System YMS do zarządzania placem, bramą i oknami czasowymi

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Plac przed magazynem ma własne procesy: kolejkę za bramą, ważenie, parking i wezwanie pod rampę. System YMS obejmuje je wszystkie, a w zakładach korzystających z kilku aplikacji zbiera ich dane w jednym rejestrze - szerzej opisują to systemy awizacyjne łączące dane z wielu źródeł.

Studio VSS.net rejestruje awizacje i wizyty oraz mierzy czas i przebieg każdej z nich. Koordynuje też dostęp do ramp, doków, parkingu i wag samochodowych. Ta sama instancja systemu obsługuje więcej niż jeden obiekt - zasady centralnego zarządzania siecią magazynów opisuje artykuł o awizacjach cyklicznych i pracy na wielu magazynach.

Moduły systemu YMS i ich zadania

Każdy moduł odpowiada za jeden odcinek wizyty i zapisuje wyniki w tym samym rejestrze. Tabela wskazuje, kto z modułu korzysta, i odsyła do opisów szczegółowych.

Model rachunku zwrotu z wdrożenia YMS

Wynik rachunku zależy od skali ruchu, kosztu godziny postoju pojazdu i liczby kar umownych w danym obiekcie, więc ta strona nie podaje gotowych kwot ani procentów. Tabela zawiera pola do wypełnienia danymi obiektu oraz wzory. Czasy po wdrożeniu pochodzą ze statusów zapisanych w systemie.

Roczną oszczędność wylicza się jako różnicę sumy kosztów przed wdrożeniem i po wdrożeniu. Okres zwrotu w miesiącach wynika z dzielenia kosztu wdrożenia przez średnią oszczędność miesięczną. Koszty licencji i wsparcia podaje wyłącznie strona o cenie systemu awizacji, a pełniejszy model z dodatkowymi założeniami opisuje strona o zwrocie z inwestycji w system awizacji.

Efekt wdrożenia warto mierzyć jedną, powtarzalną miarą. Metryka Perfect Order Fulfillment z modelu referencyjnego SCOR uznaje dostawę za poprawną wyłącznie wtedy, gdy zgadzają się termin, kompletność, brak uszkodzeń i dokumenty. Czasy obsługi rejestrowane przez YMS zasilają wskaźnik rozumiany tak samo po obu stronach umowy.

Studio VSS.net

KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net

Raport KPI awizacji w podglądzie dokumentu. Transporty są pogrupowane według godzin, a każdy blok zawiera kontrahenta demonstracyjnego, numer rejestracyjny, kierowcę, numer Load Plan i asortyment. Kolor bloku odróżnia dostawy opóźnione od zrealizowanych. Raport można wydrukować lub zapisać jako PDF paskiem narzędzi.

Zbiorowe zarządzanie oknami czasowymi w YMS

Okna czasowe można wygenerować dla wielu obiektów jednocześnie. Użytkownik zaznacza obiekty na liście oraz podaje zakres dat i dni tygodnia, a system w jednej operacji tworzy okna według wspólnych definicji czasowych. W rozbudowanej sieci magazynów oszczędza to ręcznego powtarzania tej samej konfiguracji.

• zakres dat, w którym powstają okna
• dni tygodnia objęte generowaniem
• obiekty lub magazyny zaznaczone w jednej operacji
• definicja czasowa okna, wspólna dla wszystkich zaznaczonych obiektów

Procedura automatycznie kasuje przeszłe, niewykorzystane okna, więc kalendarze i raporty pokazują tylko terminy, które miały znaczenie dla pracy obiektu. Sieć obiektów wymaga też doboru narzędzia: kryteria opisuje strona o oprogramowaniu YMS.

Studio VSS.net

Kalendarze kartoteki - VSS.net

Lista kalendarzy w sekcji Kartoteki Studio VSS.net z kolumnami Aktywne, Kod, Nazwa kalendarza i Domyślny sposób prezentacji danych oraz flagami Dodawanie, Usuwanie i Edycja daty. Każdy kalendarz jest osobną konfiguracją: ma własne źródło danych, sposób filtrowania, widok domyślny i uprawnienia ról.

Co system YMS zmienia w pracy działów

Poza kontrolą ruchu pojazdów platforma do awizacji i zarządzania placem porządkuje pracę kilku działów jednocześnie. Każdy dział widzi inny fragment tych samych danych.

Rzeczywista godzina każdego etapu zastępuje spór o to, kiedy pojazd stanął przy rampie, dlatego te same zapisy służą do rozliczania przewoźników.

Okna czasowe w systemie YMS

Dostęp do systemu mają pracownicy firmy oraz kontrahenci z firmami przewozowymi, którym udostępniono konto użytkownika. Wszyscy pracują w przeglądarce internetowej, a hosting zapewnia chmura SoftwareStudio albo serwer klienta.

