Elektroniczna awizacja dostaw zamiast telefonu i e-maila

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Organizowanie harmonogramu magazynu przez telefon i e-mail prowadzi do wąskich gardeł, bo dyspozytor koordynuje rozładunki dziesiątkami wiadomości, a każda pomyłka wymaga kolejnych uzgodnień. Elektroniczna awizacja przenosi odpowiedzialność za wybór terminu na przewoźnika i automatyzuje przepływ informacji. Pełny przewodnik po temacie zawiera strona awizacja w transporcie i logistyce, a definicję pojęcia strona co to jest awizacja w logistyce.

Od telefonu i tablicy suchościeralnej do pełnej automatyzacji

W wielu tradycyjnie zarządzanych centrach planowanie pracy ramp przypomina gaszenie pożarów. Przewoźnik dzwoni lub pisze e-mail z pytaniem o wolny termin, dyspozytor szuka miejsca w arkuszu, robi notatkę na kartce, a potem przepisuje dane na tablicę suchościeralną. Wystarczy jedno opóźnienie, aby cały plan przestał obowiązywać i wywołał kolejną falę telefonów.

Cyfryzacja awizacji odwraca ten model. Koordynator logistyki definiuje w systemie okna czasowe oraz limity obłożenia doków, a przewoźnik loguje się przez Internet i samodzielnie wybiera wolną godzinę. Kalendarz aktualizuje się po każdej rezerwacji, a magazyn i ochrona na bramie widzą ten sam harmonogram. Tabela zestawia oba modele na czterech etapach pracy.

Studio VSS.net

Kalendarz awizacji - widok agenda

Po przejściu na elektroniczną awizację harmonogram ramp żyje w jednym kalendarzu. Każda rezerwacja przewoźnika natychmiast pojawia się w widoku agendy, bez przepisywania na tablicę czy do arkusza.

Koszty tradycyjnej obsługi magazynu i sposób ich pomiaru

Brak automatyzacji generuje koszty, które trudno zobaczyć, bo rozkładają się na wiele krótkich czynności: telefon, wpis do arkusza, przepisanie na tablicę. Nie podajemy tu uśrednionych liczb, ponieważ zależą one od obiektu. Zamiast nich tabela wskazuje, co zmierzyć przed wdrożeniem i skąd system dostarcza dane po wdrożeniu.

Koszt obsługi telefonicznej w miesiącu liczy się jako liczba kontaktów pomnożona przez czas jednego kontaktu i przez koszt godziny pracy dyspozytora. Przykład fikcyjny, który nie jest wynikiem żadnego wdrożenia: 100 kontaktów miesięcznie po 5 minut przy stawce 60 zł za godzinę daje 500 minut, czyli około 8,3 godziny i 500 zł. Własne dane wpisuje się w ten sam wzór, a pełny model oszczędności opisuje strona ROI systemu awizacji.

Jak działa portal przewoźnika i samodzielna rezerwacja okna

Podstawą systemu jest portal przewoźnika, czyli wspólny punkt styku między obiektem a przewoźnikami. Działa w przeglądarce, więc partnerzy mają dostęp z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem. Hosting zapewnia chmura SoftwareStudio albo serwer klienta.

Samodzielna rezerwacja okna odciąża wewnętrzne działy. System pilnuje reguł rezerwacji: nie pozwoli zająć jednego okna dwiema dostawami i sprawdza limity obłożenia rampy. Eliminacja papierowej awizacji sprawia, że historia każdej dostawy wraz z dokumentami przewozowymi jest dostępna w cyfrowym archiwum na potrzeby audytów i reklamacji.

Studio VSS.net

Zakładanie awizacji - krok pierwszy

Formularz zakładania awizacji prowadzi przewoźnika przez rezerwację w kilku krokach. System od razu sprawdza reguły obłożenia ramp, więc do wyboru pozostają tylko realnie dostępne okna czasowe.

