Instrukcja dla kierowcy to jednostronicowy skrót zasad obiektu: awizacja, brama, regulamin BHP, oczekiwanie, ruch na placu, rampa i wyjazd. Wzór DOCX ma układ dwujęzyczny, a numer wiersza jest taki sam w każdym języku, więc kolejne wersje powstają bez zmiany układu.
Regulamin dostaw jest dokumentem dla przewoźnika, a instrukcja dla kierowcy - dokumentem dla człowieka za kierownicą. Kierowca zagraniczny rzadko czyta kilkustronicowy regulamin, ale przeczyta osiem zdań, jeśli są w jego języku i leżą przy bramie.
Wzór ma osiem punktów w układzie polsko-angielskim, a dane obiektu wpisuje się w nawiasach kwadratowych. Poniżej opisujemy, co powinna zawierać instrukcja, jak ją dostarczyć kierowcy i czego nie zastępuje. Reguły dla przewoźnika zawiera wzór regulaminu dostaw i awizacji.
Pobierz wzór instrukcji w formacie DOCX (PL i EN)
Co musi zawierać instrukcja dla kierowcy
Co musi zawierać instrukcja dla kierowcyInstrukcja odpowiada na pytania, które kierowca zadaje sobie po kolei od bramy do wyjazdu. Tabela łączy osiem wierszy wzoru z decyzją, którą musi podjąć obiekt, i z tym, co z danego punktu system potrafi zapisać lub przekazać.
| Wiersz | Temat | Co ustalić dla obiektu | Wsparcie w systemie |
|---|---|---|---|
| 1 | Awizacja | czy wjazd bez awizacji jest możliwy | formularz wjazdu nieawizowanego oraz kolejka z decyzją dyspozytora |
| 2 | Okno i spóźnienie | tolerancja i numer dyspozytora | zgłoszenie opóźnienia, przesunięcie na wolny termin |
| 3 | Brama | sposób odprawy | kod QR lub numer awizacji w kiosku |
| 4 | Regulamin BHP | treść i wersje językowe | potwierdzenie w kiosku z zapisem wersji |
| 5 | Oczekiwanie | gdzie pojazd stoi do wezwania | strefa buforowa i przywołanie SMS-em |
| 6 | Ruch na terenie | prędkość i oznakowanie | brak - zasada organizacyjna |
| 7 | Rampa i hala | gdzie przebywa kierowca | numer rampy w kiosku lub wiadomości |
| 8 | Wyjazd | dokumenty i zgłoszenie wyjazdu | status wyjazdu zapisany przez ochronę |
Sam proces zgłoszenia i odprawy opisuje strona o awizacji kierowcy, a dostawy bez rezerwacji - strona o dostawach nieawizowanych. Zasady zachowania po spóźnieniu zawiera artykuł o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców.
Jak dostarczyć instrukcję kierowcy
Jak dostarczyć instrukcję kierowcyPapier przy portierni dociera tylko do tych, którzy zdążą go przeczytać. Cztery kanały uzupełniają się, bo każdy trafia do kierowcy w innym momencie.
- Wydruk przy bramie - jedna strona A4 w języku polskim i angielskim, widoczna z kabiny.
- Kiosk samoobsługowy - potwierdzenie regulaminu BHP z zapisem wersji, w pięciu wersjach językowych.
- Wiadomość do kierowcy - numer rampy i zasady BHP w jego języku.
- Portal przewoźnika - przewoźnik przekazuje instrukcję kierowcom przed wyjazdem, razem z numerem awizacji.
Przepustka jednorazowa przy bramie - wydruk z kodem QR VSS.net
Ekran Przepustka w module Brama i ochrona systemu Studio VSS.net generuje dokument przepustki jednorazowej gotowy do wydruku lub przekazania kierowcy w formie elektronicznej. Przepustka zawiera termin ważności, dane pojazdu i kierowcy, numer awizacji oraz kod QR do kontroli na terenie obiektu.
Kiosk opisuje strona o kiosku samoobsługowym, a mechanizm potwierdzenia regulaminu - strona o BHP na placu logistycznym. Języki powiadomień omawia artykuł o wielojęzycznej komunikacji z kierowcami.
