Oprogramowanie do awizowania Studio VSS.net zastępuje w mniejszym obiekcie telefony i arkusz jednym kalendarzem, w którym dostawca rezerwuje okno, a magazyn widzi plan dnia. W odróżnieniu od arkusza system odrzuca rezerwację ponad limit rampy, a przy tym zapisuje godzinę i autora każdej zmiany.
Informowanie odbiorcy o planowanym transporcie przed jego przyjazdem nazywa się awizowaniem. Awizacja dostaw pozwala magazynowi zaplanować pracę i ustalić harmonogram, więc jakość zgłoszenia ma znaczenie: braki w danych wracają jako telefony przy bramie. Strona pokazuje, jak zacząć w mniejszym obiekcie i czym oprogramowanie różni się od arkusza, a całość klastra porządkuje program do awizacji dostaw.
Co zawiera awizacja i po co prowadzić ją w systemie
Co zawiera awizacja i po co prowadzić ją w systemieDane, które powinna zawierać awizacja
Kompletna awizacja pozwala przygotować przyjęcie bez dopytywania. Tabela zestawia sześć grup danych z ich zastosowaniem; pełną listę pól formularza zawiera strona wzór formularza awizacji.
| Dane w awizacji | Do czego służą magazynowi |
|---|---|
| Nadawca i odbiorca | przypisanie dostawy do obiektu i kontrahenta |
| Data i godzina planowanej realizacji | wybór okna czasowego i rampy |
| Numer referencyjny dokumentu | powiązanie wizyty z zamówieniem lub zleceniem |
| Rodzaj i ilość ładunku | wyliczenie długości okna z liczby palet |
| Dane kierowcy i pojazdu | odprawa na bramie bez ręcznego przepisywania |
| Spedycja i typ transportu | wybór kalendarza i reguł obsługi |
System rejestruje wszystkie wizyty na terenie zakładu i koordynuje dostęp do ograniczonych zasobów, takich jak doki przeładunkowe, rampy, miejsca parkingowe dla ciężarówek i waga samochodowa. Dzięki temu ograniczone są wąskie gardła powstające przy rozładunku i załadunku.
Automatyzacja zamiast kilku telefonów
Automatyzacja skraca obsługę pojedynczego zgłoszenia z kilku telefonów do jednej rezerwacji w portalu. W obiekcie z kilkudziesięcioma dostawami dziennie ręczne prowadzenie harmonogramu prowadzi do dublowania terminów i do sporów o kolejność przy rampie. System weryfikuje dostępność terminu i blokuje zajęte sloty, a każdą zmianę rejestruje z autorem oraz godziną.
Komunikację prowadzą powiadomienia e-mail i SMS o potwierdzeniu rezerwacji, zmianie terminu, zbliżającej się godzinie wizyty i przydziale rampy. Przewoźnik i magazyn pracują na tych samych danych, co ogranicza nieporozumienia i liczbę pojazdów podstawianych poza oknem. Raporty pokazują czasy obsługi oraz punktualność przewoźników, a obłożenie ramp widać w kalendarzu; te dane pozwalają skorygować długość okien i liczbę stanowisk.
Kalendarze awizacji - kafelkowy ekran startowy VSS.net
Ekran startowy sekcji kalendarzy w Studio VSS.net grupuje widoki w kafelki. Sekcja kalendarzy ogólnych prowadzi do kalendarza ogólnego i do zajętości ramp, a osobny kafelek dzieli plan według rodzajów transportów. Kolejne sekcje zawierają kalendarze przypisane do obiektu i do poszczególnych magazynów, a dane na zrzucie są demonstracyjne. Kafelki skracają drogę do wybranego kontekstu planowania dostaw.
