Wymagane dokumenty jakościowe przy awizacji dostawy zależą w opisywanym wdrożeniu od znaczników pozycji zamówienia. Dostawca dołącza pliki do pozycji jeszcze przed zapisem awizacji, a po kliknięciu ZAPISZ formularz sprawdza pozycje objęte kontrolą i zatrzymuje zapis na pierwszym braku. Sprawdza obecność pliku, a nie jego treść.
Które dokumenty jakościowe trzeba dołączyć do dostawy, zależy w opisywanym wdrożeniu od pozycji zamówienia. Wymaganie nie wynika z rodzaju materiału ani z dostawcy, tylko ze znaczników zamówienia, więc dwie pozycje tej samej dostawy mogą mieć różne wymagania. Dostawca widzi to w tabeli pozycji jeszcze przed zapisem awizacji. Ogólne zasady awizacji w zakładzie produkcyjnym opisuje strona o awizacji dostaw dla zakładu produkcyjnego.
Ta strona pokazuje, które dokumenty są wymagane dla pozycji, jak dostawca dołącza je jeszcze przed zapisem awizacji i kiedy formularz zatrzymuje zapis. Decyzję o dokumentach podejmuje potem kontrola jakości. Jej status i kolejkę opisuje strona o dwóch statusach awizacji.
Dokumenty jakościowe przypisuje się do pozycji, a nie do dostawy
Dokumenty jakościowe przypisuje się do pozycji, a nie do dostawyWymaganie dokumentów jest cechą pozycji zamówienia. Pozycja niesie znacznik kontroli i sześć znaczników dokumentów: deklarację przeniesienia oznaczeń (DPO), dokument odbioru według EN 10204 w czterech typach (2.1, 2.2, 3.1 i 3.2) oraz dokumentację zgodności z dyrektywą ciśnieniową (PED) według punktu 4.3. Według ustaleń wdrożeniowych znaczniki wymaganych dokumentów są cechą pozycji zamówienia.
Pozycja bez znacznika kontroli jest pomijana przy sprawdzaniu, nawet jeśli ma włączone znaczniki dokumentów. Kontrola nie obejmuje więc każdej pozycji, tylko te, które zamówienie oznaczyło do kontroli. Znacznik kontroli dziedziczą też pozycje dopisane jednym kliknięciem, tak jak opisuje strona o pełnej dostawie.
Tabela pozycji w awizacji pokazuje te znaczniki w kolumnach tylko do odczytu: Kontrola, DPO, PED 4.3 i cztery kolumny EN 10204. Kolumna Załączniki ma w każdym wierszu ikonę „dodaj załącznik”.
| Znacznik na pozycji | Sekcja w oknie załączników | Dokument |
|---|---|---|
| DPO | DPO | Deklaracja przeniesienia oznaczeń |
| EN 10204 2.1 | EN 10204 2.1 | Deklaracja zgodności |
| EN 10204 2.2 | EN 10204 2.2 | Atest |
| EN 10204 3.1 | Świadectwo odbioru (3.1 - EN 10204) | Świadectwo odbioru 3.1 |
| EN 10204 3.2 | EN 10204 3.2 | Świadectwo odbioru 3.2 |
| PED 4.3 | Certyfikat PED wraz z załącznikiem dla wytwórcy materiału | Dokumentacja zgodności z dyrektywą ciśnieniową według punktu 4.3 |
Okno załączników ma siedem sekcji, a wymagane są w czerwonej ramce
Okno załączników ma siedem sekcji, a wymagane są w czerwonej ramceIkona w tabeli otwiera okno ZAŁĄCZNIKI dla tej jednej pozycji. Okno ma siedem sekcji: sześć rodzajów dokumentów oraz sekcję Inne, która jest zawsze dostępna i nigdy nie jest wymagana. Sekcje, dla których pozycja ma włączony znacznik dokumentu, są oznaczone grubą, czerwoną, kropkowaną ramką. Okno dostaje te znaczniki z wiersza tabeli.
Nazwy sekcji mają wersję polską i angielską. Użytkownik z językiem interfejsu innym niż polski widzi w oknie nazwy angielskie, na przykład „Inspection Certificate (3.1 - EN 10204)”. Ustawienia językowe kont dostawców opisuje strona o portalu w dwóch wersjach językowych.
Pliki trafiają do folderu pozycji i podfolderu sekcji. Pozycje zapisują się do bazy od razu po kliknięciu DODAJ DO AWIZACJI, więc dokumenty można dołączyć, zanim awizacja zostanie zapisana, czyli przed przyjazdem transportu. Pola Wytop i Atest (numery do 50 znaków) są częścią pozycji i można je poprawić w tabeli przed zapisem awizacji.
