Oprogramowanie dla transportu

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Nowoczesne oprogramowanie wspierające zarządzanie transportem i spedycją

Systemy klasy TMS porządkują pracę spedycji - od przyjęcia zlecenia, przez planowanie tras, po rozliczenie przewozu. Cyfryzacja tych procesów ogranicza błędy i przyspiesza obieg dokumentów.

W połączeniu z zarządzaniem placem (YMS) i awizacją transport zostaje zsynchronizowany z realną przepustowością ramp w magazynie.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net prezentuje trzy kategorie widoków. W sekcji Kalendarze ogólne dostępne są kafelki: Kalendarz ogólny, Rodzaje transportów oraz Zajętość ramp. Sekcja Kalendarze wg obiektów zawiera kafelek Centrum Logistyczne Euro-Spedycja. Sekcja Kalendarze wg magazynów prezentuje magazyny specjalistyczne z ikonami branżowymi (m.in. Eurohub Delta, Magazyn Chemiczny, Silosy Zbożowe Złote Pola, Chłodnia Północna Gwiazda). Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Podstawowe funkcje systemu TMS dla firm logistycznych

Do podstawowych funkcji należą: planowanie i optymalizacja tras, ewidencja zleceń transportowych, rozliczenia z przewoźnikami oraz monitorowanie statusu przesyłek.

Uzupełnieniem jest portal przewoźnika, w którym kierowcy rezerwują terminy dostaw, oraz powiadomienia o zmianach w harmonogramie.

Optymalizacja kosztów transportowych dzięki automatyzacji procesów

Automatyzacja planowania i rozliczeń ogranicza puste przebiegi, skraca czas postojów i porządkuje koszty przewozów. Dane o czasach obsługi pozwalają egzekwować umowy SLA z przewoźnikami. Skalę, w jakiej takie oszczędności działają, pokazują dane GUS o transporcie i przewozach - transport drogowy odpowiada w Polsce za większość masy przewiezionych ładunków, więc nawet niewielka poprawa wykorzystania taboru dotyczy dużych wolumenów.

Skalę oszczędności w obszarze awizacji obrazuje model ROI. Pełny cennik i modele licencji (SaaS oraz on-premise) sprawdzisz w wersji demo Studio VSS.net.

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne, Kod (np. AWMK2, AWMBA, AWMT, AWKT, AWKO), Nazwa kalendarza (Kalendarz bramy MAGAZYN, Kalendarz wg TABELA dzisiaj, Kalendarz wg bramy MAGAZYN VERTICAL, Kalendarz wg ACH dziś), Domyślny sposób prezentacji danych, flagi Dodawanie, Usuwanie oraz Edycja daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją definiującą dane źródłowe (zapytanie SQL do RESOURCES), sposób filtrowania, widok domyślny oraz uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról w systemie WMS/TMS.

Integracja systemów transportowych z oprogramowaniem magazynowym WMS i YMS

Wartość rośnie, gdy transport, magazyn i plac działają na spójnych danych. Otwarte API pozwala połączyć oprogramowanie transportowe z systemami WMS oraz YMS.

Dzięki integracji ze Studio VSS.net zlecenie transportowe automatycznie zasila awizację, a po rozładunku status wraca do systemu nadrzędnego.

Planowanie tras i optymalizacja przebiegów pojazdów

Planowanie tras to jedno z zadań, w których automatyzacja przynosi najbardziej wymierne oszczędności. Moduł planowania analizuje dostępne zlecenia, lokalizacje rozładunku, ograniczenia gabarytowe pojazdów oraz okna czasowe u odbiorców i proponuje spedytorowi kolejność przejazdów, która ogranicza liczbę pustych przebiegów i zbędnych kilometrów.

Dane z modułu GPS pozwalają śledzić rzeczywistą pozycję pojazdu i porównywać ją z planem. Gdy kierowca zbliża się do bramy magazynu, system automatycznie aktualizuje przewidywany czas przyjazdu (ETA) i przekazuje informację do harmonogramu zarządzania placem (YMS), dzięki czemu personel bramy wie, kiedy spodziewać się konkretnego auta, bez telefonu od kierowcy.

