Awizacja w magazynie – jeden system, wiele rozwiązań

W jaki sposób jeden system do awizacji rewolucjonizuje pracę magazynu?

Chaos w dokach załadunkowych odchodzi do przeszłości.

Nowoczesna logistyka magazynowa stawia przed przedsiębiorstwami ogromne wyzwania, a jednym z najbardziej newralgicznych punktów jest strefa przyjęć i wydań towaru. Bez zaawansowanego systemu zarządzania, ten obszar szybko pogrąża się w chaosie, co generuje wymierne straty. Długie kolejki ciężarówek oczekujących na rozładunek, niepewność co do faktycznego czasu przyjazdu transportu oraz nerwowa atmosfera wśród personelu to codzienne problemy wielu firm. Taka sytuacja prowadzi do kosztownych przestojów, nieefektywnego wykorzystania zasobów i problemów komunikacyjnych między przewoźnikami, dostawcami a pracownikami magazynu. Dlatego właśnie uporządkowanie tych procesów jest fundamentalnym krokiem w stronę zwiększenia konkurencyjności.

Wprowadzenie dedykowanego systemu do awizacji dostaw stanowi skuteczne rozwiązanie tych problemów, wprowadzając porządek i przewidywalność w miejsce niepewności. Oprogramowanie to przenosi całą komunikację z zawodnych kanałów, takich jak telefony i wiadomości e-mail, na jedną, centralną platformę dostępną online. W efekcie wszystkie zaangażowane strony, od spedytora po magazyniera, mają dostęp do tych samych, aktualnych informacji w czasie rzeczywistym. Systematyzuje to przepływ pojazdów i towarów, pozwala na płynne zarządzanie ruchem na placu i znacząco usprawnia koordynację działań, co przekłada się na lepszą organizację pracy całego przedsiębiorstwa.

Cyfrowy harmonogram staje się centrum operacyjnym magazynu.

Podstawą działania nowoczesnego systemu awizacyjnego jest funkcja elektronicznego harmonogramu, który umożliwia rezerwację konkretnych okien czasowych na załadunek lub rozładunek. Dostawcy oraz firmy transportowe zyskują możliwość samodzielnego logowania się do systemu przez przeglądarkę internetową i wybierania dogodnego dla siebie terminu z puli dostępnych slotów. Ten prosty mechanizm w istotny sposób odciąża pracowników magazynu, którzy nie muszą już ręcznie umawiać każdej wizyty. Wprowadza to element przewidywalności, który pozwala na precyzyjne planowanie pracy i zasobów na wiele dni do przodu, co jest niezastąpione w dynamicznym środowisku logistycznym.

Podczas rezerwacji okna czasowego system zbiera szereg istotnych informacji dotyczących planowanej operacji, takich jak rodzaj i ilość towaru, liczba palet, numer rejestracyjny pojazdu czy dane kierowcy. Te szczegółowe dane są natychmiast dostępne dla pracowników magazynu, co pozwala im odpowiednio wcześnie przygotować się na przyjęcie dostawy. Wiedząc, co i kiedy przyjedzie, mogą z wyprzedzeniem alokować niezbędne zasoby, takie jak odpowiednia liczba pracowników, wózki widłowe czy wolne miejsce w strefie rozładunkowej. W rezultacie cały proces przyjęcia towaru przebiega znacznie szybciej i sprawniej, minimalizując czas obsługi pojedynczego pojazdu.

Jeden system oferuje wiele wyspecjalizowanych narzędzi.

Zaawansowany system awizacyjny to znacznie więcej niż tylko prosty kalendarz rezerwacji. To elastyczne narzędzie, które można precyzyjnie dostosować do specyficznych potrzeb i procesów każdego magazynu. Oprogramowanie pozwala na zarządzanie różnymi typami operacji, od standardowych dostaw i wysyłek, po bardziej złożone procesy, jak cross-docking. Ponadto, umożliwia ono definiowanie i zarządzanie dostępnością wielu różnych zasobów, takich jak poszczególne rampy załadunkowe, miejsca parkingowe dla ciężarówek czy wagi samochodowe. Dostępne widoki dzienne, tygodniowe i miesięczne zapewniają pełen przegląd zaplanowanych operacji i ułatwiają strategiczne zarządzanie przepustowością magazynu.

Nowoczesne platformy awizacyjne oferują również szereg dodatkowych funkcji, które automatyzują i upraszczają pracę. Jedną z nich jest możliwość elektronicznego dołączania dokumentów transportowych, takich jak listy przewozowe czy certyfikaty jakości, bezpośrednio do awizacji. Eliminuje to potrzebę fizycznego obiegu papierów i gwarantuje, że cała dokumentacja jest dostępna w jednym miejscu. Co więcej, system automatycznie wysyła powiadomienia i alerty do wszystkich zainteresowanych stron o zbliżających się terminach, potwierdzeniach rezerwacji czy ewentualnych opóźnieniach. Taka proaktywna komunikacja zapewnia płynność procesów i pozwala szybko reagować na nieprzewidziane zdarzenia.

