Awizacja transportu online - jak Studio VSS.net eliminuje kolejki pod magazynem

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Czym jest awizacja i dlaczego magazyny jej potrzebują

Brak precyzyjnego harmonogramu przyjazdów to jedna z podstawowych przyczyn wąskich gardeł w logistyce magazynowej. Gdy kilka pojazdów zjawia się przy rampie w tym samym momencie bez wcześniejszego zgłoszenia, strefa buforowa przestaje wystarczać, prace wyładunkowe piętrzą się, a na placu manewrowym tworzą się zatory. Kosztem są nie tylko nerwy kierowców i magazynierów, ale też wymierne straty z tytułu przestojów i kar postojowych.

Umawianie transportów wiadomością e-mail lub telefonicznie przestaje działać przy większym wolumenie operacji. Wymaga stałego zaangażowania personelu w przepisywanie danych i ręczne układanie grafików w arkuszach kalkulacyjnych, a każda zmiana terminu oznacza kolejną serię telefonów. Skalę zjawiska widać w danych o przewozach drogowych publikowanych przez Główny Urząd Statystyczny - to od wolumenu przewozów zależy dobowe obciążenie ramp w polskich obiektach logistycznych.

Odpowiedzią jest cyfrowy system awizacji dostaw klasy YMS wraz z narzędziem do rezerwacji okien czasowych. Moduł awizacji w Studio VSS.net przenosi cały proces do przeglądarki. Przewoźnicy, spedytorzy i dostawcy otrzymują dostęp do portalu, w którym samodzielnie wybierają wolne okna czasowe na rozładunek lub załadunek, a magazyn zyskuje wiedzę o planowanym obciążeniu ramp z wielodniowym wyprzedzeniem.

Studio VSS.net

Lista awizacji dla spedycji w Studio VSS.net

Zestawienie pokazuje wszystkie zgłoszenia przypisane do danego przewoźnika wraz z obiektem, magazynem i bramą wjazdową. Kolumny Dzień, Od i Do wyznaczają zarezerwowane okno czasowe, a numer awizacji i numer referencyjny wiążą wpis z dokumentem przewozowym. Filtr w pierwszym wierszu pozwala odnaleźć konkretny transport po numerze zamówienia, rejestracji pojazdu lub nazwisku kierowcy.

Zakładanie nowej awizacji krok po kroku

Zgłoszenie transportu sprowadza się do wypełnienia jednego formularza. Wypełnia go użytkownik zewnętrzny, czyli przewoźnik lub dostawca, albo pracownik działu logistyki działający w jego imieniu.

1. Wybór magazynu i obiektu - wskazanie lokalizacji docelowej wraz z bramą wjazdową, przez którą pojazd ma wjechać na teren.
2. Wybór rodzaju awizacji - rozładunek przy przyjęciu towaru albo załadunek przy wydaniu.
3. Dane kontrahenta i przewoźnika - dane dostawcy i firmy transportowej, numer rejestracyjny pojazdu i naczepy oraz dane kontaktowe kierowcy wraz z językiem komunikacji.
4. Rodzaj transportu i ładunku - typ pojazdu (naczepa plandekowa, chłodnia, kontener) oraz forma pakowania i liczba palet.
5. Numer zamówienia z systemu ERP - identyfikator dokumentu po stronie klienta, na przykład numer zamówienia zakupu lub zlecenia wydania.

Komplet danych z formularza trafia następnie do dokumentu awizacji, który kierowca okazuje na bramie. Dane kierowcy i numer rejestracyjny wiążą się przy tym z portalem awizacji kierowców, przez który przewoźnik śledzi status zgłoszenia bez kontaktu telefonicznego z magazynem.

Studio VSS.net

Formularz awizacji - zakładka Dane ewidencyjne

Formularz dzieli dane na zakładki, dzięki czemu użytkownik wypełnia najpierw informacje ewidencyjne, a potem szczegóły ładunku w zakładce Palety. Pole języka komunikacji decyduje, w jakim języku kierowca otrzyma powiadomienia i instrukcje na bramie. Numer dowodu kierowcy jest opcjonalny i konfiguruje się go zależnie od wymagań obiektu wobec kontroli dostępu.

Odprawa celna i dokumenty SAD oraz T1 w procesie awizacji

Przy transportach spoza Unii Europejskiej albo objętych procedurą tranzytową sprawna obsługa dokumentacji decyduje o tym, czy pojazd trafi na rampę o wyznaczonej godzinie. Niekompletne dokumenty celne to jedna z najczęstszych przyczyn blokowania stanowisk rozładunkowych.

