BHP kierowców na placu logistycznym

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Papierowy regulamin przy portierni bywa podpisywany w pośpiechu albo wcale, a po miesiącu nikt nie wie, którą wersję kierowca poznał. Kiosk przy bramie zamienia ten obowiązek w krok odprawy, którego nie da się pominąć.

Strona opisuje, jak działa potwierdzenie regulaminu, co zapisuje system i jak dane trafiają do raportów oraz punktacji przewoźników. Samo urządzenie opisuje strona o kiosku samoobsługowym.

Regulamin BHP w kiosku przy bramie

Kierowca zgłasza przyjazd w kiosku, wpisując numer telefonu, numer auta albo skanując kod QR z przepustki. Przy pierwszym wjeździe na teren obiektu kiosk wyświetla regulamin i wymaga potwierdzenia.

• Moment - regulamin pojawia się przy pierwszym wjeździe kierowcy na teren obiektu.
• Blokada - bez potwierdzenia odprawa nie przechodzi do kolejnego kroku, a przepustka nie powstaje.
• Treść - regulaminy i oświadczenia konfiguruje się osobno dla każdego obiektu.
• Mapka - po odprawie kiosk pokazuje trasę do wskazanej rampy.

Studio VSS.net

Kiosk samoobsługowy przy bramie wjazdowej

Ekran kiosku ma pole na numer telefonu, numer auta albo kod QR przepustki i przełącznik języka. Od tego ekranu zaczyna się odprawa, w której kierowca potwierdza regulamin.

Zapis akceptacji jako dowód

Potwierdzenie regulaminu zostaje w systemie jako zapis, a nie jako podpis na kartce. Zapis powstaje przy każdej akceptacji i nie zależy od pamięci pracownika ochrony.

Zapis wskazuje wersję dokumentu, więc po zmianie regulaminu da się odróżnić akceptacje starej i nowej treści.

Zapis wykazuje spełnienie obowiązku podczas kontroli lub audytu wewnętrznego. Pełny rejestr zdarzeń każdej wizyty opisuje strona o ewidencji wizyt.

Przykład wpisu w raporcie BHP

Przykład pokazuje, jak wygląda zapis akceptacji w zestawieniu. Dane są fikcyjne.

Audytor wybiera dowolny wjazd i sprawdza, czy kierowca potwierdził aktualną wersję przed odprawą. Brak wpisu przy zarejestrowanym wjeździe wymaga sprawdzenia, w jaki sposób odprawiono pojazd, na przykład czy odbyło się to poza kioskiem.

Instrukcje i oświadczenia w języku kierowcy

Kiosk działa w pięciu wersjach językowych, więc kierowca zagraniczny czyta regulamin w swoim języku. Ten sam ekran zbiera klauzulę informacyjną RODO oraz oświadczenia dodatkowe, na przykład deklarację trzeźwości. Treść każdego z dokumentów konfiguruje się dla obiektu.

Niejasne instrukcje bezpieczeństwa zwiększają ryzyko wypadków na placu, dlatego instrukcje dotyczące zasad BHP i numer rampy przekazuje się też w wiadomościach do kierowcy. Zasady opisuje artykuł o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami i kierowcami.

Przygotowanie treści regulaminu do kiosku

System dostarcza mechanizm potwierdzenia, a nie zawartość merytoryczną, dlatego treść zatwierdza specjalista do spraw BHP obiektu. Przed uruchomieniem kiosku trzeba przygotować cztery elementy.

• Wersje językowe - tłumaczenia regulaminu na języki, w których kiosk obsługuje kierowców.
• Oświadczenia dodatkowe - lista deklaracji wymaganych w obiekcie, na przykład o trzeźwości.
• Klauzula RODO - treść informacji o przetwarzaniu danych kierowcy.
• Wersjonowanie - numeracja zmian regulaminu, aby zapis wskazywał, którą treść poznał kierowca.

Treści konfiguruje się osobno dla każdego obiektu, więc zakład z kilkoma lokalizacjami może stosować różne regulaminy.

Transporty ADR i ważenie przy bramie

Dla chemii i transportu ADR w awizacji występują wymagane pola ADR, a pojazd jest ważony na wjeździe i wyjeździe. W przykładowej konfiguracji okien dla transportu ADR lub cysterny przewidziano 90-120 minut, co pokazuje artykuł o okienkach czasowych YMS.

Przy takich dostawach regulamin BHP łączy się z weryfikacją dokumentów i ważeniem pojazdu. Ważenie opisuje strona o wagach samochodowych.

Osoby pieszo i lista obecnych

Obowiązek zapoznania się z zasadami dotyczy także osób wchodzących bez pojazdu. Ochrona rejestruje je w formularzu wejścia pieszego, a lista osób obecnych pokazuje, kto przebywa na terenie podczas ewakuacji. Proces opisuje strona o awizacji gości i pracowników firm zewnętrznych.

Raport BHP i punktacja przewoźników

Rejestrowanie każdego wjazdu i wyjazdu pozwala generować raporty BHP. Dane trafiają także do punktacji kontrahentów, w której osobny wskaźnik ocenia przestrzeganie procedur BHP.

Zestawienia eksportuje się do Excela i PDF, co opisuje strona o raportach w programie awizacyjnym. Mechanizm punktacji zawiera artykuł o scoringu i rankingu kontrahentów.

Granice potwierdzenia w kiosku

Kiosk dokumentuje zapoznanie się z regulaminem obiektu. Nie zastępuje innych obowiązków, które wynikają z przepisów albo z procedur firmy.

• Szkolenia - potwierdzenie w kiosku nie zastępuje szkoleń, których przepisy lub procedury firmy wymagają od pracowników własnych i podwykonawców.
• Deklaracje - oświadczenie kierowcy, na przykład o trzeźwości, jest jego deklaracją, a nie pomiarem.

Zakres obowiązków ustala służba BHP obiektu. System zapisuje potwierdzenia i udostępnia je w raportach, ale nie ocenia, czy obiekt spełnia wymagania prawne.

Zgody RODO przy kiosku

Kiosk wyświetla klauzulę informacyjną, którą administrator danych przekazuje osobie, od której zbiera dane. Obowiązek ten wynika z art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679. Zakres danych i okresy przechowywania omawia artykuł awizacja dostaw a RODO.