Transport i awizacje dostaw w jednym systemie YMS

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Brak systemowej awizacji kończy się kolejkami pojazdów przed magazynem i czasem traconym przez personel na koordynację nieplanowanych dostaw. Elektroniczny system wprowadza przejrzysty harmonogram i zapisuje przebieg każdej wizyty, a te zapisy są podstawą raportów i rozliczeń. Poniżej opisujemy dziewięć obszarów, od problemów rozwiązywanych przy rampie po sposób policzenia kosztów przestojów we własnych założeniach. Zapis pojedynczej wizyty opisuje strona o awizacjach transportu.

Jakie problemy rozwiązuje elektroniczna awizacja transportu w magazynie?

Każdy problem z tabeli ma odpowiadający mu mechanizm w systemie i stronę, na której opisano go szczegółowo.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w Studio VSS.net. Z niego dyspozytor lub przewoźnik wchodzi do kalendarza wybranego obiektu albo magazynu i widzi tam wolne okna. Kafelki kalendarzy ogólnych prowadzą do zajętości ramp oraz do podziału na rodzaje transportów, a nazwy obiektów w przykładzie są demonstracyjne.

Jak awizacja ogranicza kolejki ciężarówek przed magazynem

Zatory pod bramą wynikają zwykle z braku synchronizacji między transportem a możliwościami przeładunkowymi ramp. Nadgodziny personelu i kary za opóźnienia są tego skutkiem, a nie przyczyną. Rezerwacja okien online zmienia kolejność zdarzeń: pojazd ma termin i rampę, zanim wyruszy, więc pojawia się na terenie wtedy, gdy stanowisko jest przygotowane.

System nie usuwa wszystkich kolejek, ponieważ pojazdy spóźniają się, a rozładunki trwają dłużej niż planowano. Zapisuje natomiast, gdzie i dlaczego powstał zator: czas od przybycia do zgody na wjazd (statusy 20 i 40) oraz od wjazdu do rozpoczęcia obsługi (statusy 40 i 50) wskazują, czy brakowało ramp, obsady, czy decyzji ochrony. Pełną analizę postoju opisuje strona o czasie obrotu pojazdu, a likwidację zatorów - strona o tym, jak system eliminuje kolejki przed magazynem.

Dla dyspozytora oznacza to przewidywalność: widzi w kalendarzu, kto i kiedy przyjedzie, więc planuje pracę personelu i zasobów pod faktyczne natężenie dostaw w danych godzinach.

Zakładanie awizacji w portalu przewoźnika

Przewoźnik zakłada awizację w portalu w sześciu krokach. Kolejność odpowiada ekranom, które widzi w systemie, a każdy krok zawęża wybór do wolnych zasobów wybranego obiektu.

Instrukcję dla kierowcy i przewoźnika opisuje strona jak założyć awizację transportu, a rolę kierowcy w tym procesie - strona o awizacji kierowcy. Awizację w imieniu przewoźnika może też założyć pracownik magazynu lub dyspozytor.

Przydział ramp według typu ładunku

Przydział rampy wynika z reguł, które dział logistyki ustawia dla obiektu. System proponuje wolne okno zgodne z regułą, a koordynator je akceptuje albo zmienia. Tabela zestawia cztery najczęściej używane kryteria.

Gdy pojazd się spóźni albo rampa jest niedostępna, dyspozytor wskazuje inną wolną rampę, a kierowca dostaje powiadomienie o nowym stanowisku. Dane o tym, kto zmienił rampę i o której godzinie, zostają w historii zmian. Szczegóły podziału ramp opisuje strona o awizacjach dokowych.

Od czego zacząć konfigurację

Przydział ramp i rezerwacja okien działają dopiero po ustawieniu kilku podstawowych elementów. Administrator konfiguruje je w sekcjach Kartoteki i Skorowidze, a kolejność prac wynika z zależności: okna powstają na rampach, kalendarze grupują okna, a role decydują, kto je widzi.

Co konfiguruje administrator, opisuje strona o elastyczności aplikacji, strukturę kartotek - strona o kartotekach, a podział uprawnień - strona o rolach programowych.

Przepływ danych w procesie przyjęcia towaru

Dane o dostawie powstają w kilku miejscach: w ERP, w formularzu przewoźnika, na bramie i w kartotece kontrahentów. System awizacji zbiera je w jednym zapisie, dzięki czemu rozładunek zaczyna się od kompletnej informacji o pozycjach. Zasady łączenia z systemami zewnętrznymi opisuje strona o tym, jak VSS łączy się z infrastrukturą IT.

Takie powiązanie ogranicza ręczne przepisywanie numerów rejestracyjnych, danych przewoźników, danych kierowców i specyfikacji ładunku, a pracownicy magazynu mogą skupić się na fizycznej kontroli towaru. Dokumenty przewozowe i dane o awizacjach są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia przygotowanie raportów operacyjnych.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net

Raport KPI awizacji w podglądzie dokumentu. Transporty są uporządkowane według godzin okien, a każdy blok zawiera kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny pojazdu, numer Load Plan i asortyment. Czerwony kolor wskazuje opóźnienie, zielony zrealizowany transport, różowy wizytę w toku. Raport można wydrukować albo zapisać do pliku PDF.

