Okienka czasowe w systemie YMS - reguły i parametry slotów

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Spiętrzenia transportów przed rampą zwykle nie biorą się z nadmiaru dostaw, tylko z tego, że terminy ustala się poza systemem, telefonicznie lub w arkuszu, do którego zagląda jedna osoba. Okienka czasowe zmieniają tę logikę, bo odpowiedzialność za dotrzymanie godziny przechodzi na przewoźnika, a każde ustalenie zostaje w bazie z datą i autorem.

Ta strona opisuje okienka od strony reguł: gdzie administrator je ustawia, od czego zależy długość okna i jak system przekazuje dane do raportów oraz do ERP i WMS. Sam przebieg rezerwacji, od portalu po wyjazd pojazdu, opisuje strona okna czasowe, a całość działa w ramach systemu YMS Studio VSS.net, czyli programu do zarządzania ruchem pojazdów na placu. Codzienną pracę dyspozytora na kalendarzu opisuje strona o zarządzaniu oknami czasowymi.

Gdzie w systemie ustawia się reguły okienek

Planowanie dostaw wymaga kalendarza widocznego dla wszystkich uczestników procesu, a nie arkusza. Studio VSS.net pozwala zdefiniować dostępność każdej bramy i rampy z osobna, dzięki czemu przewoźnicy rezerwują wolne okna samodzielnie, a dział logistyki przestaje być pośrednikiem w ustalaniu godzin. Dane referencyjne, na których oparte są reguły, opisuje strona o kartotekach.

Wyprzedzenie, z jakim trzeba zgłosić transport, oraz tolerancję na spóźnienie ustala obiekt w regulaminie dostaw. Gotowy wzór takich zapisów znajduje się w regulaminie dostaw i awizacji.

Brama - kontrola wjazdów i wyjazdów pojazdów

Rejestracja wjazdu i wyjazdu każdego pojazdu jest wymogiem operacyjnym, a często także ubezpieczeniowym i audytowym. Moduł kontroli bramy - wjazdów i wyjazdów pojazdów zapisuje zdarzenie po odczycie tablicy rejestracyjnej lub zeskanowaniu przepustki, z datą, godziną, zdjęciem pojazdu i numerem tablicy. Dane są dostępne dla ochrony i dyspozytorni bez papierowych ksiąg wjazdów.

Harmonogram okien w pięciu układach

Widok graficzny pokazuje obłożenie każdej rampy w układzie godzinowym, więc dyspozytor od razu odróżnia wolne sloty od zajętych. Kolorowe oznaczenia statusów wskazują, które dostawy są w trakcie realizacji, a które czekają na wjazd, dlatego zmiana okna sprowadza się do przesunięcia bloku na osi czasu, bez telefonu do przewoźnika. Ten sam harmonogram można oglądać w pięciu układach:

Studio VSS.net

Edycja kartoteki asortymentu - okno czasowe towaru

Ekran edycji asortymentu w systemie Studio VSS.net pokazuje wypełniony formularz pozycji demonstracyjnej. Widoczne pola: indeks, numer SAP, nazwa asortymentu, okno czasowe ustawione na 50 minut, kontrola jakości wyłączona i znacznik aktywności. Wybrany kolor oznaczenia wyświetla się w polu podglądu. Okno czasowe określa minimalny czas rezerwacji rampy wymagany dla tego towaru, co wpływa na planowanie harmonogramu dostaw i dostępność doków.

Program do awizacji dostaw w centrum dystrybucji

Centrum dystrybucji obsługuje codziennie dziesiątki lub setki dostaw, a bez systemu przepływ ten opiera się na telefonach i arkuszach. Program do awizacji dostaw zbiera zgłoszenia w jednym widoku i przydziela je do ramp i okien automatycznie albo decyzją dyspozytora. Historia awizacji pozostaje dostępna do audytu, a jej zakres opisuje strona o raportach w programie awizacyjnym.

Kolejka przed bramą a okienka czasowe

Podstawowym celem rezerwacji okien jest ograniczenie kolejek pojazdów przed zakładem. Krótszy postój z włączonym silnikiem oznacza też mniejszą emisję spalin przy bramie. Raporty z historii pokazują faktyczne czasy rozładunków, więc administrator może oprzeć długość okna na realnej pracy przy danym rodzaju towaru, a nie na sztywnej siatce godzin.

Co zmienia się po wprowadzeniu okien czasowych

Kamery do rozpoznawania tablic rejestracyjnych (LPR) automatyzują sam wjazd. Gdy pojazd zidentyfikowany jako zaawizowany podjeżdża do bramy, system zapisuje przyjazd i może sterować szlabanem, o ile obiekt ma podłączony sterownik, a kierowca dostaje SMS z numerem doku. Dostawy bez rezerwacji obsługuje się według zasad opisanych na stronie o dostawach nieawizowanych, a ogólne podejście do kolejek przedstawia strona o tym, jak zlikwidować kolejki przed magazynem.

Zarządzanie ruchem pojazdów na parkingu

Moduł parkingowy prowadzi ewidencję pojazdów przebywających na terenie zakładu (status 70 - parking) i wskazuje, który z nich ma zostać przywołany pod rampę jako następny. W praktyce odpowiada dyspozytorowi na cztery pytania:

• Które pojazdy są na terenie zakładu i od której godziny.
• Który transport ma zostać przywołany pod rampę jako następny i pod który dok.
• Jak długo dany pojazd czeka i czy zbliża się do limitu czasu postoju.
• Kto prowadzi pojazd i pod jaki numer wysłać komunikat o podstawieniu.

