Integracja systemu awizacji z SAP i SAP EWM

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Firma pracująca na SAP ma już zamówienia i księgowanie przyjęć. System YMS do awizacji dostaw i zarządzania placem dodaje zapisy, których SAP nie prowadzi: rezerwację okna czasowego, rampę, godziny wjazdu i wyjazdu oraz statusy wizyty z autorem zmiany. Integracja łączy oba zapisy, więc numer dostawy nie jest przepisywany ręcznie, a magazyn widzi, kiedy pojazd stanął pod rampą.

Strona opisuje integrację z SAP i SAP EWM, którą SoftwareStudio wykonało w projektach wdrożeniowych. Wersję SAP oraz zakres komunikatów potwierdza analiza w każdym projekcie. Studio VSS.net nie planuje tras i nie wybiera przewoźnika, a granicę między systemem awizacji a systemami magazynowymi i transportowymi wyjaśnia strona o różnicach między YMS, WMS, TMS i DMS.

Kierunek przepływu informacji między SAP i VSS.net

Wymiana danych jest dwukierunkowa. SAP zasila awizację danymi zamówienia, a VSS.net zwraca potwierdzenie okna i kolejne statusy wizyty. Pierwsza tabela pokazuje kierunki wymiany, druga - statusy, które zwykle wywołują komunikat do SAP.

Każdy status zapisuje godzinę i autora zmiany, więc SAP otrzymuje zdarzenie z faktyczną godziną. Pełną listę kodów opisuje strona o statusach w programie awizacyjnym. Przykładowy zestaw komunikatów wygląda następująco.

Studio VSS.net

Kartoteka kontrahenta - dane awizacji

Kartoteka kontrahenta przechowuje identyfikator dostawcy, który odpowiada polu LIFNR z SAP. Dzięki temu dostawa przychodząca trafia do właściwej awizacji bez ręcznego dopasowywania danych.

Połączenie z SAP i SAP EWM

W środowiskach z rozbudowanym magazynem SAP dostawę przychodzącą obsługuje SAP EWM. VSS.net współpracuje z oboma modułami, a podział zadań jest stały: dokumenty i księgowanie zostają w SAP, a wizyta pojazdu na placu jest prowadzona w awizacji.

Zapowiedź przyjęcia z SAP EWM zasila awizację listą pozycji, więc magazyn przygotowuje strefę przyjęć jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Okna czasowe na rozładunek są liczone i rezerwowane w VSS.net według reguł okien czasowych oraz limitów ramp, a potwierdzenie wraca do SAP.

SAP TM planuje transport i wybiera przewoźnika, a Studio VSS.net tych funkcji nie wykonuje. Dane zleceń transportowych z SAP TM mogą zasilać awizację w ramach projektu integracyjnego przez REST API, jednak taka integracja nie jest deklarowana jako gotowa. Dla planowania tras SoftwareStudio oferuje osobny produkt, opisany na stronie o TMS.

Studio VSS.net

Informacje o oknach czasowych w YMS

Widok pokazuje obłożenie okien czasowych i ramp. Ten zapis VSS.net odsyła do SAP po potwierdzeniu rezerwacji, a SAP EWM przekazuje do awizacji dane dostawy.

Mechanizm wymiany danych i standardy

Podstawowym kanałem integracji jest REST API. Interfejs można dopasować do polityki bezpieczeństwa działu IT klienta, a szczegóły ustala projekt integracyjny. Tabela zestawia elementy wymiany.

Zawartość wysyłki od dostawcy opisuje komunikat awizo wysyłki DESADV z standardu EDI GS1. Wymianę takich komunikatów z partnerami realizuje się jako projekt integracyjny, na zasadach opisanych na stronie o integracjach VSS.net z ERP i WMS. Wymianę danych z polskimi systemami ERP, takimi jak Comarch ERP XL, opisuje strona integracja awizacji z Comarch ERP XL.

Kiedy dane trafiają do SAP

System wykorzystuje dwa tryby wymiany. Zdarzenia z placu i portierni, takie jak wjazd na teren i rozładunek, są przekazywane po każdej zmianie statusu. Dzięki temu SAP zna stan wizyty bez odpytywania i może zwolnić zasoby tuż po statusie STOP.

Dane podstawowe, na przykład kartoteki stałych dostawców i słowniki towarowe, odświeża się wsadowo w interwale ustalanym w projekcie. Status pojazdu na placu rejestruje między innymi moduł kontroli wjazdów i wyjazdów.

Studio VSS.net

Auta na terenie obiektu - status wizyty

Lista aut na terenie obiektu odzwierciedla bieżący status pojazdów. Zmiana statusu - wjazd, rampa, wyjazd - jest zdarzeniem, które VSS.net przekazuje do SAP.

Mapowanie pól dokumentów i obiektów magazynowych

Mapowanie wiąże obiekty biznesowe SAP z rekordami w bazie VSS.net. Tabela pokazuje przykładowy zestaw pól; rzeczywisty zakres i nazwy ustala analiza przedwdrożeniowa na podstawie interfejsów, które klient już udostępnia. Pełny przegląd integracji opisuje strona integracje ze Studio VSS.net.

