Awizacja dostaw - aplikacja mobilna czy przeglądarka

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Awizacja dostaw polega na wcześniejszym informowaniu odbiorcy o terminie i zakresie dostawy, a aplikacja ułatwia ten proces tam, gdzie komputer jest niewygodny: przy pojeździe i przy szlabanie. Strona opisuje podział pracy między przeglądarką a aplikacją. Szczegóły aplikacji zawiera strona aplikacja awizacyjna na Androida, a całość klastra porządkuje program do awizacji dostaw.

Czy awizacja dostaw może usprawnić pracę magazynu?

Tak. Awizacja dostaw pozwala magazynowi z góry poznać liczbę pojazdów w danym dniu i rozłożyć je równomiernie na dostępne rampy, zamiast obsługiwać je w kolejności przyjazdu.

Na czym polega awizacja dostaw

Awizacja dostaw polega na wcześniejszym zgłoszeniu odbiorcy terminu i zakresu dostawy. Magazyn planuje wtedy pracę ramp oraz miejsc parkingowych, dzięki czemu unika opóźnień i nieporozumień w codziennych operacjach, a dostawca ma pewność, że o umówionej godzinie ktoś przyjmie ładunek.

Odbiorca potwierdza otrzymanie awizacji albo zgłasza problem z dostawą. Zgłoszenia służą też do monitorowania transportów i sprawdzania, czy przebiegają zgodnie z planem. Bez narzędzia informatycznego prowadzenie takiego rejestru jest pracochłonne i podatne na błędy. Tabela zestawia narzędzia Studio VSS.net z ich użytkownikami.

Zamiast zeszytu ochrony - awizacja w przeglądarce

Dane kierowcy i pojazdu nie muszą trafiać do papierowego zeszytu na portierni. Awizacja dostaw w aplikacji WWW daje stały dostęp do utworzonych zgłoszeń, a upoważnieni pracownicy edytują dane i zmieniają godziny załadunku lub rozładunku. Sposób definiowania dostępnych przedziałów opisuje system okien czasowych VSS.net.

Firmy korzystające z okien czasowych kontrolują pracę wielu magazynów w jednej aplikacji. Interfejs jest wielojęzyczny, więc przewoźnicy z innych państw nie są ograniczeni do polskiej ani angielskiej wersji językowej; opisuje to artykuł o tym, jak VSS umożliwia wielojęzyczną komunikację z kierowcami.

Porządek na placu dzięki aplikacji VSS.net

Aplikacja porządkuje proces awizacji: pozwala zarządzać zgłoszeniami i planować przyjazd pojazdu, a jego status widać na bieżąco. Obsługuje też przypisywanie miejsc parkingowych dla ciężarówek oraz kontrolę czasu pobytu na terenie zakładu, a bieżącą zajętość pokazuje wizualizacja zajętości miejsc parkingowych. Podgląd dostaw i ich statusu jest dostępny od ręki, więc dyspozytor szybciej zauważa opóźnienie.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - kafelkowy ekran startowy VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w Studio VSS.net grupuje widoki w kafelki. Sekcja kalendarzy ogólnych prowadzi do kalendarza ogólnego i do zajętości ramp, a osobny kafelek dzieli plan według rodzajów transportów. Kolejne sekcje zawierają kalendarze przypisane do obiektu i do poszczególnych magazynów, a dane na zrzucie są demonstracyjne. Kafelki skracają drogę do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Jak aplikacja i przeglądarka dzielą pracę przy transporcie

Obsługa transportu przenosi się z telefonów i arkuszy do jednego harmonogramu, w którym przewoźnik sam rezerwuje termin, a magazyn widzi obłożenie ramp na kilka dni naprzód. Tabela pokazuje, które czynności wykonuje się w przeglądarce, a które w aplikacji na Androida.

Awizowanie dostaw w połączeniu z systemem YMS

Studio VSS.net może pracować jako samodzielne narzędzie albo we współpracy z systemem magazynowym, a zakres funkcji placu opisuje system YMS do awizacji dostaw i zarządzania placem. Awizacja transportu informuje odbiorcę o planowanym terminie dostawy, dzięki czemu magazyn i parking są przygotowane na przyjazd pojazdu. System przyjmuje i rejestruje zgłoszenia od dostawców oraz zapisuje przebieg obsługi w raportach.

Planowanie harmonogramów dostaw

Planowanie dostaw wymaga narzędzia, które obsłuży rezerwację terminu i zapisze jej zmiany. Studio VSS.net rozplanowuje awizacje i trzyma przebieg każdej z nich w historii. Upoważnieni pracownicy edytują dane zgłoszeń i zmieniają godziny załadunku, a zmiany są widoczne od razu, więc plan dnia można korygować na bieżąco.

