Kartoteki - centralna baza kontrahentów, przewoźników i obiektów

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Centralne zarządzanie danymi referencyjnymi (Master Data)

Bezpieczeństwo operacyjne i bezbłędne funkcjonowanie procesów logistycznych zależą od jakości danych wejściowych. Ręczne wprowadzanie nazw firm, adresów czy parametrów infrastruktury przy każdym nowym zgłoszeniu prowadzi do powstawania literówek, dublowania rekordów oraz chaosu w raportowaniu.

Moduł kartotek w Studio VSS.net stanowi jedno, centralne źródło prawdy (Master Data) dla całego ekosystemu awizacji dostaw i zarządzania terenem zakładu. Uporządkowanie danych referencyjnych w formie elastycznych słowników i kartotek pozwala na natychmiastowe autouzupełnianie pól w formularzach, precyzyjne przydzielanie uprawnień oraz bezproblemową integrację z zewnętrznymi systemami ERP i WMS.

Kartoteka kontrahentów - klienci i dostawcy

Kartoteka kontrahentów gromadzi szczegółowe profile podmiotów, na rzecz których realizowane są operacje magazynowe - od dostawców surowców, przez odbiorców towarów wykończonych, po partnerów handlowych.

• Ewidencja danych prawno-skarbowych - przechowywanie numerów NIP/VAT, pełnych nazw prawnych, adresów rejestrowych oraz unikalnych identyfikatorów B2B.
• Osoby kontaktowe i notyfikacje - przypisanie dedykowanych adresów e-mail i numerów telefonów dla automatycznych powiadomień o statusie awizacji, na przykład potwierdzenia slotu lub alertu o opóźnieniu.
• Indywidualne reguły awizacji - dedykowane ustawienia parametrów obsługi dla wybranych klientów, na przykład wymóg dołączania dokumentów jakościowych, unikalne okna czasowe czy priorytety w kolejkach do doków.

Zebrane w kartotece wskaźniki jakości współpracy zasilają scoring i ranking Top 10 kontrahentów - im dokładniejsze dane referencyjne, tym bardziej wiarygodna ocena punktowa partnera biznesowego.

Studio VSS.net

Kartoteka kontrahentów - widok listy z oznaczeniami kolorowymi VSS.net

Kolorowe etykiety przy nazwach firm pozwalają operatorowi natychmiast rozpoznać kontrahenta na liście awizacji, a pasek narzędzi z przyciskami Dopisz, Edycja, Awizacje, Wyślij mail i Historia daje pełny dostęp do profilu firmy bez przechodzenia do osobnych ekranów.

Kartoteka przewoźników - firmy transportowe i spedycje

Podstawą sprawnego funkcjonowania portalu samoobsługowego dla przewoźników jest rzetelny rejestr firm logistycznych 3PL/4PL, spedycji oraz przewoźników drogowych.

• Konta użytkowników zewnętrznych - powiązanie profilu firmy transportowej z kontami spedytorów uprawnionych do rezerwowania slotów w imieniu przewoźnika.
• Monitoring floty i uprawnień - możliwość rejestrowania stałych numerów rejestracyjnych pojazdów oraz przypisywania ich do profilu firmy.
• Ocena jakościowa - przechowywanie informacji o ważności polisy OCP przewoźnika, certyfikatach ISO czy listach blokujących rezerwacje w przypadku rażących uchybień.

Studio VSS.net

Kartoteka przewoźników - lista firm transportowych VSS.net

Lista obsługuje sortowanie i filtrowanie według każdej kolumny, co przyspiesza odnalezienie konkretnego partnera transportowego w rozbudowanej bazie danych, a przyciski Dopisz, Edycja, Awizacje, Wyślij mail i Historia skracają czas obsługi zgłoszenia od przewoźnika.

Asortyment - indeksy towarowe w procesie awizacji

Powiązanie planowanego transportu z konkretną grupą asortymentową pozwala systemowi na automatyczne wyliczenie czasu rozładunku oraz właściwy dobór doku.

• Mapowanie indeksów SKU/ERP - synchronizacja słownika materiałowego z systemem ERP, na przykład SAP, w celu weryfikacji pozycji na dokumentach zamówień.
• Wymogi specjalne i reżimy - oznaczenie asortymentów wymagających szczególnych warunków obsługi, na przykład towary niebezpieczne ADR, produkty głęboko mrożone czy artykuły o wysokiej wartości.
• Współczynniki przeliczeniowe - definiowanie norm czasowych wyładunku w zależności od typu jednostki pakunkowej, na przykład paleta EUR, karton czy kontener.

Jednoznaczna identyfikacja pozycji asortymentowych opiera się na tych samych zasadach kodowania, które stosuje ustandaryzowane znakowanie logistyczne GS1 - jeden, globalnie unikalny numer przypisany do konkretnej pozycji towarowej.

