Pięć wzorów obejmuje dokumenty potrzebne od wyboru systemu po dzień dostawy: zapytanie ofertowe, regulamin dostaw, formularz zgłoszenia, harmonogram w Excelu i instrukcję dla kierowcy. Pliki DOCX i XLSX pobiera się bez rejestracji.
Dokumenty do awizacji powstają zwykle ad hoc: regulamin kopiuje się od poprzedniego pracodawcy, a instrukcja dla kierowcy to stare ksero. Harmonogram zna zwykle jedna osoba, która prowadzi go w pliku. Pięć poniższych wzorów układa te dokumenty w jedną spójną całość.
Każdy wzór ma osobną stronę z opisem parametrów do ustalenia i przykładami, a odpowiedzi na typowe pytania zebrano pod każdą z nich. Pliki są edytowalne, a miejsca na dane obiektu oznaczono nawiasami kwadratowymi.
Dla kogo są wzory
Dla kogo są wzoryWzory przygotowano z myślą o dwóch grupach, które mają różne potrzeby, ale ten sam problem: brak spisanych zasad.
- Obiekty bez systemu awizacji - kierownicy logistyki i magazynu, którzy porządkują dostawy w arkuszu i chcą ustalić zasady, zanim pojawi się narzędzie.
- Obiekty przed wdrożeniem - zespoły, które przed wdrożeniem muszą spisać zasady (regulamin i instrukcja) i przygotować zapytanie ofertowe, bo wdrożenie systemu ujawnia luki w zasadach.
Pięć wzorów do pobrania
Pięć wzorów do pobrania| Wzór | Do czego służy | Format | Pobierz |
|---|---|---|---|
| Formularz awizacji dostawy i kierowcy | pola zgłoszenia na jednej stronie A4 | DOCX | wzor-awizacji-dostawy.docx |
| Regulamin dostaw i awizacji | zasady rezerwacji, spóźnień, dostaw bez awizacji i BHP | DOCX | regulamin-dostaw-i-awizacji-wzor.docx |
| Szablon harmonogramu w Excelu | awizacje z kontrolą kolizji okien i obłożeniem ramp | XLSX | szablon-harmonogramu-awizacji-dostaw.xlsx |
| Instrukcja dla kierowcy PL i EN | osiem zasad na terenie obiektu na jednej kartce | DOCX | instrukcja-dla-kierowcy-pl-en-wzor.docx |
| Zapytanie ofertowe z macierzą wymagań | porównanie ofert systemów awizacji na 40 wymaganiach | XLSX | zapytanie-ofertowe-system-awizacji-macierz-wymagan.xlsx |
Wzory przygotowano według pól portalu Studio VSS.net, ale nie wymagają systemu: dokumenty tekstowe działają na papierze, a harmonogram w Excelu. Zapytanie ofertowe jest neutralne wobec dostawców.
Który wzór wybrać na początek
Który wzór wybrać na początekKolejność zależy od tego, gdzie obiekt traci najwięcej czasu. Cztery typowe sytuacje wskazują wzór, który daje najszybszy efekt.
| Sytuacja | Wzór na początek | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dostawcy dzwonią po terminy i nikt nie zna zasad | regulamin dostaw | ustala reguły, zanim pojawi się narzędzie |
| Dostawy zapisuje jedna osoba w pliku | szablon w Excelu | kontrola kolizji zmniejsza liczbę konfliktów przy bramie |
| Kierowcy zagraniczni nie znają zasad na placu | instrukcja dla kierowcy | osiem zasad w ich języku przy bramie |
| Zarząd zatwierdził zakup systemu | zapytanie ofertowe | ujednolica oferty przed rozmowami handlowymi |
Jak wzory łączą się z systemem awizacji
Jak wzory łączą się z systemem awizacjiWzory powstały po to, by przygotować obiekt do systemu, ale także po to, by system nie musiał nadrabiać braków organizacyjnych. Każdy dokument ma odpowiednik w konfiguracji lub funkcji Studio VSS.net.
| Wzór | Odpowiednik w Studio VSS.net |
|---|---|
| Formularz awizacji | kreator zgłoszenia w portalu przewoźnika; wymagane są rodzaj awizacji i rodzaj transportu |
| Regulamin dostaw | potwierdzenie regulaminu w kiosku z zapisem wersji, tolerancja spóźnienia, formularz wjazdu nieawizowanego |
| Szablon w Excelu | kalendarz awizacji z blokadą zajętego terminu oraz ze statusami wizyty i historią zmian |
| Instrukcja dla kierowcy | kiosk w pięciu wersjach językowych oraz wiadomości z numerem rampy w języku kierowcy |
| Zapytanie ofertowe | analiza przedwdrożeniowa i specyfikacja konfiguracji zatwierdzana przez klienta |
Formularz awizacji w kroku 4 kreatora
Krok 4 pokazuje pola, które wzór papierowy powtarza: rodzaj awizacji, rodzaj transportu, numer zamówienia, asortyment, liczbę palet i wybór dnia z mini-kalendarza.
