Awizacja dostawy zapisuje przewoźnika z pojazdem oraz towar z terminem rozładunku. W portalu Studio VSS.net wymagane są dwa pola: rodzaj awizacji i rodzaj transportu. Numer zamówienia jest opcjonalny, a lokalizację dostawy system uzupełnia z wcześniejszych kroków kreatora.
Magazyn potrzebuje od awizacji dwóch informacji: ile czasu zajmie rozładunek i przy której rampie ma on przebiec. Wzór poniżej ułożono według pól portalu awizacyjnego Studio VSS.net. Można go wydrukować albo pobrać jako plik DOCX.
Frazy „awizacja dostawy wzór” i „awizacja kierowcy wzór” opisują dwa dokumenty. Pierwszy dotyczy towaru i terminu, drugi osoby i pojazdu. W praktyce trafiają na jedną kartkę, dlatego strona omawia je razem, a ogólne wyjaśnienie pojęcia znajduje się w artykule co to jest awizacja.
Dane do awizacji - pola formularza dostawy
Dane do awizacji - pola formularza dostawyPełna lista pól wynika z formularza, który dostawca wypełnia w portalu. Układ papierowy powinien zachować tę samą kolejność, bo wtedy dane z kartki można przepisać do systemu bez przestawiania.
| Pole | Co wpisać | Do czego służy magazynowi |
|---|---|---|
| Rodzaj awizacji | Wartość z listy ustalonej dla obiektu | Wskazuje, jaką obsługę przy rampie zaplanować |
| Rodzaj transportu | Typ ładunku lub pojazdu z listy obiektu | Kieruje rezerwację do kalendarza właściwego dla tego rodzaju transportu |
| Numer zamówienia | Numer z systemu ERP (w portalu pole Nr zamówienia SAP) | Łączy dostawę z dokumentem przyjęcia, pole opcjonalne |
| Asortyment | Grupa lub nazwa towaru z listy | Opisuje ładunek dla magazynu i ochrony |
| Liczba palet | Liczba pełnych palet w dostawie | Podstawa wyliczenia czasu obsługi, a więc długości okna |
| Rodzaj palet i piętrowanie | Typ nośnika, zaznaczenie palet piętrowalnych | Informacja dla obsługi rampy o sposobie rozładunku |
| Agencja celna | Zaznaczenie, gdy ładunek wymaga odprawy | Dodaje do ścieżki obsługi etap odprawy celnej |
| Dzień i okno czasowe | Data oraz godzina z siatki wolnych terminów | Rezerwuje rampę na czas rozładunku |
| Przewoźnik | Firma z kartoteki przewoźników | Wskazuje, do kogo trafiają powiadomienia o zmianach |
| Numer auta i naczepy | Numery rejestracyjne | Pozwalają dopasować pojazd do awizacji na bramie |
| Numer kontenera | Numer identyfikacyjny przy przewozach kontenerowych | Identyfikuje jednostkę, którą wiezie pojazd |
| Kierowca | Imię i nazwisko, telefon, numer dokumentu tożsamości | Dane do przepustki i do wiadomości SMS o terminie |
| Uwagi i załączniki | Tekst oraz plik, na przykład dokument dostawy | Dodatkowe informacje dla działu logistyki |
W portalu pola Rodzaj awizacji i Rodzaj transportu są wymagane, a Nr zamówienia jest opcjonalny. Ten sam podział warto przyjąć w formularzu papierowym.
Formularz awizacji w kroku 4 kreatora
Krok 4 pokazuje pola, które wzór papierowy powtarza: rodzaj awizacji, rodzaj transportu, numer zamówienia, asortyment, liczbę palet i wybór dnia z mini-kalendarza.
Wzór formularza awizacji dostawy do wydruku
Wzór formularza awizacji dostawy do wydrukuWzór ma pięć sekcji i mieści się na jednej stronie A4. Plik DOCX zawiera te same pola w formie tabeli, którą można dostosować do własnego obiektu.
| Sekcja formularza | Pola do wypełnienia |
|---|---|
| 1. Termin | Data dostawy: ____ . ____ . ______ Okno czasowe od ____ : ____ do ____ : ____ Obiekt oraz brama wjazdowa: ______________________ |
| 2. Dostawa | Rodzaj awizacji: ______________ Rodzaj transportu: ______________ Numer zamówienia: ______________ Asortyment: ______________ Liczba palet: ______ Rodzaj palet: ______ Palety piętrowalne: tak / nie |
| 3. Przewoźnik i pojazd | Przewoźnik: ______________________ Numer rejestracyjny auta: ____________ naczepy: ____________ Numer kontenera (jeśli dotyczy): ______________ |
| 4. Kierowca | Imię i nazwisko: ______________________ Telefon: ______________ Język komunikacji: ______ Numer dokumentu tożsamości: ______________ |
| 5. Uwagi | Agencja celna: tak / nie Uwagi i załączone dokumenty: ______________________ |
Plik ma charakter wzoru. Jeśli obiekt stosuje własne rodzaje transportu albo dodatkowe dokumenty, pola trzeba uzupełnić o wartości z lokalnych słowników.
Awizacja kierowcy - wzór zgłoszenia
Awizacja kierowcy - wzór zgłoszeniaAwizacja kierowcy dotyczy osoby, która przyjedzie z ładunkiem. Dane z tej części służą ochronie do wystawienia przepustki i działowi logistyki do wysłania wiadomości o terminie.
