Time slot booking online to samodzielna rezerwacja okna czasowego przez przewoźnika w portalu Studio VSS.net, bez telefonów i wymiany wiadomości e-mail. Przewoźnik wskazuje magazyn i zajmuje wolne okno, którego długość system wylicza na przykład z liczby palet. Po zapisie dostaje e-mail z numerem awizacji.
Ta strona opisuje rezerwację od strony przewoźnika i spedytora. Reguły po stronie magazynu, czyli limity okien i kalendarze, opisuje strona główna tematu: Time slot management system. Pracę kierowcy z telefonem opisuje strona Time slot management aplikacja, a model wdrożenia i dostępu - strona Time slot management software online.
Portal działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji po stronie kontrahenta. Konto przewoźnika ma przypisane magazyny, do których wolno mu awizować. W kalendarzu przewoźnik widzi własne transporty, a okna zajęte przez inne firmy jako zablokowane, bez szczegółów cudzych zleceń.
Jak przebiega rezerwacja okna czasowego w portalu
Jak przebiega rezerwacja okna czasowego w portaluRezerwację rozpoczyna polecenie Nowa awizacja w menu portalu. Portal prowadzi przewoźnika przez sześć ekranów, a wybrane wcześniej miejsce dostawy przechodzi w pola tylko do odczytu. Dopiero po wskazaniu dnia system pobiera wolne sloty i wyświetla je w siatce okien czasowych.
| Etap rezerwacji | Co wybiera lub wpisuje przewoźnik | Co robi system |
|---|---|---|
| Obiekt i magazyn | kafelek obiektu, a następnie kafelek magazynu przypisanego do konta | pokazuje tylko te magazyny, do których kontrahent ma uprawnienia |
| Brama wjazdowa | kafelek bramy, przez którą pojazd wjedzie na teren | uwzględnia bramy oznaczone w kartotece jako czynne |
| Dane awizacji | rodzaj awizacji, rodzaj transportu, asortyment, liczba i rodzaj palet, znacznik palet piętrowalnych | wylicza długość okna algorytmem przypisanym do obiektu |
| Dzień | dzień w mini-kalendarzu | pobiera dostępne sloty dla wybranej daty |
| Okno czasowe | wolny slot w siatce godzin | blokuje zajęte sloty i zapisuje początek oraz koniec okna |
| Transport | przewoźnik, numery rejestracyjne auta i naczepy, numer kontenera, dane kierowcy, uwagi i załączniki | zapisuje awizację i wysyła e-mail z numerem awizacji |
Liczba palet wpisana w formularzu wpływa na długość okna, dlatego pole nie powinno zostać zerem. Zajęte sloty są w siatce oznaczone innym kolorem i nie dają się wybrać, a wybrane okno zapisuje się w polach pod siatką, razem z godziną początku i końca.
Portal przewoźnika - siatka okien czasowych i dane transportu
Wolne okna są wybierane bezpośrednio w siatce. Pod nią portal zbiera dane transportu, z których korzystają później ochrona na bramie i magazyn przy rampie.
Co zmienia rezerwacja online dla przewoźnika i dla magazynu
Co zmienia rezerwacja online dla przewoźnika i dla magazynuRóżnica dotyczy nie tyle wygody, ile miejsca, w którym zapada decyzja o terminie. Przy rezerwacji telefonicznej decyduje dyspozytor, który musi pamiętać limity rampy i wcześniejsze ustalenia. W portalu decyzję podejmuje system, a przewoźnik widzi wyłącznie terminy, które mieszczą się w regułach obiektu.
| Sytuacja | Telefon i e-mail | Rezerwacja w portalu |
|---|---|---|
| Wybór terminu | przewoźnik czeka na odpowiedź dyspozytora w godzinach pracy biura | okno wybiera się o dowolnej porze z kalendarza wolnych terminów |
| Sprawdzenie limitu rampy | dyspozytor korzysta z arkusza albo z pamięci | system pilnuje limitu pojazdów przypadających na jedną rampę |
| Dane transportu | dane trzeba przepisać z wiadomości do arkusza | wpisuje je sam przewoźnik, a brama i magazyn widzą ten sam zapis |
| Zmiana terminu | kolejne telefony i wiadomości | zmiana w tym samym panelu z zapisem godziny i użytkownika |
| Dowód ustaleń | wątek e-mail albo notatka | historia zmian awizacji i potwierdzenie z numerem awizacji |
Magazyn ustala w kartotekach godziny pracy bramy i limit równoległych stanowisk, a długość okna wylicza algorytm. Szczegóły reguł opisuje strona o systemie okien czasowych VSS.net, a wszystkie rezerwacje prezentuje wspólny kalendarz awizacji dostaw w widokach dnia, tygodnia, agendy i osi czasu.
