Powiadomienia SMS i e-mail w systemie awizacji to wiadomości wysyłane automatycznie po zmianie na awizacji, na przykład po potwierdzeniu rezerwacji lub wezwaniu pod dok. Studio VSS.net wiąże każde zdarzenie z szablonem i odbiorcą, kanał ustala dla kontrahenta, a każdą wysyłkę zapisuje w historii dokumentu.
Kierowca, który nie dostał numeru rampy, staje pod niewłaściwym dokiem albo dzwoni do portierni, a ochrona wstrzymuje wjazd, bo nie widzi potwierdzenia awizacji. Powiadomienia usuwają obie przyczyny, ponieważ komunikat wychodzi z systemu w chwili zdarzenia, bez udziału pracownika biura.
Zdarzenia wyzwalające wysyłkę definiuje się osobno dla każdego odbiorcy, a reguły opierają się na zarezerwowanych oknach czasowych i statusach awizacji. Ta strona opisuje wiadomości wysyłane automatycznie. Wysyłkę ręczną, przywoływanie pojazdów, raporty cykliczne i alarmy omawia artykuł o wiadomościach e-mail i SMS z poziomu programu. Komunikację bez telefonów porządkuje przy tym elektroniczna awizacja dostaw, w której zgłoszenie i powiadomienie stanowią jeden proces.
Automatyzacja powiadomień SMS i e-mail
Automatyzacja powiadomień SMS i e-mailWysyłka nie wymaga pracy biura. System reaguje na zdarzenie na awizacji, wybiera przypisany do niego szablon i kieruje wiadomość do właściwego odbiorcy. W taki sposób działa m.in. automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i informacji o zmianach.
Szablony prowadzi się w kartotekach. Każdy ma kod, wersję językową, tytuł i treść, a w treści pola dynamiczne, które system zastępuje danymi konkretnej awizacji w chwili wysyłki: numerem dokumentu, numerem zamówienia, datą i godziną okna oraz numerem doku. Administrator przypisuje szablony do zdarzeń, takich jak zatwierdzenie lub anulowanie awizacji. Zakres i kolejność etapów opisują statusy w programie awizacyjnym, do których podpina się poszczególne szablony.
| Element | Gdzie w systemie | Co ustala |
|---|---|---|
| Szablon e-mail | Kartoteki, sekcja Skorowidze, lista szablonów powiadomień e-mail | kod szablonu, wersję językową, tytuł i treść z polami dynamicznymi |
| Szablon SMS | Kartoteki, sekcja Skorowidze, lista szablonów powiadomień SMS | kod, wersję językową, tytuł zdarzenia i krótką treść |
| Adres przewoźnika | kartoteka przewoźników i kontrahentów | adresata wiadomości e-mail |
| Telefon i język kierowcy | formularz awizacji, sekcja Transport | numer, na który idzie SMS, oraz wersję językową komunikatu |
Lista szablonów powiadomień SMS w kartotekach VSS.net
Tabela szablonów powiadomień SMS w sekcji Skorowidze. Widoczne są szablony powiadomienia o rezerwacji, potwierdzenia okna czasowego, przybycia transportu, podstawienia pod dok i zakończenia rozładunku, a także komunikat do kierowcy o zgodzie na wjazd. Każdy szablon ma kod, wersję językową (polską lub niemiecką), tytuł zdarzenia i treść z polami dynamicznymi, które system uzupełnia danymi awizacji w chwili wysyłki.
Macierz powiadomień w systemie awizacji
Macierz powiadomień w systemie awizacjiTabela zestawia zdarzenia, które najczęściej uruchamiają wysyłkę. Treść wynika z szablonu, więc administrator zmienia ją bez udziału producenta, a kanał ustala się dla każdego kontrahenta osobno: przewoźnik może dostawać wyłącznie e-mail, kierowca wyłącznie SMS.
| Zdarzenie | Odbiorca | Kanał | Treść komunikatu |
|---|---|---|---|
| Potwierdzenie rezerwacji | przewoźnik oraz kierowca | e-mail do przewoźnika, SMS do kierowcy | numer awizacji i zamówienia, data i godzina okna |
| Przypomnienie o oknie | kierowca | SMS | termin okna i wymagane dokumenty |
| Zmiana rampy lub terminu | przewoźnik i kierowca | e-mail i SMS | nowy termin lub numer rampy |
| Odrzucenie lub anulowanie awizacji | przewoźnik lub kierowca | e-mail albo SMS | numer awizacji i informacja o decyzji |
| Zgoda na wjazd | kierowca | SMS | prośba o podanie numeru awizacji przy bramie i numer bramy |
| Wezwanie pod stanowisko | kierowca | SMS w języku kierowcy | numer zamówienia i numer doku lub rampy |
| Zwolnienie doku | kolejny kierowca z parkingu | SMS | wezwanie pod zwolnione stanowisko |
| Zakończenie rozładunku | kierowca obsłużonego pojazdu | SMS | podziękowanie i prośba o wyjazd z doku |
| Awaria bramki SMS | administrator lub wskazany użytkownik | wybrany kanał alarmowy, na przykład e-mail lub Microsoft Teams | informacja o braku odpowiedzi bramki po przekroczeniu progu czasu |
Komunikaty do kierowcy trafiają na numer telefonu z formularza awizacji, a wiadomości e-mail na adres zapisany w kartotece przewoźnika. Gdy brakuje jednego z tych elementów, wysyłka danym kanałem nie ma adresata, dlatego brak numeru telefonu w awizacji warto traktować jak brak danych transportowych i uzupełnić przed dniem dostawy.
