Yard Management System

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Yard Management System (YMS) zarządza ruchem pojazdów na terenie zakładu produkcyjnego lub centrum logistycznego. Oprogramowanie Studio VSS.net obsługuje awizacje, planowanie okien czasowych oraz kontrolę dostępu do ramp, dzięki czemu magazyn planuje dostawy z wyprzedzeniem, ogranicza zatory przed bramami i podnosi bezpieczeństwo na placu manewrowym.

Moduł YMS prowadzi pojazd przez cztery etapy: rejestrację awizacji, odprawę na bramie, przydział miejsca postojowego oraz podstawienie pod rampę. Każdy etap ma własny status, znacznik czasu i osobę odpowiedzialną, więc dyspozytor widzi w jednym oknie, ile pojazdów czeka na placu, które rampy są zajęte i jakie opóźnienia narastają w bieżącej zmianie. Dane o transportach trafiają do systemu raz - przy rejestracji awizacji - i są uzupełniane automatycznie na kolejnych punktach kontrolnych.

Definicja i podstawowe funkcje Yard Management System

Systemy klasy YMS służą do precyzyjnej koordynacji działań logistycznych odbywających się na terenie obiektu. Oprogramowanie to rejestruje awizacje, kontroluje czas przebywania pojazdów na terenie zakładu oraz koordynuje dostęp do zasobów takich jak doki, bramy i wagi samochodowe. System ten optymalizuje ruch w łańcuchu dostaw, umożliwiając sprawne zarządzanie transportem we wszystkich aspektach operacyjnych. Poza ruchem samych pojazdów YMS obejmuje też ewidencję kontenerów, przydział miejsc parkingowych i zlecenia dla transportu wewnętrznego - szerzej opisuje to artykuł o zarządzaniu kontenerami, parkingiem i transportem wewnętrznym.

Podstawowym zadaniem systemu jest wyrównanie obciążenia magazynu oraz zapewnienie przejrzystości harmonogramu. Dzięki funkcjom rezerwacji online i automatycznym powiadomieniom, procesy dostaw stają się bardziej przewidywalne. Użytkownicy mają dostęp do danych w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką reakcję w przypadku opóźnień lub nieprzewidzianych zmian w planie dnia.

Pulpit menedżerski i wskaźniki wydajności

Pulpit menedżerski Studio VSS.net zbiera w jednym oknie zestawienia dostaw i wydań z magazynu, obłożenie ramp i bram oraz sekcję raportowania, więc kierownik zmiany ocenia sytuację bez przełączania się między modułami. Wartości wskaźników odświeżają się na bieżąco, a każdy kafelek prowadzi do listy dokumentów źródłowych, z których został wyliczony.

Układ pulpitu konfiguruje się osobno dla stanowisk operacyjnych i dla kadry zarządzającej. Dyspozytor widzi kolejkę pojazdów oraz najbliższe okna czasowe, kierownik magazynu - rozkład załadunków i rozładunków w czasie rzeczywistym oraz porównanie planu z wykonaniem. O tym, które zestawienia i raporty są widoczne dla danego użytkownika, decydują uprawnienia przypisane do roli.

Program online do awizacji dostaw

Obsługa awizacji przez e-mail lub telefon generuje błędy, duplikaty zgłoszeń i brak audytu zmian. Program online do awizacji dostaw zastępuje arkusze i korespondencję e-mail jednym rejestrem dostępnym dla dyspozytora, kierowcy i kierownika magazynu równocześnie. Zmiany widoczne są w czasie rzeczywistym bez konieczności ręcznego odświeżania danych.

Studio VSS.net

Yard Management - edycja bramy - VSS.net

Ekran przedstawia formularz edycji bramy w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Formularz zawiera pola: Nazwa bramy (tekst, np. Brama serwisowa - wjazd dla ekip naprawczych), Obiekt (dropdown z wyborem centrum logistycznego), Opis (obszar tekstowy z godzinami działania i wymaganiami, np. Czynna: 7:00-18:00, wymagane zgłoszenie przed wjazdem), a także checkboxy Brama czynna i Waga. Przyciski Anuluj (czerwony) i Zapisz (zielony) w górnym pasku. Edycja bramy pozwala precyzyjnie zarządzać warunkami dostępu pojazdów do poszczególnych punktów wjazdu na teren obiektu.

