Zamówienia zakupowe w systemie awizacji: import z pliku i anulowanie pozycji

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Awizacja dostaw pracuje na zamówieniach, więc pierwsze pytanie brzmi, skąd zamówienia wchodzą do systemu. W opisywanym wdrożeniu wchodzą z plików, a dostawca widzi je dopiero wtedy, gdy system rozpozna kontrahenta i asortyment. Ta strona opisuje drogę zamówienia od importu do listy dostawcy oraz dwa sposoby jego zmiany: import aktualizujący i anulowanie pozycji.

Jak z takiej pozycji powstaje awizacja i jak liczy się ilość pozostała, opisuje strona o tym, ile zostało do dostarczenia. Importu awizacji kontenerów nie należy mylić z importem zamówień: ten drugi opisuje artykuł o imporcie awizacji kontenerów z pliku.

Zamówienie wchodzi do systemu przez kreator importu z pliku

Zamówienia zakupowe wchodzą do systemu przez kreator importu z pliku. W menu konta zaopatrzenia, w grupie „Importy”, są cztery pozycje: „Import zamówień csv”, „Import zamówień xlsx”, „Import zamówień - aktualizacja” i „Import asortymentu csv”.

Jeden wiersz importu to jedna pozycja zamówienia. Numer zlecenia zakupowego może mieć do 20 znaków, a kod pozycji, czyli indeks asortymentu, do 30. Indeks kontrahenta ma do 20 znaków, a planowany numer dostawy do 50. Ilość jest liczbą całkowitą. Dochodzą do tego magazyn i identyfikator kupca oraz znacznik kontroli jakości.

Każdy zaimportowany wiersz ma numer referencyjny importu, czyli partię, oraz dwa znaczniki rozpoznania: czy kontrahent został rozpoznany i czy asortyment został rozpoznany. Jest też pole na komunikat o błędzie przetwarzania.

Pozycja zamówienia ma sześć znaczników wymaganych dokumentów jakościowych: deklaracja przeniesienia oznaczeń (DPO), cztery typy dokumentu odbioru według EN 10204 (2.1, 2.2, 3.1 i 3.2) oraz dokumentacja zgodności z dyrektywą ciśnieniową (PED, punkt 4.3). Według ustaleń wdrożeniowych znaczniki mogą być przekazywane w pliku importu. Jak formularz awizacji korzysta z tych znaczników, opisuje strona o dokumentach jakościowych przy pozycji zamówienia.

Dostawca zobaczy zamówienie dopiero po rozpoznaniu kontrahenta i asortymentu

Zamówienie trafia na listę Nr zamówienia w formularzu awizacji dopiero wtedy, gdy spełnia między innymi kilka warunków. Zamówienie musi być aktywne, czyli nie anulowane, i należeć do kontrahenta dostawcy. Co najmniej jedna jego pozycja musi mieć ilość większą niż suma ilości w pozycjach awizacji (poza usuniętymi) oraz kartotekę asortymentu w systemie. Istnieć musi też kartoteka kontrahenta.

Pozycja bez kartoteki asortymentu nie pojawia się na liście Pozycja zamówienia. Lista zamówień pokazuje etykietę „Nr zlecenia zakupu: {numer} Nr dostawy: {numer}”, szuka po fragmencie numeru zamówienia i zwraca do 200 wyników. Ogólny opis kartotek, w tym asortymentu, zawiera strona o kartotekach systemu awizacji.

Import aktualizujący oznacza błędem pozycje, na które ktoś już awizował

Import aktualizujący traktuje wiersze pliku jako zmiany istniejących pozycji. Pozycję rozpoznaje po oznaczeniu złożonym z numeru zlecenia i kodu pozycji. Wiersz aktualizacji, którego pozycja jest powiązana z awizacją w statusie od założonej do zakończonej, dostaje oznaczenie błędu i komunikat „Pozycja zlecenia zakupu powiązana z awizacją”. Awizacja anulowana takiej blokady nie tworzy.

Import aktualizujący oznacza błędem pozycje, na które ktoś już awizował, a osobne zestawienie służy do wskazania pozycji bez awizacji do anulowania.

Pozostałe wiersze aktualizacji dostają oznaczenie, które raport pokazuje jako stan „zaktualizowano”, a wiersze zablokowane pokazują stan „błąd aktualizacji”. Po zakończeniu importu aktualizującego system sam uruchamia procedurę porównującą i od razu otwiera raport tej partii importu. Raport partii pokazuje oznaczenia i komunikaty dla każdego wiersza.