Jakie korzyści strategiczne przynosi wdrożenie zintegrowanego systemu awizacyjnego?

Integracja z systemami ERP i WMS tworzy spójny ekosystem danych.

Chociaż samodzielny system awizacyjny przynosi wiele korzyści operacyjnych, jego prawdziwy potencjał ujawnia się dopiero po zintegrowaniu z innymi kluczowymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwie. Mowa tu przede wszystkim o systemie zarządzania magazynem (WMS) oraz systemie planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Taka integracja tworzy spójny i w pełni zautomatyzowany ekosystem, w którym dane przepływają płynnie i bezbłędnie pomiędzy różnymi działami firmy. Informacje o zamówieniach, dostawach, stanach magazynowych i wysyłkach są synchronizowane w czasie rzeczywistym, zapewniając wszystkim pracownikom dostęp do jednolitej wersji prawdy.

W praktyce integracja oznacza radykalne uproszczenie wielu procesów. Przykładowo, informacja o zatwierdzonej awizacji dostawy może automatycznie wygenerować w systemie WMS dokument przyjęcia zewnętrznego, gotowy do przetworzenia przez magazyniera. To całkowicie eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co nie tylko oszczędza czas, ale przede wszystkim minimalizuje ryzyko kosztownych pomyłek. Dzięki temu dane o nowym towarze pojawiają się w ewidencji magazynowej natychmiast po jego fizycznym przyjęciu, co zapewnia działom handlowym i planistycznym aktualny obraz dostępnych zapasów.

Dane z awizacji stają się źródłem cennych analiz biznesowych.

System awizacyjny to nie tylko narzędzie do harmonogramowania, ale także potężne źródło danych o wszystkich operacjach transportowych realizowanych na terenie zakładu. Każda wizyta, każdy załadunek i rozładunek są szczegółowo rejestrowane, tworząc bogatą bazę historyczną, która może posłużyć do głębokich analiz. Nowoczesne platformy oferują wbudowane moduły raportowe, które pozwalają na generowanie przejrzystych zestawień i wskaźników KPI. Można dzięki nim analizować na przykład punktualność poszczególnych przewoźników, średni czas obsługi pojazdu przy rampie, czy identyfikować godziny największego natężenia ruchu.

Analiza tych danych pozwala menedżerom podejmować decyzje oparte na twardych faktach, a nie na intuicji. Identyfikując systematycznie spóźniających się dostawców, firma może renegocjować z nimi warunki współpracy lub poszukać bardziej rzetelnych partnerów. Analiza czasu obsługi może z kolei wskazać na wewnętrzne wąskie gardła, których usprawnienie pozwoli zwiększyć przepustowość magazynu. W efekcie, przedsiębiorstwo wchodzi na ścieżkę ciągłego doskonalenia swoich procesów logistycznych, co w długoterminowej perspektywie prowadzi do znaczącej redukcji kosztów operacyjnych i wzrostu wydajności.

System awizacyjny istotnie wzmacnia bezpieczeństwo na terenie zakładu.

Kwestie bezpieczeństwa mają fundamentalne znaczenie dla każdego zakładu produkcyjnego czy centrum dystrybucyjnego. System do awizacji odgrywa w tym obszarze ważną, choć często niedocenianą rolę. Dzięki temu, że każda wizyta musi zostać wcześniej zaplanowana i zarejestrowana, system tworzy szczegółową ewidencję wszystkich pojazdów i osób wjeżdżających na teren firmy. Rejestrowane są takie dane jak numer rejestracyjny samochodu, dane kierowcy oraz planowany czas pobytu. Daje to służbom ochrony pełną kontrolę nad ruchem i stanowi pierwszą linię zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.

Taka elektroniczna ewidencja gości jest również niezastąpiona w sytuacjach awaryjnych. W przypadku konieczności przeprowadzenia ewakuacji, służby ratunkowe mogą natychmiast uzyskać z systemu precyzyjną listę wszystkich osób postronnych przebywających na terenie obiektu. Ponadto, dokładny zapis wizyt jest niezwykle pomocny przy wyjaśnianiu ewentualnych incydentów, takich jak uszkodzenie mienia czy infrastruktury. System awizacyjny staje się więc nie tylko narzędziem logistycznym, ale również ważnym elementem wspierającym system bezpieczeństwa i ochrony całego przedsiębiorstwa.

