Awizo. Dopisanie awizacji

Jak system awizacji rewolucjonizuje zarządzanie dostawami w magazynie?

Nowoczesna logistyka wymaga precyzyjnych i zautomatyzowanych narzędzi do zarządzania złożonymi procesami. Jednym z takich rozwiązań jest system do awizacji transportu, który całkowicie zmienia sposób, w jaki magazyny planują i obsługują dostawy. Awizacja to elektroniczne powiadomienie o planowanej dostawie, które dostawca lub przewoźnik wysyła do magazynu. Dzięki temu pracownicy magazynu z wyprzedzeniem otrzymują szczegółowe informacje, takie jak planowany czas przyjazdu pojazdu, rodzaj i ilość towaru oraz dane przewoźnika. W efekcie proces przyjmowania towarów staje się znacznie bardziej uporządkowany i przewidywalny. Przedsiębiorstwa odchodzą od tradycyjnych, nieefektywnych metod komunikacji, takich jak telefony czy e-maile, na rzecz zintegrowanych platform dostępnych przez przeglądarkę internetową lub aplikacje mobilne.

Wprowadzenie cyfrowego systemu awizacji przynosi firmom wymierne korzyści, ponieważ pozwala na pełną kontrolę nad ruchem pojazdów na terenie zakładu. Oprogramowanie tego typu, często działające w modelu SaaS (Software as a Service), umożliwia nie tylko rejestrowanie zgłoszeń, ale również zarządzanie dostępem do zasobów, takich jak doki rozładunkowe, bramy wjazdowe czy wagi. Dane gromadzone w systemie stają się ponadto fundamentalnym źródłem informacji do analizy i optymalizacji. Na ich podstawie menedżerowie mogą budować zaawansowane wskaźniki efektywności (KPI), które pomagają monitorować wydajność operacyjną, skracać czas obsługi pojazdów i lepiej zarządzać całym łańcuchem dostaw. Dlatego wdrożenie takiego systemu jest dziś postrzegane jako strategiczna inwestycja w przyszłość firmy.

Dlaczego precyzyjne planowanie dostaw jest fundamentem nowoczesnej logistyki.

Brak odpowiedniego planowania dostaw prowadzi nieuchronnie do chaosu operacyjnego na terenie magazynu. Niezapowiedziane transporty generują kolejki pojazdów, powodują przestoje i zmuszają pracowników do działania pod presją czasu. W takiej sytuacji efektywne zarządzanie zasobami staje się praktycznie niemożliwe, co prowadzi do wzrostu kosztów i spadku jakości obsługi. System awizacji dostaw rozwiązuje te problemy, wprowadzając porządek i przewidywalność. Umożliwia on wcześniejsze zgłaszanie transportów, dzięki czemu magazyn może stworzyć harmonogram pracy, który optymalizuje wykorzystanie dostępnych ramp i personelu. Jest to szczególnie ważne w dużych centrach dystrybucyjnych, gdzie każdego dnia obsługiwanych jest kilkadziesiąt lub nawet kilkaset pojazdów.

Zaawansowane oprogramowanie do awizacji pozwala na znacznie więcej niż tylko rejestrację przyjazdów. Stanowi ono centralny punkt koordynacji, który integruje działania dostawców, przewoźników i pracowników magazynu. Dzięki niemu możliwe jest precyzyjne planowanie potrzeb kadrowych, ponieważ kierownictwo z wyprzedzeniem wie, kiedy spodziewane są duże dostawy wymagające zaangażowania dodatkowych osób do rozładunku. Ponadto systemy te często integrują się z innymi platformami, takimi jak WMS (Warehouse Management System) czy ERP (Enterprise Resource Planning), co zapewnia płynny przepływ informacji w całej organizacji. W efekcie firma może nie tylko uniknąć opóźnień, ale również zredukować koszty operacyjne i poprawić relacje z partnerami biznesowymi.

Interaktywny kalendarz stanowi niezastąpione narzędzie do koordynacji transportów.