Kierowca ma do dyspozycji także aplikację awizacyjną na Androida, która pokazuje status awizacji i przyjmuje potwierdzenie przybycia. Rezerwacja w portalu pozostaje czynnością przewoźnika lub spedytora.
Kalendarze awizacji - kafelkowy wybór widoku
Z jednego ekranu można przejść do kalendarza ogólnego albo do widoku zajętości ramp. Rezerwacje przewoźników trafiają do tych samych kalendarzy, z których korzysta magazyn.
Dane w formularzu awizacji i długość okna
Dane w formularzu awizacji i długość oknaDługość okna wylicza algorytm przypisany do obiektu lub magazynu. Algorytm może uwzględniać liczbę palet, rodzaj asortymentu, limit z kartoteki kontrahenta albo rodzaj transportu, a pracownik magazynu może wartość skorygować ręcznie. Duży transport paletowy otrzymuje więc dłuższe okno niż niewielka przesyłka kurierska.
| Pole formularza | Do czego służy w rezerwacji |
|---|---|
| Rodzaj awizacji i rodzaj transportu | pola wymagane; rodzaj transportu jest jednym z wejść algorytmu długości okna |
| Asortyment | wejście algorytmu oraz informacja dla magazynu o rodzaju towaru |
| Ilość palet | wpływa na automatyczne obliczenie długości okna; domyślnie 0 |
| Palety piętrowalne i rodzaj palet | dane o ładunku, z których korzysta magazyn przy przygotowaniu stanowiska |
| Agencja celna | znacznik transportu wymagającego odprawy celnej |
| Numer zamówienia | pole opcjonalne z numerem dokumentu źródłowego u odbiorcy |
| Numery rejestracyjne auta i naczepy | podstawa identyfikacji na bramie, także przez kamerę LPR |
| Dane kierowcy | numer telefonu służy do powiadomień SMS i do odnalezienia awizacji w kiosku |
| Uwagi i załączniki | dodatkowe informacje i dokumenty dołączone do awizacji |
Obiekty przyjmują zwykle jedno z dwóch podejść do spóźnień: okno twarde, po którym rezerwacja przepada, albo okno miękkie, w którym rozładunek po upływie zarezerwowanego czasu jest dopuszczalny. Wybór i ewentualne kary umowne zapisuje się w regulaminie dostaw, a wzór takiego dokumentu udostępnia strona o regulaminie dostaw i awizacji.
Kolejność obsługi zleceń ustala się już na etapie planowania transportów do magazynu, a rezerwacja w portalu ją potwierdza. Aplikacja do awizacji musi przy tym uwzględniać dostępność bram oraz stanowisk rozładunkowych, dlatego algorytm okna i kalendarz stanowisk działają razem.
W sekcji Transport pole Transport dostawcy jest domyślnie zaznaczone. Gdy towar wiezie podwykonawca, wskazuje się go w polu Przewoźnik, a numery rejestracyjne i dane kierowcy wpisuje się dla pojazdu, który rzeczywiście przyjedzie. Dzięki temu na bramie system dopasowuje pojazd do awizacji bez względu na to, kto jest zleceniodawcą transportu.
Wybór bramy w trzecim ekranie wpływa na terminy w piątym: każda brama ma własne godziny pracy i opis warunków wjazdu, więc siatka okien dla jednej bramy może wyglądać inaczej niż dla drugiej. Warto więc wybierać bramę wskazaną przez magazyn, a nie pierwszą z listy.
Portal przewoźnika - formularz awizacji i wybór dnia
Wybór dnia uruchamia pobranie slotów, a liczba palet wpływa na długość proponowanego okna. Pola z miejscem dostawy są już zablokowane do edycji, więc dane nie rozjeżdżają się między ekranami.
Cztery praktyki przewoźnika, które skracają odprawę po rezerwacji
Cztery praktyki przewoźnika, które skracają odprawę po rezerwacjiRezerwacja daje przewoźnikowi przewagę tylko wtedy, gdy zapis w systemie zgadza się z tym, co przyjeżdża pod bramę. Poniższe praktyki wynikają z mechanizmu systemu, a nie z reguł wymyślonych przez magazyn:
- wpisuj liczbę palet zgodną z dokumentem przewozowym, bo od niej zależy długość okna i przygotowanie stanowiska
- poprawiaj dane kierowcy i numery rejestracyjne po każdej zmianie obsady, zanim pojazd wyjedzie z bazy
- zgłaszaj opóźnienie, zanim okno się rozpocznie, bo wtedy wolny slot można jeszcze zaproponować innemu pojazdowi
- korzystaj z jednego konta kontrahenta dla całej firmy, żeby historia rezerwacji i rozliczeń była w jednym miejscu
Magazyn z kolei zyskuje na tym, że każdy przewoźnik pracuje na tych samych polach formularza. Zakres pól i ich kolejność ustala administrator, dlatego warto uzgodnić go z przewoźnikami przed uruchomieniem portalu, a nie po pierwszych pomyłkach.
