Oprogramowanie do awizacji dostaw (SaaS)

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Problemy bez systemu awizacji dostaw

Brak zorganizowanego systemu rezerwacji okien czasowych w magazynie prowadzi do chaosu logistycznego i nieplanowanych kosztów. Przedsiębiorstwa bez oprogramowania do awizacji borykają się z przestojami pojazdów, konfliktami na rampach oraz niską efektywnością pracy magazynu.

• Nieplanowane kolejki ciężarówek na parkingu powodujące koszty postoju i opóźnienia w łańcuchu dostaw
• Brak informacji o rodzaju towaru i czasie rozładunku uniemożliwia przygotowanie odpowiedniego sprzętu i personelu
• Kumulacja dostaw w podobnych godzinach prowadzi do przeciążenia ramp i wydłużenia czasu obsługi
• Trudności w komunikacji z przewoźnikami skutkują brakiem potwierdzenia dostaw i nieoczekiwanymi przyjęciami towarów
• Niskie wykorzystanie przestrzeni magazynowej przez brak synchronizacji między dostawami a wysyłkami
• Konflikty między dostawcami o dostęp do ramp magazynowych w godzinach szczytu
• Niemożność śledzenia historii dostaw i generowania raportów dla celów analitycznych i optymalizacyjnych

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net prezentuje trzy kategorie widoków. W sekcji Kalendarze ogólne dostępne są kafelki: Kalendarz ogólny, Rodzaje transportów oraz Zajętość ramp. Sekcja Kalendarze wg obiektów zawiera kafelek Centrum Logistyczne Euro-Spedycja. Sekcja Kalendarze wg magazynów prezentuje magazyny specjalistyczne z ikonami branżowymi (m.in. Eurohub Delta, Magazyn Chemiczny, Silosy Zbożowe Złote Pola, Chłodnia Północna Gwiazda). Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Oprogramowanie do awizacji dostaw w modelu SaaS

Nowoczesne narzędzia logistyczne oferowane w modelu chmurowym pozwalają na błyskawiczne wdrożenie standardów zarządzania oknami czasowymi bez inwestycji we własną infrastrukturę serwerową.

Dostępne przez przeglądarkę internetową rozwiązanie umożliwia partnerom biznesowym samodzielną rezerwację terminów, co eliminuje konieczność żmudnej komunikacji telefonicznej czy mailowej. Wykorzystanie platformy, jaką jest oprogramowanie do awizacji dostaw udostępniane w chmurze, gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych oraz stały dostęp do najnowszych funkcji systemu z dowolnego miejsca. Reguły dostępności terminów ustala administrator obiektu, dlatego zarządzanie oknami czasowymi pozostaje po stronie magazynu nawet wtedy, gdy rezerwacje składają zewnętrzni przewoźnicy.

Istotnym aspektem wdrożenia jest sprawna wymiana informacji z nadrzędnymi systemami zarządczymi, co pozwala na automatyczne pobieranie zamówień i przesyłanie danych o statusie rozładunku do modułów księgowych. Nasze połączenie VSS z systemami WMS oraz ERP sprawia, że proces przyjęcia towaru staje się całkowicie bezbłędny, a magazynierzy rozpoczynają pracę z gotową kartoteką pozycji zaimportowaną bezpośrednio z SAP lub Microsoft Dynamics.

Automatyzacja przepływu danych między systemem awizacyjnym a ERP to podstawa bezbłędnej logistyki i realna oszczędność czasu na każdym etapie operacji magazynowych.

Automatyzacja procesów awizacji i kolejkowania

Rozwiązaniem technologicznym eliminującym te problemy jest wdrożenie automatycznego systemu kolejkowania w ramach platformy VSS.net. System ten oferuje automatyczną dyspozycję kolejkowania, która reaguje w czasie rzeczywistym na sytuację na placu, zapobiegając nadmiarowemu gromadzeniu się pojazdów. Ponadto, monitorowanie statusu dostaw pozwala na bieżąco śledzić postępy prac i reagować na ewentualne opóźnienia, zanim wpłyną one na cały łańcuch logistyczny. Dzięki temu możliwa jest znacząca redukcja kosztów demurrage, wynikająca z płynnego przepływu aut i eliminacji zbędnego oczekiwania na załadunek lub rozładunek.

Interfejs oprogramowania Studio VSS.net - awizacje i wskaźniki KPI w systemie YMS

Przejrzysty pulpit menedżerski w systemie Studio VSS.net ułatwiający kontrolę nad oprogramowaniem YMS i awizacjami.