Przykład struktury danych w integracji z SAP

Przykład pokazuje, jak może wyglądać dokument JSON przekazywany z SAP do VSS.net po utworzeniu dostawy przychodzącej. Dane są fikcyjne, a nazwy pól JSON przykładowe: definicję komunikatu ustala projekt integracyjny.

{
  "inboundDelivery": {
    "vbeln": "180004712",
    "ebeln": "4500012345",
    "lifnr": "VEND004912",
    "vendorName": "Dostawca Przykładowy Sp. z o.o.",
    "deliveryDate": "2026-06-05",
    "dock": "DOCK-04",
    "items": [
      { "posnr": "000010", "matnr": "MAT-092", "quantity": 24, "meins": "PAL" }
    ]
  }
}

W odpowiedzi VSS.net odsyła do SAP identyfikator awizacji oraz zarezerwowane okno czasowe z rampą. Kolejne statusy wizyty wracają osobnymi komunikatami w momencie zmiany.

{
  "appointment": {
    "id": "AW-000123",
    "status": "10",
    "window": { "from": "2026-06-05T07:00", "to": "2026-06-05T07:30" },
    "dock": "DOCK-04"
  }
}

Integracja opiera się na punktach końcowych REST, więc zakres zmian po stronie SAP zależy od tego, jakie interfejsy klient już udostępnia. Analiza wskazuje, czy wystarczą istniejące, czy potrzebny jest dodatkowy komunikat.

Co integracja zmienia w pracy zakupów i magazynu

Integracja nie zmienia zasad pracy SAP, a usuwa miejsca, w których dane przepisuje człowiek. Tabela zestawia sześć obszarów i mechanizm, który stoi za zmianą.

Wartość integracji rośnie tam, gdzie dziennie awizuje się wiele dostaw, bo każdy błąd przepisania kosztuje czas i wyjaśnienia. Skalę oszczędności pomaga oszacować model ROI systemu awizacji, w którym wartości wpisuje się z własnych pomiarów.

Scenariusz obsługi dostawy zintegrowanej z SAP

Scenariusz opisuje jedną dostawę od zamówienia w SAP do zaksięgowania przyjęcia. Rysunek pokazuje, na którym torze zachodzi każde zdarzenie.

Planista zakupów wystawia zamówienie, a SAP tworzy dostawę przychodzącą z danymi dostawcy i planowanym terminem dostawy. Dokument trafia do VSS.net przez REST API i zasila formularz nowej awizacji, bez ręcznego wpisywania numeru zamówienia i ilości.

Przewoźnik odnajduje w portalu przygotowaną awizację i wybiera wolny termin w kalendarzu awizacji dostaw, który uwzględnia dostępność ramp. Po potwierdzeniu rezerwacji VSS.net odsyła do SAP status awizacji z przydzielonym terminem.

W dniu dostawy kierowca melduje się na portierni lub w kiosku, a kamera LPR może odczytać numer rejestracyjny. Każda zmiana statusu, od wjazdu po zakończenie rozładunku, trafia do SAP. Po rozładunku magazynier potwierdza ilości, a dokument przyjęcia można zaksięgować bez ręcznego uzgadniania systemów.

Etapy wdrożenia integracji z SAP

Integracja jest częścią projektu wdrożeniowego, a jej etapy mieszczą się w ogólnym harmonogramie: całość trwa zwykle 4-8 tygodni, a prace nad integracjami zajmują 1-2 tygodnie. Zakres komunikatów po stronie SAP może ten czas wydłużyć, co wskazuje analiza.

Po stronie klienta potrzebne są cztery rzeczy:

• dostęp techniczny do SAP dla konta integracyjnego
• osoba odpowiedzialna za interfejsy SAP
• środowisko testowe SAP, na którym można symulować dokumenty
• ustalony zakres dokumentów i statusów objętych wymianą

Zakres prac po stronie magazynu porządkuje checklista wdrożenia systemu awizacji.

Wiele obiektów i oddziałów

Firmy z kilkoma obiektami, na przykład centrami dystrybucyjnymi i zakładami produkcyjnymi, prowadzą kalendarze osobno dla obiektów i magazynów. Każdy obiekt ma własny kalendarz awizacji oraz własne rampy, a dane SAP o zakładzie lub lokalizacji przypisuje się do właściwego kalendarza w konfiguracji.

Kolejny obiekt wymaga ustawienia parametrów właściwych dla magazynu, na przykład numeru zakładu SAP i przypisanych ramp, a to, czy kilka obiektów korzysta z jednego kanału wymiany z SAP, ustala projekt integracyjny.

Dostawy do zakładów motoryzacyjnych, w których zamówienia powstają w SAP, opisuje strona o awizacji dostaw automotive.

Czego integracja nie obejmuje

Granica odpowiedzialności jest istotna przy planowaniu projektu. Tabela pokazuje, które funkcje zostają poza Studio VSS.net i jak się z nim łączą.