Arkusz czy oprogramowanie do awizowania
Arkusz czy oprogramowanie do awizowaniaArkusz wystarcza, dopóki awizacje wpisuje jedna osoba, a rampy obsługują niewiele dostaw dziennie. Gotowy plik opisuje strona Awizacja w Excelu - szablon harmonogramu dostaw: oznacza kolizje okien na tej samej rampie, ale nie blokuje wpisania zajętego terminu. Tabela pokazuje, co zmienia oprogramowanie.
| Kryterium | Arkusz Excel | Oprogramowanie do awizowania |
|---|---|---|
| Zajęty termin | kolizja jest oznaczana po zapisie | rezerwacja ponad limit rampy jest odrzucana |
| Wprowadzanie danych | plik edytuje jedna osoba, a dostawcy dzwonią po terminy | przewoźnik rezerwuje okno samodzielnie w portalu |
| Historia zmian | brak zapisu autora i godziny zmiany | godzina i autor każdej zmiany |
| Statusy bramy i rampy | brak, więc czasu oczekiwania nie da się zmierzyć | statusy od przybycia do wyjazdu |
| Powiadomienia | ręczne wiadomości do kierowców | e-mail i SMS po zatwierdzeniu oraz po zmianie terminu |
| Raporty | formuły budowane we własnym zakresie | raporty KPI z eksportem do Excela i PDF |
| Koszt wejścia | brak licencji | abonament lub licencja wieczysta |
Porównanie arkusza z telefonem i systemem zawiera strona o elektronicznej awizacji dostaw. Dane zebrane w arkuszu warto zachować: wskazują obłożone rampy i czasy rozładunków, więc stanowią podstawę analizy przed wdrożeniem.
Jak zacząć w mniejszym obiekcie
Jak zacząć w mniejszym obiekcieObiekt z jedną lub dwiema rampami zaczyna od kalendarza i portalu przewoźnika, a kolejne moduły dokłada wtedy, gdy pojawia się potrzeba. Pierwszy etap wymaga ustalenia ramp, godzin ich pracy, długości standardowego okna i kont dla przewoźników. Liczbę ramp i długość okna można oszacować w kalkulatorze okna czasowego i liczby ramp, a zasady zgłaszania zmian oprzeć o wzór regulaminu dostaw i awizacji.
Pełne uruchomienie trwa od czterech do ośmiu tygodni, a magazyn pracuje w kalendarzu już po konfiguracji i kontach przewoźników. Koszt zależy od wariantu i wybranych modułów, a kwoty zestawia strona ile kosztuje system awizacji.
| Zadanie | Kto je wykonuje | Co powstaje w systemie |
|---|---|---|
| Ustalenie ramp i godzin pracy | kierownik obiektu | pozycje w kartotekach i kalendarz z godzinami pracy |
| Zdefiniowanie okna standardowego i limitów | administrator | kalendarz z limitem rampy i regułą długości okna |
| Założenie kont przewoźników | dział logistyki | dostęp do portalu, w którym przewoźnik widzi własne transporty |
| Szkolenie dyspozytora i ochrony | prowadzący wdrożenie | pierwsze statusy wizyt zapisane na bramie i przy rampie |
Przykład dnia w obiekcie z dwiema rampami
Przykład dnia w obiekcie z dwiema rampamiPrzykład jest fikcyjny i pokazuje, jak limit rampy porządkuje poranek w obiekcie z dwiema rampami, R1 i R2, oraz oknem standardowym o długości 45 minut. W arkuszu trzecia rezerwacja na R1 zostałaby wpisana i oznaczona jako kolizja dopiero po zapisie, a w systemie dostawca dostaje od razu inny termin.
| Godzina | Rampa | Zdarzenie w kalendarzu |
|---|---|---|
| 06:00 - 06:45 | R1 | rezerwacja dostawcy A zatwierdzona, status 10 |
| 06:00 - 06:45 | R2 | rezerwacja dostawcy B zatwierdzona, status 10 |
| 06:00 - 06:45 | R1 | próba rezerwacji dostawcy C odrzucona, system wskazuje najbliższy wolny termin |
| 06:10 | R1 | pojazd dostawcy A zgłasza się na bramie (status 20), wjeżdża o 06:15 (status 40) |
| 06:20 - 06:50 | R1 | magazyn ustawia START i STOP, a status 60 zwalnia rampę |
| 06:55 | R1 | pojazd wyjeżdża (status 90), czas pobytu 40 minut trafia do raportu |
Dyspozytor nie wykonuje w tym scenariuszu żadnego telefonu, a godziny z tabeli stają się podstawą oceny punktualności. Z różnicy między statusem 20 i 40 wynika czas oczekiwania pod bramą, a z różnicy między statusem 40 i 90 - czas pobytu na terenie obiektu.
