Rola kontrahenta w Studio VSS.net to konto przewoźnika lub dostawcy, który sam rezerwuje okno czasowe i prowadzi dane swojego transportu. Kontrahent widzi wyłącznie własne awizacje, a dział logistyki pełny harmonogram obiektu. Podział wynika z uprawnień ról, które nadaje administrator.
Chaotyczna komunikacja z kontrahentami przy awizacji dostaw prowadzi do błędów i przestojów na rampach. Studio VSS.net nadaje kontrahentowi jasną rolę: rezerwuje on okno czasowe i zarządza danymi transportu, a magazyn dostaje komplet informacji przed przyjazdem pojazdu. Dzięki wspólnemu kalendarzowi online każda ze stron korzysta z tego samego zestawu danych, co ogranicza nieporozumienia w planowaniu. Przegląd całej tematyki zawiera strona awizacja w transporcie i logistyce.
Rola i zadania kontrahenta w systemie VSS.net
Rola i zadania kontrahenta w systemie VSS.netKontrahent w Studio VSS.net inicjuje proces logistyczny przez rezerwację okna czasowego. Jego podstawowym zadaniem jest przekazanie dokładnych informacji o planowanym transporcie, co pozwala obiektowi prowadzić efektywne zarządzanie harmonogramem przyjęć. Przez dedykowany panel kontrahent samodzielnie zarządza swoimi awizacjami i zmienia dane kierowcy lub numer rejestracyjny pojazdu.
Samodzielność kontrahenta odciąża dział logistyki, który nie wprowadza już ręcznie danych z e-maili. System sprawdza kompletność wymaganych pól przed zapisem, więc zgłoszenie trafia do bramy w postaci gotowej do porównania z pojazdem. Taka organizacja pracy wzmacnia odpowiedzialność za terminowość dostaw, ważną dla ciągłości procesów produkcyjnych i sprzedażowych.
Zakres widocznych danych wynika z uprawnień, dlatego warto z góry ustalić role i uprawnienia użytkowników w systemie awizacji. Kontrahent widzi wyłącznie własne transporty, a dyspozytor pełny harmonogram obiektu. Dane kierowcy i numer rejestracyjny pojazdu widzą więc tylko osoby, którym są potrzebne do obsługi konkretnego transportu. Zasady przetwarzania danych osobowych określa rozporządzenie 2016/679 (RODO). Tabela pokazuje typową konfigurację, której zakres ustala administrator.
| Czynność w systemie | Kontrahent | Dział logistyki |
|---|---|---|
| Założenie awizacji i wybór okna | tak, samodzielnie w portalu | tak, także w imieniu kontrahenta |
| Potwierdzenie rezerwacji (status 10) | nie | tak |
| Korekta danych kierowcy i pojazdu | tak, w zakresie uprawnień roli | tak |
| Przesunięcie terminu | tak, w ramach wolnych okien | tak, także między rampami |
| Anulowanie awizacji (status 99X) | tak | tak |
| Widok kalendarza | własne transporty; zajęte okna jako zablokowane | pełny harmonogram obiektu |
| Statusy obsługi START i STOP | nie | nie, ustawia je magazyn |
Przejrzysty interfejs zarządzania awizacjami
Panel kontrahenta zawiera listę jego awizacji ze statusami, więc kontrahent szybko ocenia, które zgłoszenia są potwierdzone, które w realizacji, a które opóźnione. Opóźnienia widać bez telefonu do obiektu, a zmianę terminu można zgłosić w tym samym panelu.
Brama - kontrola wjazdów i wyjazdów pojazdów
Ewidencja ruchu pojazdów jest potrzebna do audytów wewnętrznych i procedur ochrony mienia. Moduł kontroli bramy - wjazdów i wyjazdów pojazdów odczytuje tablicę rejestracyjną lub skanuje przepustkę i zapisuje zdarzenie ze znacznikiem czasu i zdjęciem pojazdu. Ochrona oraz dyspozytornia mają dostęp do kompletnego logu bez prowadzenia papierowych ewidencji.