Studio VSS.net pozwala oznaczyć awizację wymagającą obsługi celnej już na etapie rejestracji zgłoszenia. Służą do tego trzy mechanizmy:

• Flaga procedury celnej - oznaczenie w formularzu, że transport wymaga odprawy albo zamknięcia procedury tranzytowej dokumentem T1, SAD lub karnetem TIR.
• Powiadomienie agencji celnej - system generuje zgłoszenie do wewnętrznej lub zewnętrznej agencji o planowanym przyjeździe transportu z procedurą.
• Załączanie plików - przewoźnik dołącza skany dokumentów przewozowych i celnych do zgłoszenia, zanim pojazd dotrze pod bramę.

Agencja celna weryfikuje poprawność dokumentów przed przyjazdem, przez co odprawa na bramie ogranicza się do potwierdzenia tożsamości pojazdu. Rolę wspiera moduł kontroli wjazdów i wyjazdów pojazdów, który zwalnia szlaban dopiero po zatwierdzeniu dokumentacji.

Wybór terminu i dostępnych okien czasowych

Sercem modułu jest silnik rezerwacji okien czasowych. Po podaniu podstawowych parametrów ładunku, przede wszystkim liczby palet, system wylicza szacowany czas obsługi pojazdu i pokazuje przewoźnikowi kalendarz wolnych terminów.

• Wydajność ramp i stref - system uwzględnia maksymalną przepustowość poszczególnych doków oraz ich parametry techniczne, na przykład dostosowanie rampy do pojazdów chłodniczych.
• Dynamiczna długość okna - większy ładunek automatycznie rezerwuje dłuższy przedział, na przykład 90 minut zamiast standardowych 45.
• Blokada nakładania rezerwacji - algorytm nie dopuszcza dwóch zgłoszeń na ten sam dok w zachodzących na siebie przedziałach.

Reguły przydziału definiuje się osobno dla każdego obiektu, dzięki czemu magazyn z jedną rampą i centrum dystrybucyjne z kilkunastoma pracują na tej samej aplikacji. Szczegóły konfiguracji opisuje strona o zarządzaniu dokami i rampami.

Kalendarz dnia i tygodnia - widoki oraz statusy

Dyspozytorzy i kierownicy magazynu pracują na graficznym kalendarzu, który pokazuje bieżącą sytuację na placu i przy rampach. Studio VSS.net udostępnia cztery układy prezentacji tych samych danych.

• Widok dnia - oś czasowa z rozkładem transportów na poszczególnych rampach w wybranej dobie.
• Widok tygodnia - zestawienie zbiorcze pozwalające ocenić obciążenie obiektu w ujęciu wielodniowym i zaplanować obsadę.
• Widok agendy - chronologiczna lista przyjazdów z filtrowaniem po numerze zamówienia, rejestracji pojazdu albo nazwie dostawcy.
• Oś czasu - układ poziomy, w którym wiersze odpowiadają zasobom, a kolumny godzinom pracy obiektu.

Bloki w kalendarzu przyjmują kolor odpowiadający statusowi operacyjnemu awizacji, od terminu planowanego, przez obecność kierowcy na bramie i obsługę przy rampie, po zakończenie i anulowanie. Znaczenie poszczególnych oznaczeń opisuje strona o statusach w programie awizacyjnym, a szersze omówienie samych widoków znajduje się w materiale o kalendarzu awizacji dostaw.

Studio VSS.net

Kalendarz tygodniowy okien czasowych

Dwie równoległe kolumny w obrębie jednego dnia odpowiadają dwóm rampom obsługiwanym jednocześnie, przez co planista od razu widzi, gdzie zostało jeszcze miejsce. Puste przedziały to wolne terminy, które przewoźnik może zarezerwować samodzielnie w portalu. Przełączniki w prawym górnym rogu zmieniają układ na widok dnia, agendy lub osi czasu bez utraty ustawionych filtrów.

Ścieżka życia jednej awizacji od zgłoszenia po zamknięcie

Każde zgłoszenie przechodzi przez zdefiniowany cykl, co zapewnia identyfikowalność i rozliczalność całego procesu. Kolejne etapy to: zgłoszenie oczekujące, zatwierdzenie, zameldowanie na bramie, obsługa przy rampie oraz zamknięcie wizyty.

Awizacje oczekujące

Nowo utworzone zgłoszenia trafiają do kolejki wymagającej akceptacji dyspozytora albo są zatwierdzane automatycznie na podstawie reguł obiektu. Do momentu zatwierdzenia okno czasowe pozostaje zablokowane, ale nie jest jeszcze wiążące dla magazynu.

Awizacje w realizacji

Status zmienia się w momencie wjazdu pojazdu na teren zakładu i ponownie przy podstawieniu pod rampę. Magazynier rejestruje faktyczny czas rozpoczęcia i zakończenia prac, przez co system gromadzi dane o rzeczywistej długości obsługi, a nie tylko o planie.

