Szablon XLSX zawiera listę awizacji z kontrolą kolizji okien na tej samej rampie oraz arkusze obłożenia dnia i ramp. Kolizję oznacza po zapisie, nie blokuje wpisania zajętego terminu - to główna różnica względem systemu awizacji.
Arkusz kalkulacyjny jest pierwszym narzędziem do awizacji w większości magazynów i nie ma w tym nic złego: nic nie kosztuje i działa od jutra. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy terminy zapisują dwie osoby naraz albo gdy ktoś musi odtworzyć, kto zmienił godzinę.
Szablon do pobrania wykrywa nakładające się okna i liczy obłożenie ramp, a przykładowe dane pokazują działanie formuł. Poniżej opisujemy, kiedy arkusz wystarcza, jak działa kontrola kolizji i które ograniczenia znosi dopiero system.
Pobierz szablon w formacie XLSX
Kiedy arkusz wystarcza
Kiedy arkusz wystarczaArkusz sprawdza się, gdy proces jest prosty, a pomyłka kosztuje niewiele. Cztery warunki opisują taką sytuację.
- Obiekt ma jedną lub dwie rampy i niewiele dostaw dziennie.
- Awizacje wprowadza jedna osoba, a dostawcy dzwonią lub piszą po termin.
- Brama nie wymaga rejestracji godzin wjazdu i wyjazdu.
- Nikt nie rozlicza przewoźników z czasu oczekiwania.
Liczbę ramp i długość okna można oszacować w kalkulatorze okna czasowego i liczby ramp, a porównanie arkusza z telefonem i systemem zawiera strona o elektronicznej awizacji dostaw.
Co zawiera szablon
Co zawiera szablon| Arkusz | Zawartość | Kto wypełnia |
|---|---|---|
| Instrukcja | zasady użycia i opis kontroli kolizji wraz z ograniczeniami | nikt, do przeczytania |
| Awizacje | 500 wierszy: data, okno, rampa, dostawca, pojazd, kierowca, palety, status i kontrola kolizji | dyspozytor |
| Obłożenie | dla wybranego dnia: obłożenie każdej rampy w minutach i procentach oraz liczba awizacji w kolejnych godzinach | nikt, liczy się z arkusza Awizacje |
| Rampy | lista do 20 ramp z minutami dostępnymi w dobie | kierownik obiektu |
| Statusy | słownik sześciu statusów z listy rozwijanej | tylko przy zmianie słownika |
Kolumny arkusza Awizacje odpowiadają polom formularza awizacji dostawy i kierowcy, więc dane z kartki lub wiadomości e-mail wpisuje się w tej samej kolejności. Listy rozwijane (rampa, status) i walidacja czasu obsługi ograniczają literówki.
Jak działa kontrola kolizji
Jak działa kontrola kolizjiDwa okna na tej samej rampie i w tym samym dniu kolidują, gdy jedno zaczyna się przed końcem drugiego i kończy po jego początku. Okna stykające się, czyli koniec 06:30 i początek 06:30, nie kolidują.
Formuła zlicza wiersze spełniające ten warunek. Wynik większy niż 1 oznacza kolizję, bo wiersz zawsze zlicza samego siebie:
=IF(COUNTIFS($B$5:$B$504,B5,$F$5:$F$504,F5,$M$5:$M$504,"<>Anulowana",$P$5:$P$504,"<"&Q5,$Q$5:$Q$504,">"&P5)>1,"KOLIZJA","ok")
Godziny zamieniają się na pełne minuty w kolumnach pomocniczych Start i Koniec. To istotny szczegół: porównanie godzin jako ułamków doby daje fałszywe kolizje na styku okien, bo suma 06:00 i 30 minut po zaokrągleniu liczb zmiennoprzecinkowych nie zawsze jest równa wpisanej godzinie 06:30. W polskiej wersji Excela funkcja nazywa się LICZ.WARUNKI. Awizacje ze statusem Anulowana są pomijane, więc odwołany termin można zająć ponownie.
Jak wprowadzać dane, żeby kontrola działała
Jak wprowadzać dane, żeby kontrola działałaKontrola kolizji jest tak dobra, jak dane. Cztery nawyki chronią formuły przed błędnymi wynikami.
- Godzina początku w formacie hh:mm - wpisana jako tekst (na przykład 6.30) nie zostanie przeliczona na minuty.
- Czas obsługi w minutach - zamiast godziny końca; okno do liczy się samo.
- Rampa z listy rozwijanej - dwie pisownie tej samej rampy (R1 i r1) są dla formuły różnymi stanowiskami.
- Status Anulowana zamiast usuwania wiersza - historia zostaje, a termin wraca do puli.