Panel dostaw i statusy wizyty na bieżąco

Pełna widoczność operacji na placu opiera się na statusach: każda zmiana ma godzinę i autora, więc kadra zarządzająca widzi etap każdej wizyty i potencjalne zatory. Przebieg poszczególnych etapów opisuje strona o awizacjach transportu.

Menedżerowie korzystają ze wskaźników KPI, które pokazują punktualność przewoźników i wykorzystanie ramp. Ochrona i magazyn pracują na tabletach lub telefonach, w aplikacji na Androida albo w przeglądarce, więc statusy zmieniają się przy rampie, a nie w biurze. Zakres modułów placu zestawia strona o systemie YMS, a bramę opisuje strona o Gate Assistant. System nie śledzi położenia pojazdu w trasie: widoczne są zdarzenia zapisane po jego przybyciu na teren obiektu.

Komunikacja z przewoźnikami w portalu i przez SMS

Nieporozumienia między magazynem a przewoźnikiem dotyczą głównie terminów i wymagań formalnych. Portal samoobsługowy usuwa część z nich: przewoźnik widzi własne rezerwacje, zmienia termin w ramach reguł i dostaje potwierdzenie, więc nie dzwoni z pytaniem o status.

Przewoźnik widzi potwierdzone okna w kilku magazynach, więc planuje własne trasy i ładunki powrotne poza systemem, ale z pewną godziną przyjazdu. Do awizacji można dołączyć dokumenty, a raport awizacji bez załączników wskazuje braki przed przyjazdem pojazdu.

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Zestawienie kalendarzy w sekcji Kartoteki Studio VSS.net. Wiersz każdego kalendarza zawiera status aktywności, kod, nazwę i domyślny sposób prezentacji danych, a flagi uprawnień decydują o dodawaniu i usuwaniu wydarzeń. Osobne kalendarze pozwalają prowadzić rodzaje transportów niezależnie od siebie.

Raporty i KPI z godzin statusów

Program awizacyjny zapisuje znaczniki czasu: wjazd na teren, podstawienie pod rampę, zakończenie odprawy celnej i wyjazd. Na ich podstawie powstają zestawienia i raporty dostępne w ekranie, a także w plikach PDF i Excel. Filtrowanie danych w systemie YMS pozwala zawęzić widok do wybranych dostaw, pojazdów, kierowców lub kontrahentów.

Efektywność mierzą wskaźniki KPI, a wydruki w wersji ST generuje SQL Server Reporting Services. Zestaw mierników warto odnieść do metryki Perfect Order Fulfillment z modelu referencyjnego SCOR, według której dostawę uznaje się za poprawną dopiero wtedy, gdy zgadza się termin, ilość, stan towaru i dokumentacja. To samo kryterium pozwala rozliczać przewoźników z terminowości na podstawie znaczników czasu zapisanych przez system awizacji.

Raporty wskazują dostawców, którzy najczęściej spóźniają się na okna, oraz godziny, w których rampy są najbardziej obciążone. Pełny wykaz zestawień opisuje strona o raportach w Studio VSS.net.

Wymagania odbiorców dotyczące awizacji

Część odbiorców wymaga od dostawców zgłoszenia dostawy przed przyjazdem: potwierdzonego okna, kompletu dokumentów, a nieraz także elektronicznej wymiany awizo. Dostawca, który tego nie spełnia, ryzykuje odmowę rozładunku albo kary umowne za nieterminowość. Tabela zestawia typowe wymagania i odpowiedź systemu.

Przy dużych centrach dystrybucyjnych istotne są okna załadunkowe, co opisują awizacje dokowe. Zasady dla dostawców można zapisać w regulaminie dostaw i awizacji, a sam system opisuje strona o platformie do awizacji. Reguły rezerwacji, na które powołuje się regulamin, wyjaśnia strona o oknach czasowych.

Koszty przestojów - jak policzyć własny przypadek

Wynik zależy od liczby wizyt, długości postoju, stawek w umowach i godzin nadliczbowych, więc strona nie podaje oszczędności. Podajemy natomiast model, w którym użytkownik wpisuje własne dane. Koszt przestojów w miesiącu liczy się jako liczba wizyt pomnożona przez średni czas oczekiwania (w godzinach) ponad czas darmowy i przez stawkę postoju za godzinę.

Ten sam sposób liczenia z polami do wypełnienia opisuje strona o ROI systemu awizacji, a okno i liczbę ramp pomaga oszacować kalkulator okna czasowego i liczby ramp. Ceny licencji i wdrożenia publikuje wyłącznie strona ile kosztuje system awizacji.