Awizacja dostaw dla operatorów 3PL - wielu klientów w jednym systemie

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Operator logistyczny przyjmuje na wspólnych rampach dostawy dla kilku niezależnych właścicieli towaru. Każdy z nich ma własnych dostawców, własne wymagania co do czasu rozładunku i odrębną umowę o poziomie usług. Rezerwacje prowadzone w jednym arkuszu lub w korespondencji e-mail mieszają te zasady, a planista traci rozeznanie, która rampa należy do którego projektu.

Studio VSS.net odwzorowuje ten układ czterema elementami konfiguracji: kalendarzami, algorytmami okien, rolami użytkowników oraz raportami z podziałem na kontrahenta. Poniżej opisujemy każdy z nich, a potem uruchomienie nowego klienta w działającym centrum i dane, które system przekazuje do rozliczeń. Zasady dla obiektu z jednym właścicielem omawia strona o Yard Management System.

Dlaczego obiekt 3PL wymaga innych reguł awizacji niż magazyn jednego właściciela

Program do awizacji projektowany dla jednego właściciela obiektu zakłada jedną pulę ramp, jeden zestaw reguł okien i jedną grupę użytkowników. W logistyce kontraktowej (Third-Party Logistics) każdy klient operatora ma innych dostawców i odmienne wymagania co do czasu rozładunku, a często własne doki lub osobne strefy odkładcze. Te reguły muszą działać obok siebie na tym samym placu i nie mogą wpływać jedna na drugą.

Klienci operatora wymieniają dane w formatach niezależnych od dostawcy oprogramowania. Posługują się awizo wysyłki DESADV i numerem jednostki logistycznej SSCC, które opisuje EDI w standardzie GS1. Przekazanie takich danych do awizacji realizuje projekt integracyjny przez REST API, opisany na stronie integracje ze Studio VSS.net.

Jedna instalacja z osobnymi kalendarzami pozwala pogodzić interesy klientów bez kupowania odrębnej aplikacji dla każdego projektu. Wspólna jest infrastruktura placu, czyli brama i parking, a rampy można przypisać do projektów. Odrębne są reguły rezerwacji i widoki użytkowników. Tabela pokazuje podział w obszarach, które planista konfiguruje jako pierwsze.

Długość okna dla każdego projektu opisuje strona o oknach czasowych, a układ kalendarzy strona o kalendarzu awizacji.

Separacja widoków klientów w jednym systemie

Klienci operatora często konkurują na rynku, dlatego dane o wolumenach dostaw i strukturze asortymentu nie powinny być widoczne dla innych projektów. W Studio VSS.net granicę widoczności wyznaczają role programowe oraz przypisanie konta użytkownika do kontrahenta. Użytkownik z rolą kontrahenta zakłada awizacje wyłącznie na swoją firmę i widzi tylko powiązane z nią zgłoszenia.

Rola określa, które menu i zestawienia są dostępne na ekranie, oraz czy użytkownik może zmieniać rekordy, czy tylko je oglądać. Administrator ustawia ją osobno dla awizacji, kalendarzy, kartotek i raportów. Pełną macierz ról opisuje strona Role i uprawnienia użytkowników, a zasady przetwarzania danych osobowych kierowców strona o ochronie danych i uprawnieniach.

O tym, czy taki model wystarcza, czy klient operatora wymaga osobnej instancji systemu, decyduje analiza wdrożeniowa na podstawie umów i wymagań dotyczących poufności. Hosting jest możliwy w chmurze SoftwareStudio albo na serwerze klienta, więc dla projektów o szczególnych wymaganiach możliwe jest wdrożenie osobne.

Studio VSS.net

Uprawnienia i role - separacja dostępu

Moduł uprawnień przypisuje każdej roli wyłącznie potrzebny zakres dostępu. W modelu 3PL ogranicza to widoczność danych do własnego projektu: użytkownik klienta widzi własne awizacje, bez wglądu w zgłoszenia innych kontrahentów.

Osobne kalendarze ramp dla projektów klientów

Zarządzanie placem 3PL wymaga przydzielania zasobów do bieżących potrzeb poszczególnych projektów. Kalendarze konfiguruje się w sekcji Kartoteki: każdy ma kod i nazwę, widok domyślny, flagi uprawnień oraz godziny pracy magazynów, w których siatka oferuje terminy. Rodzaje transportów można prowadzić w osobnych kalendarzach, a rezerwacja trafia do kalendarza właściwego dla projektu.

Tabela pokazuje przykład konfiguracji czterech projektów w jednym centrum dystrybucyjnym. Wartości są fikcyjne i ilustrują sposób ustawienia reguł, a nie zalecane czasy obsługi.

Dzięki temu jeden obiekt obsługuje równolegle wiele strumieni dostaw, a planista widzi obciążenie ramp wszystkich projektów w jednym miejscu. Obiekty w kilku lokalizacjach opisuje strona o awizacjach cyklicznych dla wielu magazynów, a dane referencyjne strona o kartotekach systemu awizacji.

Studio VSS.net

Kartoteki obiektów i magazynów

Kartoteki obiektów pozwalają zdefiniować obiekty i magazyny dla wielu projektów w jednym systemie. Projekt może otrzymać własny kalendarz w obrębie wspólnej infrastruktury operatora.