Przy kliknięciu ZAPISZ formularz sprawdza pozycję po pozycji
Przy kliknięciu ZAPISZ formularz sprawdza pozycję po pozycjiKontrola uruchamia się po kliknięciu ZAPISZ, po sprawdzeniu pozostałych pól formularza i przed samym zapisem. Dotyczy awizacji nowej i edytowanej, w formularzu logistyki i w formularzu dostawcy.
Krok pierwszy: dla każdej pozycji z włączoną kontrolą system sprawdza, czy pozycja ma jakikolwiek załącznik. Przy braku otwiera się okno „Brak załącznika” z tekstem „Brak jakiegokolwiek załącznika dla pozycji numer - N” i zapis zostaje zatrzymany. Krok drugi: dla każdej wymaganej sekcji system sprawdza, czy w folderze tej sekcji jest plik. Pierwszy brak zatrzymuje zapis oknem „Brak załącznika” z tekstem w postaci „Brak załącznika rodzaj dokumentu dla pozycji numer N”.
Przy zapisie formularz sprawdza, czy każda pozycja objęta kontrolą ma plik w każdej wymaganej sekcji, i zatrzymuje zapis na pierwszym braku.
N to numer porządkowy pozycji z kolumny Lp, więc użytkownik wie, którą pozycję uzupełnić. Rodzaj dokumentu w komunikacie to oznaczenie sekcji, na przykład EN10204_3.1. Pozycja z włączoną kontrolą, ale bez żadnego znacznika dokumentu, przechodzi sprawdzenie, gdy ma dowolny jeden plik, także w sekcji Inne.
Formularz sprawdza obecność pliku, a ocenę zostawia kontroli jakości
Formularz sprawdza obecność pliku, a ocenę zostawia kontroli jakościSprawdzana jest obecność wpisu o pliku w sekcji, a nie treść pliku. Ocenę dokumentu wykonuje dział jakości. Jak kontrola jakości rozstrzyga pozycje jedna po drugiej, opisuje strona o kontroli jakości pozycja po pozycji. Osobne narzędzie kontroli jakości czyta atesty modelem językowym i nie jest częścią sprawdzenia przy zapisie; opisuje je strona o odczycie atestu przez sztuczną inteligencję.
Opis nie obiecuje kompletu dokumentów. Wiadomość o komentarzu do pozycji opisuje strona o tym, kiedy system pisze do dostawcy. Rozmowę o braku lub niezgodności prowadzi się w wątku przy pozycji zamówienia, a nie w komunikacie o braku załącznika.
Oprócz dokumentów przy pozycjach jest osobne okno załączników całej awizacji. W formularzu dostawcy otwiera je przycisk Załączniki WZ, a w formularzu logistyki ikona. Aktywna jest w nim jedna sekcja, Dokumenty magazynowe, więc dokumenty przy pozycjach i dokumenty całej awizacji to dwa różne zbiory.
Dostawca dołącza dokumenty przed przyjazdem transportu
Dostawca dołącza dokumenty przed przyjazdem transportuPrzykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy awizuje do zamówienia ZAK-26-0042 dwie pozycje. Tabela pokazuje przy ITEM-0001 znacznik Kontrola oraz włączone EN 10204 3.1 i PED 4.3, a przy ITEM-0002 żadnych znaczników. Dostawca klika ikonę załączników przy ITEM-0001, widzi dwie sekcje w czerwonej ramce i dołącza plik tylko do sekcji 3.1.
Po kliknięciu ZAPISZ pojawia się okno „Brak załącznika” z informacją o brakującej sekcji PED. Po dołączeniu drugiego pliku zapis awizacji AW-26-0150 przechodzi, a dokumenty są już w systemie przed przyjazdem transportu.
Cztery pytania do analizy przed wprowadzeniem takiej kontroli
Cztery pytania do analizy przed wprowadzeniem takiej kontroli- Kto w organizacji decyduje, które dokumenty są wymagane dla danej pozycji, i gdzie ta decyzja jest zapisana?
- Na którym etapie dostawca ma dołączać dokumenty: przed zapisem awizacji czy dopiero po dostawie?
- Czy kontrola ma sprawdzać samą obecność pliku, czy także jego treść? Kto ma oceniać treść?
- W jakim języku dostawca zagraniczny ma widzieć nazwy dokumentów i komunikaty o brakach?