Mechanizmy opisują strony o oknach czasowych, statusach awizacji i kiosku samoobsługowym. Proces zakładania zgłoszenia opisuje poradnik jak założyć awizację transportu.
Typowe błędy przy wprowadzaniu dokumentów
Typowe błędy przy wprowadzaniu dokumentówDokumenty zawodzą rzadko przez treść, a często przez sposób wprowadzenia. Cztery błędy powtarzają się najczęściej.
| Błąd | Skutek | Jak go uniknąć |
|---|---|---|
| Regulamin z liczbami wziętymi z przykładu | tolerancja i wyprzedzenie nie pasują do rytmu dostaw, więc kierowcy je łamią | ustalić wartości na podstawie danych o rzeczywistych spóźnieniach |
| Instrukcja tylko po polsku | kierowcy zagraniczni nie znają zasad i zgłaszają się bez awizacji | przygotować wersje językowe z tym samym układem wierszy |
| Kilka kopii arkusza | różne wersje harmonogramu i kolizje przy bramie | jedna kopia robocza i archiwizacja po zakończeniu okresu |
| Zapytanie ofertowe bez weryfikacji | deklaracje dostawców nie zgadzają się z produktem po wdrożeniu | sprawdzić odpowiedzi na demonstracji i w pilotażu |
Kolejność wprowadzania dokumentów
Kolejność wprowadzania dokumentówZwykle najpierw powstaje regulamin, bo ustala reguły, które wszystkie pozostałe dokumenty powtarzają. Potem formularz i instrukcja dla kierowcy, które przenoszą te reguły do codziennej pracy, a na końcu harmonogram, który z nich korzysta. Jeśli równolegle trwa wybór systemu, zapytanie ofertowe przygotowuje się przed regulaminem, bo wynik zapytania wpływa na to, które zasady da się wymusić technicznie. Etapy uruchomienia opisuje strona o wdrożeniu systemu awizacji.
Jak sprawdzić, czy dokumenty działają
Jak sprawdzić, czy dokumenty działająDokument, który nie zmienia liczb, jest tylko kartką. Każdemu wzorowi odpowiada wskaźnik, który po kilku tygodniach pokaże, czy zasady są stosowane.
| Wzór | Co zmierzyć po wprowadzeniu | Gdzie to zobaczyć w systemie |
|---|---|---|
| Regulamin dostaw | odsetek awizacji bez przyjazdu w oknie i udział wjazdów nieawizowanych | zestawienia punktualności i wskaźniki KPI |
| Formularz awizacji | liczba poprawek danych po zapisaniu zgłoszenia, na przykład liczby palet | historia zmian awizacji z autorem i godziną |
| Szablon w Excelu lub kalendarz | liczba kolizji okien i czas oczekiwania pod bramą | statusy 20 i 40 oraz obłożenie ramp |
| Instrukcja dla kierowcy | udział pojazdów bez awizacji w kolejnych tygodniach | wskaźnik wjazdów nieawizowanych w KPI |
Definicje wskaźników zawiera strona o KPI systemu awizacji, a zestawienia punktualności opisuje artykuł o raportach w programie awizacyjnym. Bez systemu te same liczby można zbierać w arkuszu, choć wymaga to ręcznego wpisywania godzin.
Zasady korzystania z wzorów
Zasady korzystania z wzorówWzory są punktem wyjścia i wymagają dopasowania. Cztery zasady ograniczają ryzyko błędów.
- Nawiasy kwadratowe - każda wartość w [ ] to miejsce na dane obiektu; przykładowe liczby (tolerancja, wyprzedzenie) nie są rekomendacją.
- Przegląd prawny - regulamin i zapisy o karach umownych powinien przejrzeć prawnik, a zasady BHP - służba BHP obiektu.
- Numer wersji - każdy dokument ma numer i datę, a po zmianie trzeba wymienić wydruk i wersję w systemie.
- Dane fikcyjne - przykłady w plikach i na stronach są wymyślone; przed użyciem należy je usunąć.
Wzorów nie zastępują doradztwa prawnego ani analizy przedwdrożeniowej. Zakres danych osobowych w formularzach i regulaminie opisuje artykuł o awizacji dostaw a RODO, a ogólne pojęcia - strona o tym, czym jest awizacja.