Opóźnienie zgłoszone z wyprzedzeniem dyspozytor przesuwa na najbliższy wolny slot. Gdy kierowca nie zgłosi opóźnienia, po przekroczeniu tolerancji rezerwacja jest oznaczana jako niezrealizowana w terminie, a anulowana awizacja zwalnia okno do puli.
Okno czasowe ma sens tylko wtedy, gdy pojazd je wykorzystuje. Spóźniony kierowca zabiera czas następnemu, a kierowca, który w ogóle nie przyjedzie, zostawia pustą rampę. System nie usunie przyczyn, ale ustala, co dzieje się z rezerwacją.
Poniższe zasady wynikają z mechanizmów kalendarza i statusów. Ogólne reguły rezerwacji opisuje artykuł o oknach czasowych w logistyce magazynowej, a sekwencję etapów obsługi artykuł o statusach awizacji.
Rodzaje odchyleń od terminu
Rodzaje odchyleń od terminuOdchylenia różnią się tym, kto dowiaduje się o nich pierwszy. Od tego zależy, czy dyspozytor zdąży przesunąć rezerwację, zanim pojazd stanie pod bramą.
| Sytuacja | Kto wie pierwszy | Reakcja systemu |
|---|---|---|
| Opóźnienie zgłoszone z wyprzedzeniem | Kierowca lub przewoźnik | Dyspozytor przesuwa awizację na najbliższy wolny slot, a kierowca dostaje powiadomienie |
| Opóźnienie niezgłoszone | Magazyn, po początku okna | Po przekroczeniu tolerancji rezerwacja jest oznaczona jako niezrealizowana w terminie |
| Pauza kierowcy | Kierowca w kiosku lub aplikacji | Informacja trafia do dyspozytora, który przesuwa okna na bieżąco |
| Nieprzyjazd | Dyspozytor | Awizacja zostaje anulowana, a okno wraca do puli wolnych terminów |
Najtrudniejsze jest opóźnienie niezgłoszone, bo informacja dociera do magazynu dopiero po początku okna. Zasady powinny więc zachęcać przewoźników do zgłaszania opóźnienia w portalu, a kierowców do skorzystania z kiosku przy bramie.
Zgłoszenie opóźnienia i przesunięcie okna
Zgłoszenie opóźnienia i przesunięcie oknaZmiana terminu wykonana przez dostawcę jest widoczna w magazynie natychmiast po zapisaniu. Jeśli zmiana narusza limit obciążenia rampy, system proponuje najbliższą wolną godzinę zamiast odrzucić zgłoszenie. Każda zmiana zapisuje się w historii awizacji z danymi osoby, która ją wprowadziła.
Tygodniowy kalendarz awizacji
Bloki awizacji w widoku tygodnia można przeciągać na inny termin. Dyspozytor widzi wolne sloty obok zajętych, więc wskazuje nowe okno bez telefonu do magazynu.
Edycja awizacji po zapisaniu
Dostawca poprawia numer auta, dane kierowcy i język komunikacji w zakładce Dane ewidencyjne, bez anulowania całej awizacji.
Pola zgłoszenia opisuje strona o awizacji kierowcy.
Przykład przeplanowania w kalendarzu
Przykład przeplanowania w kalendarzuPrzebieg ma dane fikcyjne i pokazuje kolejność zdarzeń od zgłoszenia opóźnienia do odprawy.
| Godzina | Zdarzenie | Zapis w systemie |
|---|---|---|
| 05:20 | Kierowca zgłasza 40 minut opóźnienia dla okna 06:00 - 06:30 | Zgłoszenie z godziną i autorem |
| 05:25 | Dyspozytor przesuwa awizację na wolny slot 07:00 - 07:30 | Zmiana terminu w historii awizacji |
| 05:26 | Kierowca i przewoźnik dostają SMS z nowym terminem | Powiadomienie w języku kierowcy |
| 06:00 | Rampa obsługuje następną awizację zgodnie z planem | Statusy START i STOP |
| 07:05 | Pojazd zgłasza się w kiosku, system znajduje przesuniętą awizację | Status 20, potwierdzenie przybycia |
Przesunięcie działa tylko wtedy, gdy nowy slot jest wolny i mieści się w limicie obciążenia rampy. Gdy go brak, system proponuje najbliższą wolną godzinę, więc dyspozytor nie musi przeglądać kalendarza ręcznie.