Przykładowo w firmie spedycyjnej obsługującej dziennie około 25 tras krajowych ograniczenie pustych przebiegów o kilka procent przekłada się na wymierne oszczędności paliwa w skali miesiąca, a przewidywalny harmonogram ułatwia planowanie kolejnych zleceń na trasę powrotną zamiast powrotu bez ładunku.

Scenariusz wdrożenia w spedycji obsługującej wielu klientów jednocześnie

Firmy spedycyjne rzadko obsługują jeden magazyn - typowy scenariusz to kilkunastu klientów, z których każdy ma własne zasady przyjęć, godziny pracy rampy i wymagania dokumentacyjne. Bez wspólnego systemu spedytor musi pamiętać odrębne procedury dla każdego kontrahenta, co zwiększa ryzyko pomyłek.

Oprogramowanie dla transportu zintegrowane z modułem YMS pozwala prowadzić wszystkie zlecenia w jednym środowisku - każdy magazyn odbiorcy ma odrębny kalendarz okien czasowych, ale spedytor widzi je z poziomu jednego panelu. Gdy kierowca zgłasza się do awizacji, system automatycznie stosuje reguły właściwe dla danego obiektu, na przykład limit tonażu, wymagane dokumenty przewozowe czy dopuszczalny czas spóźnienia.

Taki model sprawdza się w centrach logistycznych obsługujących równolegle klientów z branży spożywczej, chemicznej i przemysłowej, gdzie każdy magazyn ma inne wymagania sanitarne lub bezpieczeństwa, a mimo to cały ruch pojazdów planowany jest z jednego miejsca.

Kontrola kosztów floty i rozliczenia z przewoźnikami

Rozliczenia z przewoźnikami bywają źródłem sporów, gdy jedyną podstawą jest deklaracja kierowcy o godzinie przyjazdu i czasie oczekiwania. System awizacji rejestruje rzeczywisty czas wjazdu na plac, rozpoczęcia i zakończenia rozładunku oraz wyjazdu, więc dane do rozliczenia postojowego są obiektywne i nie podlegają dyskusji.

Na tej podstawie dział logistyki może egzekwować umowy SLA z przewoźnikami, na przykład karę umowną za spóźnienie powyżej ustalonego limitu lub premię za utrzymanie wysokiego wskaźnika terminowości dostaw. Zestawienia czasu obsługi poszczególnych przewoźników ułatwiają też negocjacje stawek przy odnawianiu kontraktów przewozowych.

Dodatkową korzyścią jest ograniczenie kosztów administracyjnych - dyspozytor nie musi ręcznie zbierać potwierdzeń czasu rozładunku z kilku źródeł, ponieważ wszystkie zdarzenia trafiają automatycznie do jednego raportu.

Harmonogramowanie pracy kierowców i zgodność z czasem pracy

Planowanie tras musi uwzględniać przepisy o czasie pracy kierowców i obowiązkowych przerwach. Oprogramowanie dla transportu, które łączy dane o trasach z rzeczywistym czasem obsługi na rampie, pozwala dyspozytorowi ocenić, czy zaplanowana kolejność zleceń nie doprowadzi do przekroczenia dopuszczalnego czasu jazdy. Dobowe i tygodniowe limity jazdy oraz długość przerw określa rozporządzenie (WE) nr 561/2006, dlatego wcześniejsza rezerwacja okna czasowego bywa jedynym sposobem, by zmieścić kolejny rozładunek w tej samej zmianie kierowcy.

Widoczność okien czasowych z wyprzedzeniem ułatwia też planowanie zmian - koordynator wie, o której godzinie kierowca zakończy rozładunek u jednego klienta, i może przypisać mu kolejne zlecenie bez zbędnego przestoju na parkingu w oczekiwaniu na nową dyspozycję.

W dłuższej perspektywie takie planowanie zmniejsza liczbę nadgodzin oraz ryzyko kar za naruszenie przepisów o czasie pracy, a jednocześnie poprawia wykorzystanie floty w ciągu doby.

Wdrożenie i czas uruchomienia oprogramowania dla transportu

Wdrożenie oprogramowania dla transportu nie musi trwać miesiącami. Standardowy harmonogram obejmuje analizę procesów spedycji, konfigurację reguł planowania tras, integrację z systemem ERP oraz szkolenie dyspozytorów i kierowców z obsługi portalu.