Okna czasowe w systemie awizacyjnym pozwalają zbudować harmonogram rozładunków i załadunków w magazynach oraz nim kierować. Okno rezerwuje konkretną rampę na określony przedział, więc dział logistyki wie z wyprzedzeniem, ile transportów przyjedzie w danej godzinie i jakimi zasobami trzeba je obsłużyć.

Długość okna system wylicza sam: bierze pod uwagę rodzaj transportu i liczbę palet w awizacji oraz rodzaj asortymentu. Pracownik działu logistyki może wyliczoną wartość skorygować ręcznie, gdy dostawa wymaga przeliczenia towaru albo kontroli jakości. Liczbę ramp potrzebną dla danego ruchu oszacuje kalkulator okna czasowego i liczby ramp.

Studio VSS.net

Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net

Ekran startowy sekcji kalendarzy w Studio VSS.net. W części Kalendarze ogólne kafelki prowadzą do Kalendarza ogólnego oraz do widoków według rodzajów transportów i zajętości ramp. Osobne części grupują kalendarze według obiektów i według magazynów, a każdy kafelek przenosi do wybranego kontekstu planowania dostaw.

Harmonogram pracy magazynów wynikający z awizacji

Plan przyjęć i wydań układa się w czasie: które rampy są zajęte, o której godzinie spodziewany jest kolejny transport i ile osób potrzeba do jego obsługi. System buduje ten plan na podstawie awizacji, więc kierownik zmiany widzi cały dzień z wyprzedzeniem, a nie dopiero wtedy, gdy samochód podjeżdża pod bramę.

Długość okna zależy od liczby palet i rodzaju transportu, dlatego harmonogram odzwierciedla realny czas obsługi, a nie jednakowy dla wszystkich dostaw slot. Rodzaje transportów prowadzi się w osobnych kalendarzach, co pozwala planować odrębnie przywozy i wywozy.

Dostawy nietypowe, na przykład ponadgabarytowe albo wymagające specjalnych warunków przewozu, planuje się z wyprzedzeniem w osobnym kalendarzu i z ręcznie wydłużonym oknem. Zostają wtedy poza przepływem pozostałych transportów danego dnia.

Jak działa system YMS na placu

Magazynierzy mają dostęp do utworzonych awizacji i mogą edytować ich dane oraz zmieniać godzinę załadunku lub rozładunku. Planowany czas obsługi wyliczony przez system mogą zmienić pracownicy działu logistyki lub magazynu, a kalendarze pokazują zajętość ramp i miejsc postojowych.

Studio VSS.net prowadzi elektroniczną ewidencję wizyt: zapisuje cel wizyty oraz jej czas i przebieg, a także koordynuje dostęp do zasobów, czyli doków, ramp, parkingów i wag. Tabela zestawia wybrane cechy systemu.

Funkcje modułu YMS w codziennej pracy

Współpraca online

Pracownicy działu transportu i logistyki, magazynu, ochrony i portierni korzystają jednocześnie z zapisów na wspólnej bazie danych razem z kontrahentami i przewoźnikami. Wspólnie tworzą awizacje i planują terminy załadunków i rozładunków. Kontrahenci i przewoźnicy odpowiadają za założenie awizacji, więc pracownicy działów logistyki i transportu nie wpisują ich ręcznie.

Wysyłanie SMS

System wysyła powiadomienia SMS ręcznie lub automatycznie: na telefon kierowcy lub do firmy transportowej. SMS sprawdza się wtedy, gdy rozmowa telefoniczna nie jest możliwa. Zapis wysłanych wiadomości zostaje w historii powiązanej z awizacją oraz z przewoźnikiem; zasady opisuje strona o wiadomościach SMS i e-mail z poziomu programu.

System YMS w praktyce

System działa w zwykłej przeglądarce internetowej, więc nie wymaga dedykowanego sprzętu: wystarczy laptop albo telefon z systemem Android. Jest narzędziem codziennej pracy, a nie dodatkowym systemem do obsługi.

Opóźnienie dostawy zatrzymuje wózki widłowe i piętrzy kolejne transporty przy rampach. System rejestruje rzeczywisty czas każdej wizyty, więc firma widzi, które opóźnienia wynikają z winy przewoźnika, a które z organizacji pracy magazynu, i na tej podstawie egzekwuje umowy SLA z przewoźnikami.

Moduł dodawania awizacji prowadzi osobny rejestr dokumentów w buforze (oczekujących na weryfikację) i zatwierdzonych, więc widać, które transporty są już potwierdzone, a które czekają na akceptację działu logistyki.

Strony o systemie YMS i ich zakres

Zagadnienia YMS opisuje kilka stron, a każda rozwija inny wątek. Ta strona jest nadrzędna dla pozostałych. Miejsce systemu YMS wśród systemów magazynowych i transportowych pokazuje strona o różnicach między YMS, WMS, TMS i DMS.

Zastosowania w poszczególnych branżach opisuje strona awizacja dostaw w branżach.