Raport i zestawienia pokazują wynik importu

Zestawienie „Raport importu zleceń” pokazuje dla każdego wiersza partii przede wszystkim stan: zaktualizowano albo błąd aktualizacji. Dla dopisanych pozycji pole stanu jest puste. Obok stoją numer zlecenia z kodem pozycji i numerem dostawy oraz indeks kontrahenta z ilością. Dochodzą znacznik kontroli z komunikatem i trzy numery referencyjne: pozycji, zamówienia i importu.

Zestawienie „Zlecenia zaimportowane” pokazuje aktywne pozycje: numer zlecenia i dostawy, magazyn, ilość oraz nazwę asortymentu. Dalej idą skrót kontrahenta, znacznik kontroli, planowana data dostawy i data zapisu. Imię i nazwisko kupca pojawia się tylko wtedy, gdy identyfikator kupca jest wypełniony.

Pozycje bez awizacji można anulować, a anulowanie niczego nie kasuje

Zestawienie „Zlecenia które można usunąć” pokazuje aktywne pozycje, przy których sprawdzana awizacja nie ma statusu od założonej do zakończonej. Sprawdzana jest jedna z awizacji pozycji. Zestawienie ma kolumnę zaznaczenia pozycji do usunięcia.

Przycisk Usuń zlecenie jest przy zestawieniu „Zlecenia zaimportowane” (pojedyncza pozycja) i przy „Zlecenia które można usunąć” (zaznaczone pozycje). Przy pojedynczej pozycji system pyta „czy usunąć tę pozycję?” (przycisk „Usuń”, komunikat „Pozycja została usunięta”). Przy zaznaczonych pozycjach pyta „Czy usunąć zaznaczone pozycje?” i potwierdza komunikatem „Pozycje zostały usunięte”.

Anulowanie zmienia status pozycji na usunięty, nie kasuje wiersza, a w historii zostaje wpis „Usunięcie pozycji zakupu” albo „Usunięcie wielu pozycji zakupu”. Pojedyncze anulowanie wykonuje się tylko wtedy, gdy pozycja nie ma awizacji w statusie od założonej do zakończonej. Z listy Nr zamówienia znika zamówienie, gdy nie ma w nim aktywnych pozycji do zaawizowania. Przywracanie ilości pozycji zapisanych bez awizacji to inny mechanizm, który opisuje strona o anulowaniu awizacji.

Zamówienie łączy się z powiadomieniem dla dostawcy

Pozycja zamówienia ma znacznik „nowe zamówienie”, ustawiony domyślnie na brak. Gdy wiadomość o zamówieniu zostanie przekazana do wysyłki, procedura powiadomień ustawia znacznik dla wszystkich pozycji tego zamówienia, partiami, więc wiadomość do dostawcy o tym samym zamówieniu nie powtarza się. Kto dostaje taką wiadomość i kiedy jej nie dostaje, opisuje strona o tym, kiedy system pisze do dostawcy.

Kupiec wgrywa plik, a dostawca czeka na kartotekę

Przykład z danymi fikcyjnymi. Kupiec wgrywa plik zamówienia ZAK-26-0042 dla firmy Dostawca Testowy, z pozycjami ITEM-0001 i ITEM-0002. Pozycje trafiają do systemu z numerem partii importu, ale zamówienie pojawia się na liście dostawcy dopiero po tym, jak administrator danych zakłada brakującą kartotekę asortymentu dla ITEM-0001. Dostawca Testowy awizuje ITEM-0001 w awizacji AW-26-0150.

Tydzień później zamówienie zmienia się u kupca, więc kupiec wgrywa plik aktualizujący, a system od razu otwiera raport partii. ITEM-0002 dostaje stan „zaktualizowano”, a ITEM-0001 komunikat o powiązaniu z awizacją. Gdy zamówienie zostaje wycofane, na liście do usunięcia widać tylko ITEM-0002, bo na ITEM-0001 istnieje awizacja.

Cztery pytania do analizy przed uruchomieniem importu zamówień

• Kto i w jaki sposób przekazuje zamówienia do systemu awizacji oraz kto uruchamia import aktualizujący?
• Co ma się dziać z zamówieniem, gdy brakuje kartoteki asortymentu lub kontrahenta: błąd przy imporcie czy zamówienie niewidoczne dla dostawcy?
• Jak system ma potraktować zmianę ilości w zamówieniu, na które dostawca już awizował?
• Czy anulowanie zamówienia ma kasować dane, czy zmieniać status i zostawiać ślad, i kto ma mieć do tego prawo?