpis w historii awizacji, z loginem użytkownika i uwagami wpisanymi na ekranie zmiany statusu. Historię zmian opisuje też strona o znacznikach czasu etapów i śladzie zmian.

Trzy statusy w ERP odpowiadają trzem momentom awizacji

Stany awizacji mają w ERP inne nazwy. Awizacja wstępna to status pozycji „Potwierdzone”, awizacja potwierdzona to „Do realizacji”, a zakończona to „Zrealizowane”. Status „Potwierdzone” pojawia się w ERP już przy założeniu awizacji wstępnej.

System wysyła status pozycji zamówienia w trzech momentach, przy zapisie awizacji, przy potwierdzeniu transportu i przy zakończeniu, a nie przy każdej zmianie statusu. Wjazd na teren nie przekazuje statusu do ERP. Status jest wysyłany osobno dla każdej pozycji zamówienia, którą obejmuje awizacja. W statusach „Potwierdzone” i „Do realizacji” ilość w wiadomości to suma ilości z awizacji dla danej pozycji zamówienia, razem z datą dostawy z awizacji. Status „Zrealizowane” niesie stałą ilość i bieżącą datę, a nie ilość z awizacji.

Nazwy statusów to teksty, które wysyła system awizacji, a nie słownik ERP. O tym, jak ERP je interpretuje, decyduje konfiguracja po jego stronie. Ogólne połączenie awizacji z ERP opisują strony o integracjach awizacji z programami ERP i o łączeniu systemu awizacji z ERP.

Zrealizowane idzie do ERP, gdy nie czeka inna awizacja

Statusy „Potwierdzone” i „Do realizacji” niosą ilość i datę dostawy z awizacji i są wysyłane za każdym razem, bez dodatkowego warunku. Status „Zrealizowane” ma warunek: wysyła się go tylko wtedy, gdy dla tej pozycji zamówienia nie ma innej awizacji wstępnej ani potwierdzonej. Gdy na pozycję czeka jeszcze inna awizacja, ten status nie idzie do ERP.

Status „Zrealizowane” nie idzie do ERP, dopóki na tę samą pozycję zamówienia czeka inna awizacja wstępna lub potwierdzona.

Z ustaleń na etapie wymagań wynikało, że przy wyjeździe z magazynu system ma odnotować czas i wysłać powiadomienie do ERP. W opisywanym wdrożeniu realizuje to status „Zrealizowane” wysyłany przy zakończeniu awizacji, o ile nie czeka na tę pozycję inna awizacja wstępna ani potwierdzona, z zapisem daty i wagi przy wyjeździe.

Lokalnie pozycję zamyka dopiero pełna ilość

Zakończenie awizacji zamyka jej pozycje. Pozycja zamówienia w systemie awizacji dostaje status zrealizowanej tylko wtedy, gdy ilość awizowana na zakończonych awizacjach, obcięta do zamówionej, równa się ilości zamówionej. Dostawa większa niż zamówienie zamyka pozycję, a dostawa częściowa zostawia ją otwartą. Każde zakończenie awizacji zostawia w historii wpis „Realizacja zamówienia”, także wtedy, gdy pozycja zamówienia zostaje otwarta.

Obie reguły mają więc osobne warunki. Status wysyłany do ERP zależy od tego, czy na pozycję czeka inna awizacja wstępna lub potwierdzona, a status lokalny pozycji od ilości na zakończonych awizacjach. Wpis „Realizacja zamówienia” nie oznacza zamknięcia pozycji, tylko zakończenie awizacji.

Status pozycji i dokument przyjęcia to dwa osobne tory

Do ERP prowadzą dwa niezależne tory: status pozycji zamówienia, który pochodzi z awizacji, i dokument przyjęcia, który pochodzi z formularza przyjęcia i idzie przez kolejkę. Status „Zrealizowane” nie zależy od powodzenia dokumentu przyjęcia. Dokument opisują strony o kontroli ilości w ERP, wysyłce przez kolejkę i stanie nierozstrzygniętym. Pilnowanie wpisów kolejki opisuje strona o monitorze kolejki ERP bez harmonogramu.

Wiadomość z ekranu statusu wychodzi tylko po ręcznym włączeniu

Przy przejściu z wstępnej na potwierdzoną oraz przy zakończeniu awizacji ekran ma przełączniki Powiadom e-mail i Powiadom SMS. Domyślnie są wyłączone, a po włączeniu pokazują edytowalną treść z terminem awizacji i numerem referencyjnym. Wiadomość e-mail trafia na adres zapisany przy kontrahencie awizacji, a SMS na jego numer, jeśli jest zapisany. System zapisuje je do wysyłki.

Wiadomość wychodzi więc tylko przy potwierdzeniu i wyjeździe, i tylko wtedy, gdy ktoś ją włączy. Zasady wiadomości w portalu opisuje strona o powiadomieniach SMS i e-mail w awizacji.

Przykład: dwie awizacje na jedną pozycję

Przykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy zakłada Awizację 26-2001 na pozycję 1 Zamówienia 26-1001: Artykuł A, sto sztuk w zamówieniu, sześćdziesiąt w awizacji. Po zapisie ERP widzi status pozycji „Potwierdzone”. Po kliknięciu Potwierdzam transport status zmienia się na „Do realizacji”.

Druga awizacja, 26-2002 na czterdzieści sztuk, czeka na tę samą pozycję jako wstępna. Gdy pierwsza awizacja kończy się wyjazdem, do ERP nie idzie „Zrealizowane”, bo na pozycję czeka jeszcze druga. Pozycja zamówienia w systemie awizacji zostaje otwarta, bo zakończone awizacje pokrywają sześćdziesiąt sztuk ze stu. Gdy druga awizacja też się kończy, ERP dostaje „Zrealizowane”, a pozycja w systemie awizacji się zamyka, bo zakończone awizacje pokrywają sto sztuk.

Czego ten mechanizm nie obejmuje

Opis dotyczy trzech statusów z tabeli i trzech momentów, w których system je wysyła. Wpis „Realizacja zamówienia” w historii nie dowodzi zamknięcia pozycji, a zamknięcie lokalne i status w ERP wynikają z osobnych warunków, więc nie muszą się pokrywać.

Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem podobnych statusów

• Jakie statusy pozycji zamówienia widzi dziś zaopatrzenie w ERP i kto je ustawia?
• Czy pozycja z kilkoma zaplanowanymi dostawami ma pozostać otwarta, dopóki wszystkie nie dojadą?
• Kto w Twojej firmie zamyka pozycję zamówienia po częściowej dostawie?
• Czy status z magazynu ma być niezależny od dokumentu przyjęcia, czy powiązany z nim?