Funkcje systemu YMS w oprogramowaniu do awizowania
Funkcje systemu YMS w oprogramowaniu do awizowaniaAplikacja webowa SoftwareStudio prowadzi harmonogram dostaw i odbiorów w magazynie, a każda ze stron procesu dysponuje tymi samymi informacjami. Tabela zestawia sześć funkcji, które odpowiadają za codzienną pracę.
| Funkcja | Opis |
|---|---|
| Okna czasowe dla bram | tworzenie i edycja okien dla poszczególnych bram magazynowych wraz z limitami |
| Potwierdzenia awizacji | wiadomości e-mail i SMS po zatwierdzeniu rezerwacji i po zmianie terminu |
| Status wizyty | pozycja pojazdu w łańcuchu statusów od przybycia do wyjazdu |
| Raporty i statystyki | czasy obsługi i punktualność przewoźników z eksportem do Excela i PDF |
| Historia zmian | godzina i autor każdej modyfikacji awizacji |
| Role i uprawnienia | zakres widoku dla przewoźnika, ochrony, magazynu i działu logistyki |
Okna dla poszczególnych bram edytuje się w kalendarzu, a ich zasady opisuje strona o oknach czasowych dla poszczególnych bram magazynowych. Dzięki limitom liczba pojazdów obsługiwanych jednocześnie nie przekracza możliwości rampy.
Integracja z innymi systemami
Oprogramowanie do awizowania wymienia dane z systemem zarządzania magazynem (WMS) przez REST API, co eliminuje ręczne wpisywanie tych samych danych w kilku miejscach. Integracje z SAP i SAP EWM oraz z Symfonią ERP są wykonane, a integracja z Comarch ERP XL jest deklarowana. Planowanie tras i wybór przewoźnika należą do osobnego systemu zarządzania transportem (TMS), z którym awizacja wymienia terminy.
Dla kontrahentów spoza własnej grupy kapitałowej wspólnym językiem bywa standard EDI GS1: awizo wysyłki DESADV przenosi zawartość dostawy w formacie rozumianym tak samo po obu stronach. Mapowanie takiego komunikatu na interfejs REST wymaga projektu integracyjnego.
Konfiguracja pod konkretny obiekt
Zestaw funkcji pozostaje ten sam w magazynach dystrybucyjnych, zakładach produkcyjnych, centrach handlowych i terminalach przeładunkowych. Zmieniają się parametry: liczba bram, długość okien czasowych, wymagane dokumenty wjazdowe i godziny pracy ramp. Wdrożenie obejmuje konfigurację kalendarzy dla obiektów, definicję ról i uprawnień, reguły wyliczania czasu obsługi oraz szablony powiadomień.
Pełny rejestr zdarzeń pozwala odtworzyć przebieg każdej wizyty, co ułatwia rozliczanie przewoźników i rozstrzyganie reklamacji. Raport KPI z podglądem harmonogramu transportów pokazuje poniższy zrzut.
KPI awizacji - raport harmonogramu transportów VSS.net
Ekran KPI awizacji w Studio VSS.net pokazuje raport w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Transporty są pogrupowane według godzin, a każdy blok zawiera dane kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer planu załadunku i asortyment. Kolor bloku wskazuje stan: czerwony oznacza opóźnienie, zielony transport zrealizowany, a różowy transport w realizacji. Raport można wydrukować lub zapisać jako plik PDF z paska narzędzi w górnej części ekranu.
Oprogramowanie do awizowania dostaw od SoftwareStudio
Oprogramowanie do awizowania dostaw od SoftwareStudioSystem awizacji rejestruje wizyty wraz z ich czasem i przebiegiem, a dostęp do zasobów - doków i ramp przeładunkowych, parkingów i wag - koordynuje przez limity. Telefon i wiadomości e-mail działają przy małej liczbie dostaw, a przy większej potrzebna jest automatyzacja rezerwacji.
Pełne zarządzanie procesem zaczyna się od awizacji kierowcy, a kończy na analizie okien czasowych i obłożenia ramp. Konfigurację kalendarzy pokazuje poniższy zrzut sekcji Kartoteki.
Kalendarze w kartotekach - konfiguracja VSS.net
Zrzut przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki Studio VSS.net. Tabela ma kolumny Aktywne, Kod, Nazwa kalendarza i Domyślny sposób prezentacji danych oraz kolumny z flagami uprawnień do zmian. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją: określa dane źródłowe, sposób filtrowania, widok domyślny i uprawnienia poszczególnych ról.