Cyfrowy kalendarz do awizacji to dynamiczne narzędzie, które zastępuje przestarzałe metody planowania, takie jak arkusze kalkulacyjne czy papierowe notatki. Umożliwia on rezerwację konkretnych okien czasowych na załadunek lub rozładunek, co zapewnia płynność operacji i eliminuje zatory przy rampach. Dostawcy i przewoźnicy mogą samodzielnie, za pośrednictwem strony internetowej lub aplikacji mobilnej, wybrać dogodny dla siebie termin, widząc w czasie rzeczywistym dostępność poszczególnych doków. Taka transparentność usprawnia komunikację i pozwala wszystkim stronom procesu na bieżąco dostosowywać swoje plany. Co więcej, system automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach, co minimalizuje ryzyko pomyłek i nieodebranych dostaw.

Korzyści płynące z używania interaktywnego kalendarza są liczne i wpływają na całą wydajność logistyczną przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, elastyczne zarządzanie harmonogramem dostaw pomaga unikać kar umownych za przekroczenie wyznaczonych okien czasowych. System pozwala również na lepsze przygotowanie magazynu na przyjęcie towaru, ponieważ pracownicy z góry znają specyfikę nadchodzącej dostawy. W niektórych rozwiązaniach stosuje się unikalne numery referencyjne lub kody QR, które działają jak elektroniczne przepustki, automatyzując proces wjazdu i wyjazdu pojazdu z terenu zakładu. Dzięki temu skraca się czas oczekiwania kierowców, a przepustowość magazynu znacząco wzrasta, co jest istotnym czynnikiem w budowaniu przewagi konkurencyjnej.

Jak krok po kroku dodać nową awizację w systemie informatycznym?

Proces dodawania nowej awizacji w dedykowanym systemie informatycznym został zaprojektowany tak, aby był intuicyjny i szybki, a jednocześnie zapewniał zebranie wszystkich niezbędnych informacji. Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do platformy, która najczęściej jest dostępna online przez przeglądarkę internetową, co gwarantuje dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia. Następnie użytkownik inicjuje proces, wybierając opcję stworzenia nowego awiza. System jest często skonstruowany w formie przejrzystego formularza, podzielonego na logiczne sekcje, które prowadzą użytkownika przez kolejne etapy wprowadzania danych. Pola wymagane są wyraźnie oznaczone, co zapobiega pomyłkom i zapewnia kompletność zgłoszenia już przy pierwszej próbie zapisu.

Fundamentalnym założeniem tego procesu jest zebranie szczegółowych danych, które umożliwią magazynowi perfekcyjne przygotowanie się na przyjęcie dostawy. Dlatego formularz awizacyjny wymaga podania informacji dotyczących nie tylko samego towaru, ale także specyfiki transportu i danych identyfikacyjnych. Całość została pomyślana w taki sposób, aby zminimalizować potrzebę dodatkowej komunikacji i wyjaśnień. Po wypełnieniu wszystkich pól i zapisaniu formularza, awizacja automatycznie pojawia się w centralnym systemie, stając się widoczną dla pracowników magazynu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwe jest natychmiastowe uwzględnienie nowej dostawy w bieżącym harmonogramie pracy.

Proces rejestracji nowego awiza rozpoczyna się od zdefiniowania lokalizacji.

Pierwszym krokiem podczas tworzenia nowej awizacji jest precyzyjne określenie miejsca docelowego dostawy. W systemie użytkownik musi najpierw wybrać odpowiedni obiekt z dostępnej listy. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm posiadających wiele lokalizacji, na przykład kilka centrów logistycznych w różnych częściach kraju. Następnie, w ramach wybranego obiektu, należy wskazać konkretny magazyn, do którego transport ma zostać skierowany. Taki hierarchiczny podział pozwala na precyzyjne zarządzanie operacjami i kierowanie pojazdów we właściwe miejsce bez zbędnych pomyłek, co jest fundamentalne dla utrzymania porządku na terenie dużego zakładu.

Po wybraniu magazynu system może poprosić o wskazanie bramy, przez którą pojazd ma wjechać na teren obiektu, lub doku, przy którym odbędzie się rozładunek. Definiowanie bramy jest ważnym elementem zarządzania ruchem na placu manewrowym (Yard Management) i pozwala uniknąć zatorów. Jeśli w danej lokalizacji nie ma zdefiniowanych oddzielnych bram lub jest tylko jedna, system automatycznie pominie ten krok i przejdzie do kolejnego etapu. Poprawne przypisanie magazynu do obiektu oraz zdefiniowanie dostępnych bram odbywa się wcześniej na poziomie administracyjnym programu, co zapewnia spójność i poprawność danych operacyjnych.

