Ruch w łańcuchu dostaw

Jakie konkretne korzyści biznesowe przynosi wdrożenie systemu YMS?

Wdrożenie Yard Management System to inwestycja, która przekłada się na wymierne oszczędności i przewagę konkurencyjną. Firmy logistyczne, centra dystrybucyjne oraz zakłady produkcyjne z rozbudowanymi placami manewrowymi doświadczają transformacji procesów – od chaosu komunikacyjnego do precyzyjnie zarządzanego ruchu pojazdów. Rezultaty widoczne są zarówno w danych operacyjnych, jak i zadowoleniu klientów oraz kierowców.

• Redukcja czasu oczekiwania – system eliminuje przestoje pojazdów poprzez inteligentne planowanie time slotów, co skraca średni czas pobytu na placu nawet o 30-40%
• Zwiększona przepustowość – optymalne wykorzystanie ramp załadunkowych i parkingów pozwala obsłużyć więcej pojazdów dziennie bez konieczności rozbudowy infrastruktury
• Obniżenie kosztów operacyjnych – automatyzacja awizacji i koordynacji zmniejsza zapotrzebowanie na personel zarządzający ruchem oraz redukuje ryzyko kosztownych błędów
• Lepsza kontrola nad dokumentacją – cyfryzacja procesów awizacji zapewnia pełną identyfikowalność przesyłek i eliminuje problemy z zagubioną lub błędnie wprowadzoną dokumentacją
• Zwiększone bezpieczeństwo – monitoring ruchu w czasie rzeczywistym minimalizuje ryzyko kolizji, wypadków i nieautoryzowanego wjazdu na teren zakładu
• Poprawa relacji z przewoźnikami – przewidywalność i sprawna obsługa budują pozytywny wizerunek firmy wśród kierowców i firm transportowych
• Analityka i optymalizacja – gromadzenie danych umożliwia identyfikację wąskich gardeł, planowanie zasobów oraz ciągłe doskonalenie procesów
• Elastyczność w reagowaniu – system pozwala błyskawicznie przestawiać priorytety w przypadku pilnych dostaw lub sytuacji kryzysowych bez dezorganizacji całego harmonogramu
• Redukcja śladu węglowego – minimalizacja czasu pracy silników podczas oczekiwania przekłada się na niższe zużycie paliwa i emisję spalin
• Integracja z innymi systemami – YMS współpracuje z WMS, TMS i ERP, tworząc spójny ekosystem zarządzania łańcuchem dostaw

System YMS, czyli cyfrowa rewolucja w zarządzaniu placem i transportem

Yard Management System (YMS) to zaawansowane rozwiązanie informatyczne służące do kompleksowego zarządzania ruchem pojazdów, kontenerów oraz ładunków w obrębie placu manewrowego i doków magazynowych.

W przeciwieństwie do tradycyjnych metod opartych na arkuszach kalkulacyjnych, które niosą ze sobą ryzyko błędów i strat, system YMS działa jak inteligentny asystent koordynujący pracę doków oraz synchronizujący przyjazdy i wyjazdy w czasie rzeczywistym. Platforma ta rewolucjonizuje logistykę poprzez eliminację chaosu pod rampami, oferując precyzyjną awizację w transporcie, co pozwala na redukcję nieudanych doręczeń nawet o 40% oraz skrócenie czasu oczekiwania na załadunek. Dzięki automatyzacji procesów, takich jak rozpoznawanie tablic rejestracyjnych czy przydzielanie okien czasowych, firmy mogą zwiększyć wydajność ramp o 30%, przekształcając plac manewrowy w płynnie działający element łańcucha dostaw.

System YMS zapewnia pełną przejrzystość operacyjną, umożliwiając monitorowanie statusu każdej naczepy oraz lokalizacji kierowców i pracowników w dowolnym momencie. Przepływ informacji rozpoczyna się od rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika online, przechodzi przez automatyczną identyfikację pojazdu na bramie (LPR), aż po precyzyjne skierowanie pod odpowiednią rampę na podstawie danych z systemów WMS i ERP. Tak zintegrowane podejście minimalizuje puste przebiegi, redukuje koszty paliwa oraz eliminuje problem kolejek przed zakładem, co jest istotne dla zachowania płynności i wysokiej jakości obsługi kontrahentów.

