Rezerwacja okna czasowego dla dostawy zaczyna się w portalu dostawcy: dostawca wybiera magazyn i datę, potem wolny slot, a na końcu wpisuje dane transportu. System pokazuje wyłącznie terminy, które obiekt może obsłużyć, a po zatwierdzeniu wysyła potwierdzenie z numerem awizacji i kodem QR.
Niekontrolowany napływ ciężarówek do magazynu oznacza kolejki na bramie i przestoje ramp. Okna czasowe zmieniają ten układ, bo przewoźnik rezerwuje konkretny przedział na dostawę lub wysyłkę online, a system pilnuje, by w danym oknie nie zebrało się więcej pojazdów, niż obiekt realnie obsłuży.
Ta strona pokazuje rezerwację z perspektywy dostawcy: co widzi na kolejnych ekranach i jakie dane wpisuje. Reguły rezerwacji, czyli długość okna i limit rampy, zebraliśmy na stronie okna czasowe, a pełny formularz awizacji transportu opisuje przewodnik o zakładaniu awizacji.
Instrukcja rezerwacji okna dla dostawcy
Instrukcja rezerwacji okna dla dostawcyWdrożenie rezerwacji okien zaczyna się od opisania obiektu w systemie: liczby ramp i typów transportu obsługiwanych w danej strefie. Na tej podstawie powstaje kalendarz awizacji dostaw, w którym przewoźnik widzi wyłącznie terminy możliwe do obsłużenia, a dyspozytor pełne obłożenie obiektu w danym dniu.
Okna czasowe dostawcy - wybór magazynu
Ekran wyboru magazynu w module Okna czasowe portalu Dostawcy i Odbiorcy. System wyświetla kafelki magazynów przypisanych do konta zalogowanego kontrahenta, każdy z ikoną branżową. Po kliknięciu kafelka system wyświetla kalendarz okien czasowych dla wybranego magazynu.
| Ekran | Co robi dostawca | Co widzi w portalu |
|---|---|---|
| 1. Wybór magazynu | klika kafelek magazynu, do którego jedzie dostawa | tylko magazyny przypisane do jego konta |
| 2. Data | wskazuje dzień dostawy lub wysyłki | kalendarz dni, w których obiekt przyjmuje transporty |
| 3. Slot | wybiera wolne okno z siatki godzin | sloty zajęte w jednym kolorze, wolne w drugim |
| 4. Transport | wpisuje dane pojazdu i kierowcy | formularz z polem transportu dostawcy |
| 5. Potwierdzenie | zatwierdza zgłoszenie | numer awizacji i potwierdzenie na e-mail oraz telefon |
Formularz transportu zawiera dane kierowcy z dokumentem tożsamości oraz numer kontenera. Lista wymaganych pól zależy od konfiguracji obiektu; gotowy wzór dokumentu znajdziesz na stronie wzór formularza awizacji. Dane kierowcy służą identyfikacji na bramie i podlegają zasadom opisanym w stronie o awizacji dostaw a RODO.
Nowa awizacja dostawcy - wybór okna czasowego i dane transportu
Ekran piątego kroku zakładania awizacji w portalu dostawcy prezentuje siatkę okien czasowych dla wybranej daty, z godzinami od 06:00 do 19:00. Sloty zajęte lub zarezerwowane są oznaczone ciemną zielenią, a wolne kolorem szarym lub białym. Wybrane okno wyświetla się w polach pod siatką. Sekcja Transport zawiera pola: transport dostawcy, przewoźnik, numer awizacji, numery rejestracyjne auta i naczepy, numer identyfikacyjny kontenera oraz dane kierowcy z dokumentem tożsamości.