Uzupełnienie szczegółowych danych o dostawie jest istotnym etapem procesu.

Po zdefiniowaniu lokalizacji użytkownik przechodzi do sekcji, w której uzupełnia kluczowe informacje dotyczące samej dostawy. Wymagane jest podanie danych kontrahenta, czyli dostawcy towaru, a także określenie celu i rodzaju transportu. Następnie należy precyzyjnie opisać przewożony asortyment, podać liczbę oraz rodzaj palet, co pozwala magazynowi przygotować odpowiednią przestrzeń i sprzęt do rozładunku. Niezbędne jest również wskazanie planowanej daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia awizacji, czyli tak zwanego okna czasowego. Wiele systemów umożliwia także powiązanie dostawy z konkretnym zamówieniem, na przykład poprzez wprowadzenie numeru z systemu SAP, co ułatwia późniejsze rozliczenia i śledzenie procesów.

Kolejna sekcja formularza dotyczy danych transportowych. Użytkownik musi wskazać firmę przewozową odpowiedzialną za realizację dostawy. Jeśli transport realizowany jest przez samego dostawcę, system często pozwala na automatyczne przypisanie go jako przewoźnika. Ponadto, w tej części formularza wprowadza się szczegółowe informacje o pojeździe, takie jak jego numer rejestracyjny, oraz dane kierowcy. Na końcu znajduje się pole na ewentualne uwagi, gdzie można wpisać dodatkowe instrukcje lub informacje istotne dla pracowników magazynu. Kompletność tych danych jest niezastąpiona dla zapewnienia bezpieczeństwa i płynności operacji na terenie zakładu.

Zapisanie awizacji finalizuje proces i integruje dane w całym systemie.

Gdy wszystkie wymagane pola formularza zostaną poprawnie uzupełnione, ostatnim krokiem jest zapisanie awizacji za pomocą dedykowanego przycisku. W tym momencie system weryfikuje poprawność wprowadzonych danych i, jeśli wszystko się zgadza, rejestruje nowe zgłoszenie. Dopisana w ten sposób awizacja natychmiast staje się widoczna w głównym zestawieniu awizacji oraz na interaktywnych kalendarzach – zarówno ogólnym, jak i tych dedykowanych dla konkretnego obiektu i magazynu. Dzięki temu informacja o planowanej dostawie w czasie rzeczywistym dociera do wszystkich zainteresowanych osób, od planistów logistycznych po operatorów wózków widłowych.

Zapisane dane nie służą jednak wyłącznie do bieżącego zarządzania harmonogramem. Stają się one cennym zasobem historycznym, który można wykorzystać do zaawansowanej analityki. Systemy awizacyjne gromadzą informacje na temat punktualności dostaw, czasu obsługi pojazdów czy obłożenia poszczególnych ramp. Na podstawie tych danych możliwe jest generowanie raportów i wskaźników KPI, które pozwalają identyfikować wąskie gardła w procesie, oceniać współpracę z poszczególnymi przewoźnikami i podejmować świadome decyzje biznesowe. W ten sposób prosty proces dodania awizacji staje się fundamentalnym elementem strategii ciągłego doskonalenia operacji logistycznych w przedsiębiorstwie.

Planowanie dostaw do magazynu i korzystanie z kalendarza jest ważne z wielu powodów.

Po pierwsze, zapewnia, że ​​magazyn nie jest przeciążony wszystkimi dostawami na raz, co może prowadzić do opóźnień w przetwarzaniu i realizacji zamówień. Po drugie, umożliwia to magazynowi lepsze planowanie potrzeb kadrowych, ponieważ będzie wiedział z wyprzedzeniem, kiedy spodziewane są duże przesyłki i może odpowiednio zaplanować. Wreszcie, korzystanie z kalendarza może pomóc w uniknięciu nieodebranych lub opóźnionych dostaw, a także potencjalnych kar za przekroczenie okien dostawy.