Tolerancja i status niezrealizowana w terminie
Tolerancja i status niezrealizowana w terminieJeżeli kierowca nie zgłosi opóźnienia, po przekroczeniu ustalonej tolerancji rezerwacja zostaje oznaczona jako niezrealizowana w terminie. Oznaczenie nie kasuje awizacji. Dyspozytor decyduje, czy przesunąć ją na kolejny slot, czy anulować.
Długość tolerancji ustala się dla obiektu. Zbyt krótka powoduje oznaczanie awizacji kierowców, którzy stoją w kolejce przed bramą, a zbyt długa blokuje rampę dla kolejnych dostaw.
Anulowanie awizacji i zwolnienie okna
Anulowanie awizacji i zwolnienie oknaAwizację odwołaną przed realizacją oznacza status 99X. Okno czasowe wraca wtedy do puli i inny dostawca może je zarezerwować. Status może ustawić przewoźnik lub dział logistyki.
| Kod | Status | Kto ustawia |
|---|---|---|
| 10 | Oczekuje na realizację: termin i rampa zatwierdzone, awizacja wiążąca dla obu stron | Dział logistyki |
| 20 | Brama - potwierdzenie przybycia: pojazd zgłosił się pod bramą | Ochrona lub urządzenia przy bramie (kiosk, kamera LPR) |
| 99X | Awizacja anulowana: zgłoszenie odwołane przed realizacją, okno wraca do puli | Przewoźnik lub dział logistyki |
Pojazd, który przyjedzie mimo anulowania, przechodzi procedurę z artykułu o dostawach nieawizowanych.
Czas pracy kierowcy i pauzy
Czas pracy kierowcy i pauzyCzęść opóźnień wynika z czasu pracy kierowcy. Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 ogranicza czas prowadzenia pojazdu i wymusza przerwy, więc kierowca, który zbliża się do limitu, nie dojedzie w oknie, nawet jeśli wyjechał zgodnie z planem.
Kierowca może zgłosić pauzę w aplikacji mobilnej albo w kiosku samoobsługowym. Informacja trafia do dyspozytora, który w czasie rzeczywistym widzi status pojazdu i przesuwa okna czasowe tak, aby rampa nie stała pusta. Funkcje opisuje strona o programie awizacyjnym, a urządzenie strona o kiosku samoobsługowym.
Powiadomienia w języku kierowcy
Powiadomienia w języku kierowcyWiadomość o zmianie terminu trafia do kierowcy w wybranym przez niego języku, na przykład po niemiecku albo rumuńsku. Język komunikacji jest polem awizacji, które można poprawić w edycji, a kiosk przy bramie działa w pięciu wersjach językowych.
Przy kierowcach zagranicznych język decyduje o tym, czy powiadomienie zostanie zrozumiane przed przyjazdem. Zasady opisuje artykuł o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami i kierowcami.
Punktualność w raportach i rozmowach z przewoźnikiem
Punktualność w raportach i rozmowach z przewoźnikiemDane o zmianach terminów i oznaczeniach awizacji zasilają zestawienia punktualności.
- Punktualność - odsetek awizacji zrealizowanych w oknie, liczony dla przewoźnika i okresu rozliczeniowego.
- Historia zmian - każda zmiana terminu ma datę i osobę, więc spór o odpowiedzialność rozstrzygają dane.
Wskaźniki opisuje artykuł o KPI systemu awizacji, a umowy z przewoźnikami artykuł o budowaniu SLA.
Decyzje do podjęcia przy wdrożeniu
Zasady przeplanowania zależą od organizacji obiektu, dlatego przed uruchomieniem warto rozstrzygnąć cztery kwestie.
- Tolerancja - ile minut po początku okna rezerwacja pozostaje ważna.
- Uprawnienia - czy termin zmienia dostawca samodzielnie, czy tylko dyspozytor.
- Powiadomienia - w jakich zdarzeniach i w jakim języku system wysyła SMS oraz e-mail.
- Raportowanie - jaki poziom punktualności uruchamia rozmowę z przewoźnikiem.
Odpowiedzi trafiają do specyfikacji konfiguracji, którą przygotowuje analiza przedwdrożeniowa. Koszt prac zawiera cennik systemu awizacji.