System YMS to cyfrowa dyspozytornia, która w czasie rzeczywistym zarządza każdym pojazdem na placu – eliminując przestoje i chaos.

Inteligentna awizacja dostaw to koniec z kolejkami i opóźnieniami

System rezerwacji okien czasowych eliminuje niekontrolowane kolejki ciężarówek przed magazynem i przekształca chaos w precyzyjny harmonogram. Dzięki awizacji dostaw każdy pojazd wie dokładnie, kiedy i gdzie podjeżdża, co minimalizuje czas oczekiwania i zwiększa przewidywalność operacji logistycznych.

Funkcjonalność	Jak działa	Wpływ na operacje
Rezerwacja okien czasowych online	Przewoźnicy samodzielnie rezerwują dostępne sloty w elektronicznym kalendarzu z wyprzedzeniem	Redukcja czasu oczekiwania kierowców nawet o 70% – zamiast losowego przyjeżdżania, pojazdy docierają w zaplanowanym momencie
Zarządzanie przepustowością	System limituje liczbę rezerwacji zgodnie z dostępnymi mocami przeładunkowymi i zasobami magazynu	Eliminacja przeciążeń i równomierne rozłożenie pracy – brak sytuacji, gdy 20 ciężarówek czeka jednocześnie
Automatyczne powiadomienia	Potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia i instrukcje wysyłane emailem lub SMS bez konieczności ręcznej komunikacji	Zmniejszenie liczby telefonów i zapytań o połowę, lepsze przygotowanie kierowców do przyjazdu
Planowanie zasobów magazynowych	Wcześniejsza wiedza o planowanych dostawach pozwala przygotować pracowników, sprzęt i miejsce na rampie	Skrócenie czasu obsługi pojazdu z 4,5 godziny do 1-2 godzin dzięki eliminacji przestojów i lepszemu planowaniu
Monitorowanie w czasie rzeczywistym	Bieżący wgląd w status dostaw, wykorzystanie ramp i ewentualne opóźnienia widoczne na jednym panelu	Natychmiastowa reakcja na zmiany, redukcja opóźnień i lepsza koordynacja między bramą a magazynem

Załadunek przed wdrożeniem awizacji

• Kierowcy spędzają na oczekiwaniu nawet 40% swojego czasu pracy, co odpowiada średnio 4,5 godziny na załadunek i rozładunek
• Niekontrolowane kolejki przed bramą magazynu prowadzą do spiętrzeń dostaw i chaosu na rampach rozładunkowych
• Brak precyzyjnego harmonogramu wymusza reaktywne działanie i ciągłe telefoniczne uzgadnianie terminów
• Nadawcy rezerwują więcej ciężarówek niż dysponują miejscami czy sprzętem wspomagającym załadunek
• Nieprzygotowane materiały lub produkcja w toku wydłużają czas oczekiwania do kilkunastu godzin

Załadunek po wdrożeniu systemu awizacji

• Czas obsługi pojazdu skraca się do 1-2 godzin dzięki wcześniejszemu przygotowaniu materiałów i zasobów
• Kierowcy przyjeżdżają punktualnie w zarezerwowanym slocie, eliminując kolejki na parkingu i przed bramą
• Magazyn przyjmuje tylko tylu przewoźników, ilu jest w stanie obsłużyć w danym przedziale czasowym
• Automatyczne powiadomienia zastępują ręczne telefony i emaile, zmniejszając obciążenie administracyjne o połowę
• Harmonogram wydań zamówionych materiałów eliminuje niepotrzebne zapasy i niedotrzymywanie terminów