Awizacje dokowe i ruch na placu manewrowym

Oprogramowanie do awizowania ciężarówek porządkuje przepływ pojazdów przy dokach i ogranicza opóźnienia przy przyjęciach. Zasady przydziału doków opisują awizacje dokowe w magazynie. Zgłoszenia dokowe wprowadzają pracownicy magazynu albo sami dostawcy, zależnie od przyjętej organizacji pracy, a decyzję o przydziale bramy podejmuje osoba odpowiedzialna za dostawy.

Koniec z papierową ewidencją wjazdów na bramie

Papierowa książka wjazdów nie daje analityki i wymaga ręcznego przepisywania tych samych danych. W Studio VSS.net ochrona pracuje na liście awizacji na dany dzień: odnajduje zgłoszenie po numerze rejestracyjnym, a potwierdzenie przyjazdu i godzinę wjazdu rejestruje jednym kliknięciem, w przeglądarce albo w aplikacji.

Kierowca może zameldować się samodzielnie, bez udziału portierni. Służy do tego kiosk samoobsługowy dla kierowców na bramie wjazdowej, a dane z odprawy trafiają od razu do kalendarza magazynu, więc dyspozytor wie, ile pojazdów czeka i kiedy zwolni się rampa.

Elektroniczny rejestr wjazdów i wyjazdów pozwala rozliczyć czas pobytu pojazdu na terenie zakładu oraz odtworzyć przebieg każdej wizyty. Te same dane są podstawą raportów punktualności przewoźników i wskaźników obłożenia ramp.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport harmonogramu transportów VSS.net

Ekran KPI awizacji w Studio VSS.net pokazuje raport w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Transporty są pogrupowane według godzin, a każdy blok zawiera dane kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer planu załadunku i asortyment. Kolor bloku wskazuje stan: czerwony oznacza opóźnienie, zielony transport zrealizowany, a różowy transport w realizacji. Raport można wydrukować lub zapisać jako plik PDF z paska narzędzi w górnej części ekranu.

Jak przebiega awizowanie dostaw w systemie

Awizowanie zaczyna się od zgłoszenia ładunku przez dostawcę lub przewoźnika. Zgłoszenie zawiera dane pojazdu i kierowcy, rodzaj towaru, liczbę palet oraz proponowany termin obsługi, a odbiorca potwierdza je albo odsyła z prośbą o zmianę godziny.

Potwierdzona awizacja trafia do kalendarza magazynu i od tej chwili służy do monitorowania transportu: pokazuje, czy pojazd dojechał na czas, kiedy podstawił się pod rampę i kiedy opuścił teren zakładu.

Studio VSS.net obsługuje transporty przychodzące i wychodzące, a rejestracja przewoźników, kierowców, pojazdów i kontrahentów odbywa się w kartotekach systemu, dzięki czemu dane nie są wpisywane od nowa przy każdym zgłoszeniu.

Studio VSS.net

Kalendarze w kartotekach - konfiguracja VSS.net

Zrzut przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki Studio VSS.net. Tabela ma kolumny Aktywne, Kod, Nazwa kalendarza i Domyślny sposób prezentacji danych oraz kolumny z flagami uprawnień do zmian. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją: określa dane źródłowe, sposób filtrowania, widok domyślny i uprawnienia poszczególnych ról.

Awizacja transportu a wydajność magazynu

Awizacja transportu porządkuje pracę wjazdu: pojazdy przyjeżdżają w wyznaczonych godzinach, a magazyn zna z góry strukturę dnia. Dzięki temu na parkingu czeka mniej pojazdów, a czas obsługi pojedynczego transportu da się zmierzyć i porównać z oknem.

Studio VSS.net rejestruje zgłoszenia od dostawców i pilnuje limitów przypisanych do poszczególnych okien, a potwierdzenia awizacji wysyła automatycznie. Efekty wdrożenia można przeliczyć na pieniądze: służy do tego model opisany w artykule o zwrocie z inwestycji w system awizacji, w którym użytkownik wpisuje własne założenia.

Awizacje dokowe i przydział bram

Awizacja dokowa przypisuje konkretny transport do konkretnego doku w konkretnej godzinie. Dzięki temu magazyn wie, jaki materiał pojawi się przy danej rampie, i może wcześniej przygotować miejsce odkładcze oraz obsadę.

Zgłoszenia dokowe wprowadzają pracownicy magazynu lub terminalu, a w innym wariancie organizacyjnym kierowcy albo dostawcy. Zakres uprawnień każdej z tych grup ustala się w konfiguracji systemu.

Decyzję o przydziale bramy do doku podejmuje osoba odpowiedzialna za dostawy i transporty, a informację o przydziale kierowca dostaje jednym z dostępnych kanałów: wiadomości e-mail i SMS wysyłane z poziomu programu albo powiadomienia w aplikacji mobilnej.