Raportowanie i dane do rozliczeń per klient

Operator rozlicza się z klientami według umów, które wskazują liczbę obsłużonych dostaw albo opłaty za przekroczenie czasu obsługi. Studio VSS.net zapisuje godzinę i autora każdej zmiany statusu, a zestawienia pokazują te dane z podziałem na kontrahentów. Wyniki eksportuje się do Excela i PDF.

Naliczenie opłat i fakturowanie odbywają się poza systemem awizacji, który dostarcza zestawienia będące podstawą rozliczenia. Podział odpowiedzialności za czas oczekiwania opisuje strona o rozliczaniu postojów przewoźników, a gotowe zestawienia strona o zestawieniach i raportach programu awizacyjnego. Definicje mierników zawiera artykuł o KPI systemu awizacji.

Studio VSS.net

Statystyka kontrahentów

Zestawienie statystyki kontrahentów pokazuje aktywność per klient - liczbę awizacji i obciążenie ramp. Dane te służą jako materiał do rozliczeń z klientem operatora.

Portal przewoźnika dla dostawców klientów operatora

Dostawcy i przewoźnicy klientów rezerwują okna w portalu dostępnym przez Internet. Konto zewnętrzne wiąże profil firmy z osobami rezerwującymi terminy, a przewoźnik widzi wyłącznie własne transporty. Operator nie prowadzi więc rezerwacji telefonicznych i korespondencji osobno dla każdego klienta. Opis portalu zawiera strona o systemie awizacji kierowców.

Zakres dopasowania portalu do marki operatora, na przykład logo operatora lub adres domeny, ustala się w analizie wdrożeniowej. Nie jest to funkcja deklarowana jako gotowa opcja standardowa.

Historia i ocena przewoźników obsługujących kilku klientów operatora

W modelu 3PL ten sam przewoźnik często realizuje transporty dla kilku klientów operatora, korzystając z tego samego centrum dystrybucyjnego. System zapisuje jego przyjazdy i czasy obsługi niezależnie od tego, dla którego projektu wykonywał transport, więc operator ma jeden obraz jego rzetelności zamiast rozproszonych danych u każdego klienta.

Moduł scoringu i rankingu Top 10, opisany na stronie scoring i ranking kontrahentów, zestawia cztery grupy danych o partnerze:

• terminowość w oknie czasowym
• kompletność dokumentacji dołączanej do awizacji
• przestrzeganie procedur BHP na terenie obiektu
• liczba zrealizowanych awizacji i wolumen w okresie

Operator może wykorzystać taką ocenę jako jedno z kryteriów przy przydziale priorytetowych terminów, ale system nie przydziela ich automatycznie. Zakres widocznych ocen zależy od konfiguracji ról: użytkownik klienta powinien widzieć dane dotyczące własnych dostaw, a zbiorczy wynik przewoźnika pozostaje do wglądu planisty operatora.

Co zmienia się w pracy planisty i bramy operatora

Wspólny system awizacji zmienia sposób pracy czterech grup w obiekcie. Tabela zestawia obszary pracy z mechanizmem, który odpowiada za zmianę, bez deklaracji o wielkości efektu: tę ustala się dla konkretnego obiektu na podstawie zapisanych czasów.

Zestawienia przydają się także poza codzienną pracą. Dane o obciążeniu ramp z wielu projektów pokazują, które doki są wykorzystywane najintensywniej, i dostarczają argumentów przy planowaniu godzin pracy obsady bramy. W rozmowach z klientami i w ofertach operator może opisać sposób separacji projektów oraz rodzaj zapisywanych danych. Model kosztowy i założenia do własnych obliczeń opisuje strona o zwrocie z inwestycji w system awizacji.

Scenariusz uruchomienia nowego klienta w działającym centrum dystrybucyjnym

Operator podpisuje umowę z nowym klientem, który przenosi obsługę magazynową do centrum obsługującego już innych, niepowiązanych kontrahentów. Zespół wdrożeniowy zakłada w systemie profil klienta wraz z danymi kontaktowymi i listą przewoźników. Następnie planista wskazuje rampy projektu, dobiera algorytm długości okna do typowych ładunków, na przykład palet mieszanych o zróżnicowanej wysokości, i nadaje dostęp do portalu działowi logistyki klienta oraz jego stałym przewoźnikom.

Przed uruchomieniem operator zbiera od klienta dane, które wypełniają kartoteki i skorowidze. Tabela wskazuje, do czego służy każda grupa danych.

Role i uprawnienia ustawia się tak, aby klient widział wyłącznie własne awizacje i raporty. Przewoźnicy klienta od pierwszego dnia rezerwują okna samodzielnie w portalu, bez telefonicznych ustaleń z planistą. Po pierwszym okresie rozliczeniowym operator generuje zestawienie z liczbą awizacji i czasami obsługi, które służy do pierwszego rozliczenia zgodnego z umową. Czas uruchomienia zależy od liczby ramp oraz od zakresu integracji; wdrożenie całego systemu u nowego operatora trwa zwykle 4-8 tygodni.

Ten sam schemat operator powtarza przy każdym kolejnym kliencie, a kartoteki i role działają już w obiekcie. Obsługę klienta z branży produkcyjnej omawia strona o awizacji dostaw dla produkcji, a operatorów obsługujących produkty lecznicze artykuł o awizacji dostaw farmaceutycznych. Klienta z branży FMCG omawia strona o awizacji dostaw FMCG, a klienta z przemysłu motoryzacyjnego strona o awizacji dostaw automotive.

Porównanie z innymi branżami zawiera strona awizacja dostaw w branżach.