System awizacji kierowców to portal przewoźnika w Studio VSS.net: spedytor lub kierowca rezerwuje okno czasowe i wpisuje dane pojazdu, a status wizyty śledzi w przeglądarce. Na bramie ten sam zapis potwierdza kiosk albo kamera LPR, a komunikaty trafiają do kierowcy w wybranym przez niego języku.
Przewoźnik loguje się do portalu z przeglądarki. W kalendarzu wybiera obiekt i wolne okno czasowe, a potem wpisuje dane pojazdu i kierowcy. Zapis trafia do tej samej bazy, z której korzysta dział logistyki, więc ochrona na bramie i magazyn widzą te same dane, a nikt nie przepisuje informacji z wiadomości e-mail.
Poniżej opisujemy ścieżkę od rezerwacji do wyjazdu, ekrany widoczne dla kierowcy oraz ustawienia obiektu, które wpływają na okna i komunikaty. Pojęcie awizacji wyjaśnia strona co to jest awizacja, a przegląd funkcji całego pakietu zawiera strona o programie do awizacji dostaw.
Co zmienia portal względem telefonów i wiadomości e-mail
Co zmienia portal względem telefonów i wiadomości e-mailPrzy koordynacji telefonicznej termin istnieje tylko w pamięci dyspozytora albo w jednej wiadomości w skrzynce. Gdy dostawca zmienia godzinę, informacja musi dotrzeć osobnymi kanałami do magazynu oraz do kierowcy, a o rozbieżności wszyscy dowiadują się dopiero przy bramie. Portal zastępuje te kanały jednym zapisem awizacji z historią zmian.
| Sytuacja | Telefon i e-mail | Portal przewoźnika |
|---|---|---|
| Rezerwacja terminu | dyspozytor sprawdza wolny termin w arkuszu lub z pamięci | przewoźnik widzi siatkę wolnych okien i rezerwuje sam, o dowolnej porze |
| Zmiana terminu | kolejna wiadomość, którą ktoś musi przenieść do harmonogramu | edycja awizacji; SMS i e-mail o zmianie trafiają do kierowcy |
| Dane pojazdu i kierowcy | przepisywane z treści wiadomości | wpisane raz w formularzu i widoczne na bramie |
| Informacja o rampie | telefon z magazynu do kierowcy | status i przydział widoczne w portalu oraz w powiadomieniach |
| Historia ustaleń | rozproszona w skrzynkach pocztowych | zapis każdej zmiany z godziną i autorem |
Portal działa w przeglądarce, więc przewoźnik nie instaluje żadnego programu. Kierowca może dodatkowo korzystać z aplikacji na Androida, opisanej na stronie o aplikacji awizacyjnej. Bez portalu ten sam proces opisuje artykuł o elektronicznej awizacji dostaw.
Rezerwacja okna czasowego w portalu przewoźnika
Rezerwacja okna czasowego w portalu przewoźnikaRezerwacja przebiega w pięciu etapach. Po zalogowaniu przewoźnik wybiera obiekt i rodzaj transportu, a system pokazuje kalendarz właściwy dla tego rodzaju, ponieważ rodzaje transportów można prowadzić w osobnych kalendarzach.
Czas obsługi system wylicza z liczby palet w dostawie, dlatego długość okna zależy od wpisanych danych, a nie od wartości domyślnej. Zaniżona liczba palet skraca okno poniżej rzeczywistej potrzeby, więc przewoźnik powinien ją sprawdzić przed zapisaniem. W portalu wymagane są pola rodzaj awizacji i rodzaj transportu, a numer zamówienia jest opcjonalny. Pełną listę pól opisuje wzór formularza awizacji.
Po zapisaniu awizacji dostawca dostaje wiadomość e-mail z jej numerem. Dane kierowcy i liczbę palet można poprawić w edycji, bez anulowania i zakładania awizacji od nowa, a poprzednie wartości zostają w historii zmian. Zakładanie awizacji z dokumentami celnymi opisuje poradnik jak założyć awizację transportu, a rezerwację z perspektywy przewoźnika opisuje strona o time slot booking online.
Funkcje portalu dostępne dla przewoźnika
Funkcje portalu dostępne dla przewoźnikaZakres portalu wynika z roli przypisanej kontrahentowi. Przewoźnik widzi wyłącznie własne transporty, a dane innych kontrahentów pozostają poza jego widokiem. Tabela zestawia funkcje, które przewoźnik wykorzystuje na co dzień.
| Funkcja portalu | Jak działa | Co daje przewoźnikowi |
|---|---|---|
| Kalendarz wolnych okien | siatka terminów z limitem ustalonym dla obiektu i rampy | rezerwacja bez dzwonienia do magazynu |
| Zakładanie awizacji | formularz z czterema grupami danych: pojazd, kierowca, ładunek i termin | komplet danych w jednym zapisie |
| Edycja i anulowanie | zmiana terminu lub danych; status 99X zwalnia okno | termin wraca do puli bez wiadomości do działu logistyki |
| Lista własnych transportów | bieżące i historyczne awizacje z aktualnym statusem | podgląd etapu wizyty bez telefonu |
| Język komunikacji | pole awizacji wybierane dla kierowcy | wiadomości w języku, który kierowca rozumie |
| Powiadomienia | e-mail i SMS po zatwierdzeniu oraz po zmianie terminu | informacja trafia do kierowcy wprost |
Uprawnienia poszczególnych użytkowników opisuje strona o rolach programowych, a perspektywę kontrahenta w systemie strona o roli kontrahenta w Awizacje.net.