- Dane osobowe - imię i nazwisko oraz numer dokumentu tożsamości, potrzebne do przepustki.
- Telefon - numer, na który system wysyła SMS o terminie i jego zmianach.
- Język komunikacji - język wiadomości; kiosk przy bramie działa w pięciu wersjach językowych.
- Pojazd - numer rejestracyjny auta i naczepy, taki sam jak w awizacji dostawy.
Gdy awizację zgłasza spedytor, a nie sam kierowca, wystarczy wiadomość e-mail do działu logistyki. Poniższy wzór zawiera komplet danych w jednym akapicie.
Temat: Awizacja dostawy 12.11.2026, okno 06:00 - 06:30.
Dzień dobry, zgłaszam rozładunek 24 palet EUR do zamówienia ZK/0123/2026. Przewoźnik: Trans-Przykład Sp. z o.o., ciągnik WX 12345, naczepa WX 6789A. Kierowca: Jan Kowalski, tel. +48 600 000 000, język polski. Proszę o potwierdzenie terminu.
Dane są przykładowe.
Osobny opis procesu z perspektywy kierowcy zawiera strona awizacja kierowcy, a firmy transportowe zarządzają dostępem swoich ludzi w portalu przewoźnika.
Przykład wypełnionej awizacji i czas obsługi
Przykład wypełnionej awizacji i czas obsługiPrzykład pokazuje dostawę 24 palet w jednym oknie czasowym. Dane są fikcyjne.
| Pole | Przykładowa wartość |
|---|---|
| Dzień i okno czasowe | 12.11.2026, 06:00 - 06:30 |
| Rodzaj transportu | Naczepa kryta |
| Numer zamówienia | ZK/0123/2026 |
| Asortyment i liczba palet | Artykuły spożywcze suche, 24 palety EUR |
| Przewoźnik | Trans-Przykład Sp. z o.o. |
| Pojazd | Ciągnik WX 12345, naczepa WX 6789A |
| Kierowca | Jan Kowalski, tel. +48 600 000 000, język polski |
System wylicza czas obsługi z liczby palet w dostawie. Zaniżenie tej liczby w formularzu skraca okno poniżej rzeczywistej potrzeby, więc kolejna rezerwacja zaczyna się, zanim poprzedni pojazd opuści rampę. Dlatego liczba palet należy do pól, które warto sprawdzać przy każdej awizacji. Zasady rezerwacji terminów opisuje strona o oknach czasowych.
Błędy w formularzach papierowych i wiadomościach e-mail
Błędy w formularzach papierowych i wiadomościach e-mailWiększość problemów przy rampie zaczyna się w danych zgłoszenia. Cztery błędy powtarzają się najczęściej i każdy ma przewidywalny skutek.
| Błąd w formularzu | Skutek przy rampie | Zachowanie systemu |
|---|---|---|
| Brak numeru naczepy | Ochrona nie dopasuje pojazdu do awizacji | Numer z tablicy jest zestawiany z awizacją, a brak dopasowania zgłaszany |
| Zaniżona liczba palet | Okno jest za krótkie, a rampa zajęta dłużej niż w planie | Czas liczy się z liczby palet, a liczbę można poprawić w edycji awizacji |
| Nieaktualny telefon kierowcy | Magazyn nie dodzwoni się po zmianie terminu | SMS i e-mail o zmianie terminu trafiają bezpośrednio do kierowcy |
| Literówka w numerze zamówienia | Dostawa nie łączy się z dokumentem przyjęcia | Przy integracji z ERP awizacja łączy się z zamówieniem automatycznie |
Od formularza do portalu przewoźnika
Od formularza do portalu przewoźnikaFormularz papierowy nie sprawdza, czy wybrane okno jest wolne. Dwie osoby mogą zarezerwować ten sam termin, a konflikt wychodzi dopiero przy bramie. W portalu siatka okien pokazuje zajęte sloty, a zapisanie awizacji wysyła do dostawcy wiadomość e-mail z jej numerem.
Zapis awizacji w kroku 6 kreatora
Ostatni krok zawiera dane transportu, pole uwag i możliwość dodania załącznika. Przycisk Zapisz dodaje awizację do kalendarza, a przycisk Anuluj przerywa proces bez zapisu.
Po zapisaniu dane kierowcy i liczbę palet można poprawić w edycji, bez anulowania awizacji i zakładania jej od nowa. Pełną ścieżkę z dokumentami celnymi opisuje poradnik jak założyć awizację transportu, a porównanie z telefonem i pocztą znajduje się w artykule o elektronicznej awizacji dostaw.
Transport, który zgłosi się bez rezerwacji, ochrona rejestruje w osobnym formularzu wjazdu nieawizowanego. Dalszy przebieg obsługi pokazują statusy awizacji.
Dane osobowe kierowcy w formularzu
Dane osobowe kierowcy w formularzuTelefon i numer dokumentu tożsamości są danymi osobowymi. W formularzu papierowym krążą w wiadomościach e-mail i segregatorach, a ich usunięcie po określonym czasie zależy od dyscypliny pracowników. Zasada minimalizacji danych wynika z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia (UE) 2016/679.
- Zakres danych - tylko pola potrzebne do przepustki i do powiadomienia o terminie.
- Dostęp - widoczność danych wynika z jednej z sześciu ról, od działu logistyki po kierowcę.
Podstawę prawną, okresy przechowywania i anonimizację omawia artykuł awizacja dostaw a RODO, a zakres uprawnień poszczególnych ról strona o rolach programowych.