Jak wdrożyć system u dostawców, którzy unikają rejestracji

Jedną z częstszych obaw kierowników przed przejściem na model cyfrowy jest opór zewnętrznych partnerów: mniejsi lub zagraniczni przewoźnicy mogą nie chcieć zakładać kont i konfigurować profili. Dla takich dostawców przejście warto rozłożyć na etapy: telefon i e-mail zostają kanałem zapasowym, a regulamin dostaw wyznacza datę, od której liczy się wyłącznie zgłoszenie w systemie.

W praktyce pomaga krótka instrukcja i wzór formularza, które opisują strony o instrukcji dla kierowcy i formularzu awizacji. Dostawcy szybciej przechodzą na portal, gdy wiedzą, jakie dane przygotować i od kiedy telefon przestaje wystarczać.

Obieg elektroniczny dokumentów i historia zdarzeń na rampie

Papierowa awizacja i tablica suchościeralna nie zostawiają śladu, do którego można wrócić po tygodniu czy miesiącu. Elektroniczny obieg dokumentów zmienia to: każda awizacja, zmiana terminu, dokument przewozowy i zdarzenie na bramie (wjazd, rozpoczęcie rozładunku, wyjazd) zapisuje się w systemie z dokładnym znacznikiem czasu i autorem.

Taka historia ułatwia rozliczanie reklamacji. Gdy odbiorca zgłasza rozbieżność w dostawie, dział logistyki sprawdza w historii, o której godzinie pojazd wjechał na plac i kto go obsługiwał, a dokumenty przewozowe odnajduje w załącznikach awizacji. W modelu telefonicznym odtworzenie tych informacji wymagało przeszukiwania notatek lub pytania osób z różnych zmian.

Obieg elektroniczny porządkuje też audyty wewnętrzne, bo zamiast segregatorów z wydrukami dział logistyki przygotowuje raport z pełną historią wybranego okresu. Statusy i kolejność ich zmian zawiera strona o statusach w programie awizacyjnym.

Powiadomienia SMS i e-mail zamiast telefonu do dyspozytora

W modelu telefonicznym to przewoźnik dzwoni, aby dowiedzieć się, czy jego awizacja została przyjęta, albo upewnić się, że rampa nadal na niego czeka. Elektroniczna awizacja odwraca ten kierunek komunikacji: system sam informuje strony o statusie rezerwacji przez SMS i e-mail, bez angażowania dyspozytora. Szablony i kanały wysyłki opisuje moduł powiadomień SMS i e-mail.

Przewoźnik otrzymuje potwierdzenie po zatwierdzeniu rezerwacji, kierowca przypomnienie przed rozpoczęciem okna czasowego, a po dojechaniu na plac wezwanie pod konkretną rampę. Język wiadomości wynika z pola awizacji. Dyspozytor widzi te same zdarzenia w panelu systemu i interweniuje w sytuacjach wyjątkowych, na przykład przy awarii pojazdu.

Automatyczne powiadomienia ograniczają liczbę połączeń przychodzących i pozwalają dyspozytorowi skupić się na planowaniu, zamiast na powtarzaniu tych samych informacji kolejnym kierowcom. Perspektywę kierowcy opisuje strona awizacja kierowcy.

Scenariusz obsługi bramy - od tablicy suchościeralnej do listy elektronicznej

Różnicę widać na konkretnym przykładzie. W modelu tradycyjnym pracownik ochrony ma przed sobą tablicę suchościeralną lub wydrukowaną listę spodziewanych dostaw przygotowaną poprzedniego dnia. Gdy pojawia się nieplanowany pojazd albo zmienia się kolejność rozładunków, informacja dociera do niego z opóźnieniem: telefonicznie od dyspozytora lub wcale.

Po wdrożeniu elektronicznej awizacji ochrona pracuje na liście elektronicznej. Każda nowa rezerwacja, zmiana godziny czy anulowanie awizacji pojawia się na ekranie bez przepisywania danych. Weryfikacja kierowcy na bramie sprowadza się do odczytania numeru rejestracyjnego lub kodu awizacji i porównania go z listą, zamiast szukania danych w segregatorze. Za rejestrację zdarzeń na wjeździe i wyjeździe odpowiada moduł kontroli wjazdów i wyjazdów pojazdów.

