Awizacje cykliczne i praca na wielu magazynach

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Stali dostawcy i odbiorcy jeżdżą według rytmu, który zmienia się rzadko. Powtarzanie tej samej rezerwacji ręcznie obciąża dyspozytorów i zwiększa ryzyko pomyłki przy przepisywaniu danych, dlatego reguła cykliczna zastępuje serię jednakowych zgłoszeń jednym zapisem. Druga część strony dotyczy firm z kilkoma obiektami, w których te same dane i role muszą działać w wielu lokalizacjach.

Awizacja cykliczna zastępuje serię jednakowych zgłoszeń

Dostawy surowców do produkcji, codzienne odbiory wyrobów gotowych i kursy wahadłowe między magazynami firmy odbywają się według stałych harmonogramów. Funkcja awizacji cyklicznych pozwala jednorazowo zdefiniować regułę powtarzalności dla stałego dostawcy lub przewoźnika, a system rezerwuje w kalendarzu wymagane okna czasowe na kolejne tygodnie.

Okna są zarezerwowane z wyprzedzeniem, więc stały partner ma przypisany termin, a magazyn może zabezpieczyć w grafiku dostawy zasilające produkcję. Mechanizm uzupełnia standardowy formularz zgłoszenia opisany w poradniku jak założyć awizację transportu: pojedyncze zgłoszenie wypełnia przewoźnik, a serię powtarzalnych rezerwacji generuje reguła skonfigurowana raz przez dyspozytora lub kierownika logistyki.

Przykład fikcyjny: dostawca opakowań przyjeżdża we wtorki i piątki o 7:00. Dyspozytor zapisuje regułę z tymi dniami i godziną, a system tworzy rezerwacje na kolejne tygodnie do wskazanej daty końcowej. Gdy dostawca zmieni rytm, wystarczy poprawić regułę zamiast edytować każdą rezerwację osobno.

Poniższe scenariusze są fikcyjne i pokazują, jak różne rytmy dostaw przekładają się na ustawienia reguły.

Reguły warto przeglądać okresowo. Dostawca, który zrezygnował ze współpracy, nie powinien nadal zajmować okien, a zmiana rytmu dostaw wymaga poprawienia reguły, zanim kolejne rezerwacje rozjadą się z rzeczywistością.

Okna rezerwowane przez regułę podlegają tym samym zasadom, co każda rezerwacja. Zasady przydziału opisuje strona o oknach czasowych, a podział na przyjęcia i wysyłki strona o awizacji kierowcy w Studio VSS.net.

Konfiguracja reguły: dni, częstotliwość, godzina i horyzont

Formularz reguły obejmuje cztery grupy ustawień, które pozwalają odwzorować nawet złożone harmonogramy dostaw.

• Dni tygodnia: określenie dni, w które ma powstawać rezerwacja, na przykład każdy poniedziałek i czwartek.
• Częstotliwość i interwał: powtarzanie w cyklu tygodniowym, na przykład co dwa tygodnie, albo w cyklu miesięcznym.
• Godzina lub rama czasowa: stałe przypisanie do konkretnej godziny, na przykład zawsze o 7:00, z czasem trwania wyliczonym z liczby palet.
• Horyzont cyklu: data początkowa i końcowa ważności reguły albo liczba automatycznie wygenerowanych powtórzeń.

Reguły przydziału i długości okien konfiguruje się osobno dla każdego obiektu, tak jak opisuje to strona o zarządzaniu oknami czasowymi w magazynie. Wygenerowane rezerwacje trafiają do wspólnego kalendarza awizacji dostaw razem z pojedynczymi zgłoszeniami, więc planista widzi pełne obłożenie rampy niezależnie od źródła rezerwacji.

Studio VSS.net

Widok agendy - harmonogram dnia w kalendarzu Studio VSS.net

Chronologiczna lista rezerwacji pokazuje, jak powtarzalne awizacje zajmują te same godziny w kolejnych dniach tygodnia. Kolorowy znacznik statusu przy każdym wpisie pozwala dyspozytorowi odróżnić awizacje oczekujące od potwierdzonych, bez przełączania się między widokiem dnia i tygodnia.

Praca na wielu magazynach i oddziałach

Firma z kilkoma obiektami prowadzi je w jednej instalacji systemu YMS, bez osobnego narzędzia dla każdej lokalizacji. Kalendarze można ustawić według obiektów oraz według magazynów, a każdy obiekt ma własne limity okien i własny przydział ramp.