Eliminacja kolejek i automatyzacja procesów na bramie

Jedną z najważniejszych zalet systemu YMS jest likwidacja kolejek przed magazynem. Automatyzacja logistyki rozpoczyna się już na etapie wjazdu, gdzie systemy rozpoznawania tablic rejestracyjnych (LPR) eliminują potrzebę manualnej weryfikacji pojazdów. Dzięki temu kontrola wjazdów i wyjazdów odbywa się płynnie, a szlabany otwierają się wyłącznie dla uprawnionych transportów, co podnosi ogólny poziom bezpieczeństwa.

Kolejka pojazdów prowadzona jest w systemie, a nie na drodze dojazdowej. Po odprawie kierowca kierowany jest na miejsce postojowe i oczekuje na wywołanie pod rampę, które trafia do niego jako powiadomienie SMS lub komunikat w aplikacji mobilnej. Przed bramą nie tworzy się wtedy zator, a plac obsługuje więcej transportów tą samą liczbą stanowisk.

System automatycznie przydziela doki załadunkowe na podstawie wcześniejszych awizacji. Kierowcy otrzymują czytelne instrukcje, co minimalizuje ryzyko pomyłek i skraca czas przestojów. Taka optymalizacja pozwala zaoszczędzić cenne minuty na każdym etapie obsługi pojazdu, od momentu pojawienia się przed bramą aż do opuszczenia terenu zakładu.

Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych LPR w Studio VSS.net

Moduł LPR rozpoznaje numery rejestracyjne kamerami na bramie i zapisuje wjazd oraz wyjazd każdego transportu bez udziału operatora. Do rekordu trafia zdjęcie przodu pojazdu, data, godzina i przypisany przewoźnik, dzięki czemu ochrona i dział logistyki mają pełną identyfikowalność ruchu na terenie obiektu, a numery nie są przepisywane ręcznie do zeszytu portierni.

Historię wjazdów przeszukuje się formularzem filtrowania według numeru pojazdu, kierowcy, kontrahenta lub asortymentu. Rozpoznany numer system porównuje z rejestrem awizacji: transport zgłoszony wcześniej przechodzi odprawę automatycznie, a pojazd bez awizacji trafia do obsługi ręcznej. Kolejkowanie wspierają kody QR i elektroniczne przepustki, które kierowca okazuje przy wjeździe oraz przy podstawieniu pod rampę, co ogranicza koszty obsługi bramy i skraca czas oczekiwania.

Zgłoszenie kierowcy przed przyjazdem na plac

Kierowca ciężarówki przyjeżdżający na teren centrum logistycznego bez wcześniejszego zgłoszenia może czekać na wjazd wielokrotnie dłużej niż kierowca, który wypełnił formularz awizacyjny z wyprzedzeniem. Proces awizacji kierowcy obejmuje podanie danych pojazdu, ładunku i szacowanego czasu przyjazdu - dane te trafiają bezpośrednio do systemu YMS bez pośrednictwa pracownika ochrony. Obsługa wjazdu skraca się z kilkunastu minut do poniżej dwóch.

Dane ze zgłoszenia zasilają harmonogram bramy jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Ochrona widzi listę transportów spodziewanych w danej godzinie, a kierowca otrzymuje potwierdzenie z numerem awizacji, godziną okna czasowego i wskazaniem bramy, przez którą ma wjechać na teren obiektu.

Studio VSS.net

Yard Management - lista bram - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie bram wjazdowych i wyjazdowych w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne (checkbox), Obiekt (Centrum Logistyczne Euro-Spedycja), Nazwa bramy, Opis (godziny otwarcia, ograniczenia dostępu), Waga (checkbox), Kod bramy. Widoczne bramy to m.in. Brama Kontenerowa C, Brama Kurierska E, Brama Magazynowa, Brama Głównego Wejścia, Brama Palmicowa - każda z przypisanym opisem operacyjnym. Lista bram stanowi kartotekę punktów kontroli ruchu pojazdów na terenie obiektu i jest podstawą konfiguracji przepustek oraz zezwoleń wjazdu w systemie VSS.net.