W obiektach z dużym ruchem ten sam mechanizm ogranicza kolejki przy szlabanie w godzinach szczytu, ponieważ personel bramy nie musi telefonicznie potwierdzać rezerwacji z dyspozytornią. Widoki kalendarza opisuje strona o kalendarzu awizacji.

Korzyści biznesowe dla działu logistyki i obsługi klienta

Przejście na elektroniczną awizację dostaw zmienia pracę w kilku obszarach firmy. Tabela wskazuje, co się zmienia i gdzie system dostarcza dane, które pozwalają to zmierzyć. Wartości liczbowe zależą od obiektu, dlatego pomiar opiera się na własnych danych z pierwszych tygodni pracy.

W dłuższej perspektywie elektroniczna awizacja staje się też elementem współpracy z przewoźnikami: przejrzysty portal i przewidywalne okna czasowe ułatwiają rozmowę o terminowości. Zasady uzgadniania warunków z przewoźnikami na podstawie zapisanych czasów opisuje strona o tym, jak zmusić dostawców do awizacji.

Studio VSS.net

Bieżące awizacje przewoźników

Widok bieżących awizacji zbiera wszystkie rezerwacje przewoźników w jednym miejscu. Dyspozytor nie odtwarza planu z notatek, bo dane spływają z portalu na bieżąco.

Wdrożenie elektronicznej awizacji etapami

Zamiana telefonu i e-maila na elektroniczną awizację nie wymaga jednorazowego, ryzykownego przełącznika. Sprawdzonym podejściem jest start w trybie mieszanym, opisany szerzej w materiale o wdrożeniu systemu awizacji etapami. Samo uruchomienie Studio VSS.net trwa od 4 do 8 tygodni, a tempo przejścia przewoźników zależy od ich gotowości.

W pierwszym etapie do portalu zapraszani są najwięksi i najbardziej regularni przewoźnicy, bo to oni generują najwięcej telefonów, więc przeniesienie ich na samoobsługę przynosi najszybszy efekt. Następnie portal trafia do mniejszych i sporadycznych dostawców, dla których pierwszą awizację opisuje instrukcja.

Telefon i e-mail pozostają kanałem zapasowym do czasu, aż odsetek awizacji elektronicznych pozwoli dyspozytorowi ograniczyć obsługę telefoniczną do wyjątków. Dla przewoźnika, który zakłada pierwszą awizację, przygotowano opis jak założyć awizację transportu.

Bezpieczeństwo danych i dostęp do portalu przez Internet

Rezygnacja z telefonu i tablicy na rzecz portalu online rodzi pytanie o bezpieczeństwo danych kontrahentów i harmonogramu dostaw. Dostęp do portalu wymaga zalogowania, a każdy użytkownik widzi wyłącznie własne awizacje i zlecenia: system nie ujawnia harmonogramu innych kontrahentów korzystających z tej samej rampy. Zakres uprawnień zależy od roli, którą nadaje administrator.

Warunki umowy dla Studio VSS.net przewidują transmisję szyfrowaną w standardzie TLS 1.2 lub nowszym, przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz kopie bezpieczeństwa wykonywane co 24 godziny z retencją 14 dni. Parametry techniczne zebrano na stronie wymagania techniczne systemu awizacji.

Do korzystania z portalu wystarczy przeglądarka i połączenie z Internetem, więc firma nie instaluje dodatkowego oprogramowania ani nie szkoli przewoźników z obsługi specjalistycznych narzędzi. Dokument, który formularz elektroniczny zastępuje, w wersji papierowej i w pliku DOCX zawiera strona wzór awizacji dostawy, a szablon harmonogramu w arkuszu opisuje strona awizacja w Excelu - szablon. Uprawnienia ról opisuje strona o rolach programowych.