Status awizacji dostawy składa się w opisywanym wdrożeniu z dwóch niezależnych statusów. Status wizyty opisuje przebieg na terenie zakładu: oczekuje na wjazd, na terenie, zakończona albo anulowana. Status dokumentacji wylicza się automatycznie z decyzji kontroli jakości przy pozycjach zamówienia, więc nikt nie wpisuje go ręcznie.
Pojazd stoi już na rampie, a dokumenty jednej z pozycji wciąż czekają na decyzję kontroli jakości. Albo odwrotnie: dokumenty są ocenione, a transport jeszcze nie dojechał. Oba stany zdarzają się naturalnie, więc w opisywanym wdrożeniu awizacja ma dwa statusy zamiast jednego.
Zakończenie wizyty nie czeka na decyzję kontroli jakości, a decyzja kontroli jakości nie zmienia statusu wizyty. Przyciski działają na różnych danych: na awizacji albo na jej pozycjach. Ta strona opisuje oba statusy i kolejkę kontroli jakości. Pokazuje też zestawienia, w których widać ten sam stan.
Jedna awizacja odpowiada na dwa różne pytania
Jedna awizacja odpowiada na dwa różne pytaniaAwizacja ma dwa niezależne statusy. Status wizyty opisuje przebieg na terenie zakładu: oczekuje na wjazd, na terenie, zakończona albo anulowana. Status dokumentacji opisuje, jak kontrola jakości oceniła dokumenty przy pozycjach zamówienia.
Pełny katalog statusów wizyty w standardowej konfiguracji zestawia strona o statusach w programie awizacyjnym. Tutaj opisujemy wdrożenie, w którym wizyta ma cztery stany, a drugi status pochodzi z decyzji kontroli jakości. Znaczniki czasu kolejnych etapów wizyty omawia artykuł o znacznikach czasu etapów i śladzie zmian awizacji.
Status wizyty zmienia portiernia w oknie zmiany statusu
Status wizyty zmienia portiernia w oknie zmiany statusuStatus wizyty zmienia portiernia w oknie Zmiana statusu. Przycisk Zezwalam na wjazd przenosi awizację ze statusu oczekuje na status na terenie. W tym samym oknie portiernia zamyka wizytę przy wyjeździe, co daje status zakończona. Obsługę bramy od wjazdu do wyjazdu opisuje strona o portierni prowadzącej transport w jednym oknie.
W zestawieniu „Na dziś/w trakcie realizacji” status wizyty jest kolumną „Status awizacji” z kolorem. Etykieta i kolor pochodzą ze słownika statusów w konfiguracji. Zestawienie pokazuje awizacje z dzisiejszym terminem, które nie są zakończone ani anulowane. Ogólne zasady kontroli wjazdów i wyjazdów opisuje strona o bramie w systemie awizacji.
Status dokumentacji wynika z decyzji przy pozycjach
Status dokumentacji wynika z decyzji przy pozycjachStatus dokumentacji jest kolumną „Status” (tekst) w kolejce „Kontrola jakości” oraz w zestawieniach „Wszystkie awizacje” działu zakupów i dostawcy. Wylicza się automatycznie z decyzji na pozycjach i nikt nie wpisuje go ręcznie. Do statusu liczą się tylko pozycje, które nie zostały usunięte ani anulowane.
Decyzja to dwa znaczniki przy pozycji zamówienia: Akceptacja i Odrzucone. Decyzje wpisuje się w tabeli pozycji otwieranej z kolejki kontroli jakości przyciskiem Pozycje zamówienia. W tabelach zakupów i dostawców nie można ich zmieniać.
| Status dokumentacji | Warunek | Gdzie widać awizację |
|---|---|---|
| Nowa | Żadna pozycja nie ma decyzji | Kolejka kontroli jakości i „Awizacje nieobsłużone” |
| Częściowo obsłużona | Część pozycji ma decyzję, część jeszcze nie (także gdy są już zaakceptowane i odrzucone) | Kolejka i „Awizacje nieobsłużone” |
| Częściowo zaakceptowana | Wszystkie pozycje mają decyzję, część zaakceptowana, część odrzucona | Kolejka i „Awizacje nieobsłużone” |
| Odrzucona | Wszystkie pozycje odrzucone | Kolejka i „Awizacje odrzucone” |
| Zaakceptowana | Wszystkie pozycje zaakceptowane | Znika z kolejki; po zakończeniu wizyty w historii kontroli jakości |
| Brak | Awizacja bez pozycji zamówienia, na przykład wjazd nieawizowany | Poza kolejką, w zestawieniach „Wszystkie awizacje” |
Trzy wartości dotyczą skrajnych przypadków: Nowa, Zaakceptowana i Odrzucona. Pozostałe opisują stany pośrednie albo brak pozycji zamówienia. Awizacji bez pozycji nie ma w kolejce, bo nie ma czego oceniać.
Status wizyty i status dokumentacji są niezależne, więc zakończenie wizyty nie czeka na decyzję kontroli jakości.