Dyspozycja transportu w VSS.net - przypisanie rampy i miejsca parkingowego
Okno dyspozycji transportu w module zestawienia bieżących transportów Studio VSS.net. Na górze formularza widać status awizacji, czyli awizacja oczekuje na realizację. Formularz ma listy wyboru miejsca parkingowego i rampy magazynowej oraz pole na dodatkowe uwagi, a przyciski Anuluj i Zapisz odrzucają albo zatwierdzają dyspozycję. W tle widać listę bieżących transportów z terminami i danymi kontrahentów. Dyspozycja pozwala pracownikowi bramy kierować ruchem pojazdów na placu. Dane na zrzucie są danymi demonstracyjnymi.
Program do awizacji dostaw zamiast telefonu i arkuszy kalkulacyjnych
Zarządzanie setkami dostaw dziennie przez telefon i arkusz kalkulacyjny generuje błędy i brak przejrzystości dla całego zespołu. Program do awizacji dostaw zbiera wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, a kontrahent wybiera okno i rampę spośród wolnych, które potwierdza dział logistyki. Historia awizacji pozostaje dostępna do celów audytowych zgodnie z zasadami przechowywania danych ustalonymi dla obiektu.
Kiosk samoobsługowy dla kierowców
Intensywny ruch na bramie sprawia, że pracownik ochrony nie może jednocześnie rejestrować kierowców i weryfikować dokumentów. Kiosk samoobsługowy dla kierowców przejmuje część tych czynności: kierowca skanuje kod QR z awizacji i potwierdza dane, a zgłoszenie trafia do systemu. Kiosk działa w pięciu wersjach językowych, a ochrona obserwuje zdarzenie na monitorze dyżurki.
Jak sprawdzić zakres funkcjonalności programu awizacyjnego
Dobór systemu awizacji do skali operacji wymaga weryfikacji zakresu funkcji przed decyzją o wdrożeniu. Przegląd funkcjonalności programu awizacyjnego obejmuje rezerwację okien czasowych, powiadomienia SMS i e-mail, wymianę danych z WMS przez REST API, raportowanie obciążenia ramp oraz obsługę kiosku samoobsługowego. Każdy moduł opisano z perspektywy konkretnego stanowiska w procesie przyjęć.
Podgląd dokumentu transportowego w VSS.net
Podgląd wydruku dokumentu transportowego generowanego przez Studio VSS.net. Dokument zawiera dane kontrahenta demonstracyjnego, datę, numer Load Plan, numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy i asortyment. Pasek narzędzi umożliwia nawigację po stronach oraz drukowanie i pobieranie PDF. Podgląd pozwala pracownikowi bramy sprawdzić dane transportu przed wydaniem przepustki lub potwierdzeniem wjazdu. Dane na zrzucie są danymi demonstracyjnymi.
Zarządzanie oknami czasowymi jako podstawa płynności
Zarządzanie oknami czasowymi jako podstawa płynnościOkno czasowe dopasowuje czas obsługi do ładunku. System oblicza wymagany czas rozładunku z liczby palet i rodzaju pojazdu, co zapobiega zatorom. Długość okna i limity obłożenia rampy konfiguruje się w module, w którym działa system okien czasowych VSS.net. Kontrahent korzystający z modułu Time slot booking online rezerwuje rampę na wybraną godzinę, a system pilnuje, aby w tym oknie nie znalazła się druga dostawa.
| Parametr okna | Kto go ustala | Co widzi kontrahent |
|---|---|---|
| Długość okna | administrator, według liczby palet i rodzaju pojazdu | wolne okna dopasowane do jego rodzaju transportu |
| Limit obłożenia rampy | administrator | zajęte okna jako zablokowane, bez szczegółów innych kontrahentów |
| Godziny pracy rampy | administrator | tylko terminy w godzinach pracy doku |
| Kalendarz według rodzaju transportu | administrator | kalendarz właściwy dla jego transportu |
Eliminacja kolejek przed magazynem oszczędza czas kierowców i ogranicza koszty postoju. Planowanie okien pozwala magazynierom przygotować zasoby ludzkie i sprzętowe do konkretnych transportów, a automatyzacja logistyki na bramie porządkuje ruch na placu.