Istnieje kilka różnych sposobów planowania dostaw do magazynu. Jedną z opcji jest użycie systemu FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), co oznacza, że ​​pierwsze dostawy będą przetwarzane jako pierwsze. Może to być pomocne w zapobieganiu zaległościom, ale może również prowadzić do opóźnień, jeśli duża przesyłka nadejdzie niespodziewanie. Inną opcją jest zastosowanie systemu opartego na kalendarzu, który zapewnia większą elastyczność i może pomóc w uniknięciu opóźnień.

Korzyści z używania kalendarza do planowania dostaw do magazynu są liczne.

Po pierwsze, pozwala na bardziej elastyczny harmonogram dostaw, co może być pomocne w unikaniu opóźnień. Po drugie, może pomóc uniknąć nieodebranych lub opóźnionych dostaw, a także potencjalnych kar za przekroczenie okien dostawy. Wreszcie, korzystanie z kalendarza może pomóc w lepszym planowaniu potrzeb kadrowych, ponieważ magazyn będzie wiedział z wyprzedzeniem, kiedy spodziewane są duże przesyłki.

Chociaż istnieje wiele różnych sposobów planowania dostaw do magazynu, korzystanie z kalendarza jest często najlepszą opcją. Pozwala na bardziej elastyczny harmonogram dostaw, co może być pomocne w unikaniu opóźnień. Może również pomóc w uniknięciu nieodebranych lub opóźnionych dostaw, a także potencjalnych kar za przekroczenie okien dostawy. Wreszcie, korzystanie z kalendarza może pomóc w lepszym planowaniu potrzeb kadrowych, ponieważ magazyn będzie wiedział z wyprzedzeniem, kiedy spodziewane są duże przesyłki.

Aby rozpocząć proces awizacyjny należy na samym początku stworzyć podstawę – Awizo. Formularz składa się z kilku sekcji, w której znajdują się pola, które należy wypełnić, by móc zapisać nową awizację transportu.

Awizo. Miejsce rejestracji

Kliknięcie na pozycję Nowy spowoduje pojawienie się sekcja, w której należy wybrać obiekt.

Wybranie obiektu spowoduje pojawienie się kolejnego panelu, w którym należy wybrać magazyn na terenie obiektu do którego awizujemy transport. Powiązanie pomiędzy obiektem, a magazynem, czyli przypisanie magazynu do obiektu wykonuje się w programie – grupa kartoteki, pozycja magazyn.

Jeśli do danego obiektu przypisana jest więcej niż jedna brama pojawi się panel, w którym należy wybrać bramę przez którą transport ma wjechać na teren obiektu. Jeśli w programie nie ma rozróżnionych bram, system przejdzie automatycznie do kolejnego etapu.

Awizo

Wybrany obiekt, magazyn, jak również brama będą już uzupełnione w sekcji awizo. Następnym krokiem jest uzupełnienie pozostałych danych w sekcji awizo. Zawartość listy kontrahentów uzupełnia się na podstawie kartoteki kontrahentów.

W sekcji awizo po wybraniu celu transportu uzupełniamy:

• kontrahenta;
• rodzaj awizacji;
• rodzaj transportu;
• asortyment;
• ilość palet;
• rodzaj palet;
• daty rozpoczęcia, a także zakończenia awizacji;
• numer zamówienia SAP.

Awizo. Transport

W sekcji transport możliwe jest zaznaczenie punktu transport dostawcy, który automatycznie przypisuje kontrahenta jako przewoźnika. Jeśli tego nie zrobimy wymagane jest wybranie firmy przewozowe. Lista przewoźników składa się z danych kartoteki przewoźników. Pozostałe dane w sekcji transport dotyczą numeru awizacji, danych pojazdu, którym będzie realizowany tranzyt, ajk również kierowcy.

Ostatnią sekcją jest podsumowanie w którym można wpisać uwagi do awizacji.

Zapis

Gdy już uzupełnione są dane wymagane (pola opisane pogrubioną czcionką), by zapisać należy wybrać przycisk ZAPISZ. Dopisana awizacja spowoduje pojawienie się jej w zestawieniu Awizacje, a także kalendarzach (ogólnym, dla danego obiektu i magazynu)