Kolejka kontroli jakości pokazuje awizacje bez akceptacji
Kolejka kontroli jakości pokazuje awizacje bez akceptacjiKolejka „Kontrola jakości” obejmuje awizacje dostaw, które mają co najmniej jedną pozycję podlegającą kontroli, nie są anulowane i nie mają statusu „Zaakceptowana”. Po zaakceptowaniu awizacja z kolejki znika. Awizacja bez pozycji podlegających kontroli nie trafia do niej wcale. Skąd system wie, które pozycje podlegają kontroli, wyjaśnia strona o dokumentach jakościowych przy pozycji zamówienia.
Trzy przyciski w kolejce, Zaakceptuj, Odrzuć i Cofnij status, ustawiają decyzję dla wszystkich pozycji awizacji naraz. System pyta „Czy zmienić status?”, potwierdza komunikatem „Status awizacji został zmieniony” i zapisuje w historii wpis „Zmiana statusu awizacji”. Przycisk Cofnij status czyści obie decyzje przy wszystkich pozycjach, więc awizacja wraca do statusu „Nowa”.
Dział zakupów ma osobny znacznik Zweryfikowano, ustawiany w oknie Weryfikacja, i kolumnę „Weryfikacja kupiec” w kolejce kontroli jakości. Znacznik nie wpływa na żaden z dwóch statusów. Przyciski decyzji są przy kolejce kontroli jakości. Podział menu i zestawień między funkcje opisuje artykuł o jednym portalu awizacji i rolach z własną kolejką.
Zestawienia pokazują ten sam stan pod różnymi filtrami
Zestawienia pokazują ten sam stan pod różnymi filtramiZestawienie „Awizacje odrzucone” pokazuje awizacje, w których odrzucono wszystkie pozycje. „Awizacje nieobsłużone” w menu logistyki i zakupów pokazują trzy statusy z tabeli: Nowa, Częściowo zaakceptowana i Częściowo obsłużona. Zestawienie historii kontroli jakości zawiera awizacje z zakończoną wizytą i oceną „Zaakceptowana”. Awizacja anulowana nie trafia do kolejki, a skutki anulowania opisuje strona o anulowaniu awizacji.
Dla kierownika logistyki oznacza to, że ta sama awizacja może jednocześnie stać na terenie i figurować w kolejce kontroli jakości. Nie ma w tym sprzeczności, bo pytania o transport i o dokumenty mają osobne odpowiedzi.
Autor awizacji dowiaduje się o decyzji z wiadomości
Autor awizacji dowiaduje się o decyzji z wiadomościO odrzuceniu pozycji system powiadamia autora awizacji wiadomością „Odrzucono następujące pozycje” z odnośnikiem „Dyskusja”. Wiadomość powstaje osobno dla każdej odrzuconej pozycji. Gdy wszystkie pozycje podlegające kontroli zostaną zaakceptowane, autor dostaje wiadomość „Awizacja nr ...: ZAAKCEPTOWANA” z odnośnikiem do podglądu.
Wiadomości mają wersję polską i angielską zależnie od języka konta, a powstają w cyklicznym przebiegu zadania w tle. Wszystkie reguły powiadomień zestawia strona o tym, kiedy system pisze do dostawcy, a kiedy milczy. Decyzje kontroli jakości opisuje szerzej strona o kontroli jakości pozycja po pozycji.
Jeden poranek: wizyta zamknięta, zanim dokumenty zostaną poprawione
Jeden poranek: wizyta zamknięta, zanim dokumenty zostaną poprawionePrzykład z danymi fikcyjnymi. Dostawca Testowy awizuje dostawę AW-26-0150 do zamówienia ZAK-26-0042 z dwiema pozycjami, ITEM-0001 i ITEM-0002. Rano portier zezwala na wjazd i wybiera rampę, więc status wizyty zmienia się na „na terenie”, a status dokumentacji nadal brzmi „Nowa”.
W kolejce kontroli jakości ITEM-0001 zostaje zaakceptowana, a ITEM-0002 odrzucona. Status zmienia się na „Częściowo zaakceptowana”, a autor awizacji dostaje wiadomość z odnośnikiem do dyskusji. Dostawa zostaje rozładowana i portier zamyka wizytę, choć dokumenty drugiej pozycji nadal czekają na poprawkę. Po uzupełnieniu dokumentów kontrola jakości akceptuje awizację przyciskiem Zaakceptuj i awizacja znika z kolejki.
Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem dwóch statusów
Cztery pytania do analizy przed wdrożeniem dwóch statusów- Czy w naszym procesie ocena dokumentów ma wstrzymywać przyjęcie towaru, czy ma biec równolegle z wizytą na terenie?
- Kto ma prawo cofnąć błędną decyzję i czy ślad tej zmiany ma być widoczny w historii awizacji?
- Które pozycje zamówienia podlegają kontroli, a które nie, i skąd system o tym wie?
- Kto ma dostawać informację o odrzuceniu pozycji i w jakim języku?