Awizacje zamknięte

Po zakończeniu operacji, podpisaniu dokumentów przyjęcia lub wydania i opuszczeniu terenu przez pojazd awizacja przyjmuje status zamkniętej i trafia do archiwum. Zamknięcie wizyty jest jednocześnie sygnałem dla systemu nadrzędnego, że towar fizycznie dotarł do magazynu.

Studio VSS.net

Dokument awizacji z numerem Load Plan i kodem kreskowym

Wydruk łączy w jednym miejscu dane transportu, identyfikatory dokumentów i specyfikację ładunku. Numer Load Plan wiąże zgłoszenie z planem załadunku, a numer zamówienia z systemu ERP pozwala pracownikowi przyjęcia od razu odnaleźć właściwy dokument. Kod kreskowy w nagłówku obsługa bramy skanuje przy zameldowaniu pojazdu, co eliminuje ręczne przepisywanie numerów.

Anulowanie i historia awizacji

Harmonogram musi znosić zdarzenia losowe - opóźnienie na trasie, awarię pojazdu, zmianę terminu po stronie dostawcy. System obsługuje je bez telefonów i wiadomości e-mail.

• Anulowanie awizacji - przewoźnik lub dyspozytor anuluje rezerwację z podaniem przyczyny, a zwolnione okno natychmiast wraca do puli dostępnych terminów w kalendarzu.
• Pełna historia zmian - system zapisuje każdą edycję, przesunięcie terminu oraz tożsamość użytkownika, który dokonał modyfikacji.
• Raportowanie opóźnień - zestawienie planowanej godziny przyjazdu z faktycznym czasem zameldowania jest podstawą raportów terminowości dostawców.

Zgromadzone dane historyczne zasilają wskaźniki opisane na stronie o wskaźnikach KPI systemu awizacji. Wskaźnik terminowości odpowiada przy tym metryce niezawodności Perfect Order Fulfillment z modelu referencyjnego SCOR opracowanego przez ASCM, w którym dostawa liczy się jako poprawna wyłącznie wtedy, gdy spełnia jednocześnie wymagania co do terminu, ilości, dokumentacji i stanu towaru.

Studio VSS.net

Historia zakończonych awizacji

Kolumna z ikoną statusu pozwala jednym rzutem oka odróżnić transporty obsłużone zgodnie z planem od zakończonych inaczej. Zestawienie obejmuje pełny zakres dat, a porównanie kolumn Dzień oraz Data zapisu pokazuje rozbieżność między terminem planowanym a faktycznym. Dane można filtrować po przewoźniku i asortymencie, co ułatwia przygotowanie rozliczenia dla konkretnego kontrahenta.

Integracja z zamówieniami SAP i systemami ERP

Wartość awizacji rośnie, gdy dane nie kończą się w osobnej aplikacji, lecz krążą między systemem awizacyjnym a oprogramowaniem nadrzędnym. Studio VSS.net wymienia informacje z systemami klasy ERP oraz magazynowymi WMS dwukierunkowo.

• Weryfikacja zamówienia - podczas wprowadzania awizacji system sprawdza podany numer zamówienia w bazie ERP, potwierdzając zgodność kontrahenta i listę zamawianych indeksów materiałowych.
• Aktualizacja statusów - po zamknięciu awizacji do systemu nadrzędnego trafia informacja o fizycznym przyjęciu towaru, co pozwala automatycznie wygenerować dokument przyjęcia zewnętrznego.
• Jedno wprowadzenie danych - specyfikacja towarowa i dane transportowe nie są przepisywane ręcznie, przez co znika typowe źródło błędów.

W wymianie z kontrahentami zewnętrznymi warto oprzeć się na ustandaryzowanych komunikatach EDI w standardzie GS1, przede wszystkim na awizie wysyłki DESADV, które przenosi dane o wysyłanym towarze jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Szczegóły połączenia z konkretnym środowiskiem opisuje strona o integracji systemu awizacji z SAP.

Podsumowanie korzyści wdrożenia awizacji online

Wdrożenie modułu awizacji zamienia chaotyczne przyjmowanie transportów w przewidywalny proces. Poniższe zestawienie pokazuje różnicę w czterech obszarach codziennej pracy obiektu.

Automatyzacja awizacji transportu jest podstawą nowoczesnego zarządzania placem manewrowym. Przedsiębiorstwo zyskuje kontrolę nad harmonogramem pracy, ogranicza koszty przestojów i występuje wobec przewoźników jako przewidywalny partner w łańcuchu dostaw. Skalę oszczędności warto oszacować przed wdrożeniem - służy do tego model ROI systemu awizacji uwzględniający liczbę obsługiwanych pojazdów i obecny czas odprawy. Stałym dostawcom z regularnym harmonogramem warto od razu skonfigurować awizację cykliczną zamiast zakładać to samo zgłoszenie przy każdym kursie.