Awizacja transportu online to zgłoszenie przyjazdu pojazdu przez portal wraz z rezerwacją okna czasowego przy rampie. Przewoźnik wypełnia formularz, wybiera wolny termin z kalendarza obiektu i otrzymuje potwierdzenie z numerem awizacji, a magazyn zna plan dnia z wyprzedzeniem. Cały cykl, od zgłoszenia do zamknięcia wizyty, rejestruje jeden system.
Ta strona prowadzi przez zakładanie awizacji z perspektywy użytkownika zewnętrznego: od formularza, przez wybór okna, po śledzenie statusów i anulowanie. Pełny przewodnik po temacie zawiera strona awizacja w transporcie i logistyce, a przebieg wizyty pojazdu po stronie obiektu opisuje artykuł o awizacjach transportu.
Czym jest awizacja i dlaczego magazyny jej potrzebują
Czym jest awizacja i dlaczego magazyny jej potrzebująWąskie gardła w logistyce magazynowej powstają najczęściej tam, gdzie brakuje precyzyjnego harmonogramu przyjazdów. Gdy kilka pojazdów zjawia się przy rampie w tym samym momencie bez wcześniejszego zgłoszenia, strefa buforowa przestaje wystarczać, prace wyładunkowe piętrzą się, a na placu manewrowym tworzą się zatory. Kosztem są nerwy kierowców i magazynierów oraz przestoje, za które przewoźnicy mogą naliczać opłaty postojowe.
Umawianie transportów e-mailem lub telefonicznie przestaje działać przy większym wolumenie operacji. Wymaga stałego zaangażowania personelu w przepisywanie danych i układanie grafików w arkuszach, a każda zmiana terminu oznacza kolejną serię telefonów. Dane o przewozach drogowych publikuje Główny Urząd Statystyczny, ale plan obciążenia ramp należy opierać na własnych danych obiektu o dostawach.
Odpowiedzią jest cyfrowy system awizacji dostaw klasy YMS wraz z narzędziem do rezerwacji okien czasowych. Moduł awizacji w Studio VSS.net przenosi cały proces do przeglądarki. Przewoźnicy i dostawcy mają dostęp do portalu, w którym samodzielnie wybierają wolne okna czasowe na rozładunek lub załadunek, a magazyn zna planowane obciążenie ramp z wielodniowym wyprzedzeniem. Definicję pojęcia opisuje strona co to jest awizacja.
Lista awizacji dla spedycji w Studio VSS.net
Zestawienie pokazuje wszystkie zgłoszenia przypisane do danego przewoźnika wraz z obiektem i bramą wjazdową. Kolumny z dniem oraz godzinami początku i końca wyznaczają zarezerwowane okno czasowe, a numer awizacji i numer referencyjny wiążą wpis z dokumentem przewozowym. Filtr w pierwszym wierszu pozwala odnaleźć konkretny transport po numerze zamówienia lub rejestracji pojazdu.
Zakładanie nowej awizacji w kilku etapach
Zakładanie nowej awizacji w kilku etapachZgłoszenie transportu sprowadza się do wypełnienia jednego formularza. Wypełnia go użytkownik zewnętrzny, czyli przewoźnik lub dostawca, albo pracownik działu logistyki działający w jego imieniu. Tabela zestawia grupy pól formularza w kolejności, w jakiej użytkownik je uzupełnia.
| Grupa pól | Co wpisuje użytkownik | Do czego służą dane |
|---|---|---|
| Obiekt i brama | magazyn lub obiekt docelowy oraz brama wjazdowa | przydział rampy i limit obłożenia |
| Rodzaj awizacji | rozładunek przy przyjęciu towaru albo załadunek przy wydaniu | wybór kalendarza i długości okna |
| Kontrahent i przewoźnik | dostawca i firma transportowa wraz z danymi kontaktowymi | rozliczenia i historia terminowości |
| Pojazd i kierowca | numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, dane kierowcy, telefon, język komunikacji | identyfikacja na bramie i język wiadomości |
| Rodzaj transportu i ładunek | typ pojazdu (naczepa plandekowa, chłodnia, kontener), forma pakowania, liczba palet | wyliczenie czasu obsługi |
| Numer zamówienia | identyfikator dokumentu po stronie klienta, na przykład numer zamówienia zakupu lub zlecenia wydania | powiązanie z dokumentem w ERP |
Komplet danych z formularza trafia do dokumentu awizacji, który kierowca okazuje na bramie. Dane kierowcy i numer rejestracyjny wiążą się przy tym z portalem awizacji kierowców, przez który przewoźnik śledzi status zgłoszenia bez kontaktu telefonicznego z magazynem. Formularz ma zakładki z danymi ewidencyjnymi i paletami, a pola opisuje wzór formularza awizacji.