Integracja systemów YMS z WMS i ERP

Efektywność magazynu wzrasta, gdy system YMS współpracuje z pozostałymi narzędziami informatycznymi w firmie. Nasza platforma integruje się z systemami WMS (Warehouse Management System) oraz ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwala na automatyzację przyjęć towarów. Dzięki tej integracji VSS pobiera dane o zamówieniach z ERP i przekazuje je do WMS, dzięki czemu rozładunek rusza z gotową kartoteką pozycji do przyjęcia.

Równie ważna jest synchronizacja z systemami transportowymi. Sprawna współpraca systemów TMS i YMS zapewnia płynny przepływ informacji między przewoźnikami a magazynem. TMS zarządza planowaniem tras, podczas gdy YMS skupia się na zarządzaniu ruchem na placu i obsłudze okien czasowych, co wspólnie eliminuje wąskie gardła w całym łańcuchu dostaw.

Planowanie okien czasowych i dostępność ramp

Planowanie okien czasowych rozkłada dostawy równomiernie w ciągu dnia i dopasowuje je do dostępnej obsady magazynu. System pokazuje dostępność ramp w czasie rzeczywistym, więc dostawca rezerwuje wolny termin samodzielnie, a dyspozytor nie musi potwierdzać zgłoszeń telefonicznie.

Każde okno czasowe ma przypisany typ operacji, wymagany rodzaj pojazdu i czas trwania wynikający z liczby palet lub jednostek ładunkowych. Zmiana terminu przez dostawcę uruchamia powiadomienie do magazynu, a próba rezerwacji poza dopuszczalnym limitem dobowym jest blokowana przez reguły obiektu. Kierowca i pracownik ochrony widzą aktualny status okna czasowego na urządzeniu mobilnym, dzięki czemu pojazd podjeżdża pod rampę dopiero po jej zwolnieniu.

Kalendarz awizacji obsługuje przeciąganie rezerwacji między rampami oraz seryjne dostawy powtarzające się w stałych dniach tygodnia. Dla operacji wymagających sprzętu specjalnego, takiego jak rampa chłodnicza czy stanowisko z wagą, system dopuszcza rezerwację wyłącznie w miejscach spełniających zadane kryteria.

Wymiana danych działa dwukierunkowo przez REST API. Z systemu nadrzędnego pobierane są zamówienia zakupu, numery awizowanych dostaw i kartoteki kontrahentów, a w drugą stronę wracają czasy wjazdu i wyjazdu, numer rampy, wynik ważenia oraz skany dokumentów przewozowych. Pozwala to rozliczać terminowość dostawców bez ręcznego zestawiania danych z kilku źródeł.

Wizualizacja zajętości miejsc parkingowych

Na dużych terminalach i placach manewrowych identyfikacja wolnych miejsc parkingowych bywa problemem samym w sobie. Wizualizacja zajętości miejsc parkingowych w systemie YMS prezentuje aktualny stan placu na interaktywnej mapie, a dyspozytorzy mogą kierować pojazdy do konkretnych stanowisk bez wychodzenia z biura. Integracja z modułem awizacji uzupełnia dane o pojazd i oczekiwany czas odbioru.

Korzyści operacyjne i zarządzanie harmonogramem

Wdrożenie systemu awizacji dostaw przynosi wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Precyzyjne definiowanie okien czasowych pozwala na określenie, jakie działania będą realizowane w danym przedziale czasowym, co obejmuje m.in. godziny przyjęć czy wymagania techniczne wobec pojazdów. Dzięki temu magazyn jest zawsze przygotowany na przyjęcie towaru, co usprawnia cały proces przyjęcia towaru i składowania.

Dla firm poszukujących kompleksowych rozwiązań do zarządzania zapasami i logistyką wewnątrzmagazynową, dostępny jest również nowoczesny program magazynowy Studio WMS.net. Połączenie funkcji WMS i YMS daje pełną kontrolę nad towarem od momentu jego awizacji przez dostawcę, aż do wydania końcowemu odbiorcy, zapewniając wysoką wydajność operacyjną każdego dnia.

