Komunikacja z dostawcą w awizacji odbywa się w opisywanym wdrożeniu w wątku dyskusji przypiętym do pozycji. Wpis ma temat i treść, odpowiedzi tworzą wątek, a pliki do wpisu dołącza się w oknie dyskusji otwieranym z tabeli pozycji, po stronie pracowników. O nowym komentarzu system informuje wiadomością e-mail zależną od roli autora.
Kontrola jakości zauważa niezgodny numer wytopu przy jednej pozycji. Zamiast pisać wiadomość z numerem awizacji w temacie, otwiera dyskusję tej pozycji i zakłada w niej wątek z plikiem. Rozmowa zostaje przy pozycji, a nie w skrzynkach jej uczestników.
Ta strona pokazuje, jak wygląda wątek i gdzie widać, że rozmowa się toczy. Opisuje też, kto dostaje wiadomość o nowym komentarzu. Dokumenty, o które toczy się taka rozmowa, opisuje strona o atestach przed dostawą, a podział ekranów w portalu artykuł o rolach i uprawnieniach w systemie awizacji.
Rozmowa o pozycji toczy się w jednym miejscu
Rozmowa o pozycji toczy się w jednym miejscuOkno dyskusji pozycji otwiera przycisk Dyskusja w pasku zestawienia pozycji awizacji. Nagłówek okna brzmi „Kod pozycji” i zawiera indeks pozycji z kartoteki. Okno otwarte z pozycji pokazuje wpisy tej pozycji.
Wątki pozycji i całej awizacji są osobne. Dyskusja całej awizacji nie uruchamia powiadomień, więc rozmowa, która ma dotrzeć do drugiej strony mailem, musi toczyć się przy pozycji. Oznacza to także, że jedna awizacja może mieć kilka równoległych wątków, po jednym na pozycję.
Wątek ma tematy z odpowiedziami oraz pliki
Wątek ma tematy z odpowiedziami oraz plikiGdy do pozycji nie dodano jeszcze żadnego wpisu, okno otwiera się od razu na formularzu nowego wątku, zatytułowanym „Dodawanie nowego wątku”. Gdy wpisy istnieją, na górze są przyciski „Nowa dyskusja” i „Zamknij”. Formularz wpisu ma pole Temat (wymagane, najwyżej 50 znaków) i pole Treść oraz przyciski zatwierdzenia i „Anuluj”.
Przy cudzym wpisie jest przycisk odpowiedzi „ODPOWIEDZ”, a okno „Udzielenie odpowiedzi” pokazuje wpis, na który się odpowiada. Przy własnym wpisie są przyciski „EDYTUJ” i „USUŃ”. Autor wpisu jest oznaczony inicjałami imienia i nazwiska z konta, a własne wpisy mają wyróżnione oznaczenie.
Odpowiedź zapamiętuje wpis nadrzędny, więc wpisy tworzą wątek. Każdy wpis pokazuje autora z datą i godziną oraz temat z treścią, w której zachowane są podziały wierszy. Usunięcie wpisu wymaga potwierdzenia, a wpis jest oznaczany jako usunięty i nie znika z bazy. Edycja i usunięcie zostawiają wpis w dzienniku zdarzeń z numerem wpisu.
Pliki do wpisu dołącza się w oknie dyskusji otwieranym z tabeli pozycji, po stronie pracowników. Przycisk Dodaj plik otwiera okno wyboru, które podpowiada pliki PDF, JPG, PNG oraz wiadomości e-mail, ale serwer nie wymusza typów plików. Plik jest wysyłany na serwer od razu po wyborze, do osobnego folderu tego wpisu, a pod wpisem pojawia się lista odnośników z ikoną spinacza.
Kolumna Dyskusja pokazuje, że rozmowa już się toczy
Kolumna Dyskusja pokazuje, że rozmowa już się toczyW zestawieniach awizacji i pozycji jest kolumna ze znacznikiem „Dyskusja”. Zaznaczona oznacza, że do awizacji albo do którejś jej pozycji dodano wpis. Obie strony widzą więc w zestawieniu, że rozmowa już trwa, bez otwierania okna.
Obok dyskusji istnieje osobny mechanizm „Uwagi/Notatki” z własnym przyciskiem w pasku zestawień. Nie wysyła powiadomień i nie jest wątkiem. Odnośnik „Dyskusja” w wiadomości otwiera standardowe okno dyskusji platformy. Według ustaleń wdrożeniowych na wpisach można w nim wykonać trzy operacje: dodawanie, edycję i usuwanie. Odpowiedzi są zagnieżdżone, ale nie ma w nim załączników.
Wiadomość o nowym komentarzu wychodzi w cyklicznym przebiegu
Wiadomość o nowym komentarzu wychodzi w cyklicznym przebieguPowiadomienie o komentarzu to czwarty, ostatni krok przebiegu powiadomień. Poprzedzają go kroki dotyczące zamówień oraz odrzuconych pozycji i zaakceptowanych awizacji. Według dokumentacji wdrożeniowej przebieg uruchamia zewnętrzna usługa, cyklicznie. Powiadomienie obejmuje tylko komentarze dodane przy pozycji awizacji, a nie przy całej awizacji, i tylko wpisy nieusunięte.