Formularz awizacji - zakładka Dane ewidencyjne
Formularz dzieli dane na zakładki, dzięki czemu użytkownik wypełnia najpierw informacje ewidencyjne, a potem szczegóły ładunku w zakładce Palety. Pole języka komunikacji decyduje, w jakim języku kierowca otrzyma powiadomienia i instrukcje na bramie.
Odprawa celna i dokumenty SAD oraz T1 w procesie awizacji
Odprawa celna i dokumenty SAD oraz T1 w procesie awizacjiPrzy transportach spoza Unii Europejskiej albo objętych procedurą tranzytową obsługa dokumentacji decyduje o tym, czy pojazd trafi na rampę o wyznaczonej godzinie. Niekompletne dokumenty celne to jedna z częstych przyczyn blokowania stanowisk rozładunkowych.
Studio VSS.net pozwala uwzględnić obsługę celną już na etapie zgłoszenia. System nie ocenia dokumentów, ale porządkuje ich obieg i zapisuje etap odprawy z godziną. Tabela pokazuje, jak poszczególne elementy odpowiadają w systemie.
| Element obsługi celnej | Jak odpowiada system |
|---|---|
| Oznaczenie transportu | awizacja zawiera dane o dokumencie przewozowym lub celnym, a rodzaj transportu można prowadzić w osobnym kalendarzu |
| Status warunkowy 45C | odprawa celna jako osobny etap wizyty, włączany w konfiguracji obiektu |
| Dokumenty tranzytowe i celne | numery i skany, na przykład T1 lub SAD, dołącza się do awizacji, zanim pojazd dotrze pod bramę |
| Ocena poprawności dokumentów | należy do agencji celnej i przedsiębiorstwa, a system zapisuje etap i godzinę |
Agencja celna może zweryfikować dokumenty przed przyjazdem, przez co odprawa na bramie ogranicza się do potwierdzenia tożsamości pojazdu. Wjazd i wyjazd rejestruje moduł kontroli wjazdów i wyjazdów pojazdów, a przy transportach ważonych także status 42W i 65Y, opisane na stronie o wagach samochodowych.
Wybór terminu i dostępnych okien czasowych
Wybór terminu i dostępnych okien czasowychPodstawą modułu jest reguła rezerwacji okien czasowych. Po podaniu podstawowych parametrów ładunku, przede wszystkim liczby palet, system wylicza szacowany czas obsługi pojazdu i pokazuje przewoźnikowi kalendarz wolnych terminów. Poniższe reguły określa administrator obiektu.
| Reguła | Skutek przy rezerwacji |
|---|---|
| Wydajność ramp i stref | system uwzględnia przepustowość poszczególnych doków oraz ich parametry, na przykład dostosowanie rampy do pojazdów chłodniczych |
| Długość okna z liczby palet | większy ładunek rezerwuje dłuższy przedział; w przykładowej konfiguracji 90 minut zamiast 45, a wartości ustala administrator |
| Blokada nakładania rezerwacji | dwa zgłoszenia nie zajmą tego samego doku w zachodzących na siebie przedziałach |
Reguły przydziału definiuje się osobno dla każdego obiektu, dzięki czemu magazyn z jedną rampą i centrum dystrybucyjne z kilkunastoma pracują na tej samej aplikacji. Szczegóły konfiguracji opisuje strona o zarządzaniu dokami i rampami.
Kalendarz dnia i tygodnia - widoki oraz statusy
Kalendarz dnia i tygodnia - widoki oraz statusyDyspozytorzy i kierownicy magazynu pracują na graficznym kalendarzu, który pokazuje bieżącą sytuację na placu i przy rampach. Studio VSS.net udostępnia cztery układy prezentacji tych samych danych.
| Widok | Co pokazuje |
|---|---|
| Widok dnia | oś czasu z rozkładem transportów na poszczególnych rampach w wybranej dobie |
| Widok tygodnia | zestawienie obciążenia obiektu w ujęciu wielodniowym do planowania obsady |
| Widok agendy | chronologiczną listę przyjazdów z filtrowaniem po numerze zamówienia lub rejestracji pojazdu |
| Oś czasu | układ poziomy, w którym wiersze odpowiadają zasobom, a kolumny godzinom pracy obiektu |
Bloki w kalendarzu przyjmują kolor odpowiadający statusowi operacyjnemu awizacji, od terminu planowanego, przez obecność kierowcy na bramie i obsługę przy rampie, po zakończenie i anulowanie. Znaczenie oznaczeń opisuje strona o statusach w programie awizacyjnym, a szersze omówienie widoków znajduje się w materiale o kalendarzu awizacji dostaw.