W praktyce największy wpływ na czas wdrożenia ma zakres integracji z systemami zewnętrznymi - firmy korzystające z jednego systemu ERP i niewielkiej liczby lokalizacji uruchamiają moduł transportowy szybciej niż organizacje obsługujące kilkanaście oddziałów i różne systemy magazynowe. Etapowe uruchomienie, najpierw dla wybranej grupy przewoźników, a potem dla pozostałych, ogranicza ryzyko zakłóceń w bieżącej pracy spedycji.

Korzyści biznesowe wdrożenia oprogramowania TMS zintegrowanego z YMS

Wdrożenie oprogramowania transportowego połączonego z zarządzaniem placem przekłada się na kilka obszarów działalności firmy logistycznej jednocześnie.

• Krótszy czas obsługi pojazdu - awizowany transport trafia od razu do właściwej rampy, bez oczekiwania w kolejce i szukania wolnego stanowiska.
• Mniej pustych przebiegów - planowanie tras z uwzględnieniem okien czasowych ułatwia dobieranie ładunków powrotnych.
• Przewidywalne koszty postoju - obiektywne dane o czasie oczekiwania ograniczają spory rozliczeniowe z przewoźnikami.
• Wyższa jakość obsługi klienta - odbiorca towaru otrzymuje dokładniejsze informacje o godzinie dostawy.
• Łatwiejsze raportowanie - dane o realizacji tras i obsłudze ramp trafiają do jednego systemu, co przyspiesza przygotowanie zestawień dla zarządu.

Skalę potencjalnych oszczędności warto oszacować indywidualnie - pomocny jest w tym model ROI systemu awizacji, który uwzględnia liczbę obsługiwanych pojazdów, koszt pracy dyspozytorów oraz aktualny czas postoju na rampie.

Od arkusza kalkulacyjnego do integracji TMS i YMS - porównanie

Wiele firm transportowych zaczyna cyfryzację od arkusza kalkulacyjnego lub tablicy w biurze spedycji. To rozwiązanie sprawdza się przy kilku trasach dziennie, ale wraz ze wzrostem liczby zleceń zaczyna generować błędy i opóźnienia. Poniższe zestawienie pokazuje różnicę między pracą na arkuszu a oprogramowaniem TMS zintegrowanym z YMS.

Przejście na oprogramowanie klasy TMS nie wymaga rezygnowania z dotychczasowych systemów ERP - integracja ze Studio VSS.net pozwala zachować istniejące narzędzia księgowe i magazynowe, dodając do nich warstwę planowania transportu i obsługi placu.

Bezpieczeństwo danych i dostęp do systemu przez Internet

Przenoszenie planowania transportu do systemu online rodzi pytania o bezpieczeństwo danych - kto ma dostęp do harmonogramu tras, zleceń i danych kontrahentów. Oprogramowanie dla transportu Studio VSS.net udostępnia dane wyłącznie zalogowanym użytkownikom, z podziałem na role (spedytor, dyspozytor, administrator), a dostęp do systemu wymaga wyłącznie przeglądarki i połączenia z siecią Internet.

Każda zmiana w harmonogramie, edycja zlecenia czy modyfikacja danych kontrahenta zostaje zapisana wraz z informacją, kto i kiedy jej dokonał. Taki zapis zdarzeń ułatwia wyjaśnianie pomyłek i ogranicza ryzyko nieautoryzowanych zmian w planie transportu.

Dla firm z rozbudowaną strukturą oddziałów istotne jest też odseparowanie danych między lokalizacjami - użytkownik przypisany do jednego obiektu nie musi widzieć harmonogramu innych magazynów, o ile administrator systemu nie nada mu takich uprawnień.

Warto też zwrócić uwagę na dostępność systemu w modelu wielourządzeniowym - spedytor może zalogować się z komputera w biurze, a kierownik zmiany sprawdzić harmonogram z tabletu na hali, korzystając z tych samych danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym.

Firmy transportowe coraz częściej pytają też o kopie zapasowe danych i ciągłość działania systemu. W modelu chmurowym za regularne kopie bezpieczeństwa i aktualizacje odpowiada dostawca oprogramowania, co odciąża wewnętrzny dział IT spedycji od utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej. Dla organizacji preferujących pełną kontrolę nad danymi dostępny jest również model on-premise, w którym system działa na serwerach klienta, a zasady tworzenia kopii zapasowych ustala samodzielnie dział IT zamawiającego.