Najczęstsze błędy przy rezerwacji i ich skutki na bramie
Najczęstsze błędy przy rezerwacji i ich skutki na bramieWiększość opóźnień na bramie zaczyna się od zgłoszenia, które nie zgadza się z rzeczywistym transportem. Tabela zestawia pięć pomyłek, które powtarzają się najczęściej, razem ze skutkiem i sposobem ograniczenia.
| Błąd przy rezerwacji | Skutek na bramie i rampie | Jak go ograniczyć |
|---|---|---|
| Zły rodzaj operacji, na przykład załadunek zamiast rozładunku | okno liczone według innej reguły i rampa przygotowana do innej czynności | pole Rodzaj awizacji jest wymagane, a magazyn może poprawić awizację przed przyjazdem |
| Błędny numer rejestracyjny | kamera LPR nie dopasuje pojazdu do awizacji i ochrona sprawdza go ręcznie | korekta numeru w awizacji przed przyjazdem albo odprawa w kiosku po numerze telefonu |
| Liczba palet zostawiona jako 0 | okno krótsze, niż wymaga rozładunek | algorytm bazuje na liczbie palet, a pracownik magazynu może długość okna skorygować |
| Brak numeru telefonu kierowcy | brak powiadomień SMS i trudniejsze odnalezienie awizacji w kiosku | numer telefonu kierowcy należy do danych transportu w ostatnim kroku formularza |
| Dane innego kierowcy lub innego pojazdu | dłuższa weryfikacja dokumentów na bramie | dane transportu można poprawić w awizacji do momentu realizacji |
Pomyłki łatwiej wychwycić, gdy magazyn korzysta ze wzoru formularza i instrukcji dla kierowcy. Zakres pól opisuje strona o wzorze formularza awizacji, a zasady zachowania na terenie obiektu - instrukcja dla kierowcy na terenie magazynu.
Konto przewoźnika i miejsca w portalu, w których widać rezerwację
Konto przewoźnika i miejsca w portalu, w których widać rezerwacjęKonto kontrahenta zakłada administrator obiektu i przypisuje do niego magazyny oraz uprawnienia. Zakres widocznych danych wynika z roli, dlatego przewoźnik widzi własne transporty, a dyspozytor pełny harmonogram. Rolę kontrahenta opisuje strona awizacje klienta, a macierz uprawnień - strona o rolach programowych.
| Miejsce w portalu | Co pokazuje przewoźnikowi |
|---|---|
| Pulpit | tygodniowy kalendarz własnych awizacji; bloki są kolorowane według obiektu, a ikona ciężarówki oznacza transport |
| Nowa awizacja | formularz z sześcioma ekranami opisanymi wyżej |
| Kalendarz i okna czasowe | widoki dnia, tygodnia, agendy i osi czasu dla wybranego magazynu |
| Awizacje | zestawienie bieżących rezerwacji z podglądem i możliwością edycji w zakresie uprawnień |
| Historia | zakończone awizacje i transporty, także w postaci dokumentu do wydruku |
Przewoźnik obsługujący kilka magazynów w jednym obiekcie wybiera magazyn już na drugim ekranie, a kalendarz okien jest osobny dla każdego z nich. Pozwala to utrzymać różne godziny pracy i limity stanowisk bez mieszania rezerwacji, a spedytor widzi je wszystkie w jednym rejestrze awizacji.
Przewoźnik obsługujący stałe kursy nie musi rezerwować każdego terminu osobno. Serię powtarzalnych rezerwacji generuje reguła cykliczna ustawiona raz przez dyspozytora, a opisuje ją strona o awizacjach cyklicznych i pracy na wielu magazynach. Pojedynczą awizację przewoźnik zakłada według przewodnika jak założyć awizację transportu.
Historia zakończonych awizacji ma znaczenie także dla przewoźnika. Zapisane godziny przybycia, wjazdu i wyjazdu pozwalają odpowiedzieć na pytanie, ile pojazd faktycznie stał i na którym etapie, a w razie sporu o postój są argumentem opartym na zapisie systemowym, a nie na pamięci kierowcy. Zasady rozliczania opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników.
Od rezerwacji do bramy - rola Gate Assistant
Od rezerwacji do bramy - rola Gate AssistantPo zapisie rezerwacja trafia do harmonogramu ochrony. W dniu przyjazdu moduł Gate Assistant zastępuje papierowy zeszyt ochrony: rejestruje dane kierowcy i pojazdu oraz godziny wjazdu i wyjazdu bezpośrednio w systemie. Upoważnieni pracownicy mogą zmienić godzinę załadunku lub rozładunku albo zakres okna, a każda zmiana zapisuje się z autorem i datą. W odróżnieniu od arkusza kalkulacyjnego system pilnuje spójności danych i uprawnień.