Kalendarz tygodniowy okien czasowych
Widok tygodniowy kalendarza awizacji dla obiektu demonstracyjnego. Oś pionowa pokazuje godziny, a kolumny odpowiadają dniom tygodnia. Zarezerwowane okna czasowe wyświetlają się jako kolorowe bloki z ikoną pojazdu: kolor bloku odpowiada statusowi awizacji, a ikona rodzajowi transportu. Przełączniki Dzień, Tydzień, Agenda i Oś czasu zmieniają układ prezentacji harmonogramu. Dane na zrzucie są danymi demonstracyjnymi.
Ścieżka życia jednej awizacji od zgłoszenia po zamknięcie
Ścieżka życia jednej awizacji od zgłoszenia po zamknięcieKażde zgłoszenie przechodzi przez zdefiniowany cykl, co daje identyfikowalność i rozliczalność całego procesu. Kolejne etapy to zgłoszenie oczekujące, zatwierdzenie, zameldowanie na bramie, obsługa przy rampie oraz zamknięcie wizyty.
Awizacje oczekujące
Nowo utworzone zgłoszenia mają status awizacji wstępnej i czekają na potwierdzenie, a obiekt może wymagać akceptacji dyspozytora. Do momentu potwierdzenia okno czasowe jest zablokowane, ale nie jest jeszcze wiążące dla magazynu. Potwierdzenie ustawia status 10, czyli oczekuje na realizację.
Awizacje w realizacji
Status zmienia się w momencie przyjazdu pojazdu i zgody na wjazd, a potem przy podstawieniu pod rampę. Magazynier rejestruje faktyczny czas rozpoczęcia i zakończenia prac (statusy 50 i 60), przez co system gromadzi dane o rzeczywistej długości obsługi, a nie tylko o planie.
Awizacje zamknięte
Po zakończeniu operacji i opuszczeniu terenu przez pojazd awizacja przyjmuje status wyjechał (90) i trafia do historii. Zamknięcie wizyty może być też sygnałem dla systemu nadrzędnego, że towar fizycznie dotarł do magazynu, jeśli projekt integracyjny przewiduje taką wymianę.
Dokument awizacji z numerem Load Plan i kodem kreskowym
Wydruk łączy w jednym miejscu dane transportu oraz identyfikatory dokumentów. Numer Load Plan wiąże zgłoszenie z planem załadunku, a numer zamówienia z systemu ERP pozwala pracownikowi przyjęcia od razu odnaleźć właściwy dokument. Kod kreskowy w nagłówku może być skanowany przy zameldowaniu pojazdu, co ogranicza ręczne przepisywanie numerów.
Anulowanie i historia awizacji
Anulowanie i historia awizacjiHarmonogram musi znosić zdarzenia losowe, takie jak opóźnienie na trasie lub awaria pojazdu. System obsługuje je bez telefonów i wiadomości e-mail, a poniższe mechanizmy pokazują, jak.
| Mechanizm | Jak działa |
|---|---|
| Anulowanie awizacji (status 99X) | przewoźnik lub dział logistyki anuluje rezerwację, a zwolnione okno wraca do puli terminów w kalendarzu |
| Historia zmian | system zapisuje każdą edycję i przesunięcie terminu wraz z tożsamością użytkownika, który je wykonał |
| Raportowanie opóźnień | zestawienie planowanej godziny z faktyczną godziną zameldowania zasila raporty terminowości dostawców |
Zgromadzone dane historyczne zasilają wskaźniki opisane na stronie o wskaźnikach KPI systemu awizacji. Wskaźnik terminowości odpowiada metryce niezawodności Perfect Order Fulfillment z modelu referencyjnego SCOR opracowanego przez ASCM, w którym dostawa liczy się jako poprawna wyłącznie wtedy, gdy spełnia jednocześnie wymagania co do terminu, ilości, dokumentacji i stanu towaru.