Kierowca dostaje wiadomość na telefon po zwolnieniu slotu, więc nie potrzebuje pośrednictwa portierni ani wychodzenia z kabiny. Zajętość miejsc postojowych pokazuje strona o wizualizacji zajętości miejsc parkingowych.

Studio VSS.net

Widok dzienny - obłożenie ramp godzina po godzinie

Doba podzielona na przedziały godzinowe, kolumny odpowiadają rampom obiektu. Zarezerwowane okna to bloki opisane kontrahentem, numerem rejestracyjnym i rodzajem operacji, więc wolne miejsce w grafiku widać bez otwierania szczegółów.

Ile powinno trwać okno czasowe

Najczęstszy błąd przy uruchamianiu harmonogramu to jedna długość slotu dla wszystkich dostaw. Naczepa z jednorodnymi paletami i cysterna z ładunkiem ADR wymagają zupełnie innych rezerwacji, a wspólny mianownik oznacza albo kolejkę, albo puste rampy. Tabela pokazuje, co wydłuża obsługę w typowych operacjach i którą regułę systemu należy wtedy wykorzystać.

Wartości docelowe warto oprzeć na własnych pomiarach z pierwszych tygodni pracy, bo raport czasu obsługi rampy pokazuje, gdzie założenia rozminęły się z rzeczywistością. Wstępne obliczenia ułatwia kalkulator okna czasowego i liczby ramp, a transporty z ładunkami niebezpiecznymi omawia strona o awizacji transportu ADR. Obsługę wag opisuje strona o wagach samochodowych.

Studio VSS.net

Agenda - lista terminów zamiast siatki godzin

Układ agendy porządkuje rezerwacje chronologicznie: godzina rozpoczęcia i zakończenia okna, nazwa kontrahenta, przypisana rampa. Sprawdza się na telefonie oraz przy porannym przeglądzie zgłoszeń oczekujących na zatwierdzenie, gdy liczy się kolejność, a nie rozkład na osi.

Wymiana danych z ERP i WMS

Okienka działają skuteczniej, gdy zamówienia trafiają do systemu z systemów klasy ERP i WMS, a nie są przepisywane. Wymiana danych odbywa się przez REST API, więc personel magazynu zna kartotekę pozycji jeszcze przed przyjazdem ciężarówki, a dane do przyjmowania towaru nie wymagają ponownego wpisywania.

W praktyce między systemami krążą cztery zestawy informacji:

• Z ERP do VSS.net - zamówienia zakupu i zlecenia wysyłki, na podstawie których powstaje zapowiedź dostawy.
• Z VSS.net do WMS - potwierdzone okno oraz lista indeksów z liczbą palet, czyli podstawa rezerwacji miejsc odkładczych.
• Z WMS do VSS.net - numer dokumentu przyjęcia oraz rozbieżności ilościowe stwierdzone przy rozładunku.
• Z VSS.net do raportów - znaczniki czasu wjazdu i wyjazdu, z których liczy się terminowość.

Analityka i pulpity KPI

Pulpit zbiera w jednym widoku średni czas obsługi pojazdu oraz stopień wykorzystania ramp. Zestawienia programu awizacyjnego pokazują te wartości w ujęciu dziennym i miesięcznym, a menedżer wraca codziennie do czterech grup danych:

• Terminowość - udział pojazdów, które zameldowały się w zarezerwowanym oknie.
• Czas obsługi - od podstawienia pod rampę do zwolnienia doku, w podziale na rampy i zmiany.
• Obłożenie infrastruktury - udział czasu pracy każdej rampy i bramy w godzinach otwarcia.
• Odchylenia - awizacje anulowane i przesunięte oraz transporty obsłużone poza harmonogramem.

Terminowość warto liczyć według uznanej definicji: model referencyjny SCOR opisuje metrykę Perfect Order Fulfillment, w której dostawę zalicza się jako poprawną tylko wtedy, gdy spełnia jednocześnie warunek terminu, ilości, dokumentacji i stanu towaru. Zestaw wskaźników opisuje strona o KPI systemu awizacji.

Kiosk samoobsługowy dla kierowców

Przy intensywnym ruchu ochrona nie jest w stanie jednocześnie rejestrować kierowców i weryfikować ich tożsamości. Kiosk samoobsługowy dla kierowców przejmuje rejestrację wjazdu: kierowca skanuje kod QR z awizacji, potwierdza dane, a po weryfikacji w systemie może zostać otwarta brama, jeśli obiekt ją zautomatyzował. Ochrona widzi zdarzenie na monitorze w dyżurce od razu po zapisie.

Ewidencja wizyt i komunikacja z kierowcami

Porządek na placu wspiera moduł ewidencji wizyt i kontroli wjazdów: system rejestruje każdą osobę i pojazd z godziną wejścia i wyjścia. Cyfrowy zapis zastępuje papierowe księgi, co przyspiesza obsługę gości, a zakres przetwarzanych danych opisuje strona o ewidencji wizyt.

Automatyczne powiadomienia i statusy wizyt

Komunikacja opiera się na szablonach uruchamianych zdarzeniami. Administrator edytuje treść osobno dla kierowców i przewoźników, a język wysyłki wynika z ustawień kartoteki odbiorcy.

Wielojęzyczność ma znaczenie przy transportach międzynarodowych: kiosk działa w pięciu wersjach językowych, więc kierowca potwierdza przybycie w zrozumiałym dla siebie języku. Znakowanie jednostek logistycznych według standardów GS1 ułatwia identyfikację palet podczas rozładunku.

Odprawę cystern i transportów ADR, w tym kontrolę uprawnień, opisuje strona o awizacji transportu ADR.