Korzyści biznesowe potwierdzone danymi

• Obniżenie kosztów operacyjnych o około 10% dzięki lepszemu wykorzystaniu zasobów magazynowych i produkcyjnych
• Zwiększenie przepustowości magazynu bez konieczności zatrudniania nowych pracowników
• Redukcja błędów komunikacyjnych i poprawa relacji z dostawcami przez transparentny system rezerwacji
• Możliwość elastycznej zmiany liczby pojazdów w danym przedziale czasowym w odpowiedzi na zmiany popytu
• Firmy przewozowe mogłyby zwiększyć obroty o 15% gdyby kierowcy nie musieli oczekiwać na załadunek

Wykorzystanie w firmie produkcyjnej

• Synchronizacja dostaw surowców z harmonogramem produkcji eliminuje przestoje linii spowodowane brakiem materiałów
• Planowanie wysyłek gotowych produktów w oknach czasowych zapewnia płynność transportu wychodzącego
• Rezerwacja slotów dla dostawców kluczowych komponentów just-in-time minimalizuje koszty magazynowania

Wykorzystanie w centrum dystrybucyjnym

• Zarządzanie dostawami przychodzącymi z wielu źródeł w jednym systemie zwiększa kontrolę nad przepływem towarów
• Równomierne rozłożenie dostaw w ciągu dnia optymalizuje wykorzystanie ramp i zespołów rozładunkowych
• Precyzyjne sloty dla kurierów i odbiorców detalicznych eliminują przeciążenia w godzinach szczytu

Wykorzystanie w magazynie e-commerce

• Awizacja zwrotów i reklamacji w dedykowanych oknach czasowych oddziela te operacje od standardowych dostaw
• Rezerwacja slotów dla przewoźników last-mile zapewnia terminowe kompletowanie zamówień klientów końcowych
• System powiadomień informuje kurierów o gotowych przesyłkach, skracając czas od zamówienia do wysyłki

Monitoring w czasie rzeczywistym to pełna kontrola

Zaawansowany system monitorowania procesów logistycznych pozwala na przejęcie absolutnej kontroli nad ruchem pojazdów, przekształcając plac manewrowy w transparentne i w pełni mierzalne środowisko pracy.

Dzięki integracji z nowoczesnymi technologiami, takimi jak kamery LPR do rozpoznawania tablic rejestracyjnych oraz systemy identyfikacji pojazdów, nasz program zbiera w czasie rzeczywistym kluczowe dane o pozycji każdego auta, statusie załadunku oraz zajętości ramp. Dyspozytor korzystający z tablicy rozdzielczej (dashboardu) ma wgląd w precyzyjne zestawienia, które pozwalają na błyskawiczne wykrywanie wąskich gardeł i reagowanie na opóźnienia, zanim wpłyną one na płynność całego łańcucha dostaw. System nie tylko rejestruje czasy wjazdu i wyjazdu, ale również monitoruje przebieg odpraw celnych oraz precyzyjne momenty podstawienia pod dok, co umożliwia optymalne wykorzystanie zasobów infrastrukturalnych.

Wdrożenie monitoringu opartego na systemie VSS.net pozwala na znaczącą poprawę kluczowych wskaźników wydajności (KPI), takich jak skrócenie czasu przestojów czy zwiększenie przepustowości obiektu poprzez automatyczne przydzielanie doków. System integruje dane z wag samochodowych, czujników ruchu oraz systemów GPS, co zapewnia spójność wyników ważenia z dokumentacją i eliminuje błędy manualne. W efekcie menedżerowie zyskują potężne narzędzie do analizy danych historycznych i bieżących, co przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych oraz budowanie przejrzystych relacji z przewoźnikami opartych na obiektywnych faktach.

Wiesz w każdej sekundzie, gdzie jest każdy pojazd i co z nim robić – jak wieża kontroli lotów na lotnisku.

Zarządzanie kryzysowe w logistyce, czyli reakcja na nieprzewidziane zmiany

Nowoczesny system YMS pozwala utrzymać płynność operacyjną nawet w obliczu nagłych awarii rampy lub znacznych opóźnień przewoźników.