Obiekty różnią się specyfiką, więc ta sama reguła nie pasuje do każdego z nich. Tabela pokazuje, jak typowe różnice przekładają się na ustawienia.

Kliknięcie kafelka magazynu w module Kalendarze otwiera kalendarz okien czasowych wybranego obiektu. Dostęp do poszczególnych obiektów wynika z roli użytkownika.

Studio VSS.net

Wybór magazynu w widoku kafelkowym Studio VSS.net

Ikona kafelka odpowiada profilowi obiektu, na przykład kolba oznacza magazyn chemiczny, a płatek śniegu chłodnię, co ułatwia rozpoznanie lokalizacji. Kliknięcie kafelka otwiera kalendarz okien czasowych wybranego obiektu z jego własnymi regułami przydziału ramp.

Role i uprawnienia w sieci obiektów

Przy wielu magazynach i dużej liczbie awizacji dostęp do danych musi zależeć od stanowiska. Rola określa, jakie funkcje i dane widzi użytkownik oraz jakie operacje wykonuje na awizacji. Cztery typowe role wyglądają następująco:

• Administrator lub kierownik logistyki: konfiguracja kartotek i reguł cyklicznych oraz zarządzanie raportami KPI i kontami użytkowników.
• Pracownik magazynu: podgląd planu dnia oraz zmiana statusów rozładunku z zamykaniem awizacji.
• Ochrona na bramie: kontrola wjazdów i wyjazdów oraz rejestracja przybycia i wyjazdu pojazdu.
• Spedytor lub przewoźnik zewnętrzny: tworzenie i edycja wyłącznie własnych awizacji.

Pełny podział ról i typowe scenariusze ich przydziału opisuje strona o rolach i uprawnieniach użytkowników w systemie awizacji.

Spójność danych między oddziałami

Praca na wielu obiektach nie wymaga wielokrotnego wprowadzania tych samych danych referencyjnych. W jednej instalacji profil spedycji lub dostawcy z kartoteki kontrahentów i przewoźników jest dostępny przy awizacji w każdym obiekcie, który ma do niego uprawnienia.

Wskaźniki terminowości przewoźników liczą się ze znaczników czasu statusów, a zestawienia opisuje strona o wskaźnikach KPI systemu awizacji. Ranking kontrahentów omawia strona o scoringu i rankingu kontrahentów.

Dane kontaktowe kierowców i przewoźników są danymi osobowymi. Centralizacja w jednej bazie wymaga więc ograniczenia dostępu rolą użytkownika i obiektem, do którego przypisano transport, zgodnie z zasadami rozporządzenia RODO. Obowiązki administratora opisuje strona o awizacji dostaw a RODO.

Powiadomienia i komunikaty w interfejsie

Na górnym pasku aplikacji widać ikonę dzwonka z licznikiem nieprzeczytanych powiadomień oraz ikonę koperty z wiadomościami wewnętrznymi. Obok znajduje się panel profilu zalogowanego użytkownika.

Studio VSS.net

Górny pasek aplikacji - powiadomienia i profil użytkownika

Licznik przy ikonie dzwonka pokazuje liczbę nieprzeczytanych powiadomień bez konieczności otwierania osobnego modułu. Panel profilu po prawej stronie pokazuje zalogowanego użytkownika i nazwę konta, więc od razu widać, na czyich uprawnieniach pracuje system.

Kierowcy i przewoźnicy dostają wiadomości SMS i e-mail na kolejnych etapach wizyty. Kanały i treść komunikatów opisuje strona o powiadomieniach i komunikacji.

Wdrożenie i licencjonowanie przy wielu obiektach

Studio VSS.net działa jako aplikacja webowa. Hosting zapewnia chmura SoftwareStudio albo serwer klienta, a wybór wariantu wpływa na sposób dołączania kolejnych magazynów. Parametry techniczne zawiera strona o wymaganiach technicznych systemu awizacji, a modele licencjonowania strona o licencjach oprogramowania.

Kwoty znajdują się wyłącznie na stronie ile kosztuje system awizacji. Dane przesyłane między urządzeniami a serwerem są szyfrowane protokołem TLS 1.2 lub nowszym.

Porównanie pracy bez reguł cyklicznych i z nimi

Zestawienie pokazuje różnicę w czterech obszarach codziennej pracy sieci obiektów.

Reguła cykliczna przenosi powtarzalne czynności z dyspozytora na system, a role zachowują kontrolę nad dostępem do danych. Skalę oszczędności warto oszacować przed rozbudową sieci obiektów, a służy do tego model ROI systemu awizacji z polami na liczbę magazynów i pojazdów.