Liczy się najnowszy komentarz pozycji w chwili przebiegu. Pozostałe reguły powiadomień zestawia strona o tym, kiedy system pisze do dostawcy, a kiedy milczy. Powiadomienia SMS i e-mail w ogólnym modelu systemu opisuje artykuł o powiadomieniach w awizacji, a komunikację z dostawcami w kilku językach strona o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami i kierowcami.
Wiadomość trafia do innej strony zależnie od roli autora
Wiadomość trafia do innej strony zależnie od roli autoraGdy autorem komentarza jest konto dostawcy, wiadomość w wersji polskiej trafia do skrzynki działu jakości klienta i do opiekuna klienta, czyli użytkownika wskazanego w kartotece kontrahenta. Trafia także na wspólną skrzynkę powiadomień. Gdy autorem komentarza jest pracownik klienta, wiadomość idzie do autora awizacji, czyli konta, które awizację zapisało, w języku tego konta.
| Kto napisał komentarz | Kto dostaje wiadomość | Język wiadomości | Warunek |
|---|---|---|---|
| Konto dostawcy | Skrzynka działu jakości klienta i opiekun klienta | Polski | Komentarz dodany przy pozycji |
| Pracownik klienta | Autor awizacji | Język konta autora | Autor ma adres e-mail |
| Komentarz przy całej awizacji | Nikt | Nie dotyczy | Powiadomienie obejmuje tylko komentarze przy pozycjach |
| Dwa komentarze między przebiegami | Jedna wiadomość o najnowszym | Jak wyżej | Liczy się najnowszy komentarz pozycji |
Komentarz dostawcy trafia do działu jakości i opiekuna klienta, a komentarz pracownika do autora awizacji.
Wiadomość nie powstaje, jeśli konto autora awizacji nie ma adresu e-mail. Temat po polsku brzmi „Awizacja nr numer - zamówienie: dodano komentarz”, a w treści stoi, że do pozycji użytkownik dodał komentarz i że aby odpowiedzieć, trzeba kliknąć link i przejść do zakładki dyskusja. Odnośnik „Dyskusja” prowadzi do wątku tej pozycji. Wersja angielska ma temat „Notification no. numer - zamówienie: comment added” i odnośnik „Discussion”. Zasady wyboru języka opisuje strona o wersjach językowych portalu.
Jeden komentarz oznacza najwyżej jedną wiadomość
Jeden komentarz oznacza najwyżej jedną wiadomośćPrzed zakolejkowaniem wiadomości procedura sprawdza rejestr wysłanych powiadomień, w którym zapisane są rodzaj powiadomienia oraz pozycja z numerem komentarza. Wpis w rejestrze i wiadomość powstają w jednej transakcji, więc jeden komentarz daje najwyżej jedną wiadomość. Dwa komentarze dodane między przebiegami dają jedną wiadomość, o najnowszym.
Dla dostawcy wynika z tego prosta zasada: komentarz zapisany w wątku trafia do kontroli jakości jedną wiadomością w najbliższym przebiegu, bez dodatkowych maili od dostawcy. Decyzje, które kontrola jakości podejmuje potem przy pozycjach, opisuje strona o kontroli jakości pozycja po pozycji.
Wątek o numerze wytopu od pierwszego wpisu do odpowiedzi
Wątek o numerze wytopu od pierwszego wpisu do odpowiedziPrzykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy awizuje dostawę do zamówienia ZAK-26-0042 jako awizację AW-26-0150, a kontrola jakości zauważa niezgodność numeru wytopu przy pozycji ITEM-0001. Kontroler otwiera dyskusję pozycji, zakłada wątek z tematem „Numer wytopu” i dołącza zdjęcie strony świadectwa.
Przy najbliższym przebiegu powiadomień autor awizacji dostaje wiadomość „Awizacja nr AW-26-0150 - ZAK-26-0042: dodano komentarz” z odnośnikiem do dyskusji tej pozycji. Dostawca odpowiada w wątku, więc skrzynka działu jakości dostaje własną wiadomość o nowym komentarzu. W zestawieniach awizacji kolumna Dyskusja jest zaznaczona przy tej awizacji, więc obie strony wiedzą, że rozmowa już się toczy.
Cztery pytania do analizy przed wprowadzeniem dyskusji przy pozycji
Cztery pytania do analizy przed wprowadzeniem dyskusji przy pozycji- Czy rozmowa o dokumentach ma być przypięta do pozycji zamówienia, czy do całej dostawy?
- Kto ma dostawać powiadomienie o nowym komentarzu, gdy pisze dostawca, a kto, gdy pisze pracownik zakładu?
- Jak system ma postępować, gdy między dwoma przebiegami powiadomień pojawi się kilka komentarzy do tej samej pozycji?
- Jakie typy plików można dołączyć do wpisu i gdzie te pliki mają być przechowywane?