Skuteczne zarządzanie ruchem na terenie obiektu wymaga narzędzi, które potrafią błyskawicznie adaptować się do zmieniających się warunków drogowych i magazynowych. Nasz system klasy Vehicle Scheduler Solution monitoruje statusy w czasie rzeczywistym, co pozwala dyspozytorom na natychmiastowe korygowanie harmonogramu w sytuacjach kryzysowych. Dzięki integracji z technologią GPS, oprogramowanie analizuje faktyczne warunki na trasie, a funkcja dokładnej informacji o planowanym czasie przyjazdu umożliwia przygotowanie magazynu na opóźnioną dostawę, zanim pojazd pojawi się pod bramą.

Gdy dochodzi do awarii doku lub pojawia się konieczność obsługi priorytetowego załadunku, inteligentne algorytmy automatycznie proponują alternatywne rozwiązania, takie jak przekierowanie auta na inną wolną rampę. System generuje natychmiastowe powiadomienia SMS i e-mail, dzięki czemu nowoczesne i intuicyjne narzędzia do zarządzania transportem eliminują chaos komunikacyjny między ochroną, biurem a kierowcą. Taka elastyczność w modyfikacji planu sprawia, że wąskie gardła są rozładowywane, zanim spowodują kosztowne przestoje całej floty.

Inteligentny system nie tylko tworzy statyczny plan, ale aktywnie rozwiązuje problemy w czasie rzeczywistym, zamieniając logistyczny chaos w mierzalną efektywność.

Bezpieczeństwo oraz compliance w logistyce

Nowoczesne zarządzanie ruchem na terenie zakładu wymaga integracji zaawansowanych systemów kontroli, które gwarantują pełną zgodność z rygorystycznymi przepisami BHP oraz standardami ISO.

Wdrożenie odpowiednich narzędzi pozwala nam na precyzyjne monitorowanie każdego pojazdu oraz osoby przebywającej na obszarze przemysłowym. Wykorzystując funkcjonalności, które oferuje profesjonalna kontrola wjazdów i wyjazdów pojazdów, eliminujemy ryzyko wstępu osób niepowołanych i automatycznie tworzymy kompletne rejestry audytowe niezbędne dla ubezpieczycieli. Systemy te działają jak tarcza ochronna, identyfikując zagrożenia w czasie rzeczywistym i umożliwiając natychmiastową reakcję na wszelkie niezgodności z przyjętymi procedurami bezpieczeństwa.

Automatyzacja dokumentacji i ewidencja zdarzeń stanowią fundament nowoczesnego compliance, ograniczając błędy ludzkie podczas weryfikacji uprawnień transportowych. Dzięki rozwiązaniu takiemu jak aplikacja VSS.net, ochrona obiektu zyskuje narzędzie do błyskawicznej weryfikacji zezwoleń i dokumentów kierowców, co bezpośrednio przekłada się na redukcję wypadków oraz skrócenie czasu przestojów. Stały nadzór nad czasem przebywania w strefach załadunku pozwala nam nie tylko optymalizować pracę, ale przede wszystkim zachować pełną zgodność z normami branżowymi i limitami operacyjnymi.

Inteligentny system YMS to fundmanetalny element strategii zarządzania ryzykiem, który przekształca dane o ruchu w wiarygodny audyt bezpieczeństwa i compliance.

ROI i korzyści biznesowe, czyli jak system YMS generuje realne oszczędności

Inwestycja w zaawansowane zarządzanie oknami czasowymi to dla przedsiębiorstwa mierzalny zysk, wynikający z radykalnego obniżenia kosztów operacyjnych oraz eliminacji zbędnych przestojów pod rampami.

Wdrożenie systemu Studio VSS.net pozwala nam na optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich i infrastrukturalnych, co przekłada się na wzrost rentowności całego łańcucha dostaw. Dzięki precyzyjnemu planowaniu okien czasowych firmy odnotowują znaczącą redukcję kosztów paliwa oraz opłat wynikających z opóźnień, co w połączeniu z automatyzacją procesów logistycznych sprawia, że zwrot z inwestycji (ROI) następuje zazwyczaj w ciągu kilku miesięcy od uruchomienia platformy.