Graficzny harmonogram obciążenia ramp
Wizualizacja obciążenia ramp w formie kalendarza pozwala szybko wykryć luki w harmonogramie i zaplanować dodatkowe transporty. Oznaczenia kolorystyczne informują o statusie każdego slotu, co ułatwia pracę spedytorom i kontrahentom.
Komunikacja i powiadomienia w procesie awizacji
Komunikacja i powiadomienia w procesie awizacjiPrzepływ informacji między magazynem, kontrahentem a kierowcą jest potrzebny do zachowania ciągłości dostaw. Studio VSS.net wysyła powiadomienia SMS i e-mail o zatwierdzeniu rezerwacji oraz o zmianie terminu lub rampy, więc każda strona ma stały dostęp do aktualnych danych bez telefonów.
Język komunikacji jest polem awizacji, więc kierowcy z różnych krajów otrzymują wiadomości w wybranym przez siebie języku. Potwierdzenie przybycia w kiosku samoobsługowym także odbywa się w wybranym języku, co skraca formalności na portierni i ogranicza błędy z ręcznego przepisywania danych. Treść komunikatów i moment wysyłki definiuje moduł powiadomień SMS i e-mail, więc każdy obiekt dopasowuje zakres informacji do własnych procedur.
Dostęp mobilny i kody QR
Interfejs mobilny dla kierowców i pracowników ochrony pozwala aktualizować status transportu w dowolnym miejscu na terenie obiektu. Kody QR przyspieszają identyfikację i weryfikację uprawnień wjazdowych.
Korzyści z integracji VSS.net z systemami ERP i WMS
Korzyści z integracji VSS.net z systemami ERP i WMSWymiana danych z systemami firmy zwiększa wartość awizacji. Integracja ERP z systemem awizacji VSS.net działa przez REST API i pozwala pobierać do awizacji dane z zamówień, co ogranicza ręczne tworzenie zgłoszeń. Dane o przyjeździe pojazdu trafiają do magazynu, gdzie oprogramowanie WMS.net może wykorzystać je przy planowaniu przyjęcia dostawy. Status integracji zależy od systemu: wykonano integracje z SAP i SAP EWM oraz z Symfonią ERP, a integracja z Comarch ERP XL jest deklarowana.
Spójność danych obejmuje drogę od zamówienia u dostawcy, przez transport, po rozliczenie. Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych (LPR) automatyzuje kontrolę wjazdów i skraca czas obsługi na bramie, a precyzyjne monitorowanie nośników paletowych w łańcuchu dostaw wspiera osobny produkt grupy.
Bezpieczeństwo i analityka danych logistycznych
Dane o każdym etapie wizyty transportu pozwalają menedżerom logistyki oceniać wydajność partnerów. Raporty o terminowości dostaw i czasie rozładunku umożliwiają obiektywną ocenę kontrahentów i rozmowę opartą na faktach. Bezpieczeństwo procesów wspiera pełna historia zdarzeń, ważna w sytuacjach spornych, na przykład przy ustalaniu czasu oczekiwania pojazdu pod rampą. Dla kontrahenta oznacza to jasne reguły, a dla obiektu podstawę do rozliczeń opisanych na stronie o rozliczaniu postojów przewoźników.
Elektroniczny podpis kierowcy w VSS.net
Okno elektronicznego podpisu w Studio VSS.net służy do zapisania potwierdzenia kierowcy podczas odprawy na bramie. Podpis składa się na ekranie dotykowym lub tablecie, a pod polem podpisu znajduje się pole na imię i nazwisko. Przycisk Wyczyść usuwa podpis, a przycisk Zapisz i zamknij zatwierdza go w systemie. Zapis zastępuje papierową ewidencję wejść. Dane na zrzucie są danymi demonstracyjnymi.