Obiekty i magazyny - struktura wielolokalizacyjna

Dla przedsiębiorstw zarządzających rozproszoną siecią dystrybucyjną Studio VSS.net udostępnia hierarchiczną strukturę obiektową.

• Odwzorowanie struktury geograficznej - definiowanie wielu oddziałów, zakładów produkcyjnych, centrów dystrybucyjnych oraz zewnętrznych magazynów buforowych w ramach jednej instancji systemu.
• Izolacja danych - precyzyjne rozdzielenie widoczności harmonogramów, dzięki czemu pracownicy danego obiektu widzą wyłącznie ruch przypisany do ich lokalizacji.
• Centralne raportowanie - możliwość generowania skonsolidowanych zestawień KPI dla całej grupy kapitałowej, opisanych szerzej na stronie o wskaźnikach KPI systemu awizacji.

Bramy i punkty wjazdowe - konfiguracja punktów dostępu

Bramy stanowią punkty kontrolne łączące otoczenie zewnętrzne zakładu z jego wewnętrzną strukturą operacyjną. Konfiguracja bramy w kartotekach ustala, jak dany punkt wjazdowy zachowuje się w codziennej pracy kontroli wjazdów i wyjazdów pojazdów.

• Przypisanie do obiektów - powiązanie portierni i wjazdów z konkretnymi zakładami lub halami magazynowymi.
• Typologia bram - oznaczenie przeznaczenia punktu wjazdowego, na przykład brama główna dla ciężarówek, brama północna dla pracowników czy brama wyjazdowa.
• Integracja ze sprzętem - powiązanie rekordu bramy w systemie z fizycznymi urządzeniami automatyki budynkowej: kamerami LPR, sterownikami szlabanów, pętlą indukcyjną i wyświetlaczami LED.

Studio VSS.net

Oczekujące Brama - lista pojazdów z awizacją VSS.net

Każdy wiersz listy oczekujących na wjazd łączy dane z kilku kartotek jednocześnie - bramy, kontrahenta i przewoźnika - dzięki czemu pracownik ochrony widzi kompletny obraz transportu bez przełączania się między ekranami.

Kalendarze pracy - harmonogramy dostępności magazynu

System awizacji musi uwzględniać dynamiczne zmiany w dostępności czasowej zasobów magazynowych. W tym celu Studio VSS.net wykorzystuje moduł zaawansowanych kalendarzy pracy, odrębny od kalendarza awizacji dostaw, który pokazuje już zaplanowane transporty w ramach ustalonych ram czasowych.

• Definiowanie godzin otwarcia - precyzyjne wyznaczenie ram czasowych, w których magazyn przyjmuje lub wydaje towary w poszczególnych dniach tygodnia.
• Dni wolne i święta - wyłączanie z planowania dni ustawowo wolnych od pracy, przerw technologicznych oraz planowanych przestojów zakładowych.
• Harmonogramy specjalne - możliwość wydłużenia pracy ramp w okresach szczytów sezonowych lub skrócenia w wybrane dni robocze.

Skorowidze - słowniki pomocnicze systemu

Ostatnim filarem architektury danych są skorowidze - elastyczne słowniki sterujące, które pozwalają dostosować nazewnictwo i kategorie w systemie do indywidualnej nomenklatury przedsiębiorstwa.

• Typy pojazdów - chłodnia, plandeka/curtain, bus, kontener, silos, zestaw mega.
• Statusy i przyczyny - słowniki powodów odmowy wjazdu, przyczyn anulowania awizacji czy powodów opóźnienia rozładunku.
• Kraje i języki - słowniki państw wykorzystywane przy walidacji tablic rejestracyjnych oraz obsłudze wielojęzycznych komunikatów SMS dla kierowców.

Pełny, gotowy zestaw pojęć używanych w systemie zawiera słownik pojęć awizacji i YMS - skorowidze różnią się od niego tym, że są edytowalne przez klienta i sterują zachowaniem formularzy, a nie tylko opisują terminologię. Podobnie skonfigurowane są rampy i doki - każdy ma własny opis i parametry przeznaczenia, dzięki czemu można je powiązać z konkretnym reżimem obsługi. Zasady konfiguracji doku według typu towaru, na przykład chłodni czy strefy ADR, opisujemy w module zarządzania dokami.

Podsumowanie korzyści modułu Kartotek

Moduł Kartotek w Studio VSS.net stanowi stabilną podstawę cyfrowego zarządzania logistyką wjazdową. Poniższe zestawienie pokazuje różnicę w czterech obszarach codziennej pracy z danymi.

Dzięki uporządkowaniu danych referencyjnych przedsiębiorstwa eliminują błędy w dokumentacji, automatyzują komunikację z przewoźnikami oraz zyskują pełną elastyczność w odzwierciedlaniu nawet najbardziej skomplikowanych struktur organizacyjnych. Pełny zakres modułów systemu opisuje strona o systemie YMS.