Co przygotować przed rezerwacją
Rezerwacja trwa krótko, gdy dostawca ma pod ręką dane, o które pyta formularz. Tabela wskazuje, skąd je wziąć i do czego służą.
| Dane | Skąd je wziąć | Do czego służą w systemie |
|---|---|---|
| Numer zamówienia lub zlecenia | z dokumentów odbiorcy, na przykład z zamówienia zakupu | powiązanie awizacji z dokumentem w ERP lub WMS |
| Liczba palet i rodzaj ładunku | z listu przewozowego lub potwierdzenia wysyłki | wyliczenie czasu obsługi i długości okna |
| Numery rejestracyjne pojazdu | z dyspozycji przewoźnika | identyfikacja pojazdu na bramie i w kamerze LPR |
| Dane kierowcy i telefon | od przewoźnika | powiadomienia SMS i weryfikacja tożsamości |
Zasady, które dostawca akceptuje, rezerwując termin, zapisuje się w regulaminie obiektu; wzór zawiera strona o regulaminie dostaw i awizacji, a instrukcję dla kierowcy na terenie magazynu przedstawia wzór instrukcji dla kierowcy.
Dyscyplina harmonogramu po stronie dostawcy i magazynu
Dyscyplina harmonogramu po stronie dostawcy i magazynuPlanowanie wizyt w kalendarzu logistycznym pozwala uniknąć spiętrzeń transportów w godzinach szczytu. System VSS przenosi ciężar planowania na przewoźników, którzy samodzielnie rezerwują dogodne terminy online, dzięki czemu okienka czasowe wymuszają punktualność i dają magazynowi czas na przygotowanie zasobów. Obciążenie ramp rozkłada się w ciągu doby, a przewidywalna godzina obsługi ułatwia kierowcy zaplanowanie przerw w ramach limitów rozporządzenia (WE) nr 561/2006: każda godzina spędzona w kolejce przed bramą pomniejsza czas, jaki kierowca ma na dojazd do kolejnego punktu.
Co widzi dostawca, a co dyspozytor
| Użytkownik | Widzi | Nie widzi |
|---|---|---|
| Dostawca lub przewoźnik | własne awizacje (oczekujące i historyczne) oraz wolne sloty magazynów przypisanych do konta | rezerwacji innych kontrahentów i ich danych |
| Dyspozytor i dział logistyki | pełne obłożenie obiektu w danym dniu i awizacje wszystkich kontrahentów | danych spoza uprawnień swojej roli |
Gdy każdy transport ma przypisany slot, magazynierzy z wyprzedzeniem przygotowują sprzęt i przestrzeń odkładczą. Rampy rzadziej stoją puste w oczekiwaniu na towar, a pracownicy nie czekają na dostawę, która nie przyjechała na czas. Zasady planowania przyjęć opisuje strona o planowaniu dostaw do magazynu.
Komunikaty dla dostawcy i kierowcy
Komunikaty dla dostawcy i kierowcyMagazyn i kierowca wymieniają informacje bez telefonów: system wysyła automatyczne powiadomienia SMS z numerem doku lub strefą oczekiwania, a język komunikacji kierowcy jest polem awizacji. Integracja z systemem zarządzania placem pozwala śledzić pojazd od wjazdu do wyjazdu, a pełne awizacje dostaw do magazynu skracają obsługę na portierni.
Program VSS do awizacji dostaw i okien czasowych
Studio VSS.net pozwala planować wizyty pojazdów w magazynie. Przewoźnicy rezerwują sloty online, a system wysyła powiadomienia i zapisuje czasy operacji, więc harmonogram prowadzony na bieżąco oznacza mniej przestojów przy rampach. Dane dostawcy pozostają w jednej bazie, więc uprawnieni partnerzy widzą spójne informacje, a pracownicy magazynu wiedzą, co przyjeżdża i kiedy.
Okna czasowe dostawcy - widok dzienny kalendarza
Widok dzienny kalendarza okien czasowych w portalu Dostawcy i Odbiorcy (moduł Okna czasowe). Data: 19 Maj 2026 (Wtorek). Widok kolumnowy z jedną kolumną (dzień). Zajęte sloty (niebieskie bloki z ikoną ciężarówki) od 08:00 do 17:00+ bez przerw - intensywne obciążenie dnia. Czerwona linia pozioma wskazuje bieżący czas (ok. 08:30). Legenda u dołu: niebieski = Magazyn Chemiczny Bezpieczny Skład.