Monitorowanie procesów logistycznych wymaga dostępu do wiarygodnych wskaźników efektywności w czasie rzeczywistym. System Studio VSS.net prezentuje te dane w formie czytelnych pulpitów menedżerskich, co pozwala na błyskawiczną ocenę sytuacji na placu manewrowym.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net

Ekran KPI awizacji w systemie Studio VSS.net prezentuje raport efektywności w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Układ harmonogramowy grupuje transporty według godzin: 14:30 (Mann+Hummel), 15:30 (Ecumaster, LUX Kraków), 16:30 (Stellantis Gliwice), 17:30 (FitMeble). Każdy blok zawiera dane kontrahenta, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer Load Plan i asortyment. Kolorowe bloki - czerwony (opóźnienie), zielony (zrealizowany), różowy (w realizacji) - umożliwiają szybką ocenę efektywności operacji bramowych. Raport dostępny jest do wydruku lub zapisu jako plik PDF za pomocą paska narzędzi w górnej części ekranu.

Awizacja z LPR i kontrolą dostępu

System awizacji dostaw w modelu SaaS zintegrowany z rozpoznawaniem tablic rejestracyjnych (LPR), kontrolą dostępu i elektronicznymi przepustkami automatyzuje obsługę pojazdów na bramach wjazdowych. Rozwiązanie eliminuje ręczną weryfikację kierowców, przyspiesza odprawę i zapewnia pełną kontrolę nad bezpieczeństwem obiektu przemysłowego lub magazynu. Moduł rozpoznawania tablic rejestracyjnych wiąże odczyt kamery z konkretną awizacją, więc szlaban podnosi się tylko dla pojazdów ujętych w harmonogramie na dany dzień. Przy uruchamianiu takiego rozwiązania pomocne są wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące monitoringu wizyjnego, które porządkują obowiązek informowania o obszarze objętym kamerami i wyznaczenia okresu przechowywania nagrań.

Zastosowanie w zarządzaniu rampami

• Automatyczne przypisywanie pojazdów do odpowiednich ramp na podstawie danych z awizacji
• Wizualizacja miejsc parkingowych i statusów załadunków w czasie rzeczywistym
• Dynamiczna zmiana priorytetów dla pilnych dostaw bez zakłócania harmonogramu
• Monitoring czasu oczekiwania i obsługi każdego pojazdu dla optymalizacji przepustowości

Zastosowanie w ochronie i bezpieczeństwie

• Tworzenie list pojazdów uprawnionych i nieuprawnionych do wjazdu na teren zakładu
• Natychmiastowe powiadomienia dla ochrony o pojazdach bez aktywnej awizacji
• Elektroniczny podpis kierowcy przy potwierdzaniu regulaminu obiektu
• Archiwum zdarzeń z możliwością wyszukiwania po numerze rejestracyjnym i dacie

Zastosowanie w optymalizacji logistyki

• Eliminacja zatorów przed magazynem dzięki rezerwacji okien czasowych i automatycznej kontroli dostępu
• Skrócenie czasu obiegu dokumentów poprzez digitalizację przepustek i awizacji
• Analiza statystyk ruchu pojazdów wspierająca planowanie zasobów i personelu
• Integracja z wagami samochodowymi dla automatycznego rejestrowania masy towaru

Zastosowanie dla przewoźników i kierowców

• Samodzielna rezerwacja okien czasowych przez portal lub aplikację mobilną
• Otrzymywanie przepustki QR na smartfona bez konieczności drukowania
• Informacje o przypisanej rampie i przewidywanym czasie oczekiwania
• Transparentny proces odprawy zwiększający przewidywalność czasu dostawy

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne, Kod (np. AWMK2, AWMBA, AWMT, AWKT, AWKO), Nazwa kalendarza (Kalendarz bramy MAGAZYN, Kalendarz wg TABELA dzisiaj, Kalendarz wg bramy MAGAZYN VERTICAL, Kalendarz wg ACH dziś), Domyślny sposób prezentacji danych, flagi Dodawanie, Usuwanie oraz Edycja daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją definiującą dane źródłowe (zapytanie SQL do RESOURCES), sposób filtrowania, widok domyślny oraz uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról w systemie WMS/TMS.

Bezpieczne przechowywanie danych w VSS.net

Platforma do awizacji dostaw zapewnia najwyższy standard ochrony informacji dzięki nowoczesnej infrastrukturze chmurowej zlokalizowanej w Unii Europejskiej.

