Regulamin dostaw i awizacji określa, kiedy pojazd może wjechać na teren obiektu, co dzieje się przy spóźnieniu i jak traktuje się dostawę bez rezerwacji. Wzór ma dziesięć paragrafów i dziewięć parametrów do ustalenia, a każdy z nich da się sprawdzić danymi z systemu awizacji.
Umowa z przewoźnikiem rzadko opisuje, co zrobić z pojazdem, który przyjechał dwadzieścia minut po oknie. Taką sytuację rozstrzyga regulamin obiektu, dostępny dla kierowcy w chwili awizacji.
Poniżej opisujemy parametry do ustalenia przed pisaniem i układ regulaminu. Osobno omawiamy zapisy sporne: kary umowne i dane osobowe kierowców. Wzór nie jest poradą prawną: jego treść powinien przejrzeć prawnik, a paragraf o BHP - służba BHP obiektu.
Pobierz wzór regulaminu w formacie DOCX
Do czego służy regulamin dostaw
Do czego służy regulamin dostawRegulamin uzupełnia umowę, ale nie zastępuje jej. Umowa wiąże strony, a regulamin każdego, kto wjeżdża na teren, więc opisuje reguły wspólne dla wszystkich przewoźników naraz. Dzięki temu dyspozytor nie negocjuje zasad z każdym dostawcą osobno, a kierowca zna je przed przyjazdem.
| Dokument | Kogo wiąże | O czym jest |
|---|---|---|
| Umowa z przewoźnikiem | strony umowy | ceny, odpowiedzialność, ubezpieczenie, zasady rozliczeń |
| Regulamin dostaw i awizacji | każdego kontrahenta wjeżdżającego na teren | reguły awizacji, spóźnienia, dostawy bez rezerwacji, zachowanie na terenie |
| Instrukcja dla kierowcy | kierowcę | osiem zasad na jednej kartce, w języku kierowcy |
Skrócona wersja dla kierowcy to instrukcja dla kierowcy na jednej kartce, a pola samego zgłoszenia opisuje wzór awizacji dostawy i kierowcy.
Parametry do ustalenia przed pisaniem
Parametry do ustalenia przed pisaniemWiększość sporów przy bramie wynika z liczb, których nikt nie ustalił: ile minut tolerancji, do której godziny można zmienić termin, ile oczekiwania jest bezpłatne. Tabela zestawia osiem decyzji i wskazuje, co z nich system awizacji potrafi zmierzyć lub wyegzekwować.
| Parametr | Decyzja do podjęcia | Wsparcie w systemie awizacji |
|---|---|---|
| Tolerancja spóźnienia | ile minut po początku okna rezerwacja pozostaje ważna | ustalana dla obiektu; po jej upływie dyspozytor decyduje o przesunięciu lub anulowaniu awizacji |
| Wyprzedzenie zmiany i anulowania | do której godziny przed oknem dostawca zmienia termin bez skutków | każda zmiana zapisuje godzinę i autora |
| Dostawa bez awizacji | przyjmować, kolejkować czy odsyłać | formularz wjazdu nieawizowanego, strefa buforowa, decyzja dyspozytora |
| Czas bezpłatny oczekiwania | ile minut nie podlega rozliczeniu | zestawienia czasów ze statusów 20, 40, 50, 60 i 90 |
| Kary umowne | czy w ogóle i za co | system dostarcza dane; naliczenie odbywa się poza nim |
| Zasady BHP | treść, języki, oświadczenia dodatkowe | potwierdzenie w kiosku z zapisem wersji dokumentu |
| Dane osobowe kierowcy | zakres pól i okres przechowywania | klauzula informacyjna w kiosku, zakres pól zgłoszenia |
| Kto zmienia termin | dostawca samodzielnie czy tylko dyspozytor | uprawnienia ról w portalu |
Granica jest wyraźna: system zapisuje godziny i oznacza awizacje, ale polityka przyjęć należy do obiektu. Podobnie rozdziela te role strona o dostawach nieawizowanych: ochrona rejestruje, a dyspozytor decyduje.
Układ regulaminu - dziesięć paragrafów
Układ regulaminu - dziesięć paragrafówWzór w pliku DOCX ma dziesięć paragrafów i załącznik z parametrami. Tabela pokazuje treść każdego paragrafu oraz pytanie, które najczęściej wywołuje dyskusję przy uzgodnieniach.