Zastosowanie oprogramowania klasy YMS eliminuje wąskie gardła i zwiększa przepustowość magazynu o kilkadziesiąt procent bez konieczności rozbudowy floty czy personelu. Poprawa relacji z kontrahentami poprzez przejrzyste SLA oraz udostępnienie im narzędzi do samodzielnej rezerwacji terminów online pozwala nam oszczędzić czas pracowników biurowych, którzy dotychczas poświęcali go na obsługę telefoniczną i e-mailową.

Inwestycja w YMS zwraca się średnio w pół roku – potem to czyste zyski z każdej zaoszczędzonej godziny pracy magazynu i transportu.

Wdrożenie YMS z SoftwareStudio – krok po kroku od analizy do pełnego startu

System YMS (Yard Management System) od SoftwareStudio to nie tylko zakup oprogramowania, ale kompleksowa usługa obejmująca audyt, konfigurację, integrację, szkolenia oraz długoterminowe wsparcie techniczne. Proces wdrożenia przebiega etapami, dzięki czemu firma stopniowo przygotowuje się do pełnej automatyzacji zarządzania placem i awizacjami, minimalizując ryzyko i zakłócenia w codziennych operacjach.

Etap wdrożenia	Zakres działań	Czas realizacji	Korzyść dla firmy
Analiza przedwdrożeniowa	Audyt procesów logistycznych, mapowanie przepływów transportowych, identyfikacja wąskich gardeł, definiowanie wymagań klienta	2-4 tygodnie	Dokładne dopasowanie systemu do specyfiki zakładu, uniknięcie kosztownych błędów w późniejszych fazach
Konfiguracja i dedykacja systemu	Personalizacja interfejsu, ustawienie okien czasowych, definicja zasobów (bramy, rampy, obszary załadunkowe), konfiguracja uprawnień	3-6 tygodni	System działa zgodnie z konkretnymi potrzebami firmy, nie wymaga rewolucji w dotychczasowych procesach
Integracja z systemami zewnętrznymi	Połączenie z ERP, WMS, TMS, platformami e-commerce, systemami telematycznymi i kurierskimi	2-4 tygodnie	Automatyczna wymiana danych między systemami, eliminacja ręcznego wprowadzania informacji, spójność danych w całej firmie
Szkolenia zespołu	Instruktaż dla operatorów, pracowników magazynu, ochrony, kadry zarządzającej; materiały szkoleniowe i podręczniki użytkownika	1-2 tygodnie	Szybkie osiągnięcie biegłości w obsłudze systemu, redukcja obaw przed nowym narzędziem, wzrost efektywności od pierwszych dni
Start produkcyjny i pilotaż	Uruchomienie systemu w trybie pilotażowym, monitorowanie pierwszych operacji, zbieranie uwag użytkowników, finalne poprawki	1-2 tygodnie	Płynne przejście na nowy system bez zakłóceń w codziennej działalności, możliwość natychmiastowej reakcji na ewentualne problemy
Wsparcie techniczne i rozwój	Bieżąca pomoc techniczna, aktualizacje oprogramowania, rozbudowa funkcjonalności, raportowanie i optymalizacja procesów	Ciągłe (SLA)	Długoterminowa pewność działania systemu, możliwość skalowania rozwiązania wraz ze wzrostem firmy, dostęp do nowych funkcji

Typowy czas wdrożenia YMS

Wdrożenie systemu YMS od SoftwareStudio trwa zazwyczaj od 8 do 16 tygodni w zależności od skomplikowania procesów i zakresu integracji z istniejącymi systemami. Proste projekty, które nie wymagają zaawansowanych modyfikacji, można zrealizować nawet w ciągu 5-7 tygodni, podczas gdy rozbudowane wdrożenia obejmujące dedykowane moduły, integracje z wieloma systemami zewnętrznymi oraz zmiany w infrastrukturze mogą trwać do 4-5 miesięcy. SoftwareStudio stosuje zwinną metodykę wdrożeń, co oznacza, że klient regularnie (np. co dwa tygodnie) otrzymuje działające części systemu i może je testować w warunkach rzeczywistych.

