Zlikwiduj kolejki przed magazynem

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Kolejka ciężarówek przed magazynem oznacza koszty postoju i zużycie paliwa przy pracującym silniku. Obciąża też relacje z przewoźnikami. Przyczyna rzadko leży w liczbie doków: częściej jest nią brak rezerwacji okien, a obok niego ręczna odprawa na bramie.

Poniżej zestawiamy przyczyny kolejek z mechanizmami, które ograniczają je w Studio VSS.net, i opisujemy sposób pomiaru efektu. Strona nie podaje oczekiwanych oszczędności, bo zależą od punktu wyjścia obiektu: od liczby ramp i rodzaju ładunku oraz od dotychczasowego sposobu umawiania dostaw.

Najczęstsze przyczyny kolejek przed magazynem i jak ich uniknąć

Zrozumienie przyczyn pozwala wybrać mechanizm, który usuwa źródło kolejki, a nie jej skutek. Tabela zestawia siedem najczęstszych przyczyn z tym, co przeciwdziała im w systemie awizacji.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - kafelki widoków i zajętości ramp

Ekran startowy sekcji kalendarzy dzieli widoki na dwie grupy: kalendarze ogólne oraz kalendarze przypisane do obiektu lub magazynu. Wśród kafelków ogólnych znajduje się Zajętość ramp, a kafelki magazynów mają ikony branżowe.

Koszt braku rezerwacji okien czasowych

Bez rezerwacji terminów transporty spiętrzają się w godzinach porannych i bezpośrednio po dniach wolnych, bo każdy przewoźnik planuje przyjazd na możliwie wczesną porę. Pojazd oczekujący w kolejce generuje koszty postojowe i zużywa paliwo przy pracującym silniku, a opóźnienie przenosi się na kolejne punkty trasy. Oczekiwanie pod bramą zajmuje czas pracy kierowcy, którego granice wyznaczają przepisy, między innymi rozporządzenie (WE) nr 561/2006, więc dłuższa kolejka może wymusić przerwę przed dojazdem do kolejnego odbiorcy.

Rezerwacja rozkłada ten ruch w czasie. Zarządzanie oknami czasowymi w magazynie pozwala planować dostawy w interwałach dopasowanych do liczby czynnych ramp i dostępnej obsady. Rezerwację wykonuje przewoźnik, więc dział logistyki nie ustala terminów telefonicznie ani mailowo, a każde zgłoszenie ma komplet danych o pojeździe i ładunku. Zasady rezerwacji opisuje strona o oknach czasowych.

Skala poprawy zależy od punktu wyjścia. W obiektach, w których wcześniej nie było żadnego harmonogramu, oczekiwanie skraca się najbardziej, bo znika sam mechanizm kolejkowania pod bramą. Uporządkowane awizacje dokowe razem z identyfikacją pojazdów sprawiają, że przyjazd i obsługa są przewidywalne dla obu stron.

Okna nie skracają samej obsługi: przenoszą oczekiwanie z placu przed bramą do kalendarza, bo kierowca przyjeżdża na swoją godzinę. Przykład fikcyjny pokazuje ten mechanizm: jedna rampa, obsługa trwa 30 minut, a trzy pojazdy przyjeżdżają w odstępie pięciu minut.

Suma oczekiwania na placu spada w tym przykładzie do zera, ale ostatni pojazd kończy obsługę o 08:30 w obu wariantach. Okna zmieniają więc miejsce i koszt oczekiwania dla przewoźnika, a nie przepustowość rampy; ta zależy od czasu obsługi i liczby stanowisk.

Rezerwacja obejmuje także reguły odwołania i zmiany terminu. Tabela pokazuje, co system robi przy typowych zdarzeniach i co zostaje w zapisie.

Praktykę przy spóźnieniach opisuje strona o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców, a wzór zapisów o skutkach niestawienia się zawiera regulamin dostaw i awizacji. Przyjazdy bez rezerwacji omawia strona o dostawach nieawizowanych.