Usunięcie wiersza przesuwa numerację i niszczy ślad po zmianie, więc w arkuszu, który ma służyć rozliczeniom, usuwa się tylko przykładowe dane z początku. Odwołane awizacje zostają jako wiersze przekreślone.
Przykład - jedna rampa w jedno przedpołudnie
Przykład - jedna rampa w jedno przedpołudniePrzykładowe dane z pliku pokazują cztery awizacje na rampie R1 w jednym dniu. Dane są fikcyjne, a wynik kontroli wynika wyłącznie z godzin.
| Okno | Czas obsługi | Wynik kontroli | Dlaczego |
|---|---|---|---|
| 06:00 - 06:30 | 30 minut | ok | kończy się w chwili, gdy zaczyna się następne |
| 06:30 - 07:00 | 30 minut | KOLIZJA | następne okno zaczyna się o 06:45, przed końcem tego |
| 06:45 - 07:30 | 45 minut | KOLIZJA | zaczyna się przed końcem poprzedniego okna |
| 07:30 - 08:00 | 30 minut | ok | zaczyna się w chwili końca poprzedniego |
Kolizję rozwiązuje się, przesuwając drugą awizację o 15 minut albo zmieniając rampę. Arkusz wskazuje problem, ale nie proponuje terminu, więc dyspozytor sam szuka luki. W systemie awizacji ten krok odpada: próba rezerwacji ponad limit rampy jest odrzucana z komunikatem wskazującym najbliższy wolny termin.
Jak czytać arkusz Obłożenie
Jak czytać arkusz ObłożenieArkusz Obłożenie dzieli minuty obsługi zaplanowane na rampie przez minuty dostępne w dobie, wpisane w arkuszu Rampy. Wynik powyżej 100 procent oznacza, że zaplanowano więcej pracy, niż mieści doba, więc część awizacji trzeba przenieść na inną rampę lub dzień. Obok liczba awizacji rozpoczynających się w kolejnych godzinach pokazuje szczyty: godzina, w której zaczyna się kilka dostaw naraz, jest kandydatem do rozłożenia terminów.
Takie zestawienie w systemie powstaje automatycznie z zapisanych godzin, a jego definicje zawiera strona o KPI systemu awizacji. Liczbę ramp potrzebnych do obsługi planowanego wolumenu szacuje kalkulator opisany wyżej.
Ograniczenia arkusza i odpowiedniki w systemie
Ograniczenia arkusza i odpowiedniki w systemieSzablon przesuwa granicę, ale jej nie usuwa. Cztery ograniczenia są strukturalne, czyli nie da się ich naprawić lepszą formułą.
| Ograniczenie arkusza | Skutek | Jak rozwiązuje to system awizacji |
|---|---|---|
| Kolizja jest oznaczana po zapisie | zajęty termin można wpisać i dowiedzieć się o tym później | próba rezerwacji ponad limit rampy jest odrzucana z propozycją najbliższego wolnego terminu |
| Plik edytuje jedna osoba | dostawcy dzwonią po terminy, a dyspozytor je wpisuje | przewoźnik rezerwuje okno samodzielnie w portalu |
| Brak historii zmian | nie wiadomo, kto i kiedy przesunął awizację | każda zmiana zapisuje godzinę i autora |
| Brak statusów bramy i rampy | czasu oczekiwania nie da się zmierzyć | statusy od przybycia do wyjazdu z godzinami |
Kalendarz awizacji - widok Oś czasu VSS.net
Widok Oś czasu - Dzień kalendarza ogólnego w systemie Studio VSS.net prezentuje awizacje w poziomym układzie ganttowym. Oś pozioma reprezentuje godziny dnia, a bloki rozciągają się na odcinkach odpowiadających długości okna czasowego. Kolorowe prostokąty zawierają nazwy kontrahentów, więc obłożenie rampy widać bez otwierania szczegółów awizacji.
Kalendarz awizacji i jego widoki opisuje strona o kalendarzu awizacji, a statusy wizyty - strona o statusach w programie awizacyjnym.
Przejście z arkusza do systemu
Przejście z arkusza do systemuArkusz po kilku miesiącach pracy jest cennym źródłem danych do wdrożenia: pokazuje, które rampy są obłożone, jak długo trwają rozładunki i którzy dostawcy wracają regularnie. Analiza przedwdrożeniowa zaczyna się od takich danych, więc plik warto zachować i nie czyścić historii.
Opłacalność przejścia szacuje model z artykułu o ROI systemu awizacji, a koszty opisuje strona ile kosztuje system awizacji. Kryteria wyboru zestawia strona o tym, jak wybrać system awizacji, a pozostałe wzory dokumentów - strona wzory dokumentów awizacji.