Zwrot od dostawcy w trzech krokach, w tym samym portalu co dostawy

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Zwrot jest w opisywanym wdrożeniu osobnym rodzajem awizacji. Ma własny widok i własne listy, a zakłada się go osobnymi formularzami. Występuje w dwóch odmianach: jako zwrot towarowy i jako zwrot paletowy. Całość działa w tym samym portalu, w którym dostawcy zgłaszają dostawy, czyli w module awizacji dostaw Studio VSS.net.

Dostawca widzi w portalu wyłącznie swoje zwroty i uzupełnia w nich termin oraz transport. Pozostałe pola ustala pracownik klienta. Zasady rezerwowania okien w dostawach opisuje strona o oknach czasowych, a zwroty korzystają z nich w ograniczonym zakresie, o czym piszemy niżej.

Zwrot jako osobny rodzaj awizacji

Zwroty mają własny widok i własne listy. Zwrot dostaje numer awizacji z licznika awizacji, a temat w kalendarzu składa się z litery Z i numeru zwrotu wpisanego ręcznie przez pracownika. W zwrocie towarowym numer zwrotu jest wymagany, a w paletowym opcjonalny. System nie nadaje numeru zwrotu.

Według instrukcji zwrotów dla dostawcy zwrot towarowy ma trzy listy: Zwroty, Zwroty - magazyn i Zwroty - historia. Zwrot paletowy ma dwie listy, bo zaczyna od statusu 3: listę zwrotów na magazynie i listę historii.

Numeracja statusów zwrotów pochodzi z opisywanego wdrożenia i nie odpowiada tabeli kodów ze strony o statusach w programie awizacyjnym. Dlatego numery statusów podajemy tylko w opisie zwrotów.

Trzy kroki zwrotu towaru

Pracownik logistyki lub administracji dostaw zakłada zwrot towarowy w statusie 1. Wymagane są trzy pola: dostawca, numer zwrotu i rodzaj palet. Ilość podaje się jako liczbę kartonów albo jako liczbę palet wraz z wysokością palety.

Załączniki można dodać już przy zakładaniu zwrotu towarowego, bo numer referencyjny nadaje się przy otwarciu formularza. Dostawca w portalu wybiera potem dzień i okno oraz podaje transport. Status 3 po zapisie ustawia się tylko wtedy, gdy zapisu dokonuje konto dostawcy, a ten sam formularz zapisany przez pracownika statusu nie zmienia.

W trzecim kroku pracownik logistyki lub administracji dostaw potwierdza odbiór zwrotu, co ustawia status 9.

Przykład z fikcyjnymi danymi: pracownik zakłada zwrot towarowy ZWR-26-0001 dla Firmy Przykładowej A i wpisuje numer zwrotu ręcznie. Dostawca wybiera w portalu okno w dniu następnym, który jest zaznaczony domyślnie, i zapisuje transport, więc zwrot przechodzi na status 3. Po odbiorze pracownik potwierdza go, a zwrot dostaje status 9.

Zwrot palet omija krok dostawcy i zaczyna od statusu 3, o czym piszemy w następnej części.

Zwrot palet bez kroku dostawcy

Zwrot paletowy zakłada pracownik od razu w statusie 3, z oknem czasowym i danymi transportu. Dostawca nie ma w nim żadnego kroku, więc ta odmiana kończy się na dwóch czynnościach pracownika: założeniu i potwierdzeniu odbioru.

Dla planisty oznacza to krótszą ścieżkę: termin i transport ustala pracownik, więc zwrot palet nie czeka na działanie dostawcy w portalu.

Zwrot palet zaczyna od statusu 3. Pracownik wpisuje okno i transport, a potem sam potwierdza odbiór.

W zwrocie paletowym numer referencyjny powstaje dopiero przy zapisie, więc załączniki można dodać po zapisie. Przy potwierdzeniu odbioru formularz pokazuje liczbę słupków.

Co dostawca może, a czego nie może zmienić

Pola ustalone przez pracownika są w formularzu dostawcy zablokowane. Dostawca uzupełnia tylko termin i transport. Tabela zestawia oba zakresy.

Dla dostawcy oznacza to krótki formularz: wybiera termin i podaje transport, a danych towaru nie wprowadza, bo te ustalił już pracownik.

Dostawca wybiera dzień od dziś do 30 dni naprzód, a domyślnie zaznaczony jest dzień następny. Przy rodzaju dostawy kurier wymagany jest wybór kuriera, a przy dostawie własnej pole kuriera znika. Zasady awizacji kuriera opisuje artykuł o awizacji kuriera na cały dzień.

Dostawca widzi wyłącznie swoje zwroty, bo listy dla dostawcy są filtrowane po kontrahencie powiązanym z kontem. Anulowanie zwrotu ma tylko rola logistyki: akcja z pytaniem potwierdzającym ustawia status X i dopisuje wpis do historii. Pojęcie kontrahenta wyjaśnia strona o roli kontrahenta w systemie awizacji.

Okna czasowe dla zwrotów

Czas trwania zwrotu jest stały i wynosi 20 minut. Zwroty nie zajmują pojemności okien czasowych dostaw. Okno jest niedostępne, gdy nakłada się na trzy awizacje dostaw w statusie 1, a same zwroty okien nie zajmują.

Zwrot nie wypycha więc dostawy z okna, ale dostawy mogą zająć okno, które dostawca chciałby wybrać dla zwrotu. Zwroty nie wchodzą też do sumy dziennego limitu sztuk, który opisuje artykuł o dziennym limicie sztuk w awizacjach dostaw. Dla planisty to dwa powody, dla których zwroty nie obciążają kalendarza przyjęć.

Potwierdzenie odbioru i historia

Potwierdzenie odbioru zapisuje czas odbioru razem z uwagami i dopisuje wpis historii. Formularz pokazuje dane zależne od typu: dla zwrotu towarowego trzy dane (wysokość palety, liczbę kartonów i wagę), a dla paletowego liczbę słupków.

Dane transportowe zwrotu poprawia osobny formularz. Dla towaru działa on na listach Zwroty i Zwroty - magazyn, a dla palet tylko na liście na magazynie, czyli w statusie 3. Każda korekta trafia do historii, a dla zwrotu zakończonego lub anulowanego formularz odmawia edycji.

Podobny podział odpowiedzialności za dane transportu w awizacjach importowych opisuje artykuł o uzupełnianiu danych kierowcy w awizacji, a podział ról w całym portalu tekst o jednym portalu awizacji i rolach z własną kolejką.

Pytania do analizy przed uruchomieniem zwrotów

Cztery pytania wymagają rozstrzygnięcia na etapie analizy, zanim pracownicy zaczną zakładać pierwsze zwroty.