Po zapisie rezerwacji przewoźnik ma cztery możliwości, które nie wymagają kontaktu z biurem:
- zmiana terminu w portalu, jeśli awizacja nie jest jeszcze realizowana
- anulowanie rezerwacji, po którym okno wraca do puli
- podgląd statusu awizacji od zatwierdzenia aż do wyjazdu
- potwierdzenie przybycia na bramie albo w kiosku samoobsługowym po numerze rejestracyjnym lub telefonie z rezerwacji
Pełny zakres pracy na placu po wjeździe obejmuje program YMS (Yard Management System), a kolejne etapy wizyty od bramy po wyjazd opisuje strona awizacje transportu.
Slot booking software i wymiana danych z systemami zewnętrznymi
Slot booking software i wymiana danych z systemami zewnętrznymiRezerwacja online ma sens wtedy, gdy dane zamówienia nie są wpisywane po raz drugi. Studio VSS.net udostępnia REST API, a wymianę danych z systemem zewnętrznym realizuje projekt integracyjny. Statusy poszczególnych integracji zestawia tabela.
| System zewnętrzny | Status | Co dotyczy rezerwacji |
|---|---|---|
| SAP i SAP EWM | wykonana | dostawy z systemu nadrzędnego trafiają do kalendarza bez ręcznego przepisywania |
| Symfonia ERP | wykonana | wymiana danych awizacji z systemem ERP |
| Comarch ERP XL | deklarowana | zakres opisuje strona o integracji z Comarch ERP XL |
| Pozostałe systemy zewnętrzne | projekt integracyjny | wymianę danych realizuje się przez REST API |
Skład przesyłki, który dostawca przekazuje w komunikacie DESADV standardu EDI GS1, odpowiada polom formularza awizacji: rodzajowi asortymentu i liczbie palet. Przejęcie takiego komunikatu z systemu zewnętrznego wymaga projektu integracyjnego, a bez niego przewoźnik wpisuje te dane w portalu. Sposób wymiany danych z SAP opisuje strona o integracji systemu awizacji z SAP, a ogólny przegląd - strona integracje ze Studio VSS.net.
Pełny zakres funkcji platformy, od okien czasowych po raporty, opisuje strona system do awizacji dostaw.
Spóźnienie, zmiana terminu i kolejka przed magazynem
Spóźnienie, zmiana terminu i kolejka przed magazynemKolejka przed magazynem powstaje wtedy, gdy kilka pojazdów trafia do tej samej rampy w tym samym czasie. Rezerwacja okna ogranicza taką sytuację, bo limit pojazdów na rampę sprawdza się w chwili zapisu, a nie dopiero na bramie. Pojazd, który się spóźni, nie musi wypadać z harmonogramu: może zająć najbliższy wolny slot.
| Sytuacja | Co robi przewoźnik | Co robi system |
|---|---|---|
| Przyjazd przed oknem | zgłasza się na bramie albo w kiosku samoobsługowym | zapisuje godzinę przybycia (status 20); kolejność obsługi ustala dyspozytor |
| Spóźnienie | zgłasza opóźnienie i wybiera nowy termin | pozwala przesunąć awizację na najbliższy wolny slot i powiadamia strony |
| Zmiana po stronie magazynu | odbiera powiadomienie o nowym terminie lub rampie | zapisuje zmianę z autorem; dyspozytor przesuwa rezerwację w kalendarzu przeciągnij i upuść |
| Anulowanie | anuluje awizację w portalu | ustawia status 99X, a zarezerwowane okno wraca do puli |
| Przyjazd bez rezerwacji | zgłasza się na bramie | obsługuje transport jako nieawizowany, według reguł obiektu |
Zasady obsługi przyjazdu bez rezerwacji opisuje strona o dostawach nieawizowanych, a postępowanie przy opóźnieniu - strona o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców. Mechanizm skracania oczekiwania przy rampie opisuje artykuł o dynamicznych oknach czasowych, a skutki dla kolejki na placu - strona zlikwiduj kolejki przed magazynem.
Wdrożenie obejmuje konfigurację obiektów i kalendarzy, nadanie uprawnień przewoźnikom, uruchomienie raportów obłożenia oraz szkolenie użytkowników. Uruchomienie trwa zwykle od czterech do ośmiu tygodni, a etapy opisuje strona o wdrożeniu systemu awizacji. Zakres prac ustala się po analizie liczby transportów obsługiwanych dziennie w danym obiekcie.