Program do zarządzania dostawami

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Obiekty obsługujące dostawy mają zwykle te same kłopoty: ustalenia rozproszone w poczcie i telefonach, brak jednego obrazu obłożenia ramp i dane, które trzeba przepisywać między systemami. Program do zarządzania dostawami zbiera te ustalenia w jednym rejestrze awizacji, w którym każdy etap wizyty pojazdu ma status.

Błędy w zarządzaniu dostawami i sposoby ich unikania

Siedem błędów powtarza się niezależnie od branży. Tabela zestawia każdy z nich ze skutkiem na placu i mechanizmem, który go ogranicza; ostatnia kolumna prowadzi do opisu szczegółowego.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net prezentuje trzy kategorie widoków. Sekcja Kalendarze ogólne prowadzi do kalendarza ogólnego, a osobne kafelki otwierają widok rodzajów transportów i zajętość ramp. Sekcja Kalendarze wg obiektów zawiera kafelek obiektu demonstracyjnego, a sekcja Kalendarze wg magazynów - magazyny demonstracyjne z ikonami branżowymi (chłodnia, silosy zbożowe). Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Rezerwacja okien czasowych porządkuje przyjazdy

Przewoźnik rezerwuje termin samodzielnie w portalu, a system przelicza czas obsługi na długość okna z liczby palet i rodzaju operacji. Zewnętrzni partnerzy wybierają więc tylko wolne przedziały, a praca magazynu przestaje zależeć od nagłych spiętrzeń. Zasady tego mechanizmu opisuje strona o platformie okien czasowych, a ogólne reguły - opracowanie o oknach czasowych.

Kalendarz pozwala dyspozytorowi przeciągnąć awizację na inny termin, a każda zmiana jest od razu widoczna dla uczestników wizyty. Cztery typowe zdarzenia pokazują, jak program reaguje na odchylenia od planu.

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne, Kod (np. AWMK2, AWMBA, AWMT, AWKT, AWKO), Nazwa kalendarza (Kalendarz bramy MAGAZYN, Kalendarz wg TABELA dzisiaj, Kalendarz wg bramy MAGAZYN VERTICAL, Kalendarz wg ACH dziś), Domyślny sposób prezentacji danych, oraz flagi uprawnień: Dodawanie, Usuwanie, Edycja daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją definiującą dane źródłowe (zapytanie SQL do RESOURCES) i sposób filtrowania oraz widok domyślny i uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról w systemie.

Automatyzacja awizacji zamiast arkusza i poczty

Awizacje prowadzone w arkuszu i w rozmowach telefonicznych wymagają ręcznej pracy na każdym etapie, a każda z nich jest okazją do pomyłki. Program zastępuje tę pracę formularzem w portalu i rejestrem w bazie. Dla małych obiektów, które zaczynają od arkusza, dostępny jest szablon harmonogramu dostaw w Excelu.

Błędy eliminowane przez automatyzację

Przepływ informacji w programie

Przepływ zaczyna się od wyboru okna przez przewoźnika, a kończy na raporcie czasów obsługi. Schemat pokazuje, kto zapisuje które zdarzenie.

Zastosowanie w różnych działach

Z tych samych danych korzystają działy o różnych potrzebach: logistyka widzi obłożenie ramp, magazyn - plan przyjęć, zakupy - terminowość dostawców, a kierownictwo - raporty czasów obsługi. Podział widoków wynika z ról przypisanych kontom, co opisuje strona o rolach programowych.

Obsługa wyjątków

Plan okien nie obejmuje dostaw, które przyjeżdżają bez awizacji lub wcale. Program ma dla takich zdarzeń osobne procedury, dzięki czemu wyjątek zostaje w rejestrze, zamiast wychodzić poza system.

Zasady postępowania z dostawą bez zgłoszenia opisuje strona o dostawach nieawizowanych, a sytuację kierowcy spóźnionego lub nieobecnego - strona o spóźnieniach i nieprzyjeździe kierowców.