Awizacja w magazynie to kluczowy aspekt, wpływający na usprawnienie działań związanych z procesem magazynowym, jak i organizacją logistyczną największych firm produkcyjnych. Awizacja w magazynie – jeden system, wiele rozwiązań. Jak bezawaryjnie kontrolować i zarządzać harmonogramem pracy magazynów?

Jednym z systemów, które umożliwiają skuteczną awizację w magazynie, jest VSS.net

Jest to kompleksowe oprogramowanie, które umożliwia zarządzanie magazynem oraz procesami logistycznymi. System ten oferuje wiele rozwiązań, które pozwalają na efektywne zarządzanie magazynem oraz transportem.

Jednym z rozwiązań oferowanych przez VSS.net jest program YMS (Yard Management System). Jest to system, który umożliwia efektywne zarządzanie transportem oraz organizację dostaw. Dzięki YMS możliwe jest monitorowanie ruchu pojazdów na terenie magazynu oraz planowanie dostaw.

Program YMS umożliwia również awizację w magazynie. Dzięki temu możliwe jest informowanie odbiorców o planowanej dacie dostawy oraz o stanie zamówienia. System ten umożliwia również śledzenie statusu zamówienia oraz informowanie o ewentualnych opóźnieniach.

Wykorzystanie programu YMS w organizacji transportów pozwala na skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw oraz uniknięcie opóźnień w dostawach. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie efektywności procesów logistycznych oraz poprawa jakości obsługi klienta.

Otrzymanie awizacji transportu pozwala magazynowi na:

Korzyść	Opis
Planowanie zadań	Awizacja transportu umożliwia magazynowi planowanie zadań związanych z przyjęciem dostaw, takich jak przygotowanie miejsca do składowania towarów, zaplanowanie pracy pracowników itp.
Koordynacja dostaw	Awizacja transportu pozwala magazynowi na lepszą koordynację dostaw z innymi procesami logistycznymi, takimi jak wydawanie towarów z magazynu lub przyjmowanie zamówień od klientów.
Optymalizacja wykorzystania zasobów	Awizacja transportu pozwala magazynowi na lepsze wykorzystanie zasobów, takich jak powierzchnia magazynowa, załadunek i rozładunek pojazdów itp.

Magazyn oczekuje awizowania transportów

Proces magazynowy to zestaw czynności, które są wykonywanie podczas przepływu towarów przez magazyn. Rozpoczyna się od rozładunku towarów od dostawców zewnętrznych, przez przyjęcie, wydawanie, składowanie i załadunek. Aby ten proces mógł być poprawnie realizowany należy zapewnić, oprócz warunków organizacyjnych, także warunki technologiczne. Te warto zacząć wdrażać do usprawnienia awizacji w magazynie.

Awizacja w magazynie – proces technologiczny

Na stopień złożoności przebiegu technologicznego awizacji magazynu wpływa:

• funkcja magazynu w łańcuchu logistycznym,
• charakterystyka składowanych wyrobów, 
• przepustowość magazynu,
• struktura dostaw lub wydań z magazynu,
• system organizacji prac magazynowych

Jak wykorzystać program YMS w organizacji transportów?

Awizacja to proces informowania magazynu o planowanym przyjeździe pojazdu z towarem. Jest to niezbędny element zarządzania logistyką i zapewnienia sprawnego obiegu ładunków. Aby ułatwić i usprawnić awizację, warto skorzystać z nowoczesnego systemu VSS.net, który oferuje wiele rozwiązań dla różnych rodzajów magazynów i transportów.

VSS.net to system informatyczny do zarządzania magazynem i transportem, który integruje się z innymi systemami, takimi jak WMS, ERP czy TMS. System VSS.net umożliwia automatyczną awizację za pomocą programu YMS (Yard Management System), który jest dedykowany do zarządzania placem manewrowym i bramami magazynowymi.

Program YMS pozwala na

• rejestrację i identyfikację pojazdów przyjeżdżających do magazynu,
• przypisywanie pojazdom odpowiednich bram i ramp załadunkowych,
• monitorowanie czasu postoju i obsługi pojazdów,
• optymalizację ruchu i wykorzystania zasobów magazynowych,
• generowanie raportów i statystyk dotyczących awizacji i transportu.

Dzięki programowi YMS można zwiększyć efektywność i bezpieczeństwo pracy w magazynie, zmniejszyć koszty i ryzyko błędów, a także poprawić komunikację i współpracę między wszystkimi uczestnikami procesu logistycznego.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie VSS.net i programie YMS, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami. Pomożemy Ci dobrać najlepsze rozwiązanie dla Twojego magazynu i transportu.

