W programach SoftwareStudio wykorzystuje się kartoteki. Są one zbiorem danych, które to wykorzystywane są podczas pracy z programem. System może również przechowywać informacje o pojazdach, które wyjeżdżają z centrum logistycznego, w tym datę wyjazdu, liczbę pojazdów, dostawców, itp. System jest wyposażony w mechanizmy wykrywania nieprawidłowości, takie jak nieprawidłowe dostawy czy nieprawidłowe wyjazdy.
Wdrożenie systemu do awizacji kierowców pozwala na lepszą organizację pracy i minimalizację ryzyka opóźnień w dostawie.
Dzięki temu, że kierowcy otrzymują powiadomienia o planowanych dostawach, mogą lepiej zaplanować swoją trasę i uniknąć niepotrzebnych przestojów.
Program do awizacji musi mieć kilka kartotek, takich jak:
- Kartoteka klientów – zawiera dane klientów, takie jak nazwa, adres, numer telefonu i adres e-mail.
- Kartoteka produktów – zawiera dane produktów, takie jak nazwa, kod produktu, cena i ilość.
- Kartoteka kierowców – zawiera dane kierowców, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.
- Kartoteka dostaw – zawiera informacje o planowanych dostawach, takie jak data, godzina, adres odbioru i adres dostawy.
Wdrożenie systemu do awizacji kierowców jest bardzo ważne dla firm, które zajmują się transportem i dostawą towarów. Dzięki temu, że kierowcy otrzymują powiadomienia o planowanych dostawach, mogą lepiej zaplanować swoją trasę i uniknąć niepotrzebnych przestojów. Jest to również korzystne dla klientów, którzy otrzymują informacje o planowanej dostawie i mogą lepiej przygotować się na jej odbiór.
Rola Spedycja
Dodawanie, edycja, a także anulowanie awizacji, podgląd statusu przewoźników, dodanie załączników do awizacji, praca na kalendarzach, wysyłka powiadomienia e-mail, wysyłka SMS z danymi awizacji do kierowców. Kartoteki
W podstawowej wersji oprogramowania grupa dzieli się na:
- kontrahentów;
- przewoźników;
- asortyment;
- obiekty;
- bramy;
- kalendarze;
- skorowidze;
- magazyny.
Kartoteki w programie VSS
Awizacja dostaw to proces informowania odbiorcy o planowanym terminie i zakresie dostawy towarów lub usług. Awizacja dostaw ma na celu zapewnienie sprawnego i terminowego odbioru zamówionych produktów, a także lepszej organizacji pracy magazynu i transportu.
Wdrożenie systemu do awizacji kierowców może przynieść wiele korzyści dla firmy, takich jak:
- zmniejszenie kosztów transportu i magazynowania,
- poprawa jakości obsługi klienta,
- zwiększenie efektywności pracy kierowców i magazynierów,
- lepsze wykorzystanie floty pojazdów i przestrzeni magazynowej,
- redukcja błędów i reklamacji.
System do awizacji kierowców powinien umożliwiać:
- tworzenie i wysyłanie awizacji dostaw do odbiorców za pomocą różnych kanałów komunikacji (e-mail, SMS, telefon),
- monitorowanie statusu awizacji i potwierdzanie ich odbioru przez klientów,
- zarządzanie harmonogramem dostaw i trasami kierowców,
- reagowanie na zmiany i sytuacje awaryjne w czasie rzeczywistym,
- generowanie raportów i statystyk dotyczących awizacji dostaw.
Program do awizacji powinien mieć następujące kartoteki:
- kartotekę klientów, zawierającą dane kontaktowe, preferencje komunikacyjne, adresy dostaw, historię zamówień i awizacji,
- kartotekę towarów, zawierającą dane o produktach, ich ilościach, cenach, terminach ważności, wymiarach i wagach,
- kartotekę pojazdów, zawierającą dane o flotcie samochodowej, ich pojemnościach ładunkowych, zużyciu paliwa, stanach technicznych i lokalizacjach GPS,
- kartotekę kierowców, zawierającą dane o pracownikach odpowiedzialnych za transport, ich dyspozycyjności, uprawnieniach, stawkach godzinowych i rozliczeniach.
Wdrożenie systemu do awizacji kierowców może być kluczowym elementem poprawy efektywności i rentowności działalności firmy. Dzięki temu proces awizacji dostaw staje się prostszy, szybszy i bardziej niezawodny.
KONTRAHENTÓW
Zawiera informacje na temat firm, które są dostawcami, czy też odbiorcami do obiektu. Wśród danych w kartotece kontrahentów w wersji demonstracyjnej znajdziemy dane adresowe, kontaktowe oraz numer NIP, czy też SAP.
PRZEWOŹNIKÓW
Zawiera informacje na temat firm przewozowych, obsługujących transport pomiędzy obiektem, a kontrahentem. Tak jak w kartotece kontrahentów znajdują się tu dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, jak również numer SAP.
- ASORTYMENTOWA – czyli widok dla kartoteki asortymentowej zawiera w tym wypadku podstawowe dane pozwalające na identyfikacje asortymentu.
- OBIEKTÓW – zawiera dane adresowe obiektu, dane uzupełniające, a także jego identyfikator systemowy.
- BRAM – wiąże się z obiektami. Zawiera informacje dotyczące bram danego obiektu.
- MAGAZYNÓW – zawiera informacje dotyczące magazynów, jak również jest kartoteką obiektów.
Oczywiście dane zawarte w kartotekach można dostosować zgodnie z wymaganiami klienta i zebranymi informacjami podczas analizy przedwdrożeniowej.
Inne wykorzystanie kartotek
Skorowidz przewoźników, transportów i kierowców to dokument, w którym zapisywane są informacje dotyczące firm przewozowych, pojazdów transportowych i kierowców. Prowadzenie skorowidza takich informacji może być przydatne w zarządzaniu transportem i umożliwić szybsze i bardziej efektywne planowanie dostaw.
Oto kilka sposobów prowadzenia skorowidza przewoźników, transportów i kierowców:
- Ręczne prowadzenie skorowidza: informacje mogą być zapisywane w formie papierowej lub elektronicznej i aktualizowane ręcznie przez pracowników.
- Prowadzenie skorowidza za pomocą arkusza kalkulacyjnego: informacje mogą być zapisywane w arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Excel, i aktualizowane ręcznie lub za pomocą skryptów.
Informacje zawarte w kartotekach wykorzystuje się podczas dopisywania nowej awizacji. Formularz dopisania awizacji umożliwia wybranie odpowiednich danych podczas jego uzupełniania.
Dopisywanie pozycji kartoteki
Kartoteki można uzupełniać bezpośrednio z poziomu programu. Do tego celu przygotowano dedykowane dla każdej z nich, formularze dopisania. Pozwalają one na uzupełnienie każdej informacji zawartej w kartotece.
Dopisanie nowej pozycji wymaga uzupełnienia pól. Te wymagane do zapisu oznacza się pogrubionym fontem opisu pola. Dla kartoteki kontrahentów wymaga się jedynie pola numer SAP oraz Nazwa skrócona.
To jakie dane są wymagane do zapisu również jest ustalane podczas analizy przedwdrożeniowej.
Bezpośrednio z kartoteki można między innymi edytować dane kontrahenta
przejrzeć awizacje powiązane z danym kontrahentem
wysłać maila z informacją
Dzięki wykorzystaniu kartotek program awizacyjny przechowuje informacje w sposób przejrzysty, umożliwiając szybkie zapoznanie się z danymi.