Zarządzanie rampami i parkingiem buforowym

Rampa jest przydzielana awizacji przy zatwierdzeniu, a pojazd jest wzywany pod dok dopiero wtedy, gdy stanowisko jest wolne, a magazyn gotowy do obsługi. Zapis godziny rozpoczęcia i zakończenia obsługi pokazuje, ile faktycznie trwa każde okno. Szczegóły przydziału ramp opisuje strona o zarządzaniu dokami, a zajętość miejsc na placu - strona o wizualizacji zajętości miejsc parkingowych.

Przerwy konserwacyjne rampy ustawia się w konfiguracji, więc rezerwacje nie trafiają na stanowisko, którego nikt nie obsłuży. Dla obiektów z parkingiem buforowym status 70 pozwala odłożyć pojazd bez zatrzymywania pracy doku.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net

Ekran KPI awizacji w systemie Studio VSS.net prezentuje raport efektywności w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Układ harmonogramowy grupuje transporty według godzin, od 14:30 do 17:30, a każdy blok opisuje kontrahenta demonstracyjnego oraz pojazd z kierowcą i numerem Load Plan. Kolorowe bloki - czerwony (opóźnienie), zielony (zrealizowany), różowy (w realizacji) - umożliwiają szybką ocenę efektywności operacji bramowych. Raport dostępny jest do wydruku lub zapisu jako plik PDF za pomocą paska narzędzi w górnej części ekranu.

Statusy dostaw widoczne dla wszystkich uczestników

Obraz dostaw wynika z zapisów na bramie i przy rampie, a nie z lokalizacji pojazdów na trasie. Każda dostawa przechodzi przez zdefiniowane statusy w programie awizacyjnym, od zgłoszenia przez wjazd na bramę po rozładunek. Dyspozytor ocenia sytuację w widoku, który grupuje transporty kolorami według statusów.

Alerty o zbliżających się limitach i przekroczeniach terminu opisuje strona o statusach. Pełny cykl wizyty przedstawia artykuł o awizacjach transportu.

Raporty i dane do rozmów z przewoźnikami

Raporty korzystają z godzin zapisanych przy statusach, więc nie wymagają osobnego zbierania danych. Tabela pokazuje cztery podstawowe zestawienia razem z pytaniami, na które odpowiadają.

Zestawienia można eksportować do Excela i PDF oraz wysyłać e-mailem jako załącznik. Wskaźniki i sposób ich czytania opisuje strona o KPI systemu awizacji, a rozliczanie czasu postoju - artykuł o rozliczaniu postojów przewoźników. Ranking kontrahentów według punktualności opisuje strona o scoringu i rankingu kontrahentów.

Integracja z ERP i WMS przez REST API

Dane z zamówień trafiają do awizacji przez REST API, więc rozładunek zaczyna się z gotową kartoteką pozycji, a informacja o przyjęciu wraca do ERP bez przepisywania. Opis przepływu zawiera strona o łączeniu VSS z WMS i ERP.

Dostawca może przekazać odbiorcy skład transportu w komunikacie DESADV w standardzie EDI GS1. Przeniesienie takich danych do awizacji realizuje projekt integracyjny przez REST API.

Wspólna platforma komunikacji z przewoźnikami

Jeden punkt styku z przewoźnikami ogranicza telefony z pytaniem o rampę i godzinę, bo odpowiedź znajduje się w portalu i w wiadomości z potwierdzeniem. Język komunikacji jest polem awizacji: wiadomości do kierowcy trafiają w wybranym przez niego języku. Zasady opisuje strona o wielojęzycznej komunikacji z dostawcami.

Historia statusów z godzinami może być podstawą ustaleń w umowach z przewoźnikami o terminowość podstawień; ten wątek opisuje artykuł o przejrzystych SLA z przewoźnikami. Treść powiadomień i ich kanały omawia strona o powiadomieniach SMS i e-mail.

Wdrożenie programu do zarządzania dostawami

Uruchomienie programu trwa od czterech do ośmiu tygodni, zależnie od liczby obiektów i integracji. Tabela pokazuje etapy ze standardowymi czasami, a szczegółowy plan prac opisuje strona o wdrożeniu systemu awizacji etapami.

Przed wyborem programu warto spisać wymagania w jednym dokumencie. Gotowy wzór z macierzą wymagań zawiera strona zapytanie ofertowe na system awizacji, a orientacyjne koszty - strona ile kosztuje system awizacji.