Portal jako część systemu klasy YMS
Portal jako część systemu klasy YMSPortal przewoźnika jest jedną z warstw Studio VSS.net, systemu klasy Yard Management System. Zapisy z portalu zasilają kalendarz obłożenia ramp oraz listę pojazdów dla ochrony, a magazyn widzi je jako statusy. Planowanie terminów przechodzi więc na dostawców i firmy przewozowe, a dział logistyki zatwierdza i koryguje.
Do wizyty przypisane są zasoby placu: dok, rampa, parking i waga. System sprawdza ich dostępność przy rezerwacji i zapisuje ich użycie w statusach. Wyniki punktualności i obsługi trafiają do zestawień opisanych na stronie o scoringu i rankingu Top 10 kontrahentów. Pełny zakres systemu opisuje strona o systemie YMS.
Okna czasowe rozkładają przyjazdy w godzinach szczytu
Okna czasowe rozkładają przyjazdy w godzinach szczytuOkno czasowe ma limit, który administrator ustala dla obiektu i rampy. Gdy limit w danej godzinie jest wyczerpany, termin znika z siatki wolnych okien, więc dwie firmy nie zarezerwują tej samej rampy na ten sam czas. Wspólny kalendarz pokazuje obłożenie w widoku dziennym, tygodniowym, na osi czasu oraz w agendzie.
Długość okna zależy od liczby palet i rodzaju transportu, więc duża dostawa dostaje dłuższe okno, a mała nie blokuje rampy. Zasady rezerwacji opisuje strona o oknach czasowych, a ustawienia kalendarzy i limitów strona o zarządzaniu oknami czasowymi.
System mierzy oczekiwanie pod bramą od statusu 20 do 40, a oczekiwanie na rampę od statusu 40 do 50. Te odcinki pokazują, czy kolejka powstaje przed wjazdem, czy dopiero przy doku. Znaczenie kodów opisuje strona o statusach w programie awizacyjnym.
Kolejka przed bramą ma znaczenie także dla przewoźnika. Limity czasu prowadzenia pojazdu i obowiązkowe przerwy określa rozporządzenie (WE) nr 561/2006, a godziny spędzone w oczekiwaniu na wjazd mieszczą się w dobie kierowcy, więc skracają czas pozostały na dalszą trasę.
Kiosk samoobsługowy na bramie wjazdowej
Kiosk samoobsługowy na bramie wjazdowejKierowca meldujący się przy bramie wpisuje w kiosku numer telefonu lub auta albo skanuje kod QR z przepustki. System odnajduje jego awizację i ustawia status 20 z godziną przybycia. Kiosk działa w pięciu wersjach językowych, więc kierowca z zagranicy nie potrzebuje pomocy ochrony.
VSS.net kiosk dla kierowców - samoobsługowa brama wjazdowa
Ekran kiosku samoobsługowego dla kierowców przy bramie wjazdowej systemu Studio VSS.net. Nagłówek wskazuje "Brama wjazdowa nr: 1". Formularz zawiera pojedyncze pole w sekcji "Dane ewidencyjne" z opisem: "Numer telefonu, numer auta lub zeskanuj kod QR z przepustki" oraz przycisk strzałki potwierdzający wprowadzenie. W prawym górnym rogu widoczne flagi pięciu języków: PL, EN, DE, UA oraz RU, co umożliwia obsługę kierowców zagranicznych bez pomocy ochrony.
| Sposób zgłoszenia przyjazdu | Co podaje kierowca | Kto potwierdza zdarzenie |
|---|---|---|
| Kiosk samoobsługowy | jedno pole: numer telefonu lub auta, albo kod QR z przepustki | system, po odnalezieniu awizacji |
| Kamera LPR | nic, bo tablica jest odczytywana przy podjeździe | system, po dopasowaniu numeru do awizacji |
| Pracownik ochrony | dokumenty i dane pojazdu | ochrona, która ustawia status ręcznie |
Transport, który zgłosi się bez rezerwacji, ochrona rejestruje w osobnym formularzu wjazdu nieawizowanego. Zasady takich wjazdów opisuje strona o dostawach nieawizowanych, stanowisko opisuje strona o kiosku samoobsługowym, a odczyt tablic strona o LPR.