Studio Awizacje VSS.net w zarządzaniu awizacjami w magazynie

Software Studio oferuje przejrzyste oprogramowanie do przeprowadzania awizacji w magazynie, dzięki któremu:

• unikniesz zbędnych przestojów,
• ograniczysz występowanie tzw. „wąskich gardeł”,
• usprawnisz komunikację na temat realizowanych dostaw,
• zaplanujesz bez kolizji kolejne dostawy,
• zaoszczędzisz czas przez uniknięcie setek rozmów telefonicznych z kontrahentami

System Awizacje VSS.net pozwoli na zarejestrowanie i usystematyzowanie wizyt w magazynie. Dzięki temu będzie kontrolował ich cel, czas i przebieg oraz udostępni wgląd do zasobów np. doków, parkingów, wag.

System oferuje także specjalnie wydzielone role programowe. Jedna z nich, „Magazyn”, pozwala na wgląd pracownikom do utworzonych awizacji z możliwością edycji konkretnych danych. Mogą je zaakceptować lub zmienić godziny załadunku i rozładunku. Dzięki temu planowany czas obsługi transportu, wygenerowany przez program, może być edytowany przez magazynierów lub pracowników logistyki.

Okna czasowe pozwalają monitorować nasilenie awizacji w magazynie konkretnego dnia. Dzięki temu firma produkcyjno-logistyczna z łatwością rozplanuje czas pracy i ilość potrzebnych pracowników na daną godzinę.

Możesz przy pomocy program YMS usprawnić pracę zaopatrzenia

Zadaniem systemu awizacyjnego jest wypełnienie luki pozostawionej pomiędzy systemami transportu (TMS), pracującymi po stronie przewoźników oraz systemami magazynowymi (WMS). Dzięki koordynacji transportów przewoźników oraz planu pracy magazynu, likwidujemy skokowe obciążenie magazynu. Płaski rozkład obciążenia magazynu ułatwia zaplanowanie prac w magazynie oraz ogranicza stres będący przyczyną wypadków.

System TMS umożliwia kontrolę i zarządzanie zleceniami spedycyjnymi, planowanie i tworzenie tras, współpracę z urządzeniami mobilnymi, rozliczanie usług transportowych, obsługę umów, związaną z zadaniami transportowymi, definiowanie cennika usług transportowych oraz algorytmów rozliczania usług. Jak z powyższego wynika system TMS nie obejmuje zwykle takiego obszaru jak plan pracy magazynu. Rozwiązanie to posiada program YMS.

Za pomocą kalendarzy awizacji łatwo będziesz mógł zarządzać terminami jakie zarezerwowane są w magazynie. Kalendarz dostępny jest dla kont typu: dostawca; odbiorca; przewoźnik. Podobnie jak w przypadku kalendarza spedytora w kalendarzu awizacji jest dostępny plan pracy magazynu. Ponadto oprogramowanie do awizowania transportu udostępnia pełną historię zdarzeń związanych z planowaniem i realizacją transportów. Analizuj i raportuj czasy z planowanymi czasami, a rzeczywistymi realizacjami. Kontroluj czas pracy magazynów związanych z załadunkiem lub rozładunkiem. Uzyskaj wiedzę i narzędzia do motywowania pracowników.

Jak wykorzystać program YMS w organizacji transportów?

Procesy planowania i organizacja, czyli logistyka, odgrywają wielką rolę we współczesnej gospodarce europejskiej. Ewidentnie widać po organizowanych kilka razy w roku w każdym kraju targach logistyki i transportu. Szczególną rolę odgrywa tu gospodarka niemiecka. Niemieckie przedsiębiorstwa są szczególnie wymagające i oczekują, aby harmonogram pracy magazynu był zawsze przestrzegany.

System awizacji w magazynie oferuje wiele funkcji, które usprawniają zarządzanie dostawami i ruchem pojazdów.

System VSS.net od SoftwareStudio to kompleksowe rozwiązanie do awizacji transportów, które pozwala na rezerwację i zarządzanie oknami czasowymi dla załadunku i rozładunku. Dzięki temu można precyzyjnie planować terminy dostaw, co minimalizuje ryzyko kolejek i przestojów na placu magazynowym. System umożliwia rejestrację awiz, kontrolę czasu przyjazdu i odjazdu pojazdów oraz integrację z innymi systemami magazynowymi, co zwiększa efektywność całego procesu logistycznego.

Dodatkowo, VSS.net oferuje funkcje elektronicznej portierni, dzięki której kierowcy mogą zdalnie zgłaszać przyjazdy i otrzymywać instrukcje dotyczące parkowania czy załadunku. System komunikuje się z kierowcami w czasie rzeczywistym, informując ich o zmianach w harmonogramie i dostępności miejsc parkingowych czy doków. Wizualizacja ruchu pojazdów na placu oraz automatyczne zarządzanie szlabanami, wagami i czytnikami RFID pozwala na sprawną koordynację załadunków i rozładunków, co znacząco skraca czas oczekiwania i podnosi bezpieczeństwo operacji.