Nasze oprogramowanie wykorzystuje certyfikowane centra danych, co gwarantuje pełną zgodność z rygorystycznymi wymogami RODO oraz bezpieczeństwo prawne przetwarzanych procesów logistycznych. Wykorzystanie modelu chmury obliczeniowej w logistyce pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentacji wizyt oraz danych kontrahentów przy zachowaniu stałej dostępności do systemu z dowolnego miejsca. Lokalizacja serwerów na terenie UE eliminuje ryzyko związane z niekontrolowanym transferem informacji, a zaawansowana redundancja geograficzna chroni przed skutkami awarii sprzętowych. Podstawą tych wymagań jest rozporządzenie 2016/679 (RODO), które nakazuje ograniczyć zakres zbieranych danych kierowców do niezbędnego minimum i dobrać zabezpieczenia adekwatnie do ryzyka.

Dzięki zastosowaniu technologii chmurowej, użytkownicy zyskują nie tylko skalowalność zasobów, ale także pewność, że ich dane są replikowane w wielu lokalizacjach dla zachowania ciągłości działania. System awizacji dostaw w modelu SaaS oferuje regularne kopie zapasowe oraz szyfrowane połączenia, co jest istotne przy zarządzaniu harmonogramami i danymi osobowymi kierowców. Zakres gromadzonych informacji i okresy ich przechowywania opisuje osobne omówienie tematu awizacji dostaw a wymogów RODO, przydatne przy uzgadnianiu zapisów umowy powierzenia. Klienci mogą swobodnie definiować własne polityki bezpieczeństwa i monitorować sposób przetwarzania informacji, co buduje podstawa zaufania w relacjach z dostawcami i przewoźnikami.

Bezpieczeństwo danych w systemie VSS.net opiera się na certyfikowanej infrastrukturze unijnej, gwarantującej ciągłość operacyjną i pełną zgodność z normami prawnymi.

Wdrożenie systemu awizacji w etapach

Proces wdrożenia systemu awizacji dostaw przebiega stopniowo, od analizy potrzeb przez konfigurację i testy po uruchomienie produkcyjne, zapewniając minimalne zakłócenia w bieżącej działalności firmy. Transparentny harmonogram wdrożenia pozwala klientowi na zaplanowanie zasobów i przygotowanie zespołu, co zwiększa szanse na sukces projektu i skraca czas osiągnięcia zwrotu z inwestycji. Zakres prac po stronie magazynu porządkuje lista kontrolna opisana we wdrożeniu systemu awizacji krok po kroku.

Przygotowanie organizacji do wdrożenia

• Powołanie zespołu projektowego złożonego z przedstawicieli logistyki, IT, ochrony i dostawców
• Przeprowadzenie warsztatów z kadrą zarządzającą w celu zapewnienia wsparcia na poziomie decyzyjnym
• Komunikacja zmian do wszystkich interesariuszy wraz z harmonogramem i oczekiwanymi korzyściami
• Opracowanie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych w pierwszych dniach pracy

Istotne działania podczas konfiguracji

• Zdefiniowanie typów dostaw z różnymi priorytetami i wymaganiami czasowymi
• Ustalenie reguł automatycznego przydziału ramp na podstawie typu pojazdu i rodzaju towaru
• Konfiguracja powiadomień email i SMS dla przewoźników, magazynierów i ochrony
• Przygotowanie szablonów raportów i pulpitów analitycznych dla kierownictwa
• Integracja API z systemami zewnętrznymi dla automatycznej wymiany danych

Zakres szkoleń dla różnych grup użytkowników

• Kierowcy i przewoźnicy otrzymują instrukcję rezerwacji okien czasowych przez portal lub aplikację mobilną
• Pracownicy ochrony uczą się obsługi modułu LPR i weryfikacji uprawnień wjazdowych
• Magazynierzy poznają moduł zarządzania rampami i potwierdzania zakończonych załadunków
• Planiści logistyki szkolą się z konfiguracji okien czasowych i optymalizacji harmonogramów
• Administratorzy IT otrzymują szkolenie z zarządzania systemem i rozwiązywania problemów technicznych

Wsparcie posprzedażowe i ciągła optymalizacja

• Dedykowany opiekun projektu w pierwszym miesiącu produkcji dostępny w godzinach pracy magazynu
• Comiesięczne raporty efektywności z analizą wskaźników KPI i propozycjami ulepszeń
• Regularne aktualizacje oprogramowania z nowymi funkcjonalnościami i poprawkami bezpieczeństwa
• Dostęp do bazy wiedzy online z instrukcjami wideo i odpowiedziami na najczęstsze pytania
• Możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe moduły w miarę wzrostu potrzeb firmy

Model SaaS przenosi na dostawcę oprogramowania odpowiedzialność za infrastrukturę, kopie zapasowe i aktualizacje, a magazyn płaci abonament zależny od liczby obiektów i użytkowników. Dzięki temu uruchomienie rezerwacji ramp nie wymaga zakupu serwerów ani rozbudowy zespołu IT, a koszt wdrożenia daje się rozliczyć w budżecie operacyjnym zamiast inwestycyjnym.