Komunikaty w języku kierowcy
Komunikaty w języku kierowcyKierowca nie musi znać języka obsługi obiektu. Język komunikacji jest polem awizacji, a system wysyła w nim wiadomości SMS i e-mail na kolejnych etapach wizyty:
- potwierdzenie rezerwacji po zatwierdzeniu awizacji przez dział logistyki
- przypomnienie przed rozpoczęciem okna czasowego
- informacja o zmianie rampy lub terminu po korekcie w kalendarzu
- wezwanie pod stanowisko, gdy dok jest wolny
Treść i kanały poszczególnych komunikatów opisuje strona o powiadomieniach SMS i e-mail, a pełne omówienie języków strona o komunikacji wielojęzycznej z dostawcami i kierowcami.
Ważenie pojazdu jako etap wizyty
Ważenie pojazdu jako etap wizytyWażenie nie jest osobnym procesem obok awizacji. W obiektach z wagą administrator włącza statusy warunkowe 42W (waga na wjeździe) i 65Y (waga przy wyjeździe). Pierwszy zapisuje masę przed operacją magazynową, drugi masę po niej, a różnica mas pokazuje, ile ładunku faktycznie wjechało lub wyjechało.
Wynik ważenia zapisuje się przy tej samej awizacji, z godziną i autorem zdarzenia, więc nie ma osobnego dokumentu do dołączania. Gdy status 42W jest włączony, kolejny etap wizyty nie otworzy się bez jego zamknięcia. Zasady współpracy z wagą opisuje strona o wagach samochodowych.
Kontrola dostępu i ewidencja ruchu pojazdów
Kontrola dostępu i ewidencja ruchu pojazdówKamera LPR odczytuje tablicę rejestracyjną przy bramie, a system porównuje numer z zatwierdzonymi awizacjami i zapisuje faktyczną godzinę wjazdu. Obsługiwane są kamery BCS, Bosch, Dahua i Hikvision. Dostawa i montaż kamer nie należą do oferty SoftwareStudio.
| Sytuacja na bramie | Zachowanie systemu | Kto reaguje |
|---|---|---|
| Pojazd z awizacją w oknie | tablica pasuje do awizacji, status 40 zapisuje faktyczną godzinę wjazdu | wjazd może przebiec bez udziału ochrony |
| Pojazd bez awizacji | numer nie ma dopasowania w kalendarzu | ochrona rejestruje wjazd nieawizowany w osobnym formularzu |
| Błędny odczyt tablicy | brak dopasowania mimo istniejącej awizacji | ochrona wskazuje awizację ręcznie i ustawia status |
| Pojazd poza oknem czasowym | awizacja pozostaje w systemie z odchyleniem od terminu | dyspozytor decyduje o wjeździe lub oczekiwaniu na parkingu |
Ewidencja wizyt zapisuje godzinę wjazdu, godzinę wyjazdu, cel wizyty oraz dane kierowcy i pojazdu. Z tych zapisów powstają raporty natężenia ruchu i czasu pobytu na terenie zakładu, a każda zmiana statusu ma autora, co ułatwia audyt wewnętrzny. Reakcję na opóźnienia opisuje strona o spóźnieniach i nieprzyjazdach kierowców.
Konfiguracja portalu dla obiektu
Konfiguracja portalu dla obiektuAdministrator obiektu ustawia słowniki i reguły, z których korzysta portal. Zmiana tych ustawień nie wymaga działań po stronie przewoźnika, bo portal pobiera je z konfiguracji obiektu.
| Ustawienie obiektu | Co określa | Skutek w portalu |
|---|---|---|
| Rodzaje transportu i kalendarze | osobne kalendarze dla rodzajów ładunku | przewoźnik widzi okna właściwe dla swojego transportu |
| Limity okien | liczbę pojazdów w danej godzinie i na rampie | wyczerpany limit ukrywa termin w siatce |
| Role | zakres widoku i dozwolone operacje | kontrahent widzi wyłącznie własne awizacje |
| Język komunikacji | pole awizacji kierowcy | SMS i komunikaty w wybranym języku |
| Statusy warunkowe | włączenie statusów warunkowych, na przykład wagi i odprawy celnej | dodatkowe etapy w ścieżce wizyty |
Studio VSS.net działa jako aplikacja webowa. Generacja ST pracuje na SQL Server i Windows Server, a pakiet awizacji MAW na platformie GT korzysta z .NET 10 i PostgreSQL 18, a działa w kontenerach Docker na Linuksie. Hosting zapewnia chmura SoftwareStudio albo serwer klienta. Wymianę danych z systemami ERP i WMS realizuje projekt integracyjny przez REST API, a statusy poszczególnych integracji zawiera strona o integracjach ze Studio VSS.net.
Wdrożenie trwa od 4 do 8 tygodni, a szkolenia obejmują personel obiektu i kontrahentów. Koszty opisuje strona ile kosztuje system awizacji.