Wykorzystanie doków załadunkowych bez nowych inwestycji

Częstszą przyczyną problemów niż brak infrastruktury bywa nieefektywne użytkowanie doków, ale to hipoteza do sprawdzenia pomiarem, a nie wrażeniem obsługi. Cztery etapy pozwalają ustalić, ile przepustowości marnuje się na przestojach między operacjami i gdzie leży rezerwa możliwa do odzyskania bez inwestycji budowlanych.

Wartości docelowe wskaźników ustala obiekt na podstawie własnych pomiarów, bo zależą od rodzaju ładunku i liczby ramp. Reguły przydziału stanowisk opisuje strona o zarządzaniu dokami i rampami, a liczbę potrzebnych ramp dla własnych danych policzy kalkulator okna czasowego i liczby ramp. Czas pobytu pojazdu na terenie omawia strona o czasie obrotu pojazdu.

Komunikacja w czasie rzeczywistym - mniej niespodzianek na bramie

Spóźnienie, o którym magazyn dowiaduje się dopiero wtedy, gdy pojazd nie zjawia się w oknie, jest najczęstszym problemem. Zarezerwowana rampa stoi wtedy pusta, a obsada czeka bezczynnie. Powiadomienia SMS i e-mail informują partnerów o statusie rezerwacji i zmianach w harmonogramie, a komunikat do kierowcy idzie w języku wybranym w awizacji.

Informacja o opóźnieniu może pochodzić od kierowcy albo z systemu TMS, który wylicza przewidywany czas przyjazdu. Studio VSS.net samo nie liczy ETA ani nie planuje tras; dane z TMS można przekazać do awizacji przez interfejs REST API w projekcie integracyjnym, a podział zadań opisuje strona o TMS i awizacji. Aplikacja na Androida dla kierowcy przekazuje status w obie strony, więc zmiana terminu dociera do przewoźnika bez telefonu od dyspozytora.

Automatyczna weryfikacja na bramie zamiast ręcznej kontroli

Ręczna kontrola dokumentów ogranicza przepustowość obiektu bardziej, niż wynikałoby to z pojedynczego zatrzymania, bo każdy pojazd czeka na swoją kolej. Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych kamerą LPR pozwala od razu zidentyfikować pojazd i porównać go z rezerwacjami, a kontrolę wjazdów i wyjazdów opisuje strona o kontroli wjazdów i wyjazdów.

Większość danych i załączników można zweryfikować online jeszcze przed przyjazdem transportu, co ogranicza błędy wynikające z pośpiechu. Przebieg odprawy po stronie kierowcy opisuje strona o awizacji kierowcy. Wdrożenie kontroli automatycznej nie wymaga wymiany całej infrastruktury bramowej: kamery LPR wspierane natywnie to BCS, Bosch, Dahua i Hikvision, a dostawa i montaż sprzętu nie wchodzą w zakres oferty.

Zestawienia pokazują średni czas obsługi przy bramie oraz godziny największego natężenia ruchu, więc obsadę portierni planuje się na podstawie danych. Pełna historia każdego zdarzenia ułatwia analizę i ocenę pracy bramy.

Elastyczne sloty czasowe i równomierne rozłożenie dostaw

Wąskie okno poranne bywa częstym źródłem kolejek i przestojów. Rozkład ruchu zmienia się powoli, więc zmiany warto wprowadzać etapami i mierzyć efekt po każdym kroku. Cztery obszary prowadzą od diagnozy do prezentacji dostępności terminów przewoźnikom.

Studio VSS.net

Kalendarze w kartotekach - kody oraz uprawnienia

Tabela kalendarzy w kartotekach zawiera kod i nazwę kalendarza, domyślny sposób prezentacji danych oraz flagi uprawnień do zmian. Każdy kalendarz ma własną konfigurację źródła danych i filtrowania oraz widoku i uprawnień dla ról.