Jak ułożyć osiem zasad
Jak ułożyć osiem zasadInstrukcję czyta się na stojąco, najczęściej w obcym języku i w pośpiechu. Cztery reguły redakcyjne sprawiają, że każdy punkt da się zrozumieć za pierwszym razem.
- Jedno zdanie, jedna czynność - czasownik w trybie rozkazującym, bez zdań złożonych.
- Liczby i numery wprost - prędkość i numer telefonu dyspozytora zamiast określeń ogólnych.
- Słowa z oznakowania - nazwy stref i bram jak na tablicach w obiekcie, bez skrótów lokalnych.
- Test obcego kierowcy - osoba z zewnątrz czyta punkt i mówi, co ma zrobić, zanim ktokolwiek jej to wyjaśni.
Kto odpowiada za treść i aktualizację
Kto odpowiada za treść i aktualizacjęInstrukcja łączy zasady z kilku działów, więc bez właściciela szybko się rozjeżdża z regulaminem. Tabela przypisuje każdy element do roli, która zatwierdza jego zmianę.
| Element | Właściciel | Kiedy aktualizować |
|---|---|---|
| Zasady ruchu i BHP | służba BHP obiektu | po każdej zmianie regulaminu BHP |
| Awizacja i spóźnienia | dział logistyki | po zmianie tolerancji lub zasad przyjęć |
| Numery telefonów | dyspozytornia i ochrona | po zmianie obsady lub numerów |
| Wersje językowe | dział logistyki z tłumaczem | razem z wersją polską, tego samego dnia |
Zmianę zasad w jednym miejscu trzeba przenieść na wydruk przy bramie i do regulaminu w kiosku, a treść wiadomości do kierowcy sprawdzić przy okazji. Zapis akceptacji w kiosku pozwala potem wykazać, którą wersję kierowca poznał.
Języki i wersje instrukcji
Języki i wersje instrukcjiWzór zapisuje te same osiem zasad w dwóch kolumnach, a kolejne języki dodaje się jako następne kolumny lub osobne strony o tym samym układzie. Numer wiersza jest identyczny w każdej wersji, więc ochrona wskazuje kierowcy konkretny punkt bez znajomości języka. Każda wersja dokumentu ma numer i datę, a po zmianie zasad w obiekcie trzeba wymienić wydruk i wersję w kiosku jednocześnie.
Zacznij od dwóch języków, w których przyjeżdża najwięcej kierowców. Ich listę podpowiada historia wizyt: numery rejestracyjne pojazdów wskazują kraje, z których pochodzą przewoźnicy, a język komunikacji zapisany w awizacji pokazuje, w jakim języku kierowca chce otrzymywać wiadomości.
Przykład wypełnionych wierszy pokazuje, jak podstawić dane obiektu. Dane są fikcyjne.
| Wiersz | Polski | English |
|---|---|---|
| 2 | Przyjedź w oknie 06:00 - 06:30. Spóźnienie zgłoś w aplikacji lub dyspozytorowi: [telefon]. | Arrive within the 06:00 - 06:30 window. Report any delay in the app or to the dispatcher: [phone]. |
| 3 | Przy bramie zeskanuj kod QR lub wpisz numer awizacji w kiosku. | At the gate, scan the QR code or enter the appointment number at the kiosk. |
| 5 | Do wezwania czekaj na parkingu P2. Nie blokuj przejazdu. | Wait in parking area P2 until called. Do not block the road. |
| 8 | Po rozładunku odbierz dokumenty i zgłoś wyjazd ochronie. | After unloading, collect your documents and report your departure to security. |
Czego instrukcja nie zastępuje
Czego instrukcja nie zastępujeInstrukcja jest skrótem, a nie źródłem obowiązków. Dwa dokumenty pozostają nadrzędne wobec niej.
- Regulamin BHP obiektu - jego treść zatwierdza służba BHP, a kiosk tylko dokumentuje zapoznanie się z nim.
- Regulamin dostaw i umowa z przewoźnikiem - tam określa się skutki spóźnień i zasady odpowiedzialności.
Pozostałe wzory dokumentów, od formularza zgłoszenia po zapytanie ofertowe, zbiera strona wzory dokumentów awizacji.