Awizacja gości w Studio VSS.net polega na zarejestrowaniu osoby wchodzącej bez pojazdu w formularzu wejścia pieszego i wydaniu przepustki. Wpis trafia do księgi gości, w której system liczy czas pobytu i pokazuje, kto przebywa na terenie zakładu.
Ruch osobowy na terenie zakładu wykracza poza kierowców z awizacją. Przedstawiciel kontrahenta odbiera dokumenty, a ekipa podwykonawcy pracuje przy remoncie hali. Każda z tych osób powinna zostać odnotowana, nawet gdy jej wizyta nie wiąże się z żadną dostawą.
Frazy „system awizacyjno-przepustowy” i „ewidencja gości w firmie” opisują ten sam obszar od strony ochrony. Strona pokazuje, jak wygląda proces w Studio VSS.net, a opis samego modułu znajduje się w artykule o księdze gości i ewidencji wizyt.
Kogo rejestruje system przepustek
Kogo rejestruje system przepustekSystem rozróżnia osoby wchodzące z pojazdem i bez niego. Kierowcę z awizacją obsługuje brama z kontrolą wjazdów i wyjazdów, a pozostałe osoby formularz wejścia pieszego.
| Kto wchodzi | Jak jest rejestrowany | Co zapisuje system |
|---|---|---|
| Kierowca z awizacją | Na bramie albo w kiosku, po kodzie QR przepustki | Godzinę wjazdu i wyjazdu oraz powiązanie z awizacją |
| Osoba towarzysząca kierowcy | Razem z kierowcą, przy tej samej wizycie | Dane osoby, aby ochrona widziała, kto jest na terenie |
| Gość biznesowy | Formularz wejścia pieszego, kontrahent z kartoteki | Cel wizyty, osobę przyjmującą i numer przepustki |
| Serwisant i ekipa zewnętrzna | Ten sam formularz, firma wybrana z kartoteki | Wpis powiązany z firmą, więc historia wizyt jest w jednym miejscu |
| Pracownik firmy zewnętrznej | Formularz wejścia pieszego jako pracownik zewnętrzny | Rodzaj zdarzenia, dane osoby i czas pobytu |
Awizacja pracowników dotyczy w praktyce pracowników firm zewnętrznych. Własną załogę obsługują zwykle karty i system kontroli dostępu, z którym Studio VSS.net można zintegrować.
Formularz wejścia pieszego i przepustka
Formularz wejścia pieszego i przepustkaPracownik ochrony otwiera formularz z sekcji Wejście w menu bocznym. Kontrahenta wybiera z kartoteki, a pozostałe pola wpisuje na podstawie rozmowy z gościem.
Formularz rejestracji wejścia pieszego
Formularz zawiera rodzaj zdarzenia, kontrahenta, dane gościa i cel wizyty. Przycisk Przepustka generuje dokument, a wpis trafia do księgi gości.
| Pole formularza | Zachowanie |
|---|---|
| Rodzaj zdarzenia | Lista wyboru z rodzajami wizyt, na przykład gość albo serwisant |
| Kontrahent | Podpowiedź po wpisaniu co najmniej dwóch znaków, wybór z kartoteki |
| Nazwa firmy | Uzupełniana z kartoteki albo wpisywana dla firm spoza niej |
| Imię i nazwisko | Dane osoby wchodzącej |
| Telefon | Numer do kontaktu z gościem lub osobą przyjmującą |
| Dokument tożsamości | Numer dokumentu zapisywany w księdze |
| Do kogo i w jakiej sprawie | Pole tekstowe z celem wizyty |
Kontrahent podpowiada się po wpisaniu co najmniej dwóch znaków. Osoba z kartoteki nie jest więc wpisywana ręcznie drugi raz, a jej wizyty łączą się w historię firmy.
Przepustka jednorazowa kierowcy ma kod QR i termin ważności. Ten sam kod odczytuje kiosk samoobsługowy.
Przepustka jednorazowa z kodem QR
Wydruk zawiera kod QR z terminem ważności oraz dane osoby i pola na podpisy kierowcy i pracownika.
Księga gości zamiast zeszytu w portierni
Księga gości zamiast zeszytu w portierniZeszyt rejestruje wejście, ale nie odpowiada na pytania zadawane po fakcie: kto był u kontrahenta w zeszłym miesiącu albo kto został na terenie po zakończeniu zmiany. Księga gości zapisuje te same zdarzenia w formie, którą można przeszukać.
- Wyszukiwanie - po nazwisku lub nazwie firmy; wpisanie części frazy zawęża listę.
- Czas przebywania - różnica między godziną wejścia a wyjścia, liczona po zamknięciu wizyty.
- Lista obecnych - osoby, które weszły i nie zamknęły wizyty, przydatna przy ewakuacji.
- Historia - domyślnie ostatnie 30 dni, z filtrem pozwalającym rozszerzyć zakres dat.
Każdy wpis jest powiązany z kartoteką firmy, dlatego historia wizyt kontrahenta jest dostępna w jednym miejscu, niezależnie od liczby osób, które odwiedziły zakład w jego imieniu. Strukturę danych o firmach opisuje strona o kartotekach kontrahentów i przewoźników.
Samodzielna rejestracja w kiosku
Samodzielna rejestracja w kioskuKiosk przy bramie przyjmuje numer telefonu, numer auta albo kod QR z przepustki. Interfejs działa w pięciu wersjach językowych, więc rejestracja nie wymaga udziału ochrony nawet przy gościach zagranicznych.
Kiosk samoobsługowy przy bramie wjazdowej
Ekran kiosku ma jedno pole na numer telefonu, numer auta albo kod QR z przepustki oraz przełącznik języka w prawym górnym rogu.
Wizytę może zamknąć także sam gość, jeśli korzysta z kiosku. Gdy tego nie zrobi, portiernia widzi go na liście osób obecnych i kontaktuje się z nim lub z osobą odpowiedzialną za przyjęcie. Szczegóły urządzenia i zakres modułu opisuje strona o kiosku samoobsługowym, a koszt licencji za jeden kiosk podaje cennik systemu awizacji.
Integracja z kontrolą dostępu i kartami
Integracja z kontrolą dostępu i kartamiIntegracja z systemem kontroli dostępu lub z kartami pozwala ochronie rejestrować wizyty w Studio VSS.net zamiast w zeszycie. Wejście przez bramkę i wpis w księdze gości opisują wtedy to samo zdarzenie.
Zakres wymiany zależy od interfejsu systemu kontroli dostępu i jest ustalany w analizie przedwdrożeniowej. Ogólne metody wymiany danych, w tym API i import z plików, opisuje strona o integracjach z ERP i innymi systemami. Pojazdy na terenie obiektu kontroluje osobny moduł kontroli dostępu pojazdów LPR, który zgłasza brak awizacji i przekroczony czas pobytu.
Dane osobowe gości i okres przechowywania
Dane osobowe gości i okres przechowywaniaDane gościa, w tym numer dokumentu tożsamości, są danymi osobowymi. Zakres zbieranych informacji powinien wynikać z celu rejestracji, a okres ich przechowywania z przyjętej polityki bezpieczeństwa. Obowiązek ograniczenia danych do niezbędnych wynika z art. 5 rozporządzenia (UE) 2016/679.
- Zakres - formularz wejścia pieszego zbiera siedem pól, a administrator decyduje o ich wykorzystaniu.
- Dostęp - do księgi gości mają wgląd wyłącznie role uprawnione przez administratora, opisane na stronie role programowe.
Podstawę prawną i okresy przechowywania omawia artykuł awizacja dostaw a RODO.