Wzorzec przyjazdów zależy od rodzaju obiektu, więc ustawienia kalendarza też się różnią. Tabela zawiera wskazówki konfiguracji, a nie wyniki wdrożeń.

Branżowe przykłady opisują strony o awizacji dostaw w automotive oraz o awizacji w systemie 3PL.

Optymalizacja procesów wewnętrznych przy rampie

Punktem wyjścia jest pomiar rzeczywistych czasów poszczególnych czynności: od podstawienia pojazdu, przez rozładunek, po zamknięcie dokumentów. Statusy 40, 50, 60 i 90 zapisują godziny tych momentów, a różnice dają czas oczekiwania na rampę i czas obsługi. Z godzin statusów 40 i 90 wynika pobyt na terenie. Pomiar wskazuje obszary generujące opóźnienia, na przykład oczekiwanie na dokumentację albo niesprawny wózek widłowy.

Czas obsługi warto rozdzielić na część zależną od magazynu i część zależną od kierowcy. Przyczyny po stronie dostawcy wymagają innych działań niż reorganizacja pracy na rampie.

Przygotowanie towaru przed podstawieniem auta (prepicking) skraca obsługę przy wysyłce, a odpowiednie harmonogramowanie dostaw ułatwia planowanie obsady i sprzętu. Dane o przyjęciu mogą trafiać do systemu magazynowego bez przepisywania, co opisuje strona o automatyzacji przyjęć towaru.

Dane i analityka - decyzje oparte na zapisach

Podstawowe wskaźniki dotyczą czasu oczekiwania i punktualności dostaw. Zestawienia w module Informacje pokazują je w podziale na rampy oraz na kontrahentów i przewoźników, a eksport do Excela i PDF ułatwia omawianie wyników na spotkaniach. Zakres opisuje strona o raportach w Studio VSS.net.

Studio VSS.net

Raport KPI awizacji - harmonogram transportów w podglądzie PDF

Raport efektywności ma układ harmonogramu, w którym transporty są pogrupowane według godzin. Kolor bloku wskazuje, czy transport jest opóźniony, czy zrealizowany, a raport można wydrukować lub zapisać jako plik PDF z paska narzędzi.

Porównanie planowanych harmonogramów z rzeczywistym czasem realizacji wymaga danych z całego przebiegu dostawy, dlatego dane o ruchu pojazdów łączy się z informacjami o przepływie towarów przez integracje z systemami WMS i ERP. Wskaźniki opisuje strona o wskaźnikach KPI systemu awizacji. Warto zacząć od czasu obsługi i punktualności, a kolejne analizy dołożyć w miarę gromadzenia danych.

Technologia YMS na placu manewrowym

System YMS obejmuje całą wizytę: od awizacji, przez kontrolę na bramie, po obsługę przy rampie i wyjazd z zakładu. Studio VSS.net zastępuje dokumentację papierową obiegiem elektronicznym między dyspozytorem i przewoźnikiem, który korzysta z portalu lub aplikacji kierowcy, a każde zdarzenie ma znacznik czasu i autora. Wymianę danych z systemami zewnętrznymi realizuje projekt integracyjny; zasady opisuje strona o integracjach ze Studio VSS.net.

Zakres wdrożenia dobiera się do skali ruchu. Mniejszy magazyn zaczyna od kalendarza rezerwacji i powiadomień, a większy obiekt od razu włącza kontrolę bramy i obsługę placu wraz z raportowaniem. Kolejne moduły uruchamia się bez przerywania pracy w tych już używanych.

Uruchomienie poprzedza analiza przedwdrożeniowa: inwentaryzacja bram i ramp oraz miejsc postojowych, a następnie opis reguł ruchu i ustalenie ról. Na tej podstawie powstaje konfiguracja kalendarzy oraz statusów i powiadomień, którą w pierwszych tygodniach koryguje się według rzeczywistych czasów obsługi. Koszt czasu spędzonego w kolejce w rozliczeniach z przewoźnikami opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników.