SLA z przewoźnikiem to zapis w umowie lub regulaminie, który określa mierzalne warunki obsługi: punktualność w oknie, dopuszczalne oczekiwanie, czas rozładunku i pobyt na terenie. Studio VSS.net dostarcza dane do ich weryfikacji, bo zapisuje godzinę i autora każdego statusu wizyty, więc strony rozmawiają o zapisach z systemu, a nie o wrażeniach.
Umowa, która mówi o punktualności bez wskazania sposobu pomiaru, kończy się sporem o to, kto na kogo czekał. Zapis godziny i autora przy każdym statusie usuwa ten problem, bo warunki SLA można odnieść do kodów statusów, na przykład 20, 40, 50, 60 i 90.
Strona opisuje SLA zawierane z przewoźnikami, a nie warunki świadczenia samego systemu: dostępność i czas reakcji serwisu regulują osobne zapisy umowy z SoftwareStudio. Naliczanie opłat za postój odbywa się poza systemem awizacji, a podział odpowiedzialności omawia strona o rozliczaniu postojów przewoźników.
Definiowanie standardów obsługi i monitoring terminowości
Definiowanie standardów obsługi i monitoring terminowościDobre SLA wskazuje wprost, między którymi statusami liczy się dany czas. Studio VSS.net zapisuje przyjazd pod bramę, wjazd, początek i koniec obsługi przy rampie oraz wyjazd, a każdy zapis ma godzinę i autora. Długość okna wynika z liczby palet w dostawie, więc limit czasu rozładunku nie jest jedną liczbą dla wszystkich pojazdów; mechanizm opisują dynamiczne okna czasowe.
| Parametr SLA | Źródło w systemie | Co uzgodnić w umowie |
|---|---|---|
| Punktualność w oknie | godzina statusu 20 lub 40 względem okna z awizacji | dopuszczalne odchylenie od okna i punkt startu liczenia: przyjazd pod bramę albo wjazd |
| Oczekiwanie pod bramą | odcinek od statusu 20 do 40 | kto odpowiada, gdy pojazd przyjechał w oknie, a kto, gdy poza nim |
| Czas obsługi przy rampie | odcinek od statusu 50 do 60 | dopuszczalny czas rozładunku względem długości okna wyliczonej z liczby palet |
| Pobyt na terenie | odcinek od statusu 40 do 90 | próg, po którym zaczyna się postój |
| Kompletność awizacji | dane pojazdu i kierowcy wypełnione przed dostawą | termin uzupełnienia danych przed dniem dostawy |
| Zmiana i anulowanie | status 99X i historia zmian terminu | minimalne wyprzedzenie zgłoszenia zmiany lub anulowania |
Odchylenia od planu zestawia się ze wskaźnikami KPI systemu awizacji. Raport punktualności pokazuje przewoźników, którzy regularnie spóźniają się na swoje okna, a to jest podstawa do renegocjacji warunków współpracy. Dyskusja o jakości usług opiera się wtedy na danych, a nie na odczuciach pracowników ochrony lub magazynu.
Studio VSS.net służy jednocześnie do planowania wizyt i kontroli parametrów SLA. Wspólny kalendarz dla przewoźników i logistyków synchronizuje działania, a każda zmiana w harmonogramie jest od razu widoczna dla zainteresowanych stron. System rejestruje awizacje, prowadzi elektroniczną ewidencję wizyt, kontroluje czas i przebieg obsługi oraz koordynuje dostęp do zasobów, takich jak doki i bramy. Dostęp mają pracownicy transportu i magazynu oraz kontrahenci i przewoźnicy, a praca odbywa się online. Hosting działa w chmurze SoftwareStudio albo na serwerze klienta.
Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net
Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net z podziałem na trzy kategorie widoków. W sekcji Kalendarze ogólne dostępny jest kalendarz ogólny, a obok niego widoki rodzajów transportów i zajętości ramp. Sekcje Kalendarze wg obiektów i Kalendarze wg magazynów zawierają kafelki obiektu i magazynów demonstracyjnych z ikonami branżowymi. Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.
Kalendarze kartoteki - VSS.net
Zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny Aktywne, Kod, Nazwa kalendarza i Domyślny sposób prezentacji danych oraz flagi uprawnień do dodawania i usuwania wydarzeń oraz do edycji daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją, która definiuje dane źródłowe, sposób filtrowania, widok domyślny i uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról.
Komunikacja z kierowcą jako element SLA
Komunikacja z kierowcą jako element SLACzęstą przyczyną naruszeń SLA są błędy komunikacyjne między kierowcą a obsługą bramy. Dlatego w systemie działa wielojęzyczna komunikacja z kierowcami: instrukcje wychodzą w języku zapisanym w awizacji. Powiadomienie SMS o numerze rampy i statusie rozładunku ogranicza telefony do portierni i skraca weryfikację dokumentów na bramie, bo kierowca wie, dokąd jechać.
SLA ma sens, gdy zobowiązania są wzajemne. Poniższa tabela zestawia obowiązki obu stron i wskazuje, w którym zapisie systemu strona może znaleźć dowód ich wykonania.
| Obszar | Przewoźnik zobowiązuje się do | Obiekt zobowiązuje się do | Dowód w systemie |
|---|---|---|---|
| Dane awizacji | uzupełnienia danych pojazdu i kierowcy przed dostawą | potwierdzenia awizacji statusem 10 | pola awizacji i historia zmian |
| Termin | przybycia w zarezerwowanym oknie | udostępnienia wolnej rampy w oknie | godziny statusów od 20 do 50 |
| Obsługa | rozładunku w czasie wynikającym z okna | rozpoczęcia obsługi bez zbędnego oczekiwania | godziny statusów 50 i 60 |
| Zmiana planu | zgłoszenia zmiany lub anulowania z wyprzedzeniem | zwolnienia okna do puli | status 99X i godzina zmiany |
Dane z ERP i WMS w rozliczeniu SLA
Dane z ERP i WMS w rozliczeniu SLASystem VSS nie działa w izolacji. Zamówienia i dostawy trafiają do awizacji z ERP lub WMS przez REST API, więc numer zamówienia i liczba palet nie są przepisywane ręcznie, a spór o zgodność dostawy z awizacją można sprawdzić na tych samych danych. Statusy poszczególnych integracji opisuje artykuł o integracji systemów biznesowych. Gdy system magazynowy zna godzinę okna z zatwierdzonej awizacji, może przygotować towar do załadunku z wyprzedzeniem; ten kierunek opisuje tekst o automatyzacji procesów magazynowych.
Godziny statusów mogą pochodzić z bramy, kiosku, kamery LPR lub wagi, więc mniej zapisów zależy od ręcznego wpisu. Przewoźnik w portalu widzi własne transporty i ich statusy. System pozwala też odnotować wymianę opakowań zwrotnych jako część wizyty, co ułatwia wyjaśnianie sald paletowych, częstego powodu sporów z przewoźnikami.
Zapisy SLA w umowie i regulaminie
Zapisy SLA w umowie i regulaminieParametry SLA zapisuje się w umowie z przewoźnikiem albo w regulaminie, do którego przewoźnik przystępuje przy rejestracji w portalu. Cztery zapisy warto uzgodnić zawsze:
- Definicje odcinków czasu przez kody statusów, tak aby obie strony liczyły od tych samych zdarzeń.
- Punkt startu liczenia oraz dopuszczalne odchylenie od okna.
- Tryb reklamacji, w którym dowodem są godziny i autorzy zmian statusów z historii.
- Zasady zmiany i anulowania awizacji oraz zwalniania okna do puli.
Gotowy punkt wyjścia daje regulamin dostaw i awizacji - wzór, a sposoby egzekwowania awizacji, w tym priorytet okien dla przewoźników zgłaszających się z wyprzedzeniem, opisuje strona o tym, jak zmusić dostawców do awizacji.
Analiza odchyleń i przegląd SLA
Analiza odchyleń i przegląd SLADane historyczne o wizytach pozwalają budować zestawienia oraz raporty w programie awizacyjnym, a obłożenie ramp w kolejnych godzinach doby wskazuje, kiedy dopisać obsadę. Trend opóźnień pokazuje, czy problem leży po stronie przewoźnika, czy w planie okien. Przyczyny zewnętrzne, takie jak remonty dróg lub zatory na granicach, można uwzględnić, korygując planowane czasy dojazdu razem z przewoźnikami.
Ocenę terminowości i dokumentacji kontrahentów porządkuje moduł opisany na stronie o scoringu i rankingu kontrahentów. Przegląd SLA warto wykonywać cyklicznie, z raportem odchyleń dla każdego przewoźnika, bo wtedy zmiana okna lub warunków opiera się na danych. Podział odpowiedzialności za postój i dane do rozliczeń opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników.
KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net
Ekran KPI awizacji w systemie Studio VSS.net z raportem efektywności w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Układ harmonogramowy grupuje transporty według godzin, a każdy blok zawiera dane kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer Load Plan i asortyment. Kolor bloku wskazuje stan: czerwony oznacza opóźnienie, zielony transport zrealizowany, a różowy transport w toku. Raport można wydrukować lub zapisać jako plik PDF za pomocą paska narzędzi w górnej części ekranu.