Kiedy system pisze do dostawcy, a kiedy milczy: reguły powiadomień w awizacji

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Gdy dostawca nie dostaje wiadomości o nowym zamówieniu, w opisywanym wdrożeniu przyczyną bywa brak konta z uprawnieniem Handlowiec i adresem e-mail w kontrahencie. System zrobił wtedy dokładnie to, co mówią reguły. Te reguły da się opisać jedną tabelą i właśnie ją podaje ta strona.

Opis dotyczy jednego wdrożenia i ma służyć zaopatrzeniu oraz kontroli jakości: kto dostaje które powiadomienie, na jakiej podstawie, w jakiej wersji językowej i w jakich sytuacjach system nie wysyła nic. Wiadomość trafia do kolejki wysyłki, a strona nie opisuje jej dostarczenia. Ogólny model komunikatów SMS i e-mail dla przewoźników i kierowców opisuje artykuł o powiadomieniach SMS i e-mail w awizacji, a wysyłkę ręczną z poziomu programu strona o wiadomościach e-mail i SMS.

Część wiadomości wychodzi od razu przy zapisie, a część w cyklicznym przebiegu

Powiadomienia mają dwa tryby. Wiadomości o nowym zamówieniu, odrzuconej pozycji, zaakceptowanej awizacji i komentarzu tworzy cykliczny przebieg zadania w tle, a nie kliknięcie użytkownika. Według notatek wdrożeniowych uruchamia go zewnętrzne zadanie, cyklicznie. Wiadomości o trzech zdarzeniach zapisu, czyli dopisaniu, edycji i anulowaniu awizacji, powstają od razu przy zapisie.

Powiadomienia z cyklicznego przebiegu wychodzą raz na zdarzenie, a brak adresata oznacza brak wiadomości.

Wiadomość o nowym zamówieniu dostają konta z uprawnieniem Handlowiec

Nowe zamówienie daje jedną wiadomość na zamówienie, do aktywnych kont powiązanych z kontrahentem zamówienia, w tym kont dostawcy. Konto musi mieć zaznaczone uprawnienie Handlowiec i adres e-mail. Warunek dotyczy kont powiązanych z kontrahentem, więc nie wynika z niego, że wiadomość dostają wyłącznie konta dostawcy. Temat po polsku to „Zarejestrowano zamówienia nr: {numer}”, a link „Załóż awizację tutaj” otwiera formularz zakładania awizacji przez dostawcę.

Mail o zamówieniu nie wychodzi dla pozycji bez dodatniej ilości, dla usuniętych ani dla pozycji bez przypisanego kontrahenta. Nie wychodzi też wtedy, gdy kontrahent nie ma aktywnego konta z uprawnieniem Handlowiec i adresem. Wiadomość dostaje tylko konto z wpisaną wersją językową, a konto bez roli dostawcy jej nie dostaje. Po obsłużeniu zamówienia jego pozycje są oznaczane znacznikiem, więc ta sama wiadomość nie wychodzi drugi raz. Skąd zamówienia biorą się w systemie, opisuje strona o imporcie zamówień zakupowych.

Trzy zdarzenia zapisu wysyłają wiadomość od razu

Dopisanie awizacji przez logistykę wysyła wiadomość do kontrahenta z terminem od - do, gdy kartoteka kontrahenta ma adres e-mail. W osobnej wiadomości informację dostają logistyka i zaopatrzenie, z nazwą kontrahenta. Temat zawiera numer awizacji i numer zamówienia. Dopisanie awizacji przez dostawcę wysyła wiadomość do logistyki, z kopią do zaopatrzenia, a dostawca nie dostaje wtedy własnego potwierdzenia mailem.

Gdy awizację edytuje logistyka, wiadomość idzie do kontrahenta: „Awizacja powiązana z Twoją firmą została edytowana.”. Gdy edytuje dostawca, wiadomość idzie do zaopatrzenia i logistyki: „Kontrahent wprowadził zmiany w awizacji. Proszę sprawdzić ich poprawność.”, z terminem i numerem awizacji. Przy anulowaniu kontrahent dostaje wiadomość z terminem: „Awizacja powiązana z Twoją firmą została anulowana.”, pod warunkiem że kartoteka kontrahenta ma adres e-mail. Co dzieje się wtedy z ilością w zamówieniu, opisuje strona o anulowaniu awizacji.

Odrzucona pozycja daje osobną wiadomość dla każdej pozycji

Odrzucona pozycja daje osobną wiadomość, wysyłaną raz na pozycję, do autora awizacji, czyli konta, które zapisało awizację, z kopią do opiekuna klienta. Opiekuna wskazuje się w kartotece kontrahenta, w polu „Opiekun, handlowiec”. Temat po polsku to „Odrzucono następujące pozycje”, a link „Dyskusja” prowadzi do dyskusji tej pozycji, którą opisuje strona o dyskusji przy pozycji zamówienia.

Wiadomość nie wychodzi, gdy autor jest nieaktywny albo nie ma adresu e-mail. Przycisk „Odrzuć” na całej awizacji oznacza wszystkie jej pozycje jako odrzucone, więc każda z nich dostaje własną wiadomość. Jak kontrola jakości podejmuje te decyzje, opisuje strona o kontroli jakości pozycja po pozycji.