Dostęp mobilny do harmonogramu przy rampie

Pracownik magazynu zmienia status operacji bezpośrednio przy rampie, korzystając z tabletu lub smartfona podłączonego do tej samej bazy co aplikacja biurowa. Rozpoczęcie i zakończenie rozładunku, zgłoszenie niezgodności czy zwolnienie stanowiska rejestruje się jednym dotknięciem, bez powrotu do biura i bez papierowych kart dostaw.

Widok mobilny prezentuje harmonogram bieżącej zmiany, listę pojazdów przypisanych do rampy oraz wykresy obłożenia w kolejnych godzinach. Ochrona korzysta z tego samego widoku przy odprawie na bramie, a dyspozytor natychmiast widzi każdą zmianę statusu, więc kolejny pojazd wywoływany jest z placu dokładnie w momencie zwolnienia stanowiska.

Moduł YMS współpracuje z wagami samochodowymi i sterownikami szlabanów, dlatego ważenie wjazdowe i wyjazdowe zapisuje się w karcie transportu automatycznie. Zestawienie różnic wagowych oraz czasów przejazdu między punktami kontrolnymi trafia do raportów obsługi placu.

Studio VSS.net

Yard Management - historia parkowania - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie Transporty parking - historia w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Numer rejestracyjny, Typ, Parking poprzedni, Parking bieżący (kod miejsca), Numer Load Plan, Podstawiono (data i godzina), Zakończono parkowanie, Kontrahent, Przewoźnik, Kierowca, Telefon. Widoczne są rekordy z różnymi pojazdami (m.in. P2S4455, WAW050, WAW0525, NAC75, WA09917) i kontrahentami (Żajka, DEMO, Inter Cars, Filmex, Cement, CISO Logit). Widok historii umożliwia audyt ruchu pojazdów na placu manewrowym, weryfikację czasów postoju i rozliczenie miejsc parkingowych.

Studio VSS.net YMS a tradycyjne metody zarządzania placem

Zarządzanie ruchem pojazdów telefonem i arkuszem kalkulacyjnym szybko przestaje wystarczać, gdy rośnie liczba dostaw. Poniższe zestawienie pokazuje, czym moduł YMS w Studio VSS.net różni się od metod doraźnych i od ogólnych systemów awizacji bez warstwy placowej.

Co mierzy moduł YMS Studio VSS.net

Moduł raportowania YMS dostarcza wskaźniki, które pozwalają działowi logistyki ocenić efektywność obsługi placu i bram. Najczęściej wykorzystywane mierniki to:

• Czas obsługi na bramie - od wjazdu do skierowania na rampę.
• Czas na rampie - długość rozładunku lub załadunku.
• Obłożenie ramp i bram - wykorzystanie zasobów w czasie.
• Terminowość (OTIF) - udział dostaw obsłużonych zgodnie z planem, odpowiednik metryki niezawodności Perfect Order Fulfillment z modelu SCOR opracowanego przez ASCM.
• Liczba transportów w dobie oraz rozkład w godzinach szczytu.
• Przestoje i opóźnienia - z podziałem na przyczyny.

Wartości tych wskaźników zależą od wdrożenia i konfiguracji obiektu - ustalamy je wspólnie podczas analizy przedwdrożeniowej.

Zestaw wskaźników dobiera się do skali ruchu i profilu obiektu. Terminal przeładunkowy z ruchem całodobowym rozlicza przede wszystkim czas obsługi na bramie i rotację miejsc postojowych, magazyn dystrybucyjny pracujący na dwie zmiany - terminowość okien czasowych i obłożenie ramp w godzinach szczytu. Raporty można eksportować do arkusza lub udostępniać przewoźnikom jako podstawę rozliczenia poziomu usług.

Wdrożenie modułu YMS zaczyna się od inwentaryzacji bram, ramp, miejsc postojowych i wag, a następnie od opisania reguł ruchu obowiązujących na terenie obiektu. Na tej podstawie powstaje konfiguracja statusów, uprawnień i powiadomień. Pierwsze tygodnie pracy służą do korekty czasów trwania okien czasowych, tak aby harmonogram odpowiadał realnej wydajności obsady magazynu.