Historia zakończonych awizacji
Widok Historia w panelu spedytora Studio VSS.net, zatytułowany Zakończone awizacje per Spedycja. Tabela ma kolumny z ikoną statusu w kolorze odpowiadającym rodzajowi zakończenia, numerem Load Plan, dniem, godzinami, przewoźnikiem, asortymentem, lokalizacją, autorem zapisu, datą zapisu i numerem referencyjnym. Zestawienie pozwala porównać planowaną godzinę obsługi z faktycznym czasem zapisu zdarzenia. Dane na zrzucie są danymi demonstracyjnymi.
Integracja z zamówieniami SAP i systemami ERP
Integracja z zamówieniami SAP i systemami ERPWartość awizacji rośnie, gdy dane nie kończą się w osobnej aplikacji, lecz krążą między systemem awizacyjnym a oprogramowaniem nadrzędnym. Studio VSS.net wymienia informacje z systemami klasy ERP oraz magazynowymi WMS przez REST API.
| Mechanizm integracji | Co się dzieje po stronie systemów |
|---|---|
| Weryfikacja zamówienia | w projekcie integracyjnym system sprawdza numer zamówienia w ERP i porównuje kontrahenta oraz pozycje zamówienia |
| Aktualizacja statusów | po zamknięciu awizacji do systemu nadrzędnego może trafić informacja o przyjęciu towaru, która uruchamia dokument przyjęcia |
| Jedno wprowadzenie danych | specyfikacja towarowa i dane transportowe nie są przepisywane ręcznie |
| Status integracji | SAP i SAP EWM oraz Symfonia ERP wykonane, Comarch ERP XL deklarowana, pozostałe systemy przez REST API |
W wymianie z kontrahentami zewnętrznymi można oprzeć się na komunikatach EDI w standardzie GS1, przede wszystkim na awizie wysyłki DESADV, które przenosi dane o wysyłanym towarze jeszcze przed przyjazdem pojazdu; zakres takiej wymiany ustala projekt integracyjny. Szczegóły połączenia z konkretnym środowiskiem opisuje strona o integracji systemu awizacji z SAP.
Porównanie awizacji online z umawianiem telefonem
Porównanie awizacji online z umawianiem telefonemModuł awizacji zamienia chaotyczne przyjmowanie transportów w przewidywalny proces. Zestawienie pokazuje różnicę w czterech obszarach codziennej pracy obiektu.
| Obszar | Umawianie telefonem i e-mailem | Awizacja online w Studio VSS.net |
|---|---|---|
| Kolejki pod magazynem | Spiętrzenia pojazdów i zatory na placu manewrowym. | Rezerwacja okien czasowych przez Internet rozkłada przyjazdy w czasie. |
| Czas obsługi na bramie | Dane spisywane ręcznie z dokumentów kierowcy. | Weryfikacja gotowego numeru awizacji lub kodu kreskowego. |
| Planowanie pracy magazynu | Obsada dobierana po fakcie. | Obsada ramp planowana na podstawie kalendarza. |
| Komunikacja z przewoźnikiem | Telefony i ustalenia poza systemem. | Samoobsługowy portal w przeglądarce i powiadomienia. |
Automatyzacja awizacji transportu porządkuje pracę na placu manewrowym. Przedsiębiorstwo ma wgląd w harmonogram, może rozliczać przestoje na podstawie zapisanych czasów i występuje wobec przewoźników jako przewidywalny partner. Skalę oszczędności warto oszacować przed wdrożeniem; służy do tego model ROI systemu awizacji, który uwzględnia liczbę obsługiwanych pojazdów i obecny czas odprawy. Stałym dostawcom z regularnym harmonogramem warto skonfigurować awizację cykliczną zamiast zakładać to samo zgłoszenie przy każdym kursie.
Do zgłoszeń przekazywanych poza systemem przydaje się wzór formularza awizacji, którego pola odpowiadają formularzowi opisanemu powyżej. Gotowe dokumenty do pobrania zawiera strona wzory dokumentów awizacji.
Przykład ograniczeń przy zakładaniu awizacji opisuje artykuł o awizacji dostaw z wyprzedzeniem. Hurtowe wczytanie kontenerów z pliku omawia tekst o imporcie awizacji kontenerów z pliku, a etap odprawy tekst o agencji celnej w awizacji kontenera.