| Paragraf | Treść | Najczęstsza wątpliwość |
|---|---|---|
| § 1 Postanowienia ogólne | zakres, definicje | czy regulamin obejmuje też odbiorców i kurierów |
| § 2 Obowiązek awizacji | kto i jak zakłada awizację | co z pojazdami zakładowymi i serwisowymi |
| § 3 Rezerwacja okna | wyprzedzenie, dane, zmiany | jak długo przed oknem można zmienić termin |
| § 4 Przyjazd i odprawa | brama, kod QR, wezwanie | gdzie pojazd czeka do wezwania |
| § 5 Spóźnienia i nieprzyjazd | tolerancja, zgłoszenie, anulowanie | co znaczy spóźnienie niezgłoszone |
| § 6 Dostawy nieawizowane | rejestracja i kolejność obsługi | przyjmować czy odsyłać |
| § 7 Zasady na terenie | prędkość, strefy, BHP | kto zatwierdza treść |
| § 8 Odpowiedzialność | kary i opłaty (opcjonalnie) | czy kary są potrzebne |
| § 9 Dane osobowe | administrator, cel, okres | podstawa prawna i okres przechowywania |
| § 10 Postanowienia końcowe | wejście w życie, zmiany | co ma pierwszeństwo: umowa czy regulamin |
Spóźnienia i dostawy bez awizacji - jak je ująć
Spóźnienia i dostawy bez awizacji - jak je ująćCztery sytuacje na bramie pokrywają prawie każdy przypadek: pojazd w oknie, przed oknem, po oknie w granicach tolerancji oraz poza tolerancją lub bez rezerwacji. Regulamin powinien dla każdej z nich wskazywać jedną osobę decydującą i jedno kryterium.
Mechanizmy po stronie systemu opisuje strona o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców: opóźnienie zgłoszone z wyprzedzeniem dyspozytor przesuwa na najbliższy wolny termin, a w razie braku zgłoszenia po upływie tolerancji dyspozytor przesuwa albo anuluje awizację. Zbyt krótka tolerancja karze kierowców stojących w kolejce przed bramą, a zbyt długa blokuje rampę dla kolejnych dostaw.
Kary umowne i czas bezpłatny - granice zapisu
Kary umowne i czas bezpłatny - granice zapisuKara umowna wymaga podstawy w umowie: art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego pozwalają zastrzec ją za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, a sąd może ją miarkować. Regulamin sam w sobie wiąże kontrahenta tylko w zakresie, w jakim umowa się do niego odwołuje, dlatego ten paragraf jest w pliku opcjonalny i opatrzony wariantami.
| Zapis | Wariant A | Wariant B |
|---|---|---|
| Kary umowne | brak kar; dane służą do oceny i rozmów z przewoźnikiem | stała kwota za nieprzyjazd bez anulowania w terminie |
| Czas bezpłatny | brak limitu, rozliczenie tylko w skrajnych przypadkach | stała liczba minut, po której liczy się opłata za rozpoczętą godzinę |
| Punkt początkowy liczenia | zgłoszenie pod bramą (status 20) | wjazd na teren (status 40) |
| Źródło danych | zestawienia z systemu awizacji z godziną i autorem | te same zestawienia z prawem wglądu dla przewoźnika |
System awizacji dostarcza dane do rozliczenia, ale nie nalicza opłat. Statusy z godziną i autorem pozwalają ustalić, który odcinek wizyty obciąża obiekt, a który przewoźnika - przykład z godzinami zawiera strona o rozliczaniu postojów przewoźników. Umowa powinna wskazywać punkt początkowy liczenia i dopuszczać korektę statusu tylko z zachowaniem autora, aby zapis pozostał wiarygodny dla obu stron.
Dane osobowe kierowcy w regulaminie
Dane osobowe kierowcy w regulaminieRegulamin powinien wskazywać administratora danych, a cel przetwarzania i okres przechowywania opisuje klauzula informacyjna. Obowiązek poinformowania osoby wynika z art. 13 rozporządzenia (UE) 2016/679, a minimalizacja danych z art. 5 ust. 1 lit. c: do przepustki i powiadomienia o terminie wystarczą dane identyfikacyjne kierowcy i jego telefon. Szczegóły opisuje artykuł o awizacji dostaw a RODO.
Wdrożenie regulaminu w systemie awizacji
Wdrożenie regulaminu w systemie awizacjiRegulamin, którego nikt nie czytał, nie chroni obiektu. Kiosk samoobsługowy zamienia potwierdzenie zasad w krok odprawy, którego nie da się pominąć: bez akceptacji przepustka nie powstaje.
Kiosk samoobsługowy przy bramie wjazdowej
Ekran kiosku ma pole na numer telefonu, numer auta albo kod QR przepustki i przełącznik języka. Od tego ekranu zaczyna się odprawa, w której kierowca potwierdza regulamin.
- Wersjonowanie - zapis akceptacji wskazuje, którą wersję dokumentu kierowca potwierdził i kiedy.
- Języki - kiosk działa w pięciu wersjach językowych, więc kierowca zagraniczny czyta regulamin we własnym języku.
- Dowód - raport BHP pokazuje, którzy kierowcy poznali aktualną treść, co pozwala wykazać spełnienie obowiązku przy audycie.
- Portal - przewoźnik widzi własne awizacje wraz z historią zmian terminów, więc zasady regulaminu da się porównać z faktami.
Mechanizm opisuje strona o BHP na placu logistycznym, a urządzenie - strona o kiosku samoobsługowym. Zasady egzekwowania awizacji u dostawców omawia artykuł jak zmusić dostawców do awizacji, a wzory pozostałych dokumentów zbiera strona wzory dokumentów awizacji.