Zaakceptowana awizacja dostaje jedną wiadomość

Zaakceptowana awizacja daje jedną wiadomość na całą awizację. Wychodzi ona, gdy co najmniej jedna pozycja jest zaakceptowana i żadna pozycja podlegająca kontroli nie jest niezaakceptowana. Awizacja nie może być usunięta, a pozycje muszą być dopisane w ciągu ostatnich 90 dni. Temat po polsku to „Awizacja nr {numer}: ZAAKCEPTOWANA”, treść mówi o weryfikacji i akceptacji przez dział kontroli jakości, a link „Podgląd awizacji” otwiera wydruk awizacji. Adresaci są jak przy odrzuceniu.

System nie wysyła osobnych wiadomości o akceptacji pojedynczej pozycji. Status, z którego wynika wiadomość o akceptacji, opisuje strona o dwóch statusach awizacji.

Komentarz w dyskusji i wiadomość ręczna przy zmianie statusu

Komentarz w dyskusji pozycji daje jedną wiadomość na nowy komentarz, dotyczącą najnowszego komentarza pozycji w chwili przebiegu. Komentarz dostawcy trafia do skrzynki działu jakości i do opiekuna klienta, a komentarz pracownika zakładu do autora awizacji. Temat to „Awizacja nr {numer} - {zamówienie}: dodano komentarz”, treść wskazuje pozycję i użytkownika, a link „Dyskusja” prowadzi do wątku.

Zmiana statusu wizyty nie wysyła maila automatycznie. Wiadomość idzie tylko wtedy, gdy użytkownik zaznaczy opcję „Powiadom e-mail”. Na ekranie zmiany statusu pole uwag jest widoczne zawsze, a opcja rozwija pole treści z propozycją: tytułem, awizowanym terminem, numerem referencyjnym i numerem awizacji. Wpisane uwagi są dołączane do treści wiadomości, a ta trafia na adres z kartoteki kontrahenta. W historii awizacji zostaje wpis „Wysłano powiadomienie e-mail”, a stopka zawiera zdanie „Wiadomość informacyjna, prosimy nie odpowiadać.”.

Język wiadomości zależy od rodzaju zdarzenia i od konta

Wersję angielską dla dostawców zagranicznych mają wiadomości z przebiegu cyklicznego: o nowym zamówieniu, odrzuceniu, akceptacji i komentarzu od pracownika. Przykładem jest „The following items were rejected” albo „Notification no. {numer}: ACCEPTED”. Wiadomości przy trzech zdarzeniach zapisu mają jedną, polską wersję, tak samo jak komentarz dostawcy kierowany do działu jakości.

Dla trzech wiadomości z przebiegu cyklicznego, o odrzuceniu, akceptacji i komentarzu pracownika, język wynika z konta autora awizacji, a brak wersji językowej oznacza polski. Wiadomość o nowym zamówieniu dostaje tylko konto z wpisaną wersją językową: adresaci kontrahenta są dzieleni na dwie grupy i dostają dwie osobne wiadomości, polską i angielską, w jednym przebiegu zadania. Ustawienie języka konta i słownik ekranów opisuje strona o portalu w dwóch wersjach językowych, a ogólne zasady komunikacji w kilku językach artykuł o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami i kierowcami.

System świadomie pomija część wiadomości i pilnuje duplikatów

Rejestr wysłanych powiadomień pilnuje duplikatów: zapis w rejestrze powstaje razem z kolejką wiadomości. Odrzucona pozycja generuje wiadomość raz, zaakceptowana awizacja raz, a komentarz raz na komentarz. Przy nowym zamówieniu rolę rejestru pełni znacznik przy pozycjach zamówienia. Wiadomości automatyczne trafiają także na wspólną skrzynkę powiadomień, z wyjątkiem wiadomości o dopisaniu awizacji przez dostawcę.

Link w treści prowadzi do właściwego ekranu, na przykład do dyskusji pozycji albo do podglądu awizacji. Ślad zmian i znaczniki czasu opisuje artykuł o znacznikach czasu etapów i śladzie zmian awizacji.

Przykład: od rejestracji zamówienia do akceptacji awizacji

Przykład z danymi fikcyjnymi. Kupiec rejestruje zamówienie ZAK-26-0042 dla firmy Dostawca Testowy. W najbliższym przebiegu konto Dostawcy Testowego z uprawnieniem Handlowiec dostaje wiadomość z linkiem „Załóż awizację tutaj” i zapisuje awizację AW-26-0150, a logistyka dostaje powiadomienie o dopisaniu z kopią do zaopatrzenia.

Kontrola jakości odrzuca pozycję ITEM-0001, więc autor awizacji dostaje jedną wiadomość o tej pozycji z linkiem „Dyskusja”, a opiekun klienta dostaje kopię. Dostawca odpowiada w dyskusji, co wysyła wiadomość do działu jakości. Po zaakceptowaniu wszystkich pozycji podlegających kontroli autor dostaje jedną wiadomość „Awizacja nr AW-26-0150: ZAAKCEPTOWANA”.

Cztery pytania do analizy przed ustaleniem reguł powiadomień

• Kto ma dostać powiadomienie o każdym zdarzeniu i skąd system wie, kim jest adresat: z roli konta czy z kartoteki kontrahenta?
• Co system ma zrobić, gdy adresat jest nieaktywny albo nie ma adresu e-mail: pominąć wiadomość po cichu czy zgłosić problem administratorowi?
• Jak zapewnić, że to samo zdarzenie nie wyśle dwóch wiadomości, i co ma się stać przy ponownej decyzji po cofnięciu poprzedniej?
• W jakim języku ma przyjść wiadomość i skąd system zna język adresata?