Jak VSS umożliwia wielojęzyczną komunikację z kierowcami

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Kierowca z zagranicy nie musi znać języka obiektu, żeby wiedzieć, pod którą rampę ma podjechać i o której. Informacje te trafiają do niego w SMS-ie i e-mailu, a przy bramie może samodzielnie wybrać język kiosku. Strona opisuje te mechanizmy oraz granice rozwiązania, bo system nie tłumaczy automatycznie treści wpisywanych ręcznie.

Błędy językowe, które powstają przy awizacji

Nieporozumienia językowe w logistyce międzynarodowej przekładają się na kolejki oraz zakłócenia harmonogramu. Cztery sytuacje powtarzają się najczęściej, a każda ma w systemie odpowiednik, który ogranicza ryzyko.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net prezentuje trzy kategorie widoków. W sekcji Kalendarze ogólne dostępny jest kalendarz ogólny, a obok niego widoki według rodzajów transportów oraz zajętości ramp. Sekcja Kalendarze wg obiektów zawiera kafelek centrum logistycznego, a sekcja Kalendarze wg magazynów kafelki magazynów specjalistycznych z ikonami branżowymi. Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Skutki bariery językowej dla obiektu

Gdy kierowca nie rozumie instrukcji dotyczącej rampy lub dokumentów, pojazd stoi z włączonym silnikiem, a stanowisko pracy czeka na transport, który nie nadjeżdża. Zator na placu utrudnia też zarządzanie oknami czasowymi, bo kolejne rezerwacje zaczynają się, zanim poprzedni pojazd opuści rampę.

Rozwiązaniem nie jest tłumacz przy bramie, tylko przekazanie informacji w języku kierowcy, zanim dojedzie na miejsce. Dlatego język jest polem awizacji, a kierowca może samodzielnie potwierdzić przybycie w kiosku samoobsługowym na bramie w wybranej wersji językowej.

Skutki widać w statusach: dłuższy czas między statusami 20 i 40 oznacza kolejkę przed bramą, a między 40 i 50 oczekiwanie na rampę. Dzięki temu obiekt ustala, na którym odcinku powstaje opóźnienie, zanim zacznie szukać przyczyny w komunikacji. Kody opisuje strona o statusach w programie awizacyjnym.

Język komunikacji jako pole awizacji

Przewoźnik lub dyspozytor wpisuje język komunikacji przy zakładaniu awizacji. System używa go przy wysyłaniu wiadomości, a szablony w wersjach językowych przygotowuje się w konfiguracji obiektu. Cztery komunikaty są wysyłane automatycznie na kolejnych etapach wizyty.

Wezwanie pod stanowisko dyspozytor może też wysłać ręcznie, poza kolejnością, a odbiorca dostaje je w tym samym języku. Wiadomości nie są tłumaczone przez system: treść wpisana ręcznie, na przykład uwaga do awizacji, trafia do kierowcy w języku, w którym ją napisano. Pełny opis zdarzeń i kanałów zawiera strona o powiadomieniach SMS i e-mail, a treść wiadomości strona o wiadomościach z poziomu programu.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net

Ekran KPI awizacji w systemie Studio VSS.net prezentuje raport efektywności w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Układ harmonogramowy grupuje transporty według godzin, a każdy blok zawiera dane kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer Load Plan i asortyment. Kolorowe bloki odróżniają transporty opóźnione (czerwony) od zrealizowanych i będących w realizacji, co umożliwia szybką ocenę operacji bramowych. Raport dostępny jest do wydruku lub zapisu jako plik PDF za pomocą paska narzędzi w górnej części ekranu.

Kiosk, aplikacja i SMS w języku kierowcy

Kierowca korzysta z trzech miejsc kontaktu z systemem, a język wynika w każdym z nich z innego źródła. W kiosku wybiera go sam, a w SMS-ie i e-mailu system stosuje język z awizacji.

Aplikacja na Androida pokazuje kierowcy status zgłoszenia i numer rampy bez telefonu do dyspozytora, a o zmianach informuje SMS. Zakres funkcji opisuje strona o aplikacji awizacyjnej na Androida.

Portal przewoźnika zmniejsza liczbę zapytań

Kontrahenci i przewoźnicy rezerwują okna czasowe samodzielnie, a statusy i powiadomienia o zatwierdzeniu awizacji lub zmianie harmonogramu widzą w portalu. Dzięki temu liczba zapytań e-mailowych i telefonicznych do magazynu spada, bo odpowiedź jest dostępna w portalu. Rezerwację opisuje strona o rezerwacji okien czasowych on-line.

Zakres wersji językowych interfejsu portalu uzgadnia się w projekcie wdrożeniowym. Na platformie GT, na której działa pakiet awizacji MAW, wielojęzyczność jest wbudowana w konfigurację, a pliki konfiguracyjne są wczytywane na gorąco, bez restartu aplikacji.

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny Aktywne, Kod, Nazwa kalendarza i Domyślny sposób prezentacji danych oraz flagi uprawnień do dodawania i usuwania wydarzeń oraz do edycji daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją definiującą dane źródłowe, sposób filtrowania, widok domyślny oraz uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról.

Cechy czytelnego komunikatu dla kierowcy

Szablony wiadomości mają sens tylko wtedy, gdy kierowca zrozumie je bez dopytywania. Przy przygotowywaniu wersji językowych obiekt powinien trzymać się kilku zasad. Przykład w tabeli jest fikcyjny.

Język komunikacji powinien oznaczać język kierowcy, a nie siedziby przewoźnika. Firma z siedzibą w Polsce może zatrudniać kierowców z innych krajów, więc spedytor wpisuje język przy każdej awizacji. Pole to znajduje się we wzorze formularza opisanym na stronie wzór formularza awizacji, razem z numerem telefonu, na który system wysyła wiadomości.

Numer telefonu kierowcy jest daną osobową, więc jego zakres i okres przechowywania wynikają z zasad opisanych w artykule awizacja dostaw a RODO. Obiekt powinien też ustalić w regulaminie język zastępczy dla kierowców, których języka nie obsługują szablony; wzór takich zasad zawiera regulamin dostaw i awizacji.

Wspólne dane zamiast niedomówień

Obie strony procesu widzą ten sam status awizacji z godziną i autorem zmiany, więc spór o to, co kto komunikował, kończy się zapisem w historii. Znaczenie kodów opisuje strona o statusach awizacji, a zasady współpracy z przewoźnikami strona o tym, jak VSS buduje przejrzyste SLA.

Wymiana danych z systemami ERP i WMS odbywa się przez REST API w projekcie integracyjnym, a statusy poszczególnych systemów zawiera strona o integracjach ze Studio VSS.net. Wzór instrukcji w dwóch językach, który można wręczyć kierowcy przy pierwszym wjeździe, zawiera instrukcja dla kierowcy PL i EN.