Raporty i dowody w rozmowie z przewoźnikiem
Raporty i dowody w rozmowie z przewoźnikiemDane zbierane na każdym etapie wizyty pozwalają ocenić terminowość dostawców i faktyczny czas rozładunków. System YMS pokazuje wąskie gardła i ułatwia planowanie obsady kolejnych zmian, a zapisy z historii są punktem odniesienia przy sporze o postoje: z godzin statusów wynika, czy opóźnienie powstało po stronie przewoźnika czy magazynu. Zasady rozliczania opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników, a zestaw wskaźników strona o wskaźnikach KPI systemu awizacji.
Harmonogram obciążenia ramp
Graficzna wizualizacja obłożenia ramp pozwala ocenić przepustowość magazynu w danym dniu. System ułatwia wykrywanie konfliktów w harmonogramie, a dyspozytor koryguje je przeciągnięciem bloku w kalendarzu.
Dostęp mobilny dla kierowców i ochrony
Dostęp z telefonu zmienia sposób zgłaszania zdarzeń. Kierowca potwierdza przyjazd bez wychodzenia z kabiny, pracownik ochrony odnotowuje wjazd na tablecie, a magazynier zamyka operację po rozładunku. Każde z tych zdarzeń trafia do tego samego rejestru, więc obraz obłożenia obiektu jest aktualny przez całą zmianę.
Etapy procesu awizacji w systemie VSS
Etapy procesu awizacji w systemie VSSProces awizacji obejmuje pięć etapów, a każdy z nich zmienia status awizacji, dzięki czemu dyspozytor w każdej chwili wie, na jakim odcinku jest pojazd.
| Etap | Kto działa | Status w systemie |
|---|---|---|
| Zgłoszenie transportu | kontrahent | awizacja wstępna (status 0) |
| Wybór wolnego okna | kontrahent | slot zablokowany do czasu zatwierdzenia |
| Potwierdzenie rezerwacji | dyspozytor lub reguły obiektu | status 10 - oczekuje na realizację |
| Odprawa na bramie | kierowca i ochrona | statusy 20 i 40 z godzinami |
| Rozliczenie wizyty | magazyn i dział logistyki | statusy od 50 do 90 oraz historia |
Dzięki temu planowanie dostaw do magazynu pozwala rozliczać przewoźników z terminowości na podstawie zapisów systemu, a nie notatek z portierni. Pełną tabelę kodów zawiera strona o statusach w programie awizacyjnym. Przypisanie konkretnej rampy opisuje strona o zarządzaniu dokami i rampami, a całość pracuje w ramach systemu YMS. Zasady wizyty kierowcy na terenie obiektu omawia strona o awizacji kierowcy, a wejście do systemu zaczyna się od awizacji transportu zakładanej w portalu.
Okna czasowe dostawcy - widok agenda kalendarza
Widok Agenda kalendarza okien czasowych w portalu Dostawcy i Odbiorcy. Zakres: 18-25 Maj 2026. Tabelaryczna lista z kolumnami: Data, Czas, Wydarzenie. Wtorek 19 Maj 2026 - awizacje w slotach co 60 minut: 09:30-10:30, 10:30-11:30, 11:30-12:30, 12:30-13:30, 13:30-14:30, 14:30-15:30, 15:30-16:30, 16:30-17:30, 17:30-18:30, 18:30-19:30, 19:30-20:30, 20:30-21:30. Środa 20 Maj 2026 - awizacje od 06:30. Każdy event wyświetlany jako ikona ciężarówki z niebieskim kwadratem. Widok przydatny do planowania z wyprzedzeniem - chronologiczna lista terminów.