Wsparcie techniczne i ciągły rozwój systemu

Po zakończeniu wdrożenia SoftwareStudio zapewnia pełne wsparcie techniczne w ramach umów SLA (Service Level Agreement), obejmujące pomoc w rozwiązywaniu problemów, aktualizacje oprogramowania oraz rozwój nowych funkcjonalności. System YMS jest rozwijany w oparciu o feedback klientów, a wszelkie uwagi dotyczące konstrukcji i działania oprogramowania są uwzględniane w kolejnych wersjach. Firma oferuje również wsparcie online zarówno w zakresie obsługi, jak i konfiguracji systemu, co pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby użytkowników.

Doświadczenie i kompetencje zespołu SoftwareStudio

SoftwareStudio działa na rynku od 2008 roku, a system awizacyjny VSS.net (Yard Management System) stał się w 2020 roku liderem sprzedaży w Polsce. Firma jest certyfikowanym partnerem Microsoft oraz VMware (VSPP), co potwierdza wysokie kompetencje techniczne i jakość oferowanych rozwiązań. W portfelu SoftwareStudio znajdują się wdrożenia dla liderów branży logistycznej, produkcyjnej i dystrybucyjnej, w tym zaawansowane moduły awizacji dla największych fabryk aerozoli w Polsce oraz systemy dla operatorów infrastruktury kolejowej. Zespół firmy ma bogate doświadczenie w integracjach z systemami ERP, WMS, TMS, platformami e-commerce (Baselinker, Shoper) oraz kurierskimi (UPS, Hellmann), a także w zastosowaniu technologii telematycznych i czujników monitorowania warunków w magazynach.

Referencje i case studies klientów

• LTG Infra (Litwa): Wdrożenie kompleksowego YMS dla zarządcy infrastruktury kolejowej, obejmującego zarządzanie operacjami na 100 bocznicach, automatyzację manewrów wagonów, wizualizację graficzną infrastruktury oraz integrację z systemem rozliczeń (BMS), co znacząco poprawiło efektywność ruchu kolejowego i eliminację konfliktów na torach
• Fabryki aerozoli: Zaawansowane moduły awizacji dla największych producentów aerozoli w Polsce, zapewniające płynny przepływ transportów, redukcję czasów oczekiwania pojazdów i optymalizację wykorzystania ramp
• Liderzy branży wózków widłowych: Systemy dla czołowych firm w sektorze sprzętu magazynowego, umożliwiające precyzyjne planowanie dostaw i kontrolę ruchu pojazdów na terenie zakładów
• Operatorzy logistyczni: Wdrożenia dla firm obsługujących duże centra dystrybucyjne, gdzie system YMS zintegrowano z WMS, TMS oraz platformami e-commerce, zwiększając przepustowość magazynów i eliminując przestoje

Inwestycja, która się zwraca

Inwestycja w system YMS od SoftwareStudio typowo zwraca się w ciągu 12-18 miesięcy poprzez redukcję czasów oczekiwania pojazdów, optymalizację wykorzystania ramp oraz eliminację przestojów i zatorów na terenie zakładu. System generuje oszczędności dzięki automatyzacji procesów awizacji, lepszemu planowaniu zasobów oraz eliminacji błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Klienci SoftwareStudio odnotowują także wzrost przepustowości magazynów, poprawę bezpieczeństwa na terenie obiektów oraz lepszą komunikację z przewoźnikami i dostawcami.

Umów bezpłatną konsultację i sprawdź demo systemu

SoftwareStudio oferuje bezpłatną konsultację, podczas której eksperci przeprowadzą audyt obecnych procesów logistycznych i przedstawią dedykowane rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Możesz także przetestować system YMS w wersji demo online, która umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnościami awizacji dostaw, zarządzania oknami czasowymi, kontrolą dostępu oraz integracją z innymi systemami bez konieczności instalacji oprogramowania. Skontaktuj się z zespołem SoftwareStudio, aby dowiedzieć się, jak system YMS może usprawnić operacje logistyczne w Twoim zakładzie i umów spotkanie z doradcą, który przygotuje indywidualną ofertę wraz z harmonogramem wdrożenia.

FAQ