Komunikacja w języku kierowcy
Komunikacja w języku kierowcyWersja językowa komunikatu wynika z języka zapisanego w awizacji. Ten sam szablon istnieje w kilku wersjach, a system wysyła tę, która odpowiada kierowcy; kolejne wersje dopisuje administrator w kartotece szablonów. Treść nie jest tłumaczona automatycznie. Każda wersja to osobny szablon napisany i zatwierdzony w obiekcie, więc brzmienie komunikatu o rampie lub dokumentach pozostaje pod kontrolą administratora.
Zasady wyboru języka, kiosk w pięciu wersjach językowych oraz komunikaty przy bramie opisuje artykuł o tym, jak system umożliwia wielojęzyczną komunikację z kierowcami. Samą stację dla kierowców przedstawia strona o kiosku samoobsługowym.
Powiadomienia przy bramie i na placu
Powiadomienia przy bramie i na placuPrzy bramie powiadomienie wynika ze statusu. Kierowca potwierdza przybycie kodem QR lub w kiosku, a kamera LPR może rozpoznać pojazd automatycznie; zapis statusu przybycia z godziną pokazuje magazynowi, że pojazd czeka. Po zgodzie na wjazd kierowca dostaje SMS z prośbą o podanie numeru awizacji przy bramie i z numerem bramy, do której ma jechać. Identyfikację tablic opisuje strona o rozpoznawaniu tablic rejestracyjnych (LPR).
Na placu komunikat zastępuje telefon. Gdy magazyn zamyka obsługę na doku, system może wezwać kolejny pojazd z parkingu, a kierowca dostaje numer stanowiska w wiadomości. Takie przywoływanie jest jednym z mechanizmów, dzięki którym można zlikwidować kolejki przed magazynem.
Dane do treści wiadomości z ERP i WMS
Dane do treści wiadomości z ERP i WMSNumer zamówienia i numer dokumentu w treści pochodzą z awizacji. Gdy zamówienia zasila ERP lub WMS, pola szablonu uzupełniają się bez przepisywania. Wymianę danych z systemem zewnętrznym realizuje projekt integracyjny przez REST API; statusy poszczególnych integracji zestawia artykuł o integracji ERP z systemem awizacji VSS.net, a ogólne zasady łączenia opisuje tekst o integracji systemu awizacji z ERP i WMS.
Numer telefonu i nazwisko kierowcy pozostają danymi osobowymi, dlatego treść wiadomości zawiera tylko te pola, które administrator wstawi do szablonu. Zakres wysyłanych komunikatów, czas przechowywania rejestru wysyłek i podstawę przetwarzania ustala administrator danych zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 (RODO); szczegóły opisuje strona o awizacji dostaw a RODO.
Rejestr wysyłek i alarm o awarii bramki SMS
Rejestr wysyłek i alarm o awarii bramki SMSWiadomość wysłana z rekordu awizacji trafia do historii dokumentu, więc wiadomo, kiedy i do kogo wyszła informacja. Rejestr pozwala wyjaśnić spór o to, czy przewoźnik dostał termin, a dane o wysyłkach wspierają raportowanie w logistyce.
System pilnuje też samej wysyłki. Gdy bramka SMS przestaje odpowiadać, uprawniony użytkownik dostaje alarm e-mailem lub w Microsoft Teams, a próg czasu braku odpowiedzi ustawia administrator. Alarm można skierować także SMS-em. Przy kilku magazynach awizacje i ich powiadomienia prowadzi się z jednego konta; opisuje to artykuł o obsłudze wielu magazynów z jednego konta.
Wysyłka powiadomienia e-mail do przewoźnika z poziomu kartoteki VSS.net
Panel wysyłki e-mail w systemie Studio VSS.net umożliwia bezpośrednie powiadamianie przewoźnika o zaplanowanej awizacji bez opuszczania aplikacji. Formularz zawiera pola: Od, Adresat (wypełniony automatycznie adresem z kartoteki), DW, Temat oraz rozbudowany edytor tekstu z paskiem formatowania. Widoczna treść wiadomości zawiera informacje o pomyślnym zaplanowaniu dostawy i szczegóły awizacji. Funkcja eliminuje konieczność przełączania się do zewnętrznego klienta poczty i przyspiesza komunikację z partnerami transportowymi.
Reguły powiadomień e-mail w jednym wdrożeniu, z adresatami, językami i sytuacjami, w których system nie wysyła nic, zestawia artykuł o tym, kiedy system pisze do dostawcy, a wątek z komentarzami artykuł o dyskusji przy pozycji zamówienia.